ŚWIADCZENIE USŁUG PRAWNYCH NA RZECZ GDAŃSKIEGO CENTRUM INFORMATYCZNEGO

W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami (w szczególności składanie oświadczeń, dokumentów, zawiadomień, zapytań do SWZ), z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt 13.1 IDW odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem formularza Wyślij wiadomość dostępnego na platformie (po wybraniu postępowania).

W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód), jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód).

Niezbędne wymagania techniczne umożliwiające pracę na platformie zakupowej:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 256 kbit/s,

2) przeglądarka internetowa EDGE, Chrome lub Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies”.

Szczegółowe informacje techniczne w zakresie korzystania z platformy znajdują się w Instrukcjach dla Wykonawców udostępnionych na platformie (po wybraniu postępowania) w zakładce „Instrukcje” (na dole strony).

Oferta, oświadczenia i dokumenty powinny być sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tj. określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zalecane formaty sporządzania oświadczeń i dokumentów to: pdf, doc, docx, txt, xls, xlsx, jpg, natomiast zalecane formaty podające dane kompresji to: zip, 7 Z.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług prawnych na rzecz Gdańskiego Centrum Informatycznego. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) Sporządzanie oraz opiniowanie i uzgadnianie pod względem formalno-prawnym umów zakupowych w obszarze IT, w tym zawieranych w rygorach ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie:

a) nabywania wartości niematerialnych i prawnych, autorskich praw majątkowych, warunków licencyjnych,

b) umów asysty technicznej i konserwacji systemów informatycznych,

c) umów wdrożeniowych systemów informatycznych,

d) umów świadczenia usług IT w zakresie realizacji projektów IT, subskrypcyjnych, ramowych w modelach współpracy Fixed Price i Time&Material,

e) umów ramowych związanych ze świadczeniem usług oraz dostawami infrastruktury IT,

f) umów na dostawy infrastruktury informatycznej i wyposażenia,

g) umów w zakresie RODO, w tym powierzenia i podpowierzania danych w tym danych osobowych do przetwarzania,

h) dostosowywania zapisów umów do zmieniających się przepisów prawa.

2) Opiniowanie umów licencyjnych dotyczących globalnych rozwiązań informatycznych (np. producenta Microsoft),

3) Wsparcie prawne w zakresie bieżących zagadnień dotyczących obszaru IT, w szczególności AI, cyberbezpieczeństwo,

4) Współtworzenie standardów umów zakupowych w obszarze IT,

5) Wsparcie prawne w zakresie prowadzonych postępowań zakupowych, w tym w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych,

6) Wsparcie prawne w zakresie zadań w obszarze IT, realizowanych przez GCI,

7) Udział w negocjacjach umów, w szczególności umów zakupowych z obszaru IT,

8) Wsparcie prawne w rozwiązywaniu wynikłych problemów i sporów z Wykonawcami, udział w spotkaniach dotyczących realizacji umów zakupowych z obszaru IT, z uwzględnieniem spornych kwestii między stronami umów,

9) Sporządzanie oraz opiniowanie i uzgadnianie pod względem formalno-prawnym pozostałych umów i porozumień zawieranych przez GCI,

10) Bieżące doradztwo prawne związane z funkcjonowaniem GCI jako jednostki budżetowej, w szczególności w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem specyfiki zakupów usług i nabywania majątku IT,

11) Tworzenie i opiniowanie wewnętrznych regulacji w GCI,

12) Współtworzenie, przygotowywanie oraz opiniowanie regulacji związanych z zachowaniem obowiązków wynikających z RODO, przepisów o cyberbezpieczeństwie oraz w zakresie stosowania przepisów dotyczących zamówień publicznych,

13) Uczestnictwo w spotkaniach, reprezentowanie interesów GCI podczas formalnych spotkań i komunikacji z Wykonawcami,

14) Pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów prawnych, w tym w zakresie współpracy z innymi jednostkami w Gminie Miasta Gdańska,

15) Pomoc prawna i doradztwo w prowadzonych w GCI kontrolach i audytach, w tym udzielaniu odpowiedzi do organów i instytucji kontrolujących,

16) Pomoc prawna w zakresie komunikacji z organami administracji publicznej, Urzędem Ochrony Danych Osobowych, Urzędem Zamówień Publicznych,

17) Pomoc prawna oraz występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniach z udziałem GCI w szczególności przed sądami i Krajową Izbą Odwoławczą, organami kontroli, organami orzekającymi,

18) Przygotowywanie opinii prawnych,

19) Wsparcie prawne w innych zagadnieniach związanych z działalnością GCI.

