Dostawa paliw płynnych dla Zarządu Dróg Powiatowych w Dąbrowie k/Bartoszyc

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl/ oraz poczty elektronicznej na adres: przetargi@zdpdabrowa.pl.

2. Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl oraz poczty elektronicznej.

2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: : „Dostawa paliw płynnych dla Zarządu Dróg Powiatowych w Dąbrowie k/Bartoszyc” znak sprawy: ZDP DT. 343.1.13.2025.

4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. Instrukcja korzystania z Platformy znajduje się pod następującym linkiem: https://e-propublico.pl/documents/e-ProPublico%20-%20Podr%C4%99cznik%20Wykonawcy.pdf

5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.

6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

7. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:

1) stały dostęp do sieci Internet;

2) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),

3) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,

4) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),

5) włączona obsługa Java Script oraz Cookies.

8. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:

1) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie ”Data przesłania”;

3) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.

9. W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta ”Wiadomości”). Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.

10. Zamawiający dopuszcza przesyłanie pojedynczych plików o wielkości do 20 MB, zalecane formaty plików: txt, rtf, pdf, odt, doc, docx, jpg, xml.

11. Wielkość pojedynczych plików podpisanych podpisem zaufanym nie może przekraczać 10 MB (wielkość pliku po podpisaniu).

Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO danych osobowych przekazanych przez Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Zarząd Dróg Powiatowych w Dąbrowie k/Bartoszyc z siedzibą w Dąbrowie 56a, 11-200 Bartoszyce. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem: tel. Numer +48 89 764 20 02, poczty elektronicznej pod adresem e-mail: sekretariat@zdpdabrowa.pl, lub Elektronicznej Skrzynki Podawczej: /ZDP Bartoszyce/Skrytka ESP.

2. Administrator danych osobowych z dniem 25 maja 2018r. wyznaczył Inspektora Ochrony Danych w osobie Pana Michała Minurskiego, z którym można skontaktować się pisemnie, przesyłając korespondencję na adres Dąbrowa 56 A, 11 200 Bartoszyce, za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej pod adresem /ZDP Bartoszyce/Skrytka ESP, lub poczty elektronicznej pod adresem e-mail: iodo@zdpdabrowa.pl.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celach:

1) prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oznaczonego znakiem sprawy: ZDP-DT. 343.1.13.2025 którego przedmiotem jest:. „Dostawa Paliw płynnych dla Zarządu Dróg Powiatowych w Dąbrowie k/Bartoszyc”.

2) archiwalnych,

3) ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń w związku z postępowaniem,

4. Przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych jest:

1) w przypadku celu określonego w pkt 3a) art. 6 ust 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych,

2) w przypadku celu określonego w pkt 3b) art. 6 ust 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

3) w przypadku celu określonego w pkt 3c) art. 6 ust 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względu na prawnie uzasadniony interes administratora przejawiający się realizacją prawa do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.

5. Dostęp do danych osobowych mają następujący odbiorcy danych:

1) upoważnieni pracownicy Administratora oraz usługobiorcy i jego upoważnieni pracownicy, którym przekazano przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności podmioty świadczące usługi prawne i doradcze lub dostarczające rozwiązania informatyczne do prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne w formie elektronicznej,

2) osoby lub podmioty którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r.– Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.).

Dalszy ciąg w sekcji III. pkt. 3.16.)

Ciąg dalszy z sekcji III. pkt. 3.15)

6. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa i będą przechowywane przez okres:

1) prowadzenia postępowania oraz przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

2) dla potrzeb ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń do upływu okresu przedawnienia roszczeń, a w przypadku ich wniesienia w związku z postępowaniem na realizację zamówienia do wyczerpania środków ochrony prawnej przysługującej stronom w tym zakresie.

7. Osoba której dane dotyczą może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

1) prawa do żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania (art. 15 i art. 16 RODO), przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO będzie, wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu lub jego zakończenia. W przypadku prawa do sprostowania danych, nie może ono skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą prawo zamówień publicznych,

2) prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO. W przypadku realizacji żądania określonego w art. 18 RODO, ograniczenie przetwarzania danych będzie realizowane dopiero po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

3) osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść w skargę na przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),

4) prawa, o których mowa w art. 17 i 22 RODO ze względu na brak spełnienia określonych w nich przesłanek w prowadzonym postępowaniu na wybór najlepszej oferty nie będą realizowane.

