Świadczenie kompleksowej usługi organizacji i obsługi Kongresu oraz uroczystości jubileuszowej dla pracowników Spółki i zaproszonych gości

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513).

2. Ofertę, a także oświadczenia o jakich mowa w rozdziale VI ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (dokument z podpisem kwalifikowanym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach pdf. (rekomendowanych przez Zamawiającego).txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt..

3. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

Identyfikator (ID) postępowania oraz adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia) udostępniony jest w ogłoszeniu o zamówieniu. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: poczta@eos.pl i psobczak@eos.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

4. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

5. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, w tym minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

6. Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”), z wyłączeniem składania ofert – sposób przygotowania i złożenia oferty wskazany jest w rozdziale X SWZ.

7. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie:

1) wniosków o wyjaśnienie treści SWZ;

2) wezwań i zawiadomień;

3) dokumentów składanych na wezwanie zamawiającego (podmiotowych środków dowodowych);

4) wyjaśnień składanych na wezwanie zamawiającego.

8. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia.

9. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

10. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

11. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Pozostałe szczegóły zawarte są SWZ

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest EOŚ sp. z o.o. w Kaliszu, ul. Wrocławska 71 A, 62-800 Kalisz;

2) dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych e-mail: iodo@eos.pl tel. 62 598 64 18,

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, (stosownie do art. 22 RODO) i nie będą profilowane;

8) posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Kongresu, uroczystości jubileuszowej 30-lecia Spółki dla 250 osób oraz posiedzenia Rady Nadzorczej. Wydarzenia odbędą się w dniach 7–11 kwietnia 2027 r. Zamówienie obejmuje zakwaterowanie, wynajem sal konferencyjnych i restauracyjnych, wyżywienie wraz z organizacją kolacji uroczystej i kolacji grillowej, sprzęt techniczny, zapewnienie miejsc na stoiska wystawowe (10 stoisk) oraz miejsc parkingowych dla uczestników wydarzenia.

2. Szczegółowy zakres zamówienia zawarty jest w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55311000-3 - Restauracyjne usługi kelnerskie dla ograniczonej grupy klientów

Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o niżej wymienione kryteria i przyznaną w toku oceny punktację tj. końcowa liczba punktów przyznanych każdej z ocenianych ofert obliczona zostanie według wzoru:

Lp = C + P + G + D gdzie:

Lp – łączna liczba punktów przyznana ofercie

C – liczba punktów przyznana ofercie w oparciu o kryterium „Cena”

P – liczba punktów przyznana ofercie w oparciu o kryterium „liczba oferowanych pokoi do jednoosobowego wykorzystania ponad wymaganą liczbę”

G - liczba punktów przyznana ofercie w oparciu o kryterium „zapewnienie dodatkowych miejsc parkingowych w razie zwiększenia liczby uczestników”

D - liczba punktów przyznana ofercie w oparciu o kryterium „przedłużenie doby hotelowej w dniu 10.04.2027 r.”

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ (Oświadczenia wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia oraz jeżeli dotyczy Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby)

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia.

Pozostałe szczegóły zawarte są SWZ

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia o których mowa w rozdziale VI ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w formularzu oferty, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (w zależności od tego co jest przedmiotem postępowania) dołączając stosowne oświadczenie (oświadczanie własne).