Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby Urzędu Miejskiego w Wągrowcu

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. platformy zakupowej Urzędu Miejskiego w Wągrowcu - https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 .

W zakresie pytań technicznych związanych z działaniem systemu prosi się o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta https://platformazakupowa.pl pod numer (22)1010202, cwk@platformazakupowa.pl

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy) odbywa się również za pośrednictwem Platformy zakupowej, działającej pod adresem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 .

4. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

5. Zaleca się, aby przed rozpoczęciem składania oferty Wykonawca zalogował się do systemu, a jeżeli nie posiada konta, założył bezpłatne konto. W przeciwnym wypadku wykonawca będzie miał ograniczone funkcjonalności, np. brak widoku wiadomości prywatnych od Zamawiającego w systemie lub wycofania oferty bez kontaktu z Centrum Wsparcia Klienta.

6. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 . Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 do konkretnego wykonawcy.

7. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

8. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki poprzez Platformę, dostępną pod adresem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

9. Za moment złożenia oferty przyjmuje się chwilę skutecznego przekazania oferty do systemu poprzez kliknięcie przycisku „Złóż ofertę” oraz przyjęcie tego żądania przez aplikację/serwer.

Szczegółowa instrukcja dla Wykonawców dotycząca złożenia i wycofania oferty znajduje się na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca .

10. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij”.

11. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 Ustawy, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 Ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

Z uwagi na ograniczenie liczby znaków cd. treści w rozdziale "Informacje dodatkowe"

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych i kurierskich na potrzeby Urzędu Miejskiego w Wągrowcu w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, druków bezadresowych, paczek i ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 558 z późn. zm.).

2. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług pocztowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a w szczególności:

1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2026r, poz. 558),

2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowe (Dz. U. z 2019r., poz. 474),

3) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026 z późn. zm.),

4) Regulaminem Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światową Konwencją Pocztową wraz z Protokołem końcowym, Porozumieniem dotyczącym pocztowych usług płatniczych, sporządzonym w Dausze dnia 11 października 2012 r. wraz z aktami wykonawczymi: Regulaminem Poczty Listowej- Berno 2013 i Regulaminem dotyczącym paczek pocztowych - Berno 2013,

5) ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026r., poz. 468 z późn. zm.),

6) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025r., poz. 1691),

7) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026r., poz. 622 z późn. zm.),

8) Regulaminem świadczenia usług Wykonawcy,

9) innymi aktami prawnymi związanymi z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia, wydanymi na podstawie ustawy - Prawo pocztowe.

3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony został w załączniku nr 6 do SWZ.

4. Szczegółowe zagadnienia dotyczące czynności i obowiązków w ramach przedmiotu zamówienia uregulowane zostały w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 8.

5. Wykonawca w czasie realizacji przedmiotu zamówienia musi dysponować siedzibą /oddziałem/ filią zlokalizowaną na terenie miasta Wągrowca.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie

64120000-3 - Usługi kurierskie

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64121200-2 - Usługi dostarczania paczek

Zamawiający będzie żądał na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:

1) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025r., poz. 1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ,

2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wskazanych w SWZ, złożyć albo powołać się na certyfikat, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, w zakresie certyfikacji niepodlegania wykluczeniu lub zdolności wykonawcy tj. wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie o którym mowa w art. 112 ust. 2 Ustawy Pzp.

Zamawiający będzie żądał na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1) zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych

Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły „spełnia - nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach (wymaganych przez Zamawiającego i podanych w ogłoszeniu).

Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wskazanych w SWZ, złożyć albo powołać się na certyfikat, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, w zakresie certyfikacji niepodlegania wykluczeniu lub zdolności wykonawcy tj. wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie o którym mowa w art. 112 ust. 2 Ustawy Pzp.

1. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (oznacza to postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami za pośrednictwem platformy zakupowej Urzędu Miejskiego w Wągrowcu: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1398125 .

3. Ofertę składa się na formularzu oferty załączonym do SWZ – załącznik nr 1 do SWZ.

4. Wraz z ofertą należy złożyć:

1) oświadczenie wykonawcy / wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ,

2) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby - załącznik nr 3 do SWZ (jeśli dotyczy),

3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – załącznik nr 4 do SWZ (jeśli dotyczy),

4) oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp – załącznik nr 7 do SWZ (jeśli dotyczy)

5. Dodatkowo do oferty należy dołączyć:

1) w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, zamawiający żąda od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru,

2) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 1, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów,

3) jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1, zamawiający żąda od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy,

4) Pkt 3 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,

5) Pkt 1-3 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika (LIDERA) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wówczas do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

3. W przypadku, gdy zostanie wybrana jako najkorzystniejsza oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, 5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (załącznik nr 7 do SWZ).