5) Podanie danych na potrzeby realizacji celów wskazanych powyżej jest obowiązkowe, a obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy z dnia 11 września 2019 r.– Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.). i jest związany z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencją niepodania określonych danych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.

1. Część 1 zamówienia – „Dostawa benzyny bezołowiowej Pb 95”

1) Zamówienie obejmuje sukcesywne dostawy (według potrzeb zamawiającego) benzyny bezołowiowej Pb 95 w ilości szacunkowej 8 000 litrów.

2) Wskazana w pkt. 1) wartość jest prognozowanym zapotrzebowaniem Zamawiającego w okresie realizacji umowy i nie może stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń (w szczególności z tytułu utraconych korzyści) w przypadku zakupienia przez Zamawiającego mniejszej ilości paliwa. Rzeczywista ilość paliwa będzie wynikała z aktualnych potrzeb Zamawiającego w okresie realizacji umowy. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będą na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości dostaw paliwa określonych w pkt. 1) o nie więcej niż 40%.

1) Jakość dostarczanego paliwa musi spełniać normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024r. poz. 1018 z późn. zm.), tj. zgodnego z normą PN-EN 228+A1:2017-06 Paliwa do pojazdów samochodowych – benzyna bezołowiowa – wymagania i metody badań - dla benzyny bezołowiowej Pb.

2) Zakup paliwa dokonywany będzie na zasadzie doraźnych, bezgotówkowych tankowań pojazdów do zbiornika, oraz do kanistrów (paliwo do sprzętu) w „wybranej stacji” Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę. Każda ilość pobranego paliwa zostanie potwierdzona w karcie drogowej lub raporcie pracy sprzętu. W przypadku stosowania kart paliwowych/flotowych Dodatkowo każda transakcja bezgotówkowa zostanie zarejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych paliw. Dokonanie przez użytkownika kart flotowych transakcji bezgotówkowej potwierdzone zostanie wydrukiem z terminalu albo pokwitowaniem.

3) W karcie drogowej lub raporcie pracy sprzętu pracownik stacji paliw wydający paliwo zobowiązany jest wpisać cenę 1 litra tankowanego paliwa uwidocznioną na dystrybutorze w czasie tankowania pojazdu.

4) Przez wybraną stację dostawcy, o której mowa w pkt. 3 należy rozumieć stację Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. W/w stacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 7 km od siedziby Zzamawiającego mierzonej najkrótszym dojazdem drogą publiczną.

5) Wybrana stacja winna być czynna w dni robocze, co najmniej od godz. 7.00 do godz. 15.00.

6) Niezależnie od liczby innych klientów, każdy samochód zamawiającego winien być zatankowany w czasie nie dłuższym niż 30 minut od zgłoszenia się kierowcy do pracownika stacji.

7) Zamawiający załączy do umowy z wybranym Wykonawcą wykaz pojazdów wraz z ich numerami rejestracyjnymi oraz wykaz sprzętu.

8) W trakcie realizacji umowy ilość tankowanych pojazdów i maszyn, może być inna od ilości określonej w załączniku do umowy w wyniku wycofania którejś z maszyn lub pojazdu z eksploatacji lub dokonania zakupu nowego. O każdorazowej zmianie stanu pojazdów i maszyn, Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę.

9) Częstotliwość tankowań uzależniona będzie od potrzeb Zamawiającego.

10) Rozliczenia za zakupione paliwo realizowane będą w cyklu miesięcznym na podstawie faktur częściowych wystawianych przez Wykonawcę 3 razy w miesiącu (za okres 1-10; 11-20; 21- ostatni dzień miesiąca). Za pisemną zgodą zamawiającego dopuszcza się rozliczenie w dłuższych odstępach czasowych jednak nie rzadziej niż 2 razy w miesiącu (za okres 1-15; 16- ostatni dzień miesiąca).

11) Faktury wystawiane będą w terminie nie dłuższym niż 5 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego określonego w ust. 5, z zastrzeżeniem, iż w m-cu grudniu wykonawca zobowiązany jest wystawić i dostarczyć zamawiającemu fakturę za zakupione paliwo nie później niż do dnia 30 grudnia.

12) Podstawą do rozliczenia za zakup paliw płynnych w okresie obowiązywania umowy będą ceny za 1 litr tankowanego paliwa obowiązujące na stacjach paliw Wykonawcy uwidocznione na dystrybutorze w momencie tankowania paliw przez Zamawiającego pomniejszone o wskaźnik obniżki cen podany w ofercie (deklarowany upust / rabat).

