Kompleksowa organizacja III Kongresu Umiedzynarodowienia na UAM w Poznaniu

Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się w języku polskim za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem https://nawa.ezamawiajacy.pl.

Zamawiający nie przewiduje komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Dokumentacja niniejszego postępowania została opublikowana na Platformie. Szczegółowe informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz sposobie przekazywania oświadczeń i dokumentów zwarte są w SWZ Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 poz. 2452) określa niezbędne wymagania sprzętowo

- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, w tym informację nt. specyfikacji połączenia, tj.:

a) Stały dostęp do sieci

Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

b) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji:

pamięć min 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2,najlepiej w najnowszej wersji; d)

Włączona obsługa JavaScript;e) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. Zamawiający zgodnie z § 11 ust. 2 ww. Rozporządzenia dopuszcza formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 75 MB w formatach:.pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt, .rtf, .xps, .odt, .ods, .odp, .ppt, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff,.png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7z,.html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt. Szczegółowe informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz sposobie przekazywania oświadczeń i dokumentów zwarte są w SWZ. Ilekroć w SWZ, a także w załącznikach do SWZ występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania zdokumentem w postaci papierowej, należy przez to rozumieć że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania wykonawcy/podmiotu, na zasobach lub sytuacji którego wykonawca polega zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub innym dokumencie potwierdzającym umocowanie do reprezentowanie lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy/podmiotu, na zasobach lub sytuacji którego wykonawca polega na podstawie pełnomocnictwa. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

1. Cena – 50 %,

2. Koncepcja aranżacji przestrzeni dla konferencji –( kryterium jakościowe) – 40 %,

3. Rozwiązania proekologiczne – 6%,

4. Kryterium społeczne –udziału w realizacji zamówienia 1 osoby niepełnosprawnej – 4%. Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach kryteriów, przyjmując zasadę, że 1% =1 punkt.

warunek zdolności technicznej lub zawodowej: 4.2.4.1 w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonał 3 usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń w formule stacjonarnej typu:

a) konferencja/kongres/spotkanie biznesowe, gala,

b) o wartości każdej minimum 150000 złotych brutto(w przypadku, gdy wartość umowy została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu podpisania umowy na realizację usługi).

c) w tym co najmniej wydarzeniu uczestniczyło nie mniej niż 150 osób, 4.2.4.2 dysponuje lub będzie dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia, tj. co najmniej: 4.2.4.2.1 koordynator – osoba, która w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert nadzorowała realizację co najmniej 5 usług, uwzględniających realizację konferencji stacjonarnych jak również materiałów wideo oraz kierowała zespołem nie mniejszym niż 4 osoby (w każdej usłudze oddzielnie).

W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: 1.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Oświadczenie wykonawca składa zgodnie ze wzorem stanowiącym

Załącznik Nr 5 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. 1.2

Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z ww. oświadczeniem także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu. Oświadczenie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ.

2. Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu, aktualnych na dzień złożenia: oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów

(Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowe; Wzór oświadczenia stanowi

Załącznik nr 6 do SWZ;

3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415).

5.1 W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 4, oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

5.1.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenia w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 4 i 5 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniach będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Oświadczenia te wykonawca składa zgodnie ze wzorami stanowiącymi Załącznik Nr 4 i 5 do SWZ;

5.1.2 w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenia, o którym mowa w pkt 5.1.1 składa oddzielnie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji;

5.1.3 Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 5.1.1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby, zgodnie ze wzorami stanowiącymi Załącznik Nr 7 i 8 do SWZ;

5.1.3.1 oświadczenie stanowiące zobowiązanie podmiotu trzeciego,– jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego musi być podpisane przez ww. podmiot lub jego pełnomocnika. 1.2 Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z ww.

oświadczeniem także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.

Oświadczenie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. 1.3 zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w SWZ – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego. Zobowiązanie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:

1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ.

2. wykazu osób, którymi Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował, zdolnymi do wykonania zamówienia, to jest zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 12 do SWZ.

Wykonawca winien przedłożyć wraz z ofertą przedmiotowy środek dowodowy w postaci : „Koncepcji aranżacji przestrzeni dla Konferencji” „Koncepcja aranżacji przestrzeni dla Konferencji”, opracowana w oparciu projekt IDENTYFIKACJI GRAFICZNEJ stanowi Załącznik nr 2 do OPZ wraz z ewentualną informacją o rozwiązaniach proekologicznych. Koncepcja musi zawierać:

• koncepcje aranżacji przestrzeni dla organizacji konferencji (w szczególności auli ze sceną i mównicą, Sali seminaryjnej, Recepcji wydarzenia z podświetloną ladą oraz ścianki roślinnej w hallu),

• rozmieszczenie oraz czytelność logotypów organizatorów i funduszy unijnych (NAWA, FERS, UE) – Logotypy powinny być umieszczone w takim miejscu, aby były widoczne z każdego miejsca sali głównej,

• funkcjonalne zastosowanie technik multimedialnych, tj. oświetlenie, rozmieszczenie ekranu, wielkość ekranu, zabudowa sceny, wykorzystane technologie, w tym technologia prezentacji multimedialnej, które zostaną przestawione podczas Konferencji, itp.), będzie nawiązywała do charakteru wydarzenia,

• uwzględniać zawarte w OPZ wymogi związane z aranżacją przestrzeni konferencyjnej. UWAGA wskazane powyżej przedmiotowe środki przedmiotowe dowodowe nie podlegają uzupełnieniu, muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Brak podpisanego pliku będzie podstawą do odrzucenia oferty Wykonawcy.

pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik - forma pełnomocnictwa patrz SWZ,

b) pisemne uzasadnienie odnośnie charakteru zastrzeżonych w ofercie informacji - tajemnica przedsiębiorstwa,

c) oświadczenia składanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wg wzoru Załącznik nr 9 do SWZ

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym należy dołączyć do oferty podlegającej negocjacji. Pełnomocnictwo powinno potwierdzać prawidłowość umocowania na dzień złożenia oferty podlegającej negocjacji. W przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, wykonawca przekazuje cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej pełnomocnictwa dokonuje notariusz lub mocodawca.

2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3. W przypadku, o którym mowa w pkt 19.2 SWZ, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają Ogłoszenie nr 2025/BZP 00147591/01 z dnia 2025-03-14 2025-03-14 Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

5. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.

2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 p.z.p. oraz wskazanym w Projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.

4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. Zakres i warunki zmian umowy patrz Załącznik nr 2 do SWZ.