Obsługa Archiwum Zakładowego oraz archiwizacja dokumentacji dla Zarządu Dróg Miasta Krakowa

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl w profilu nabywcy pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/zdmk.krakow.

2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

3. Szczegółowe uregulowania w zakresie korespondencji zawiera SWZ.

1. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

2. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod ww. adresem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod ww. adresem.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Dróg Miasta Krakowa z siedzibą ul. Centralna 53, 31-586 Kraków (dalej: „ZDMK” lub „Zamawiający”);

• Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@zdmk.krakow.pl;

• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

o kontaktu, współpracy przez zamawiającego z przedstawicielami wykonawcy wskazanymi przez wykonawcę jako osoby nadzorujące i koordynujące realizację umowy ze strony wykonawcy, jako osoby realizujące określone obowiązki oraz osoby uczestniczące w realizacji Inwestycji, na których doświadczenie wykonawca powoływał się w celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, oceny wypełniania przez wykonawcę obowiązków umownych w zakresie dysponowania personelem spełniającym wymogi określone w umowie, o dysponowania personelem spełniającym wymogi określone w umowie,

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,

• Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie umowa oraz dokumentacja związana z jej wykonywaniem w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 3 lat od dnia zakończenia okresu gwarancji lub rękojmi udzielonej przez wykonawcę na roboty budowlane lub usługi realizowane w ramach Inwestycji oraz przez okres trwałości projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej (gdy Inwestycja jest dofinansowywana ze środków UE),

• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne; konsekwencje niepodania określonych danych stanowi naruszenie postanowień umowy zawartej pomiędzy wykonawcą a zamawiającym o realizacji Inwestycji,

• W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

• Źródłem pochodzenia Pani/Pana danych jest wykonawca Inwestycji,

• Posiada Pani/Pan:

o na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, o na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, o na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, o prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, o prawo sprzeciwu, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją - wobec przetwarzania danych osobowych,

• nie przysługuje Pani/Panu:

o w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, o prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

a) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na obsłudze Archiwum Zakładowego wraz z archiwizacją dokumentacji dla Zarządu Dróg Miasta Krakowa.

b) Zamawiający opisał Przedmiot zamówienia za pomocą następujących dokumentów:

• PPU, tj. załącznik nr 2 do SWZ,

• Zakresu rzeczowego, tj. załącznik nr 8 do SWZ.

c) Wspólny słownik zamówień CPV: 79995100-6 (Usługi archiwizacyjne)

d) Zamawiający zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy, osób wykonujących wskazane niżej czynności w zakresie realizacji zamówienia: Pracowników bezpośrednio wykonujących prace związane z obsługą dokumentacji archiwalnej m.in. przyjmowanie, porządkowanie, brakowanie. Zamawiający dopuszcza możliwość osobistego realizowania zamówienia przez osoby prowadzące działalność gospodarczą lub wspólników spółki prawa handlowego.

e) Zamawiający przed podpisaniem umowy jak i w trakcie jej realizacji ma prawo do kontroli spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymagania wskazanego w części 1 pkt 1 lit. f) SWZ, zgodnie z zapisami Projektowanych Postanowień Umowy.

1. Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

C (Cena brutto = 60%)

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę spośród ofert spełniających wymagania, otrzyma 60 punktów, natomiast pozostali wykonawcy, odpowiednio mniej punktów według poniższego wzoru:

C = Cena minimalna ÷ Cena badanej oferty ∗ 60 punktów

T - Długość oferowanego terminu w jakim zostaną wydane dokumenty z Archiwum Zakładowego - 40%

Sposób oceny:

Długość oferowanego terminu w jakim zostaną wydane dokumenty z Archiwum

Zakładowego: 2 dni robocze = 0 punktów

Długość oferowanego terminu w jakim zostaną wydane dokumenty z Archiwum

Zakładowego: 1 dzień roboczy = 40 punktów Uwaga!

Oferty zawierające termin wydania dokumentów z Archiwum Zakładowego dłuższy niż 2 dni robocze zostaną odrzucone jako niespełniające wymagań SWZ.