1. Zamówienie opcjonalne obejmuje możliwość wydłużenia okresu realizacji Umowy w przypadku spraw prowadzonych na rzecz GCI w okresie przekraczającym termin umowny lub po wykorzystaniu liczby roboczogodzin z zamówienia podstawowego, o dodatkowe 12 miesięcy. Szacunkowa liczba roboczogodzin w ramach zamówienia opcjonalnego to 720. Faktyczna ilość zleconych zadań zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego.

2. Założenia do realizacji zamówień opcjonalnych:

a) Zamawiający na podstawie art. 441 ustawy Pzp zastrzega sobie prawo do jednostronnego (w ramach prawa opcji) rozszerzenia zamówienia do wysokości środków finansowych przeznaczonych na ten cel w wyniku realizowanych procedur, zadań, postępowań, których spodziewany termin zakończenia przekroczy rok 2026. Rozszerzenie zamówienia polegać będzie na świadczeniu tożsamych usług.

b) Jeżeli Zamawiający skorzysta z prawa opcji, przedłużona umowa będzie obowiązywała przez okres wskazany przez Zamawiającego jednak nie dłużej niż 12 miesięcy.

c) Ceny/stawki świadczenia usług w ramach prawa opcji nie ulegną zmianie w stosunku do określonych w Ofercie dla zamówienia podstawowego (formularz oferty).

d) Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako „prawo opcji” jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Zamawiający może nie skorzystać z prawa opcji w szczególności w przypadku nieuzyskania środków finansowych na ten cel, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia co niniejszym Wykonawca akceptuje przez podpisanie umowy.

e) Każdorazowo uruchomienie zamówienia opcjonalnego dokonywane będzie na podstawie składanego przez Zamawiającego Oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji, które zawierać będzie wyszczególniony okres jego obowiązywania. Zamówienie opcjonalne zostanie uruchomione na podstawie oświadczenia Zamawiającego, może być ono realizowane w całości lub w części.

Zdolność zawodowa Wykonawcy Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

a) jedno zamówienie* polegające na obsłudze prawnej (lub usłudze doradztwa prawnego) podmiotu działającego w branży IT,**: i. które realizowane było przez okres minimum 12 miesięcy, średnio w wymiarze minimum 30 roboczogodzin miesięcznie, oraz ii. w ramach którego Wykonawca przygotował lub opiniował minimum 10 umów zakupowych z obszaru IT (usługi informatyczne lub usługi dotyczące wdrożeń systemów lub usługi utrzymania systemów lub dostawy sprzętu lub infrastruktury informatycznej lub dostawy oprogramowania), o łącznej wartości umów minimum 6 000 000 zł brutto, z czego jedna umowa miała wartość nie mniejszą niż 1 500 000 zł brutto.

b) jedno zamówienie* realizowane na rzecz podmiotu działającego w branży IT**, polegające na przygotowaniu lub opiniowaniu minimum 1 umowy, której przedmiotem było wdrożenie systemu informatycznego lub wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego o wartości minimum 700 000 zł brutto. *Przez jedno zamówienie w każdym przypadku, o którym mowa powyżej w lit. a) i b) należy rozumieć jedną umowę / kontrakt. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca zrealizował zamówienia, o których mowa powyżej w ramach jednego większego zamówienia o zakresie opisanym powyżej tj. w lit. a) i b) przy czym zachowane muszą być wymagania właściwe dla każdego zamówienia (minimalna wartość brutto PLN, okres obowiązywania, przedmiot itd.). Ponadto wartość umów, o których mowa w lit. a) i b) powinna wynikać z wartości zawartych umów lub w przypadku umów, które nie zostały jeszcze zawarte z szacowanej lub prognozowanej wartości tych umów. **Przez podmiot działający w branży IT należy rozumieć podmiot bez względu na formę działalności (np. podmiot prawa handlowego, jednostkę samorządu terytorialnego, jednostkę budżetową), który nabywa: usługi wsparcia technicznego, asysty technicznej, konserwacji lub utrzymania systemów (lub programów lub aplikacji), usługi wdrożenia systemów (lub programów lub aplikacji), lub dostawy infrastruktury informatycznej, dostawy oprogramowania, lub usługi mocy obliczeniowej, lub usługi transmisji danych. W przypadku, gdy wartości umów została określona w walucie innej, niż złoty polski Wykonawca przeliczy ją na zł wg średniego kursu Narodowego Banku Polskiego na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku, gdy w dniu publikacji ogłoszenia NBP nie opublikował średnich kursów walut, należy przyjąć pierwszy opublikowany po tej dacie średni kurs NBP. Zdolność zawodowa personelu Wykonawcy (Zespołu Wykonawcy) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje (skieruje do realizacji zamówienia) osobami wchodzącymi w skład Zespołu Wykonawcy (zgodnie z postanowieniami umowy), legitymującymi się uprawnieniami i doświadczeniem określonym poniżej: Członek Zespołu Wykonawcy 1. Radca prawny lub Adwokat Wymagania minimalne, które należy spełnić łącznie:

