Świadczenie usług w zakresie wykonywania prac porządkowo-czystościowych w obiektach i na terenie posesji Sądu Okręgowego w Białymstoku

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl (zwanej dalej Platformą).

2. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-eab5c392-0c82-48b8-84e3-c6b2b44b2816

Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

4. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie: ocds-148610-eab5c392-0c82-48b8-84e3-c6b2b44b2816

5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/ oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

6. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania.

7. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

8. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji (...), sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 773), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania

9. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji (...), przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

11. Komunikacja w postępowaniu (z wyłączeniem składania ofert), odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

12. W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji (...), opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (elektronicznym), mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

13. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie oraz zalogowania się na Platformie. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie.

godnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Sądu Okręgowego w Białymstoku z siedzibą przy ul. Skłodowskiej – Curie 1, 15-950 Białystok;

2) inspektorem ochrony danych osobowych w Sądzie Okręgowym w Białymstoku jest Pan Kamil Pracki, kontakt: adres e-mail iod@bialystok.so.gov.pl, telefon 85 74 59 255;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego numer G.261.1.2026 prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi sprzątania posesji Sądu Okręgowego, czyszczenia ciągów komunikacyjnych oraz sal rozpraw i mycia okien w budynku Sądu przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 1 oraz sprzątania i mycia okien w pomieszczeniach OZSS w Białymstoku, ul. Bema 11, zgodnie z harmonogramem i wykazem czynności stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia), przy czym:

1) w obiekcie przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 1 – ogólna powierzchnia pomieszczeń podlegająca usłudze wynosi około 4070 m2, w budynku zatrudnionych jest około 230 osób,

2) w pomieszczeniach przy ul. Gen. J. Bema 11 – ogólna powierzchnia pomieszczeń podlegająca usłudze wynosi około 202 m2, w budynku zatrudnionych jest około 10 osób,

3) na terenie posesji przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 1 wraz z utrzymaniem terenów zielonych i odśnieżaniem – ogólna powierzchnia terenu podlegająca usłudze wynosi około 5 700 m2.

90911200-8 - Usługi sprzątania budynków

90919200-4 - Usługi sprzątania biur

90919100-3 - Usługi czyszczenia urządzeń biurowych

90911300-9 - Usługi czyszczenia okien

90611000-3 - Usługi sprzątania ulic

90610000-6 - Usługi sprzątania i zamiatania ulic

90620000-9 - Usługi odśnieżania

3. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia Wykonawcy jako dotychczasowemu wykonawcy zamówienia na podobne usługi zgodnie z art. art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. W szczególności Zamawiający przewiduje:

1) możliwość udzielenia zamówienia na usługi sprzątania pomieszczeń oraz posesji przez dodatkowy okres nie dłuższy niż dwa miesiące.

2) możliwość udzielenia zamówienia na usługi sprzątania budynku (skrzydła) C Sądu Okręgowego w Białymstoku, przy ul. M. Skłodowskiej – Curie 1: pomieszczenia biurowe o łącznej powierzchni ok. 300 m2 (z wyłączeniem pomieszczeń kancelarii tajnej oraz pomieszczeń gabinetów Dyrektora i Prezesa oraz Wiceprezesa Sądu, a także sekretariatów Dyrektora i Prezesa) – w przypadku zmniejszenia ilości etatów własnych pracowników obsługi.

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:

1) Cena z wagą 100%.

2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta która otrzyma sumarycznie największą ilość punktów obliczonych w następujący sposób:

1) Najwyższą liczbę punktów (100 pkt) w kryterium „Cena” otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna oferta odpowiednio mniejszą liczbę punktów (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) obliczoną według następującego wzoru: [Liczba punktów badanej oferty] = [Najniższa zaoferowana w ofertach cena brutto] / [Cena brutto badanej oferty] x 100 x 100%

Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, Zamawiający wezwie do złożenia w terminie 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych tj.:

1) W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia:

- oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniach, o których mowa w pkt. XXI.1, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych w pkt. XX SWZ (zgodne z treścią załącznika nr 9 do SWZ). W przypadku gdy wykonawca w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu polega na zasobach innych podmiotów, oświadczenie składa również każdy z podmiotów udostępniających te zasoby.

Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, Zamawiający wezwie do złożenia w terminie 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych tj.:

2) w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. XIX.1.4)a) SWZ tj. posiadania doświadczenia:

- wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, na formularzu zgodnym z treścią załącznika nr 6 do SWZ.

Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy interaktywnego „Formularza ofertowego” udostępnionego przez Zamawiającego na stronie internetowej prowadzonego postępowania w zakładce „Informacje podstawowe”, w części „Ogłoszenia i dokumenty postępowania utworzone w systemie”. Wypełniony formularz stanowi ofertę. Do oferty należy dołączyć:

1) dokumenty z których wynika, iż osoba podpisująca ofertę jest upoważniona do działania w imieniu wykonawcy (odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik). Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w taki sam sposób, jak składana jest oferta, przy czym elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego,

2) pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy),

3) Oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. w przypadkach o których mowa w art. 117 ust 2 i 3 ustawy Pzp (zgodne z treścią załącznika nr 5 do SWZ) - jeżeli dotyczy,

4) Zobowiązanie do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia, zgodne z treścią załącznika nr 7 do SWZ (jeżeli dotyczy).