1. Zmiany treści umowy mogą być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności, wyłącznie na warunkach określonych w art. 455 PZP w następujących przypadkach:

1) zmiany przepisów prawa mających wpływ na treść zawartej umowy, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego;

2) zmiany polegającej na dopuszczeniu udziału podwykonawcy/podwykonawców w sytuacji, gdy Wykonawca w treści oferty zadeklarował samodzielną realizację zamówienia;

3) konieczności usunięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć lub sformułowań użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana treści umowy będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności lub niejasności lub doprecyzowanie jej postanowień w celu jednoznacznej jej interpretacji;

4) na skutek zmiany powszechnie obowiązujących przepisów nastąpi zmiana usługi, nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia na usługę aktualnie świadczoną, w przypadku zmiany nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia przez Wykonawcę;

5) w zakresie wysokości cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w formularzu oferty pod warunkiem zmiany cennika usług powszechnych Wykonawcy zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Zmiana może nastąpić wyłącznie o wartość wynikającą bezpośrednio ze zmiany cennika zatwierdzonego lub niezakwestionowanego przez Prezesa UKE. Do wniosku Wykonawca zobowiązany jest dołączyć decyzję Prezesa UKE. Nowe ceny jednostkowe obowiązywać będą od dnia wejścia w życie nowego cennika Wykonawcy, jednak nie wcześniej niż od dnia podpisania aneksu przez obie strony Umowy. Łączna wartość zwiększenia maksymalnego wynagrodzenia brutto w oparciu o niniejszy ustęp nie może przekroczyć 5% wartości pierwotnego maksymalnego wynagrodzenia brutto. W przypadku braku zgody zamawiającego na aneksowanie budżetu ponad kwotę posiadanych środków, realizacja pozostałej części zamówienia będzie kontynuowana po nowych cenach jednostkowych aż do wyczerpania pierwotnego maksymalnego wynagrodzenia brutto umowy, co skutkować będzie odpowiednim zmniejszeniem wolumenu usług.

6) w innych przypadkach wskazanych w art. 455 PZP.

2. W razie wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością zmiany umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Zamawiającego i wystąpienia z wnioskiem o dokonanie wskazanej zmiany.

3. Zmiana umowy powinna nastąpić w formie pisemnego aneksu podpisanego przez obie strony, pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków określonych § 9 ust. 4 niniejszej umowy.

4. Jeżeli Zamawiający uzna, że zaistniałe okoliczności nie stanowią podstawy do zmian umowy, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.

5. Możliwe są istotne zmiany umowy polegające na zmianie wysokości wynagrodzenia w przypadku zmniejszenia jej zakresu w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania części przedmiotu zamówienia objętego niniejsza umową. Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków - Szczegółowo zawarte w par. 9 i 10 projektowanych postanowieniach umowy - załącznik nr 8 do SWZ.

cd. pkt. 3.6.)

12. Na stronie Platformy znajduje się Instrukcja dla Wykonawców zawierająca: informacje ogólne, informacje dot. sposobu i formy złożenia oferty oraz sposobu komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert), Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca .

13. Zgodnie z § 11 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz zgodnie z art. 67 Ustawy Pzp, Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript np.: EDGE, Chrome, Fifefox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptujaca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki,

4) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

5) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.,

6) Czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowane z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.

14. Wykonawca może dołączyć maksymalnie 10 załączników (jest to suma plików dodanych w obu punktach: Oferta/Wniosek Wykonawcy oraz Tajemnica przedsiębiorstwa), o maksymalnym rozmiarze 150 MB każdy, natomiast przy komunikacji poprzez przycisk „Wyślij wiadomość do zamawiającego” wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

15. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności z tytułu nieotrzymania przez Wykonawcę informacji związanych z prowadzonym postępowaniem, w przypadku wskazania przez Wykonawcę w ofercie np. błędnego adresu poczty elektronicznej.

16. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia: akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.

17. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl , w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek zawarty w art. 221 Ustawy Pzp.

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pełne zapisy w Rozdziale 20. SWZ UWAGA:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.