Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzeń plenerowych w ramach działania „Genialnie, Lokalnie”: Wiosna, Lato

1. Z zastrzeżeniem postanowień zawartych w rozdziale X SWZ oraz w ust. 2 i 7 rozdziału VII SWZ, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami może się odbywać wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 ze zm.), tj. platformy zakupowej Urzędu Miasta Tarnowa -https://platformazakupowa.pl/transakcja/1285135

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy zakupowej Urzędu Miasta Tarnowa, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej - adres e-mail: e.choczynska@umt.tarnow.pl oraz adres lub adresy e-mail podane przez Wykonawców w formularzu oferty (nie dotyczy składania ofert).

3. Ofertę składa się pod rygorem nieważności, zgodnie z wyborem Wykonawcy:

1) w formie elektronicznej (oznacza to postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym),

2) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

– wyłącznie poprzez platformę zakupową Urzędu Miasta Tarnowa.

Ilekroć w SWZ jest mowa o ofercie, należy przez to rozumieć również ofertę dodatkową.

4. Zamawiający lub Wykonawca przekazując oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, mogą zażądać od drugiej strony niezwłocznego potwierdzenia ich otrzymania.

5. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

6. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

7. Komunikacja ustna dopuszczalna jest wyłącznie w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, ofert, o ile jej treść jest udokumentowana (wymagana jest pisemna notatka z ustnej rozmowy).

8. Niezwłocznie po otwarciu złożonych ofert, Zamawiający zamieści na stronie prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach zawartych w ofertach.

9. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Gmina Miasta Tarnowa - Urząd Miasta Tarnowa;

2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Tarnowa pod adresem: iod@umt.tarnow.pl;

3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia niniejszego postępowania;

4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;

5. Dane Pana/Pani związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzana będą przez okres niezbędny do realizacji postępowania, wykonania i rozliczenia umowy oraz przechowywana przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji, tj. ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

6. Obowiązek podania danych osobowych osoby, której dane dotyczą bezpośrednio przez tę osobę jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8. Osoby, której dane dotyczą posiadają:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych ;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;

9. Osobom, których dane dotyczą nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania ich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzeń plenerowych w ramach działania „Genialnie, Lokalnie”: Wiosna, Lato, tj.: WIOSNA:

1) Majówka „Sezon na lokalne”; LATO:

2) Parada Maszkaronów;

3) Tarnów na Lato – Kreatywny Tarnów;

4) Tarnów na Lato – Taniec pokoleń (Potańcówki na rynku). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera „Opis Przedmiotu Zamówienia” (OPZ), stanowiący załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy.

1. Zgodnie z art. 223 ust. 1 ustawy, w toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń.

2. Zamawiający poprawi w ofercie omyłki wskazane w art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta zostanie poprawiona.

3. Zamawiający odrzuci złożoną ofertę, w przypadku wystąpienia przynajmniej jednej z okoliczności, o których mowa w art. 226 ust. 1 ustawy Pzp.

4. W przypadku, gdy nie zostanie złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu, postępowanie zostanie unieważnione. Zamawiający unieważni postępowanie także w innych przypadkach, określonych w ustawie Pzp.

5. Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, który złoży ofertę niepodlegającą odrzuceniu i która będzie przedstawiała najniższą cenę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji (przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji) w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.

6. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania, przesyłając zawiadomienie wszystkim Wykonawcom, którzy złożyli oferty oraz poprzez zamieszczenie stosownej informacji na platformie zakupowej Urzędu Miasta Tarnowa. Zawiadomienie o rozstrzygnięciu postępowania będzie zawierało informacje, o których mowa w art. 253 u Pzp.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki, bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę).

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są złożyć wraz z ofertą stosowne pełnomocnictwo – zgodnie z rozdziałem XI ust. 5 pkt 5.2 SWZ - nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę. Pełnomocnictwo, o którym mowa powyżej może wynikać albo z dokumentu pod taką samą nazwą, albo z umowy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z Wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika).

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (rozdział XI ust. 5 pkt 5.1. SWZ) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia – każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania w oparciu o wskazane w SWZ podstawy wykluczenia.

6. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

2. Poza przypadkami wskazanymi w art. 455 ust. 1 pkt 2 – 4 i ust. 2 - 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, w przypadku:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia lub świadczenia Stron – dopuszcza się zmianę umowy w zakresie koniecznym do dostosowania jej postanowień do zmienionych przepisów prawa,

2) wystąpienia w czasie trwania umowy siły wyższej, o której mowa w ust. 3 – dopuszcza się zmianę polegającą na dostosowaniu postanowień umowy do zmian spowodowanych wystąpieniem siły wyższej,

3) zmiany sposobu realizacji umowy, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej przedmiotu umowy, a zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy.

3. Pod pojęciem siły wyższej należy rozumieć każde zdarzenie o charakterze zewnętrznym, które w chwili zawarcia umowy nie było możliwe do przewidzenia przez Strony i skutkom którego nie można było zapobiec, w szczególności: klęski żywiołowe, stan wyjątkowy, stan wojenny, nowe akty prawne lub decyzje administracyjne mające wpływ na realizację przedmiotu umowy i/lub inne zdarzenia o podobnym charakterze, których wystąpienie wyklucza realizację umowy. Ponadto, 1. Ustala się zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku zmiany cen materiałów lub wysokości kosztów związanych z realizacją zamówienia, zgodnie z § 5 ust. 2- 6 umowy.

2. Strony umowy będą uprawnione do żądania zmiany wynagrodzenia, o ile poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów, ustalony na podstawie półrocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych w I półroczu 2026 r., ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, zwany dalej procentowym wskaźnikiem zmiany cen towarów i usług, osiągnie co najmniej 10%.

3. Strona żądająca zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy przedkłada drugiej stronie wniosek zawierający uzasadnienie.

4. Zmiana wynagrodzenia może nastąpić najwcześniej po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy w opisanych okolicznościach może nastąpić tylko jednokrotnie. Zmiana wymaga aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiana będzie obowiązywać od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym sporządzono aneks.

5. Zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi poprzez zmianę wysokości stawek, o których mowa w § 6 ust.1 umowy, z zastosowaniem procentowego wskaźnika zmiany cen towarów i usług ustalonego zgodnie z ust. 2, pomniejszonego o połowę w celu równomiernego obciążenia stron ryzykiem zmiany ceny materiałów lub wysokości kosztów.

6. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia jaką Zamawiający dopuszcza w efekcie zastosowania postanowień § 5 umowy wynosi 5% kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 umowy.