13) Wykonawca ma obowiązek dołączenia do faktury: W przypadku nie stosowania kart paliwowych/flotowych: Dokumentów WZ za zakupione w danym okresie rozliczeniowym paliwa ze wskazaniem:  marki i nr rejestracyjnego pojazdu lub rodzaju sprzętu;  imienia i nazwiska osoby dokonującej zakupu,  rodzaju i ilość pobranego paliwa;  ceny paliw po uwzględnieniu rabatu/upustu,  wysokość stałego rabatu/upustu za paliwa,  pokwitowanie odbiorcy i datę tankowania,  podpis pracownika stacji paliw wydającego paliwa. W przypadku stosowania kart paliwowych/flotowych Wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw, wartość (netto, brutto, VAT) paliw. Dla każdej pozycji faktury winna być wskazana wartość brutto przed upustem/rabatem, wielkość upustu/rabatu, wartość (brutto, VAT, netto) po upuście/rabacie.”

14) Procentowe wskaźniki obniżki cen podane w ofercie będą obowiązywały przez cały okres obowiązywania umowy.

15) Wykonawca przedstawi na każde żądanie Zamawiającego i w terminie przez niego wskazanym świadectwa jakości na daną partię paliw.

16) W przypadku gdy bezgotówkowy system rozliczania należności stosowany przez Wykonawcę wymaga dodatkowych elementów w postaci np. kart paliwowych (kart magnetycznych, kart mikroprocesorowych itp.) Wykonawca dostarczy je na własny koszt bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 10 dni od dnia podpisania umowy, a w razie ich utraty Wykonawca wyda karty dodatkowe lub zamienne wg cennika obowiązującego u Wykonawcy. Wykonawca ma zapewnić blokadę karty po zgłoszeniu jej utraty w sieci punktów sprzedaży. Zamawiający wymaga, aby na etapie podpisywania umowy Wykonawca przedłożył regulamin używania ww. kart.

17) Karty wystawione zostaną na imiona i nazwiska pracowników Zamawiającego. Wykaz pracowników oraz wykaz sprzętu i pojazdów stanowił będzie załącznik do umowy. Wymagania szczegółowe stawiane Wykonawcy:

1) Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia oraz terminowe wykonanie zamówienia.

2) Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy.

3) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.

4) Wykonawca winien określić numery telefonów kontaktowych i numery faksu oraz inne ustalenia niezbędne do sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

5) Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. Wykonawca zobowiązany jest rozpatrzyć reklamację bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 14 dni licząc od daty jej otrzymania i zawiadomić pisemnie Zamawiającego o jej rozstrzygnięciu. Brak odpowiedzi na zgłoszoną reklamację w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania przez Wykonawcę uważane będzie przez Zamawiającego za uznanie reklamacji. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca pokrywa wartość poniesionej szkody do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami (np. za naprawę). Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.

2. Część 2 zamówienia – „Dostawa benzyny bezołowiowej Pb 98”

4) Zamówienie obejmuje sukcesywne dostawy (według potrzeb zamawiającego) benzyny bezołowiowej Pb 98 w ilości szacunkowej około 2 000 litrów.

5) Wskazana w pkt. 1) wartość jest prognozowanym zapotrzebowaniem Zamawiającego w okresie realizacji umowy i nie może stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń (w szczególności z tytułu utraconych korzyści) w przypadku zakupienia przez Zamawiającego mniejszej ilości paliwa. Rzeczywista ilość paliwa będzie wynikała z aktualnych potrzeb Zamawiającego w okresie realizacji umowy. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będą na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości.

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości dostaw paliwa określonych w pkt. 1) o nie więcej niż 40%.

1) Jakość dostarczanego paliwa musi spełniać normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024r. poz. 1018 z późn. zm.), tj. zgodnego z normą PN-EN 228+A1:2017-06 Paliwa do pojazdów samochodowych – benzyna bezołowiowa – wymagania i metody badań - dla benzyny bezołowiowej Pb.

2) Zakup paliwa dokonywany będzie na zasadzie doraźnych, bezgotówkowych tankowań pojazdów do zbiornika, oraz do kanistrów (paliwo do sprzętu) w „wybranej stacji” Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę. Każda ilość pobranego paliwa zostanie potwierdzona w karcie drogowej lub raporcie pracy sprzętu. W przypadku stosowania kart paliwowych/flotowych Dodatkowo każda transakcja bezgotówkowa zostanie zarejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych paliw. Dokonanie przez użytkownika kart flotowych transakcji bezgotówkowej potwierdzone zostanie wydrukiem z terminalu albo pokwitowaniem.

