Organizacja szkolenia stacjonarnego w miejscowości Płock

1. Komunikacja w postępowaniu, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

2. Zamawiający nie przewiduje komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z wykonawcami jest:

Katarzyna Plis – Kierownik Działu Zamówień Publicznych

Dział Zamówień Publicznych e-mail: dzp@iung.pulawy.pl , tel. 81 4786 991, 990

4. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej https://iung.ezamawiajacy.pl . Korzystanie z Platformy przez Wykonawców jest bezpłatne.

5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązany jest do założenia bezpłatnego konta na platformie zakupowej https://iung.ezamawiajacy.pl.

6. Wykonawca posiadający konto na platformie zakupowej https://iung.ezamawiajacy.pl ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.

7. Sporządzanie i przekazywanie informacji w tym dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

8. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, uważa się za złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego, w wymaganej postaci i formie, przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego, na ich złożenie. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na Platformie.

Szczegółowe informacje zawarte zostały w Rozdziale 16 SWZ.

Nawiązując do treści art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – (Dz. U. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 str. 2 dalej „Rozporządzenie”), Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – PIB w Puławach informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – Państwowy Instytut Badawczy (adres: ul. Czartoryskich 8, 24-100 Puławy, tel. 81 4786 700 lub 800, e-mail: iung@iung.pulawy.pl).

2. Administrator danych osobowych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym Pani/Pan może się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem, poprzez adres e-mail: iod@iung.pulawy.pl, numer telefonu − 81 4786 738, lub pisemnie na adres korespondencyjny Administratora danych osobowych wskazany w punkcie 1.

3. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania danych

Zebrane Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia (tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego.

4. Okres przetwarzania danych osobowych − Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

5. Odbiorcy danych − odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), dalej „ustawa Pzp”; oraz organy lub podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty dostarczające i utrzymujące infrastrukturę IT Administratora, podmioty i osoby świadczące usługi prawne.

6. Prawa związane z przetwarzaniem danych posiada pani/Pan prawo do:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu – Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa – PIB w Puławach nie będzie wykorzystywał Pani/Pana danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania.

8. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja szkolenia stacjonarnego w miejscowości Płock.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) Zapewnienie zakwaterowanie uczestnikom spotkania w obiekcie hotelarskim (min. 38 pokoi hotelowych, w tym: 26 pokoi jednoosobowych, oraz 12 pokoi dwuosobowych z oddzielnymi łóżkami (typu Twin);

2) Zapewnienie wyżywienia uczestnikom spotkania w obiekcie hotelarskim;

3) Udostępnienie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem.

4) Zapewnienie co najmniej 20 bezpłatnych miejsc parkingowych na terenie obiektu.

5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia profesjonalnej obsługi organizacyjno-technicznej wydarzenia, obejmującej koordynację i nadzór nad prawidłową realizacją wszystkich usług objętych przedmiotem zamówienia, a także bieżące reagowanie na sytuacje mogące zakłócić prawidłowy przebieg wydarzenia w zakresie organizacyjnym i technicznym.

6) Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w organizacji wydarzeń o podobnym charakterze i zakresie, zapewniające należyte wykonanie zamówienia. Za przygotowanie programu, dobór prelegentów oraz realizację części merytorycznej szkolenia odpowiada Zamawiający.

3. Prognozowana liczba uczestników: 50 osób.

1. Informacja w zakresie opcji: Zamówienie obejmuje prawo opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp. Przewidziana opcja ma charakter ujemny i polegać będzie na możliwości zmniejszenia zakresu świadczenia przez zamawiającego. Opcję należy utożsamiać z maksymalnym ograniczeniem świadczenia wykonawcy.

1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakupu w okresie trwania umowy, przedmiotu zamówienia w ilościach odbiegających od ilości podanych w zakresie podstawowym, przy zastosowaniu prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2) Rodzaj i maksymalna wartość opcji:

a) prawo opcji dotyczy liczby uczestników i przewiduje możliwość ich zmniejszenia z 50 osób do 40 osób.

b) maksymalna wartość opcji wynosić będzie: zmniejszenie liczby uczestników o max. 10 osób.

c) zamawiający może skorzystać z prawa opcji wielokrotnie przez cały okres trwania umowy, jednak w granicach ww. limitów.

3) Okoliczności skorzystania z opcji:

a) zamawiający, ma prawo skorzystać z prawa opcji w okresie trwania umowy.

b) zamówienia realizowane w ramach opcji są jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego.

c) skorzystanie z prawa opcji uzależnione będzie od potrzeb Zamawiającego.

d) zamawiający, w zależności od potrzeb może odstąpić od zamiaru skorzystania z prawa opcji, skorzystać z zamówienia opcjonalnego w całości lub w części, w formie jednego lub kilku zamówień.

e) brak złożenia zamówień objętych opcją nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego f) o zamiarze skorzystania z prawa opcji, Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej 7 dni przed wskazanym terminem rozpoczęcia usługi. g) Skorzystanie z prawa opcji skutkuje obniżeniem wynagrodzenia podstawowego wykonawcy o zmniejszoną liczbę uczestników. Cena za jednego uczestnika zostanie wyliczona z ceny oferty dla 50 uczestników wskazanej przez wykonawcę w Formularzu oferty.