Za niewskazanie w formularzu oferty długości oferowanego terminu w jakim zostaną wydane dokumenty z Archiwum Zakładowego, wykreślenie wszystkich wskazanych terminów, oferta nie otrzyma dodatkowych punków w tym kryterium oceny ofert. W takim przypadku zamawiający przyjmuje, że wykonawca zaproponował najdłuższy termin wydania dokumentów z Archiwum Zakładowego tj. 2 dni robocze.

2. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania określone w SWZ oraz otrzyma największą liczbę punktów.

3. Zamawiający przyjmuje, że 1 punkt = 1%.

N = C + T gdzie:

N, tj. łączna ilość punktów badanej oferty,

C, tj. ilość punktów badanej oferty w kryterium Cena brutto,

T, tj. ilość punktów badanej oferty w kryterium Długość oferowanego terminu w jakim zostaną wydane dokumenty z Archiwum Zakładowego.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

b) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

c) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 350 000,00 zł. Wykonawca jest zobowiązany posiadać ubezpieczenie przez cały okres trwania umowy.

d) Zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:

1) Posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonali: co najmniej dwie usługi obejmujące obsługę prowadzenia Archiwum Zakładowego w organach administracji państwowej i samorządowej na łączną kwotę nie mniejszą niż 200 000,00 zł brutto Uwaga!

• Zamawiający dopuszcza spełnienie ww. warunku w ramach różnych zadań (umów).

• W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie / spółki cywilnej / wykonawcy polegającego na zasobach innego podmiotu, powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, gdy obydwa zamówienia samodzielnie wykonał jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie / Spółka cywilna / jeden ze wspólników spółki cywilnej / Podmiot udostępniający wykonawcy swoje zasoby.

2) Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie i kwalifikacje zawodowe tj.: i. ukończone studia wyższe o specjalności archiwistyka; ii. kwalifikacje z zakresu ochrony danych osobowych; iii. ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I i II stopnia; iv. ukończone szkolenie w zakresie archiwizacji dokumentacji technicznej; v. ukończone szkolenie w zakresie informacji niejawnych. Uwaga! Zamawiający dopuszcza posiadanie ww. kwalifikacji przez tę samą osobę.

a) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, oświadczenie wykonawcy, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (załącznik nr 6 do SWZ), Uwaga!

Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wówczas w powyższym wykazie usług zobowiązany jest podać jedynie te usługi, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

b) Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (załącznik nr 7 do SWZ).

c) Dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w kwocie nie mniejszej niż 350 000,00 zł.

1. Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie wykonawca musi dołączyć do oferty:

a) Wypełniony Formularz oferty, zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ,

b) Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ,

c) Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ,

d) Pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy w niniejszym zamówieniu, jeżeli wymieniona osoba / osoby nie zostały wskazane do reprezentacji we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej,

e) Pełnomocnictwo dla lidera (dotyczy podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie, tzw. konsorcja oraz spółki cywilne),

f) Oświadczenie o zakresie wykonania zamówienia przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ,

g) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ,

h) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z załącznikiem nr 10 do SWZ.

2. Szczegółowe zasady sporządzania i przekazywania dokumentów i informacji zawiera SWZ.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W toku prowadzonego postępowania komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia następować będzie za pośrednictwem lidera (pełnomocnika), o którym mowa w pkt 1 w Części 5 SWZ.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, każdy z wykonawców wraz z ofertą składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ.

4. Spółka cywilna jest kwalifikowana jako wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, dlatego jej wspólnicy zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Ponadto, każdy ze wspólników spółki cywilnej zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ.

5. W przypadku spółki cywilnej, zamówienie wykazane na spełnienie warunku dotyczącego doświadczenia wykonawcy wykonane przez spółkę, a nie poszczególnych wspólników, zamawiający uzna jako zamówienie wykonane przez pojedynczego wykonawcę, a nie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (wspólnicy spółki cywilnej) składają wraz z ofertą oświadczenie o zakresie wykonania zamówienia przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ.

8. Zgodnie z zapisami w pkt 1 w Części 4 SWZ, zamawiający będzie żądał od wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie / wspólników spółki cywilnej, dokumentu wymienionego w pkt 1 lit. a) w Części 4 SWZ.

9. Wszyscy wykonawcy składający wspólną ofertę będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy od wszystkich wykonawców łącznie lub od każdego z osobna.