3) W karcie drogowej lub raporcie pracy sprzętu pracownik stacji paliw wydający paliwo zobowiązany jest wpisać cenę 1 litra tankowanego paliwa uwidocznioną na dystrybutorze w czasie tankowania pojazdu.

4) Przez wybraną stację dostawcy, o której mowa w pkt. 3 należy rozumieć stację Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. W/w stacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 7 km od siedziby Zzamawiającego mierzonej najkrótszym dojazdem drogą publiczną.

5) Wybrana stacja winna być czynna w dni robocze, co najmniej od godz. 7.00 do godz. 15.00.

6) Niezależnie od liczby innych klientów, każdy samochód zamawiającego winien być zatankowany w czasie nie dłuższym niż 30 minut od zgłoszenia się kierowcy do pracownika stacji.

7) Zamawiający załączy do umowy z wybranym Wykonawcą wykaz pojazdów wraz z ich numerami rejestracyjnymi oraz wykaz sprzętu.

8) W trakcie realizacji umowy ilość tankowanych pojazdów i maszyn, może być inna od ilości określonej w załączniku do umowy w wyniku wycofania którejś z maszyn lub pojazdu z eksploatacji lub dokonania zakupu nowego. O każdorazowej zmianie stanu pojazdów i maszyn, Zamawiający powiadomi pisemnie Wykonawcę.

9) Częstotliwość tankowań uzależniona będzie od potrzeb Zamawiającego.

10) Rozliczenia za zakupione paliwo realizowane będą w cyklu miesięcznym na podstawie faktur częściowych wystawianych przez Wykonawcę 3 razy w miesiącu (za okres 1-10; 11-20; 21- ostatni dzień miesiąca). Za pisemną zgodą zamawiającego dopuszcza się rozliczenie w dłuższych odstępach czasowych jednak nie rzadziej niż 2 razy w miesiącu (za okres 1-15; 16- ostatni dzień miesiąca).

11) Faktury wystawiane będą w terminie nie dłuższym niż 5 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego określonego w ust. 5, z zastrzeżeniem, iż w m-cu grudniu wykonawca zobowiązany jest wystawić i dostarczyć zamawiającemu fakturę za zakupione paliwo nie później niż do dnia 30 grudnia.

12) Podstawą do rozliczenia za zakup paliw płynnych w okresie obowiązywania umowy będą ceny za 1 litr tankowanego paliwa obowiązujące na stacjach paliw Wykonawcy uwidocznione na dystrybutorze w momencie tankowania paliw przez Zamawiającego pomniejszone o wskaźnik obniżki cen podany w ofercie (deklarowany upust / rabat).

13) Wykonawca ma obowiązek dołączenia do faktury: W przypadku nie stosowania kart paliwowych/flotowych: Dokumentów WZ za zakupione w danym okresie rozliczeniowym paliwa ze wskazaniem:  marki i nr rejestracyjnego pojazdu lub rodzaju sprzętu;  imienia i nazwiska osoby dokonującej zakupu,  rodzaju i ilość pobranego paliwa;  ceny paliw po uwzględnieniu rabatu/upustu,  wysokość stałego rabatu/upustu za paliwa,  pokwitowanie odbiorcy i datę tankowania,  podpis pracownika stacji paliw wydającego paliwa. W przypadku stosowania kart paliwowych/flotowych Wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw, wartość (netto, brutto, VAT) paliw. Dla każdej pozycji faktury winna być wskazana wartość brutto przed upustem/rabatem, wielkość upustu/rabatu, wartość (brutto, VAT, netto) po upuście/rabacie.”

14) Procentowe wskaźniki obniżki cen podane w ofercie będą obowiązywały przez cały okres obowiązywania umowy.

15) Wykonawca przedstawi na każde żądanie Zamawiającego i w terminie przez niego wskazanym świadectwa jakości na daną partię paliw.