2. Zamawiający zastrzega zatem, że:

1) ilości usług wskazanych w OPZ są ilościami planowanymi/szacunkowymi i mogą ulegać zmianie w trakcie realizacji umowy wg rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Dokonanie przez Zamawiającego zakupu mniejszych ilości nie spowoduje obowiązku ich zakupu w ilościach planowanych, ani też nie stanowi podstawy dochodzenia wynagrodzenia lub roszczeń odszkodowawczych przez Wykonawcę. Dokonanie zakupu mniejszej ilości usług nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy jakiegokolwiek wynagrodzenia za niezrealizowany zakres zamówienia.

2) zamawiający gwarantuje zakup 80% wartości przedmiotu zamówienia. Niewykupienie przez Zamawiającego pozostałych 20% wartości przedmiotu zamówienia, nie może stanowić podstawy do roszczeń odszkodowawczych ze strony Wykonawcy z tytułu niezrealizowania warunków zamówienia. Zamawiający zastrzega jednak możliwość zmniejszenia wymiaru gwarantowanej wielkości zamówienia w przypadku pojawienia się okoliczności niezależnych od zamawiającego.

1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: Cena oferty brutto: 100

2. Zamawiający wybierze ofertę, która otrzyma najwyższą liczbę punktów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, a w szczególności przedstawi polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej deliktowej i kontraktowej z tytułu prowadzonej działalności z zakresem ubezpieczenia zgodnym z przedmiotem zamówienia na okres obowiązywania umowy, na sumę gwarancyjną co najmniej 40 000,00 PLN brutto, na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia. W przypadku gdy wykonawca powołuje się przy realizacji zamówienia na zasoby innego podmiotu musi wykazać, że ten podmiot posiada aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem niniejszego zamówienia o wartości co najmniej 40 000,00 PLN brutto.

4) zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie: A. DOŚWIADCZENIA WYKONAWCY. Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonuje) należycie co najmniej cztery zamówienia, z których każde realizowane było w ramach odrębnych umów i dotyczyło organizacji seminarium/ spotkania/ /konferencji/ szkolenia/spotkania biznesowego, oraz obejmowało swoim zakresem wynajmem sali konferencyjnej, zapewnienie noclegu i wyżywienia dla min. 40 osób. B. ZDOLNOŚCI TECHNICZNEJ Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał, że dysponuje lub będzie dysponował obiektem hotelarskim zlokalizowanym na terenie miejscowości Płock (województwo mazowieckie), posiadającym kategorię obiektu min. 3-gwiazdkowego (***), wpisanego do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich, prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1944, z późn. zm.). Obiekt hotelarski będzie posiadał min.: B1. 38 pokoi hotelowych, w tym:

• 26 pokoi jednoosobowych,

• 12 pokoi dwuosobowych z oddzielnymi łóżkami (typu Twin) spełniających wymagania dotyczące standardu i wyposażenia określone w OPZ, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. B2. co najmniej 20 bezpłatnych miejsc parkingowych przeznaczonych dla samochodów osobowych uczestników wydarzenia, zlokalizowanych na terenie obiektu hotelarskiego, w którym realizowana będzie usługa zakwaterowania i wyżywienia. B3. Salę konferencyjną o wysokim standardzie, przystosowaną do komfortowego przyjęcia minimum 50 osób, wyposażoną w niezbędny sprzęt konferencyjny i audiowizualny, spełniającą wymagania dotyczące standardu i wyposażenia określone w OPZ, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

2. Sposób wykazania warunków udziału w postępowaniu wskazano w rozdziale 10 SWZ.

1) w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej, zamawiający wymaga złożenia:

dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

2) w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający wymaga złożenia:

A. na potwierdzenie DOŚWIADCZENIA WYKONAWCY:

wykazu usług (zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem liczby uczestników wydarzenia, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

B. na potwierdzenie ZDOLNOŚCI TECHNICZNEJ

Wykazu potencjału technicznego (zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ).

Pełną treść wskazano w rozdziale 10 SWZ ust. 7 (Wykaz podmiotowych środków dowodowych składanych na wezwanie zamawiającego, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu)

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Oświadczenia, o których mowa w rozdziale 10 ust. 1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

3. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, 4 powyżej (art. 117 ust. 2 i 3 ustawy Pzp), Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Projekt Umowy stanowi Załącznik Nr 3 do SWZ.

2. Zamawiający przewiduje możliwości wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 454-455 ustawy Pzp oraz postanowień Projektu Umowy.

3. Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia został zawarty w projekcie umowy (załącznik nr 3 SWZ) w szczególności w § 10.