Świadczenie usługi hotelowej podczas ENHANCE Summit – December 2025

Określono w rozdziale 8 SWZ.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu Platformy zakupowej platformazakupowa.pl, zwanej dalej

„Platformą”, która dostępna jest pod adresem: https://platformazakupowa.pl

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem wskazanym w rozdziale 1 pkt 5 SWZ.

3. poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: mariola.plochocka@pw.edu.pl

Określono w rozdziale 8 SWZ.

Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w „Instrukcje dla Wykonawców”.

1.7. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do złożenia oferty wynosi 150

MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

1.8. W przypadku większych plików zalecamy skorzystać z instrukcji pakowania plików dostępnej w zakładce „Instrukcje dla

Wykonawców”, dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda.

1.9. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

1.10. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem

1.11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

1.12. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

3. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie hotelarskich usług noclegowych na terenie Warszawy podczas spotkania ENHANCE Summit – December 2025 dla maksymalnie 60 osób.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do SWZ.

5. Pozostałe warunki zamówienia określa projekt Umowy, stanowiący załącznik 3 do SWZ

Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji zgodnie z art. 441 PZP, które jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Umowy.

1) Określenie rodzaju i maksymalnej wartość opcji – Opcja ilościowa (zmniejszająca): polegająca na zmniejszeniu liczby rezerwacji o 10% bez konieczności ponoszenia kosztów anulowania. Zamawiający deklaruje, że minimalna ilość jaka zostanie zrealizowana wynosić będzie 90% rezerwacji, czyli 54 rezerwacje;

2) Pozostałe warunki realizacji w zakresie prawa opcji ilościowej określa projekt Umowy (PPU), stanowiący załącznik 3 do SWZ.

Określono w rozdziale 6 SWZ. Warunki udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 5 SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż świadczy usługi hotelarskie zgodnie z ustawą o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. w obiekcie hotelarskim znajdującym się w m.st. Warszawa i zaszeregowanym do rodzaju „HOTEL” kategorii **** (4 gwiazdki) spełniającym wymagania co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych dla hoteli, a określonych w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie 2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie; 2.4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

Określono w rozdziale 7 SWZ. Wykaz dokumentów i oświadczeń (w tym podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych) składnych przez wykonawcę.

3. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, na wezwanie Zamawiającego zobowiązany jest złożyć w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni aktualne na dzień złożenia następujące podmiotowe środki dowodowe:

3.1. Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 2 do formularza oferty;

3.2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. W przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów, o których mowa w pkt 3.2, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów

Określono w rozdziale 7 SWZ. Wykaz dokumentów i oświadczeń (w tym podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych) składnych przez wykonawcę.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych/- przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 274 ust.1 ustawy Pzp, aktualnych na dzień ich złożenia:

7.1. decyzji marszałka województwa o zaszeregowaniu do rodzaju i nadaniu kategorii obiektowi hotelarskiemu w sytuacji kiedy danych rejestrowych o zaszeregowaniu i nadaniu kategorii obiektowi nie można ustalić na podstawie publicznego rejestru: Centralny Wykaz Obiektów Hotelarskich – CWOH wchodzącego w skład Serwisu Informacyjnego Turystyki, prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, dostępnego pod adresem: https://turystyka.gov.pl/cwoh/index., na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w rozdziale 6 pkt. 2.2. SWZ.

Określono w rozdziale w rozdz. 9 SWZ. 33. Oferta elektroniczna, na którą składają się:

1) Formularz oferty, stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1a do Formularza oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców;

3) (jeżeli dotyczy) - Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

4) (jeżeli dotyczy) - Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

5) (jeżeli dotyczy) - Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza oferty;

6) (jeżeli dotyczy) – Oświadczanie podmiotu udostępniającego zasoby o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1c do Formularza oferty;

7) (jeżeli dotyczy) – Oświadczanie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1d do Formularza oferty.

Określono w rozdziale 7 SWZ. 11. Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

11.1. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa aktualne na dzień składania ofert - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia na załączniku nr 1a do Formularza oferty. Dokumenty te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania w zakresie, w którym Wykonawca zobowiązany jest wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

11.2. Oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumenty i oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 7 pkt 3.1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty i oświadczenia, potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, składa odpowiednio Wykonawca / Wykonawcy wykazujący spełnienie warunku na zasadach określonych w Rozdziale 6 SWZ.

11.3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna). W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

11.4. Wykonawcy, wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

11.5. Oferta konsorcjum musi zawierać informacje o wszystkich firmach wchodzących w skład konsorcjum.

11.6. Zamawiający będzie żądał, przed zawarciem umowy, kopii umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólnicy spółki cywilnej wraz z ofertą złożą stosowne pełnomocnictwa oraz w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej kopię umowy spółki cywilnej.

Określono w załączniku nr 3 do SWZ. Projektowane postanowienia umowy (PPU). § 11 ZMIANA UMOWY 1. Zmiana treści umowy może nastąpić wyłącznie w granicach unormowania art. 455 ustawy Pzp i pod rygorem nieważności wymaga formy pisemnego aneksu skutecznego po podpisaniu przez obie Strony. Wykonawca na piśmie przedstawi okoliczności będące przyczyną proponowanych zmian. 2. Zmiana umowy, o której mowa wyżej, może nastąpić wyłącznie w przypadkach:

1) ewentualnej zmiany podwykonawców, z zastrzeżeniem posiadania przez tych podwykonawców co najmniej takich samych właściwości, kwalifikacji (dotyczy przypadku w którym Wykonawca posługuje się potencjałem podwykonawców);

2) zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę, na realizację z udziałem podwykonawców, z zastrzeżeniem, iż podwykonawcy będą posiadać właściwości niezbędne, do realizacji danej części zamówienia oraz właściwości, w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, a dotyczącym braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz spełniania warunków;

3) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy;

4) w zakresie przedmiotu umowy, w tym sposobu jego wykonania oraz terminów przewidzianych na realizację zobowiązań umownych – w przypadku wystąpienia zmian w obowiązujących przepisach prawa mających wpływ na przedmiot i warunki realizacji umowy oraz zmian w sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy lub Zamawiającego skutkujących niemożnością lub znacznym utrudnieniem w realizacji przedmiotu umowy, w tym także zmiany terminu warsztatów;

5) zmiany terminu realizacji umowy ze względu na wystąpienie „siły wyższej/zmiany terminu realizacji przedmiotu niniejszej umowy spowodowanej niezawinionym i niemożliwym do uniknięcia przez Wykonawcę opóźnieniem/przesunięciem, wynikającym z klęski żywiołowej – termin realizacji umowy zostanie wydłużony o czas trwania siły wyższej (...)