16) W przypadku gdy bezgotówkowy system rozliczania należności stosowany przez Wykonawcę wymaga dodatkowych elementów w postaci np. kart paliwowych (kart magnetycznych, kart mikroprocesorowych itp.) Wykonawca dostarczy je na własny koszt bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 10 dni od dnia podpisania umowy, a w razie ich utraty Wykonawca wyda karty dodatkowe lub zamienne wg cennika obowiązującego u Wykonawcy. Wykonawca ma zapewnić blokadę karty po zgłoszeniu jej utraty w sieci punktów sprzedaży. Zamawiający wymaga, aby na etapie podpisywania umowy Wykonawca przedłożył regulamin używania ww. kart.

17) Karty wystawione zostaną na imiona i nazwiska pracowników Zamawiającego. Wykaz pracowników oraz wykaz sprzętu i pojazdów stanowił będzie załącznik do umowy. Wymagania szczegółowe stawiane Wykonawcy:

1) Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia oraz terminowe wykonanie zamówienia.

2) Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy.

3) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.

4) Wykonawca winien określić numery telefonów kontaktowych i numery faksu oraz inne ustalenia niezbędne do sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

5) Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. Wykonawca zobowiązany jest rozpatrzyć reklamację bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 14 dni licząc od daty jej otrzymania i zawiadomić pisemnie Zamawiającego o jej rozstrzygnięciu. Brak odpowiedzi na zgłoszoną reklamację w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania przez Wykonawcę uważane będzie przez Zamawiającego za uznanie reklamacji. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca pokrywa wartość poniesionej szkody do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami (np. za naprawę). Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.

3. Część 3 zamówienia – „Dostawa oleju napędowego (ON)”

1) Zamówienie obejmuje sukcesywne (według potrzeb zamawiającego) dostawy oleju napędowego do dwóch zbiorników o pojemności 2 500 l każdy zlokalizowanych na terenie siedziby Zamawiającego w Dąbrowie k/Bartoszyc, Dąbrowa 56 A, 11-200 Bartoszyce. Szacunkowa ilość oleju napędowego wynosi 50 000 litrów w tym: a) olej napędowy (letni; zimowy) Eurodiesel: 40 000,00 l b) olej napędowy arktyczny: 10 000,00 l.

2) Jakość dostarczanego paliwa musi spełniać normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024r. poz. 1018 z późn. zm.), tj. zgodnego z normą PN-EN 590:2022-08 Paliwa do pojazdów samochodowych – oleje napędowe – wymagania i metody badań – dla oleju napędowego ON lub normą równoważną.

3) Wskazane w pkt. 1) wartości są prognozowanym zapotrzebowaniem Zamawiającego w okresie realizacji umowy i nie mogą stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń (w szczególności z tytułu utraconych korzyści) w przypadku zakupienia przez Zamawiającego mniejszej ilości paliwa. Rzeczywista ilość paliwa będzie wynikała z aktualnych potrzeb Zamawiającego w okresie realizacji umowy. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będą na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości.

4) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości dostaw paliwa określonych w pkt. 1) o nie więcej niż 40%.

5) Wykonawca dostarczy zamawiany olej napędowy własnym transportem na swój koszt i ryzyko.

6) Dostawy jednorazowe realizowane będą w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 14:00 na podstawie składanych telefonicznie lub mailowo zamówień średnio 1 raz w miesiącu. W zamówieniu Zamawiający każdorazowo określi ilość i rodzaj zamawianego paliwa. Każde zamówienie Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić mailowo z określeniem ilości i terminu dostawy.

7) Dostawy oleju dokonywane będą auto cysterną wyposażoną w pompę lub dystrybutor spełniające wszelkie wymagania obowiązującego prawa w szczególności Ustawy z dnia 11.05.2001r. prawo o miarach (Dz. U. z 2022r. poz. 2063) i aktów wykonawczych do ustawy w zakresie auto cystern (pojazdów do transportu paliw ciekłych). Pojazd, którym realizowane będą dostawy paliw, winien być wyposażony w legalizowane urządzenia pomiarowe mierzące zrzut paliwa do zbiornika magazynowego. Wykonawca na wniosek zamawiającego przy dostawie oleju napędowego do zbiorników dostarczy Zamawiającemu świadectwo jakości paliwa.

8) Wykonawca realizujący dostawy zobowiązany jest dostarczyć paliwo zgodnie z otrzymanym zamówieniem i obowiązującymi procedurami.

9) Odbiór dostarczonego przez Wykonawcę, do zbiorników paliwa zostanie każdorazowo potwierdzony dokumentem WZ podpisanym przez osoby uprawnione przez Zamawiającego.

