Świadczenie usługi cateringowej wraz z obsługą kelnerską wydarzenia pn. Spotkanie Wielkanocne dla gości Hotelu Książ

W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem:

https://gminawalbrzych.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postepowaniem.

Zamawiający wyznacza Panią Agnieszkę Haslette do kontaktowania się z Wykonawcami. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: haslette@ksiaz.walbrzych.pl (nie dotyczy składania ofert).

1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usługi cateringowej wraz z obsługą kelnerską wydarzenia pn. Spotkanie Wielkanocne dla gości Hotelu Książ.

2. Przedmiot zamówienia realizowany będzie na terenie kompleksu zamkowo-parkowego Książ w Wałbrzychu przy ulicy Piastów Śląskich 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) znajduje się w Załączniku nr 9 do SWZ. Przewidywana liczba osób uczestniczących w wydarzeniu: 50, w tym 40 osób dorosłych, 5 dzieci w wieku 4 – 12 lat oraz 5 dzieci poniżej 4 roku życia.

3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował lokalem gastronomicznym lub innym zapleczem gastronomicznym przeznaczonym do przygotowywania i wydawania posiłków dla gości Hotelu Książ, zlokalizowanym w odległości nie większej niż 500 m od budynku nr 3 (budynek główny – recepcja hotelu), przy ul. Piastów Śląskich 1 w Wałbrzychu. Uzasadnienie wymogu: Wymóg dotyczący lokalizacji zaplecza gastronomicznego wynika z konieczności zapewnienia świeżości posiłków, właściwej temperatury ich podania, sprawnej organizacji obsługi oraz ograniczeń technicznych i logistycznych Zamawiającego związanych z brakiem własnego zaplecza kuchennego umożliwiającego pełną realizację usługi. Odległość, o której mowa powyżej, ustalana będzie na podstawie ogólnodostępnego serwisu internetowego Google Maps, jako najkrótsza trasa dojścia pieszego, według stanu na dzień składania ofert.

4. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia w ramach prawa opcji w zakresie zwiększenia o 20% liczby osób dorosłych obsługiwanych w ramach zamówienia. Szczegółowe zasady oraz tryb udzielania zamówienia w ramach prawa opcji zostały określone w projektowanych postanowieniach umownych stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Zamówienia na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 50.000 zł (pięćdziesiąt tysięcy złotych.). Zamawiający uzna, że warunek został spełniony, jeżeli Wykonawca przedłoży dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej.

4) Zdolności technicznej lub zawodowej:

a) Wykonawca wykaże, że w ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał min. 4 usługi cateringowe polegające na dostarczeniu wyżywienia i obsłudze uroczystego wydarzenia (np. Boże Narodzenie, Wielkanoc) na co najmniej 50 osób (dla każdej usługi). Zamawiający nie uzna za spełnienie warunku wykazania się doświadczeniem w zakresie obsługi takich jednostek jak szpitale, szkoły, przedszkola, żłobki, bufety i inne, gdzie posiłki są organizowane jako wyżywienie całodzienne, stałe, ciągłe i powtarzające się. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek może być spełniony łącznie przez wszystkich Wykonawców lub przez co najmniej jednego z Wykonawców. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza, by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności.

b) Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia na wezwanie Zamawiającego dokumentacji fotograficznej co najmniej dwóch realizacji usługi gastronomicznej zorganizowanej w okresie ostatnich trzech lat. Dokumentacja fotograficzna powinna obejmować fotografie obrazujące:

• aranżację stołów i sali,

• sposób serwowania potraw,

• przykładowe potrawy podawane podczas usługi gastronomicznej. Przedstawiona dokumentacja fotograficzna musi dotyczyć realizacji wykonanych samodzielnie przez Wykonawcę i stanowić jego własne realizacje. Niedopuszczalne jest składanie materiałów poglądowych, katalogowych lub pochodzących od podmiotów trzecich; wraz z dokumentacją zdjęciową Wykonawca składa oświadczenie na wzorze stanowiącym Załącznik nr 10 do SWZ.

