Dostawa, wdrożenie i uruchomienie centrali telefonicznej wraz z licencjami, wsparciem technicznym oraz niezbędnym wyposażeniem dla Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu

1) Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (dalej: „KRI”), minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t. j. Dz. U. 2024 r., poz. 773) zwanego dalej „Rozporządzeniem KRI”.

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: . pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

3) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip;.7 Z.

4) Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w Rozporządzeniu KRI znajdują się m.in: .rar .gif .bmp .numbers .pages.

Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5) Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o kwalifikowanym podpisie elektronicznym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. 3 ust. 12 Rozporządzenie parlamentu europejskiego i rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.

6) Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf, połączenie w jeden dokument i opatrzenie podpisem kwalifikowanym PAdES.

7) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

8) Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1.

9) Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

10) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

11) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

12) Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp, przyjmuje się datę ich przesłania (złożenia) na platformie przetargowej.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, konfiguracja, uruchomienie i wdrożenie do eksploatacji nowego, wielolokalizacyjnego systemu telefonii stacjonarnej dla Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu wraz z centralami telefonicznymi, bramami interfejsów TDM, licencjami, systemem IP-DECT, aparatami IP, oprogramowaniem operatorskim i administracyjnym, systemem nagrywania, bilingiem, IVR i Call Center. System ma zapewnić ciągłość świadczenia usług telefonicznych podczas migracji z obecnego środowiska Panasonic, w tym czasową współpracę obu platform oraz możliwość wykonywania połączeń pomiędzy abonentami starego i nowego systemu

2. Szczegółowy zakres realizacji przedmiotu zamówienia określają:

1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, załącznik nr 1 do SWZ,

2) Wzór umowy - załącznik nr 3.

1. Zamawiający wymaga wniesienia przez Wykonawców uczestniczących w postępowaniu wadium w wysokości: 5.000 zł (pięć tysięcy złotych)

2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1) w pieniądzu: płatne przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu w NBP O/Okręgowy Opole nr rachunku bankowego: 55 1010 1401 0023 1013 9120 0000 z dopiskiem: „Wadium w sprawie BOU.V.272.36.2026 Za dzień wniesienia wadium w pieniądzu uważa się datę wpływu środków finansowych (wadium) na rachunek Zamawiającego, a nie datę obciążenia rachunku Wykonawcy (wpłaty). Wadium wnoszone w pieniądzu uważa się za wniesione w terminie, jeżeli zostanie uznany rachunek Zamawiającego przed terminem składania ofert.

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 23.2 pkt 2-4, Wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej wraz z ofertą.

4. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust.1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt w Rozdz. XI ust. 2 składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału, o ile zostały postawione.

3. Żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust.1 Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 4, 5 i 7 Pzp i na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

4. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich partnerów. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania.

5. Wszyscy partnerzy będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami.

6. Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez partnera kierującego lub od wszystkich partnerów łącznie lub każdego z osobna, albo też w inny sposób ustalony w umowie konsorcjum.

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w sytuacjach, o których mowa w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych.

3. Strony dopuszczają możliwość wprowadzenia zmian do treści umowy pod następującymi warunkami:

1) Strony zgodnie zaakceptują zmianę Umowy,

2) konieczność dokonania zmiany uzasadniona będzie co najmniej jedną z okoliczności wskazanych w ust. 4,

3) Strona występująca o zmianę postanowień niniejszej umowy udokumentuje zaistnienie okoliczności, o których mowa w ust. 4.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian do treści umowy w szczególności w następujących sytuacjach:

1) niezbędna jest zmiana sposobu wykonania umowy, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego lub jest konieczna w celu prawidłowego wykonania umowy;

2) jeżeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia i w tym zakresie zmiana zostanie wprowadzona;

3) jeżeli wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;

4) z przyczyn losowych, w przypadku wystąpienia działania siły wyższej, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonywania zamówienia. Pod pojęciem „siły wyższej” należy zrozumieć zdarzenie zewnętrzne o charakterze niezależnym od stron, którego strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem umowy i którego nie można uniknąć, ani którego strony nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, występujące po podpisaniu umowy i powodujące niemożność wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu; w takim przypadku przesunięcie terminu realizacji zamówienia wynieść powinno dokładnie tyle dni ile trwa opóźnienie spowodowane tymi okolicznościami;

5) w przypadku konieczności zmiany sposobu wykonania Umowy z uzasadnionych przyczyn technicznych lub funkcjonalnych, w zakresie sposobu jej realizowania, w tym np. zmiana miejsca dostawy,

6) gdy możliwa jest korzystna dla Zamawiającego zmiana terminu płatności za realizację przedmiotu zamówienia, zmiana terminu płatności, nie więcej jednak niż o 30 dni,

7) zmiany Umowy dotyczą poprawienia błędów i oczywistych omyłek słownych, literowych i liczbowych, zmiany układu graficznego Umowy, numeracji jednostek redakcyjnych, śródtytułów, lub uzupełnień treści niepowodujących zmiany celu i istoty Umowy.

5. Zamawiający, za zgodą Wykonawcy przewiduje możliwość dokonywania w treści umowy zmian i uzupełnień, nieistotnych w stosunku do treści oferty złożonej w postępowaniu, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.

6. Przewidziane powyżej okoliczności stanowiące podstawę zmian do umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego nie zaś jego obowiązek wprowadzenia takich zmian.

7. Wszelkie zmiany muszą być dokonywane z uwzględnieniem przepisu art. 458 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiącego, że zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych. W takim przypadku stosuje się postanowienia umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą.

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025, poz. 514),:

1) Zamawiający wykluczy z postępowania:

a) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3; ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r;

b) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r.

o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3; ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r;

c) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.

2) Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy wykluczonego na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, poz.835)

3) osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na tej podstawie, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub dopuszczenie do udziału w konkursie lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie, podlegają karze pieniężnej.

4) Weryfikacja braku zaistnienia tej podstawy wykluczenia w stosunku do konkretnego podmiotu, Zamawiający dokona za pomocą wszelkich dostępnych środków poprzez ogólnodostępne rejestry.