10) Załadunek zbiorników paliwa nastąpi każdorazowo w obecności uprawnionego pracownika Zamawiającego.

1) Rozliczenia za zakupione paliwo realizowane będą w cyklu miesięcznym na podstawie faktur częściowych wystawianych w terminie nie dłuższym niż 5 dni po każdej jednostkowej dostawie paliwa, z zastrzeżeniem, iż w m-cu grudniu wykonawca zobowiązany jest wystawić i dostarczyć zamawiającemu fakturę za zakupione paliwo nie później niż do dnia 30 grudnia.

2) Podstawą do rozliczenia za zakup paliw płynnych w okresie obowiązywania umowy będą ceny hurtowe ogłoszone przez producenta za 1 litr paliwa z uwzględnieniem oferowanego przez Wykonawcę w ofercie upustu.

6) Upust od cen hurtowych oleju napędowego podany w ofercie będzie obowiązywał przez cały okres obowiązywania umowy. Wymagania szczegółowe stawiane Wykonawcy:

1) Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia oraz terminowe wykonanie zamówienia.

2) Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy.

3) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.

4) Wykonawca winien określić numery telefonów kontaktowych i numery faksu oraz inne ustalenia niezbędne do sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

5) Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. Wykonawca zobowiązany jest rozpatrzyć reklamację bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 14 dni licząc od daty jej otrzymania i zawiadomić pisemnie Zamawiającego o jej rozstrzygnięciu. Brak odpowiedzi na zgłoszoną reklamację w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania przez Wykonawcę uważane będzie przez Zamawiającego za uznanie reklamacji. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca pokrywa wartość poniesionej szkody do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami (np. za naprawę). Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.

1. Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1) uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że: a) dla części 1 - 3 zamówienia: posiada aktualną koncesję wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki uprawniającą go do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi objętymi niniejszym zamówieniem tj. olejem napędowym i benzyną bezołowiową, o której mowa w art. 32 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 roku Prawo energetyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 266 z późn. zm.).

2) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna warunek udziału za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: a) dla części 1 i części 2 zamówienia: dysponuje, co najmniej jedną stacją paliw lub punktów tankowania zlokalizowaną w odległości nie większej niż 7 km od siedziby Zamawiającego mierzoną najkrótszym dojazdem drogą publiczną czynną w dni robocze od poniedziałku do piątku co najmniej od godz. 7.00 do godz. 15.00. według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ,

Zamawiający żąda w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących:

1) uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej:

Koncesji, wydanej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki uprawniającej do obrotu paliwami (benzyną bezołowiową i olejem napędowym), o której mowa w art. 32 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 roku Prawo energetyczne (Dz. U. z 2024 roku poz. 266 z późn. zm.).

2) zdolności technicznej lub zawodowej (DOTYCZY CZĘŚCI 1 I CZĘŚCI 2 ZAMÓWIENIA) wykazu stacji paliw / punktów tankowania zlokalizowanych w odległości nie większej niż 7 km od siedziby Zamawiającego mierzonej najkrótszym dojazdem drogą publiczną czynnych w dni robocze od poniedziałku do piątku co najmniej od godz. 7:00 do godz. 15:00, dostępnych wykonawcy w celu wykonania zamówienia wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

1. Formularz ofertowy wraz z formularzami cenowymi, 2. Oświadczenie Wykonawcy składane na podstawie art. 125 ust. 1 PZP dotyczące niepodlegania wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, wg. wzoru stanowiącego zał. Nr 2 i 3 do SWZ; W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia składa każdy z wykonawców. W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia, wraz z w/w oświadczeniami, także oświadczenia dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.

3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wg wzoru stanowiącego zał. nr 5 do SWZ);

4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy), 5. Potwierdzenie umocowania do działania w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby:

a) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów)

b) Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit. a) Zamawiający żąda od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

c) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagane jest ustanowienie Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i/lub zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:

1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;

2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;

3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale XII ust. 3. pkt. 1) SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ).

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zamawiający dopuszcza zmiany istotnych postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następującym zakresie:

1) zmiana wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany ustawowej stawki podatku od towarów i usług (VAT), wówczas do wynagrodzenia netto pozostałego do zapłaty, zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującą stawką tego podatku;

2) zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi lub okolicznościami, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy.

3) zmiany sposobu fakturowania ze względu na zmiany organizacyjne u Zamawiającego lub zmianę obowiązujących przepisów prawnych.

2. Każda zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.