Utrzymanie w schronisku w 2026 roku bezdomnych zwierząt z terenu Gminy Ostrów Mazowiecka

1. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami: Anna Zdunek, e‑mail: a.gutowska@gminaostrowmaz.home.pl.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.

3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-091eabcc-dc84-4016-b0f2-c079d7e114ad.

4. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e‑Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

5. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-091eabcc-dc84-4016-b0f2-c079d7e114ad.

Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument - tajemnica przedsiębiorstwa”.

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (instrukcja dotycząca oferty jest w pkt XII i XIII SWZ), odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia /podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używane w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem: „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesłanych jako załącznik do jednego formularza).

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: a.gutowska@gminaostrowmaz.home.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e‑Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

1) przedmiot zamówienia dotyczy utrzymania w schronisku w 2026 roku bezdomnych zwierząt z terenu Gminy Ostrów Mazowiecka, który obejmuje:

a) zapewnienie miejsca w schronisku odłowionym bezdomnym zwierzętom w trakcie obowiązującej umowy, tj. do 31.12.2026 r. oraz po jej zakończeniu,

b) znakowanie zwierząt (mikrochip),

c) przeprowadzanie minimum czternastodniowej kwarantanny dla nowo przybyłych zwierząt,

d) prowadzenie ewidencji bezdomnych zwierząt wyłapanych z terenu gminy w sposób polegający w szczególności na opisaniu danego zwierzęcia (rasa, maść, wielkość, stan zdrowia i numer mikrochip), daty jego przyjęcia, terminach wykonania zabiegu sterylizacji bądź kastracji, przeprowadzanych zabiegach weterynaryjnych, numeru lub imienia pod jakim umieszczony został na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych prowadzonych przez schronisko, daty i sposobu opuszczenia schroniska oraz przekazywanie jej raz w miesiącu, łącznie z fakturą za wykonane usługi,

e) przekazywanie zdjęć każdego odłowionego zwierzęcia Zamawiającemu w ciągu 5 dni od daty przyjęcia do schroniska,

f) zapewnienie zwierzętom opieki lekarsko-weterynaryjnej (profilaktyka, leczenie, kastracja i sterylizacja), przy czym w przypadku adopcji zwierzęcia przed poddaniem go zabiegowi kastracji bądź sterylizacji Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia w umowie adopcyjnej z właścicielem zwierzęcia zapisu o sterylizacji bądź kastracji w określonym terminie,

g) wykonywanie wszelkich działań zmierzających do adopcji zwierząt, poszukiwanie osób chętnych do zaopiekowania się bezdomnymi zwierzętami poprzez prowadzenie strony internetowej i zamieszczanie na niej na bieżąco zdjęć odłowionych psów,

h) zawieranie na piśmie umów, na podstawie których osoby adoptujące będą przyjmować zobowiązanie do zaopiekowania się bezdomnymi zwierzętami, prowadzenie i przechowywanie ewidencji umów adopcyjnych oraz przekazywanie ich skanów wraz z danymi kontaktowymi w miesięcznym zestawieniu,

i) umożliwienie upoważnionym pracownikom Urzędu Gminy wstępu na teren schroniska w celu przeprowadzenia kontroli oceny warunków i prawidłowości wykonywanej usługi wraz z zapewnieniem dostępu do prowadzonej przez schronisko dokumentacji: ewidencji zwierząt oraz umów adopcyjnych;

2) usługę należy wykonywać w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności zgodnie z:

a) ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2023 r. poz. 1580 z późn. zm.),

b) ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (Dz. U. z 2023 r. poz. 1075 z późn. zm.),

c) ustawą z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2025 r. poz. 733 z późn. zm.),

d) Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 stycznia 2022 r. w sprawie szczegółowych wymagań weterynaryjnych dla prowadzenia schronisk dla zwierząt (Dz. U. z 2022 r. poz. 175),

3) Wykonawca jest odpowiedzialny za należytą jakość świadczonych usług oraz ich zgodność z warunkami opisanymi dla przedmiotu zamówienia;

4) ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Wykonawcę z ustanowionym przedstawicielem Urzędu Gminy Ostrowi Mazowieckiej;

5) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu umowy;

6) Zamawiający zgłasza Wykonawcy ilość zwierząt do umieszczenia w schronisku telefonicznie, faxem lub pocztą elektroniczną;

7) powyższe wymagania i wytyczne nie wyczerpują i nie ograniczają obowiązków, prac i czynności koniecznych do prawidłowego wykonania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia;

8) w ocenie Zamawiającego nie występują czynności, które polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w Kodeksie pracy.

Warunki udziału w postępowaniu w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, w tym posiadanie:

- aktualnego zezwolenia w zakresie prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt wydanego zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w formie decyzji wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce świadczenia usług,

- aktualnej decyzji o wpisie schroniska do rejestru podmiotów prowadzących działalność nadzorowaną prowadzonego przez Powiatowego Lekarza Weterynarii na obszarze jego właściwości i nadaniu numeru identyfikacyjnego.

1. Zamawiający ustala wadium w wysokości: 1500,00 zł.

2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert na cały okres związania ofertą w jednej z następujących form:

1) pieniądzu – przelewem na rachunek bankowy Gminy Ostrów Mazowiecka nr 04 8923 0008 0003 1046 2000 0006 tytułem „wadium znak sprawy IG. 271.42.2025”;

2) gwarancjach bankowych – oryginał gwarancji w postaci elektronicznej;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych – oryginał gwarancji w postaci elektronicznej;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2024 r. poz. 419 z późn. zm.) – oryginał poręczenia w postaci elektronicznej.

3. Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu, Zamawiający uzna wadium, które zostanie zaksięgowane na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

4. Dokument wadium w formie gwarancji lub poręczenia powinien zawierać:

1) bezwarunkowe i nieodwołalne zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela zapłaty wymaganej kwoty wadium, na pierwsze, pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty kwoty wadium, powstałe na skutek okoliczności określonych w ustawie;

2) sposób i adres, na który zamawiający zobowiązany jest przekazać oświadczenie o zwolnieniu wadium.