1) Posiada jeden z tytułów zawodowych Radcy prawnego lub Adwokata,

2) Posiada minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe liczone od dnia uzyskania uprawnień zawodowych, o których mowa w pkt 1),

3) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotował lub opiniował minimum 10 umów zakupowych z branży IT (usługi dotyczące branży IT wskazane w definicji powyżej**), do których stosowano ustawę Prawo zamówień publicznych,

4) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert reprezentował zamawiającego lub wykonawcę w roli pełnomocnika w minimum 1 postępowaniu odwoławczym prowadzonym przed Krajową Izbą Odwoławczą. 2. Radca prawny lub Adwokat 1) Posiada jeden z tytułów zawodowych Radcy prawnego lub Adwokata,

2) Posiada minimum 4-letnie doświadczenie zawodowe liczone od dnia uzyskania uprawnień zawodowych, o których mowa w pkt 1),

3) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotował lub opiniował minimum 5 umów zakupowych z branży IT (usługi dotyczące branży IT wskazane w definicji powyżej**). Podstawa prawna dla tytułów zawodowych Radcy prawnego i Adwokata: Ustawa o radcach prawnych (z dnia 6 lipca 1982 r.), Ustawa Prawo o adwokaturze (z dnia 26 maja 1982 r.). W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają tę część zamówienia, do realizacji której te zdolności są wymagane. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia. Zgodnie z art. 118 ustawy Pzp, Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (w przypadku, gdy Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu), składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępniania Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby, przy wykonaniu zamówienia publicznego;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wykazane zdolności dotyczą. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:

a) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo b) wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składnia ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 8.2 IDW, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby. Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.3 IDW podmiotu, na zasoby którego powołuje się w celu uzyskania zamówienia, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt 7 IDW (dalej: Instrukcji dla Wykonawców zgodnie z SWZ). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.2 IDW. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.3 IDW. Brak podstaw do wykluczenia z postępowania i spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia przez Wykonawców składających wspólną ofertę będzie oceniane w następujący sposób:

a) brak podstaw do wykluczenia z postępowania: jeśli jeden z Wykonawców podlega wykluczeniu, oferta zostanie odrzucona;

b) zdolność zawodowa personelu Wykonawców: łącznie;

c) zdolność zawodowa Wykonawców: łącznie, z zastrzeżeniem, że Wykonawcy składający ofertę wspólną mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane, a przynajmniej jeden z Wykonawców musi potwierdzić spełnianie warunku udziału w postępowaniu odnośnie zdolności zawodowej Wykonawcy, o których mowa w pkt 7.5.1 lit a IDW (doświadczenie) w całym zakresie oraz odpowiednio w zakresie zdolności zawodowej Wykonawcy, o których mowa w pkt 7.5.1 lit b IDW (doświadczenie) w całym zakresie. Zamawiający nie określił odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Wynagrodzenie Wykonawcy może zostać odpowiednio zmienione (zwiększone lub zmniejszone) w wysokości wynikającej ze wskaźnika wzrostu (spadku) cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny (dalej jako wskaźnik GUS), z uwzględnieniem poniższego:

a) minimalny poziom zmiany wskaźnika GUS, w wyniku którego wynagrodzenie Wykonawcy może zostać zmienione, wynosi 10% w stosunku do wskaźnika wzrost (spadku) cen towarów i usług konsumpcyjnych (poziom zmiany ceny) publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny za 2025 r.;

b) strony nie przewidują zmiany wynagrodzenia w 2025 r.;

c) w roku 2026 wynagrodzenie może podlegać zmianie wysokości wynikającej ze wskaźnika wzrostu GUS za 2025 r., po upływie okresu 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem lit. a;

d) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, wynosi łącznie 5% wartości wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w §3 ust. 1 umowy;

e) Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.

2. W przypadku zmiany wynagrodzenia zgodnie z ust. 3, Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.

3. Zmiany, o których mowa w ust. 3, będą zgodne z reżimami zapisów art. 455 ustawy pzp.

4. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania przez Wykonawcę cesji praw, w tym wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego.

5. Poza przypadkami opisanymi z Ustawie Pzp, możliwe jest dokonanie zmiany Umowy w zakresie przedłużenia terminu jej realizacji o okres 12 miesięcy, w szczególności, gdy doszło do niewykorzystania liczby roboczogodzin wskazanej w §3 ust. 3 Umowy.