Druk i dostawa akcydensów oraz materiałów informacyjnych

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, między zamawiającym a wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:

1.1. formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie e-Zamówienia, zwanej dalej „platformą”, w zakładce formularze do komunikacji. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”);

1.2. poczty elektronicznej. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przy użyciu poczty elektronicznej odbywa się z adresu i na adres: zamowienia@senat.gov.pl

2. Do korzystania z formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie przez wykonawcę na platformie tzw. konta uproszczonego.

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy są określone w Regulaminie Platformy e-Zamówienia, który dostępny jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl, oraz zamieszczone są na tej stronie w zakładce centrum pomocy.

4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie ani logowania.

5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych (....).

6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

7. Link do postępowania oraz ID postępowania zostały wskazane w pkt 1.2 SWZ i 1.3 SWZ. Postępowanie można wyszukać również na stronie głównej platformy (przycisk „przeglądaj postępowania/konkursy”).

8. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx., .odt. – określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

9. Inne niż określone w pkt 8 informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej w formatach, o których mowa w pkt 8. lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w pkt 1.

10. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

11. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej (...).

12. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w pkt 1.

13. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, oraz na podstawie art. 19 ustawy Pzp, zamawiający informuje:

1. Administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest:

Kancelaria Senatu, ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa, tel.: 22 694 90 33, e-mail: bpko@senat.gov.pl

2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Kancelarii Senatu:

ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa, tel.: 22 694 94 44, e-mail: iodo@senat.gov.pl

3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na druk i dostawę akcydensów oraz materiałów informacyjnych prowadzonym na podstawie przepisów ustawy Pzp.

4. Dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

5. Podanie danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcia umowy. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

6. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

7. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

8. Osobie, której dane są przetwarzane przez zamawiającego, przysługuje:

8.1. na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do swoich danych osobowych;

8.2. na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych; skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp;

8.3. prawo wystąpienia z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, które nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie ma zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 18 RODO (tj. do przechowywania i przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej);

8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.

10. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest druk akcydensów oraz materiałów informacyjnych dla Kancelarii Senatu, wyszczególnionych w załączniku nr 2 do SWZ, wraz z ich dostawą, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 2–13 opz. Każda z wyspecyfikowanych w załączniku nr 2 do SWZ pozycji od 1 do 41 będzie stanowiła oddzielne zamówienie.

2. Wydawnictwa wyszczególnione w pozycjach 24–39 załącznika nr 2 do SWZ będą miały nadane numery ISBN.

3. Zamawiający będzie składał sukcesywnie zamówienia na druk wyspecyfikowanych akcydensów oraz materiałów informacyjnych drogą elektroniczną.

4. Wielkość nakładu poszczególnych akcydensów oraz materiałów informacyjnych będzie ustalana na bieżąco, w miarę potrzeb zamawiającego.

5. Zamawiający wymaga dostawy wydrukowanych akcydensów oraz materiałów informacyjnych w terminie 12 dni roboczych, liczonych od następnego dnia po dniu przekazania zamówienia drogą elektroniczną, z wyjątkiem wykonania poniższych zamówień:

a) papier listowy senatorski (poz. 1 załącznika nr 2 do SWZ) – w terminie 10 dni roboczych, liczonym od następnego dnia po dniu przekazania zamówienia drogą elektroniczną;

b) plakat okolicznościowy (poz. 3 załącznika nr 2 do SWZ) – w terminie 5 dni roboczych, liczonym od następnego dnia po dniu przekazania zamówienia drogą elektroniczną;

c) koperty senatorskie (poz. 4–6 załącznika nr 2 do SWZ) – w terminie 25 dni roboczych, liczonym od następnego dnia po dniu przekazania zamówienia drogą elektroniczną.

6. Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zawiera opis przedmiotu zamówienia, zwany dalej „opz”, stanowiący załącznik nr 1 do SWZ wraz z załącznikiem nr 2 do SWZ – Wykazem akcydensów i materiałów informacyjnych.

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Oferta zawiera:

2.1. formularz oferty – załącznik nr 3 do SWZ wraz z formularzem cenowym – załącznik nr 4 do SWZ;

2.2. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania– według wzoru określonego w załączniku nr 5 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania. Wyżej wymienione oświadczenie składają również wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;

2.3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, albo innego rejestru. W przypadku osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio;

2.4. zastrzeżenie informacji zawartych w ofercie, jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z wykazaniem, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy.

4. Dokumenty lub oświadczenia, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, sporządzone w języku obcym, przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

5. Koszty związane z uczestnictwem w postępowaniu, w szczególności z przygotowaniem i złożeniem oferty, ponosi wykonawca składający ofertę.

6. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń należy składać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu, o którym mowa w pkt 7.6 SWZ.

7. Inne szczegolowe informacje zawiera SWZ.

1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zobowiązani są ustanowić pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu wykonawców. Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osobę/osoby uprawnioną/e do jego udzielenia tj. zgodnie z formą reprezentacji każdego z wykonawców. W przypadku wspólników spółki cywilnej dopuszczalne jest przedłożenie umowy spółki cywilnej, z której wynika zakres i sposób reprezentacji, a w przypadku konsorcjum przedłożenie umowy konsorcjum. Postanowienia pkt 10.10 SWZ stosuje się odpowiednio.

2. Inne szczegółowe informacje zawiera SWZ.