c) Wykonawca wykaże, iż dysponuje osobami, posiadającymi przygotowanie zawodowe do wykonywania pracy na stanowisku: i. manager sali/restauracji – osoba posiadająca co najmniej 3 letnie doświadczenie w zarządzaniu usługami gastronomicznymi, w tym personelem, koordynacja wydawania posiłków, ii. szef kuchni - osoba posiadająca co najmniej 5 letnie doświadczenie w wykonywaniu zawodu kucharza oraz co najmniej 2 letnie doświadczenie na stanowisku szefa kuchni; iii. kucharz – osoba posiadająca co najmniej 3 letnie doświadczenie w wykonywaniu zawodu kucharza; iv. pomoc kuchenna – osoba posiadająca co najmniej 2 letnie doświadczenie w wykonywaniu pracy na stanowisku pomoc kuchenna; v. kelner/kelnerka – łącznie 5 osób - w tym każda posiadająca co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w wykonywaniu zawodu kelnera i posługująca się językiem angielskim na poziomie komunikatywnym. Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez jedną osobę kilku stanowisk. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek może być spełniony łącznie przez wszystkich Wykonawców lub przez co najmniej jednego z Wykonawców. Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez jedną osobę kilku stanowisk. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek może być spełniony łącznie przez wszystkich Wykonawców lub przez co najmniej jednego z Wykonawców.

1. Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy p.z.p. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych w postaci próbek następujących dań : (Załącznik nr 9 do SWZ) do oceny Komisji Degustacyjnej, tj.: żurek z jajkiem, biała kiełbasa na ciepło, dwa rodzaje sałatek świątecznych oraz jeden rodzaj faszerowanych jajek. Celem złożenia przedmiotowych środków dowodowych jest udowodnienie, że oferowany produkt (potrawa) spełnia określone przez Zamawiającego kryteria jakości i smaku, tzn. jest przygotowana przy użyciu tradycyjnych polskich składników zgodnie z przepisami potraw świątecznych.

2. Ze względu na fakt, że ocena próbek stanowi kryterium oceny ofert, Zamawiający nie przewiduje możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych po terminie składania ofert (art. 107 ust. 3 ustawy p.z.p.). Oferty bez przedmiotowych środków dowodowych zostaną odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. c) ustawy p.z.p.

3. Przedmiotowe środki dowodowe należy złożyć w DZIALE ADMINISTRACJI Zamku Książ w Wałbrzychu Sp. z o.o., ul. Piastów Śląskich 1, 58-306 Wałbrzych (tel.: +48 74 / 66-43-851), godziny pracy: 7.00 – 15.00 od poniedziałku do piątku. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę, że oceniana jest świeżość próbek przez Zespół Degustacyjny. Zamawiający potwierdzi przyjęcie próbek degustacyjnych poprzez podpisanie protokołu odbioru próbek. Protokół zawierać będzie co najmniej datę i godzinę dostarczenia próbek, dane Wykonawcy, ilość dostarczonych produktów oraz podpis osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 700,00 zł (siedemset złotych 00/100).

2. Wadium może być wniesione w jednej z następujących form:

1) w pieniądzu na rachunek bankowy Zamawiającego numer: m Bank S. A. Oddział Wałbrzych 85 1140 2091 0000 2199 5000 1001 z dopiskiem: „Wadium: ZP/11/01/2026”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.

2) gwarancji bankowej – bezwarunkowej, nieodwołalnej i płatnej na pierwsze żądanie,

3) gwarancji ubezpieczeniowej,

4) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2024 r. poz. 419).

3. Termin wniesienia wadium: wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 p.z.p.

4. Wadium winno zabezpieczać ofertę przez cały okres związania nią Wykonawcy.

5. Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty.

6. Wadium wnoszone w formie: gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie p.z.p.

2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;

4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);

5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;

6) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest Zamawiający;

7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 p.z.p.), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum);

7. Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty.

8. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 p.z.p. zostanie odrzucona.

9. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 p.z.p.

10. W przypadku przedłużenia terminu związania ofertą, przedłużenie następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy mogą być dokonywane, pod rygorem nieważności, jedynie w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie stronny.

2. Dopuszcza się zmiany Umowy, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, o których mowa w art. 455 ustawy PZP.

3. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień Umowy w poniżej opisanym zakresie i przypadkach:

1) zmiana terminu wykonania przedmiotu Umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany, obejmująca czas, w którym niemożliwe było realizowanie przedmiotu Umowy, w następujących przypadkach:

a) zmiany przepisów prawa związanych z wykonaniem przedmiotowej Umowy, wprowadzonych w życie po dacie podpisania Umowy,

b) przewidzianych w § 2 ust. 3 i 8 Umowy,

2) zmiana zakresu przedmiotu Umowy wraz z wynikającą z niej zmianą wysokości wynagrodzenia Wykonawcy i zmianą terminu wykonania przedmiotu Umowy, w następujących przypadkach:

a) wystąpienia nieprzewidzianych przeszkód lub utrudnień o charakterze technicznym, skutkujących koniecznością uzupełnienia lub dostosowania dokumentacji projektowej do zmienionych warunków,

b) zmiany przepisów prawnych obowiązujących w dniu zawarcia Umowy, mających wpływ na sposób wykonania przedmiotu Umowy, - przy czym zakres zmian determinowany będzie ściśle potrzebą wynikającą z ww. sytuacji, a terminy realizacji przedmiotu Umowy mogą w ww. sytuacjach ulec zmianie o czas trwania okoliczności stanowiących przeszkody w realizacji przedmiotu Umowy lub o okres niezbędny do przywrócenia warunków umożliwiających właściwą dla osiągnięcia celu Umowy i zgodną ze sztuką realizację przedmiotu Umowy;

3) zmiana wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy, w konsekwencji zmiany zakresu lub sposobu wykonania przedmiotu Umowy – stosownie do zakresu tej zmiany,

4) inne zmiany wraz ze skutkami ich wprowadzenia, w następujących przypadkach:

a) zmiany nazwy Zadania inwestycyjnego – na wniosek Zamawiającego, stosownie do jego potrzeb,

b) zmiany nazwy/adresu Wykonawcy – na wniosek Wykonawcy, każdorazowo w przypadku zaistnienia tych okoliczności,

c) zmiany osób będących przedstawicielami Zamawiającego/Wykonawcy wyszczególnionych w § 10 ust. 1 i 2 niniejszej Umowy – każdorazowo w następstwie zawiadomienia drugiej Strony o takiej zmianie,

d) wystąpienia w Umowie oczywistych błędów pisarskich lub rachunkowych, a także zapisów, których wykonanie jest niemożliwe ze względu na obowiązujące przepisy prawa – w zakresie, który jest niezbędny do wyeliminowania tych błędów,

e) zmianę Kierownika Prac Konserwatorskich – na zasadach przewidzianych w § 4 ust. 3-5 Umowy.

4. Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy każdej ze Stron.

5. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do Umowy Strona zainteresowana przekazuje drugiej Stronie wniosek sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności.

6. Wniosek o dokonanie zmiany Umowy powinien zawierać opis zdarzenia lub okoliczności stanowiących podstawę do żądania zmiany. Strona wnosząca o dokonanie zmiany wraz z wnioskiem przedłoży dokumenty uzasadniające żądanie oraz zakres oczekiwanej zmiany - stosowanie do zdarzenia lub okoliczności stanowiących podstawę żądania zmiany.

7. Postanowienia wymienione w ust. 3 pkt 1 - 4 zawierają katalog zmian, na które Strony mogą wyrazić zgodę.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, zmieniona wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy ustalona zostanie z uwzględnieniem zakresu zmiany jego obowiązków, na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego wyceny prac.