1. Zamawiający wymaga zabezpieczenia oferty wadium w wysokości 4 000 zł (słownie cztery tysiące 00/100 zł).

2. Wadium należy wnieść w formie dopuszczonej ustawą Pzp przed upływem terminu składania ofert. Wadium w formie innej niż w pieniądzu należy załączyć do oferty w sposób nie wpływający na możliwość dokonania weryfikacji złożonych podpisów.

3. W treści gwarancji lub poręczenia powinna znaleźć się nazwa oraz numer niniejszego postępowania oraz nazwa zamawiającego.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga aby gwarancja lub poręczenie obejmowało swą treścią wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz by z treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia .

5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na depozytowy rachunek bankowy Zamawiającego: 43 1130 1017 0021 1001 6990 0004 z dopiskiem „Wadium w procedurze Nr G.261.1.2026”.

6. Ze względu na ryzyko związane z czasem trwania okresu rozliczeń międzybankowych, Zamawiający zaleca dokonanie przelewu ze stosownym wyprzedzeniem. Wadium uznaje się za wpłacone w chwili uznania kwotą wadium rachunku bankowego Zamawiającego.

7. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia, wymagane jest przekazanie oryginału gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. poprzez dołączenie go do oferty.

1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia, o których mowa w pkt XXI.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

2. Zamawiający wymaga, aby przynajmniej jeden Wykonawca z wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia samodzielnie spełniał warunek posiadania doświadczenia wymieniony w pkt XIX.1.4)a) tiret pierwsze SWZ (sprzątania w budynku użyteczności publicznej lub w budynku zamieszkania zbiorowego).

3. Zamawiający wymaga, aby przynajmniej jeden wykonawca z wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia samodzielnie spełniał warunek posiadania doświadczenia wymieniony w pkt XIX.1.4)a) tiret drugie SWZ (sprzątania posesji).

4. Z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 dozwolone jest sumowanie doświadczenia w celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, posiadanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

5. W przypadkach określonych w art. 117 ust. 2, 3 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie dołączają do oferty oświadczenie (zgodne z treścią załącznika nr 5 do SWZ), z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

7. Dodatkowe wymagania odnośnie Wykonawców wspólnie składających ofertę określone zostały również w pkt od XVI.24 do XVI.28 SWZ.

1. Strony dopuszczają zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, w przypadku wystąpienie obiektywnej konieczności wprowadzenia takiej zmiany. Zmiana umowy dopuszczalna będzie w granicach wyznaczonych przepisami ustawy Pzp, w tym art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w szczególności w niżej wymienionym zakresie:

1) zaistnienia omyłki pisarskiej, rachunkowej lub innej oczywistej omyłki poprzez poprawienie takich omyłek;

2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia lub świadczenia Stron;

3) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w postanowieniach umowy, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie postanowień umowy w celu jednoznacznej ich interpretacji przez Strony;

4) zmian wynikających z przekształcenia podmiotowego po stronie Wykonawcy.

2. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość zmiany, z zastrzeżeniem art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku:

1) zmiany w obowiązujących przepisach prawa mających wpływ na przedmiot zamówienia i warunki umowy oraz zmiany sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkującej brakiem możliwości wykonywania przedmiotu zamówienia;

2) powstania nadzwyczajnych okoliczności nie będących „siłą wyższą”, grożących rażącą stratą, których Strony nie przewidziały przy zawarciu umowy.

3. Dopuszczalne są zmiany umowy w zakresie zmiany godzin rozpoczęcia i zakończenia świadczenia usług – w związku ze zmianą godzin urzędowania Sądu Okręgowego w Białymstoku (bez zmiany wymiaru etatu poszczególnych pracowników i zakresu wykonywanych prac).

4. Zmiany mogą być dokonane na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy i za zgodą obu Stron, w formie aneksu, wprowadzone do umowy. W przypadku ograniczenia zamówienia objętego przedmiotową umową przez Zamawiającego, Zamawiający gwarantuje, że wartość przedmiotu zamówienia, poniżej której Zamawiający nie będzie mógł dokonywać zmiany wynosi 80% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1. Ze względu na ograniczoną wielkość pola dalsze informacje o zmianach umowy (w tym postanowienia dotyczące waloryzacji) określone zostały w załączniku nr 2 do swz (projekcie umowy)

1. Zamawiający wykluczy z postępowania również wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514 z późn. zm.).

2. Termin wykonania zamówienia: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy, nie wcześniej jednak niż od dnia 1 kwietnia 2026 r.