Świadczenie usługi w zakresie organizacji i obsługi II konferencji międzynarodowej „Research and Practice in Forest Ecology”

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się:

- przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

- poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu platformy e-Zamówienia.

VI. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, w tym wymaganiach technicznych i organizacyjnych:

- Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi zarejestrować się na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

- Sposób sporządzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych).

Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

1) w formatach danych określonych w przepisach Rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).

Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

Rozdział XVI. SWZ - Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych w procesie udzielania zamówień publicznych

1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RODO informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk z siedzibą przy ul. Parkowej 5, 62-035 Kórnik,

2) jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, a także przysługujących Pani/Panu praw, może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą adresu e-mail iod.idpan@man.poznan.pl lub pisemnie na adres: Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk, ul. Parkowa 5, 62-035 Kórnik,

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z potrzebą wyłonienia wykonawcy w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przewidzianym ustawą Pzp oraz w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy.

2. Odbiorcami danych osobowych przekazanych przez Państwa będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.

3. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach prawa.

4. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń, następnie zostaną zarchiwizowane, a usunięte zostaną zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi kwestię archiwizacji dokumentów.

5. Posiadają Państwo:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących,

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Państwa danych osobowych (przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia),

4) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

6. Nie przysługuje Państwu:

1) prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z przepisem art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO,

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

3) prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) lub b) RODO.

7. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

8. Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji oraz obsługa II konferencji międzynarodowej „Research and Practice in Forest Ecology” obejmująca w szczególności:

1) Usługa konferencyjna a) Wynajęcie obiektu;

b) Aranżacja obiektu;

c) Aranżacja strefy Sekretariatu Konferencji.

2) Usługa cateringowa 3) Usługa noclegowa. Konferencja odbędzie się w dniach 6-7.05.2026 r. w formule stacjonarnej w Kórniku (+/- 5 km od siedziby Instytutu Dendrologii PAN) wraz z transmisją online wydarzenia (część odbywająca się w obiekcie konferencyjnym) oraz 8.05.2026 r. w postaci warsztatów w Instytucie Dendrologii Polskiej Akademii Nauk. Zamawiający przewiduje udział max. 100 osób.

Rozdział XII. SWZ Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Ocenie będą podlegały oferty ważne, tj. oferty niepodlegające odrzuceniu.

2. Oferty oceniane będą na podstawie kryterium: cena oferty brutto [C] – waga 100%.

3. Każda z ważnych ofert będzie punktowana w kryterium „cena oferty brutto” na podstawie ceny oferty brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

Ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „cena oferty brutto” zostanie wyliczona według wzoru:

Cn

C = ----- x 100 x 100% Co gdzie:

C – ilość punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „cena oferty brutto”.

Cn – najniższa zaoferowana cena brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Co – cena brutto zaoferowana w ofercie badanej.

Maksymalnie w kryterium „Cena oferty brutto” oferta może uzyskać 100 punktów.

Załącznik Nr 4 do SWZ – Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia

Załącznik nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy) – Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający dysponowanie zasobami.

Załącznik Nr 7 do SWZ – Oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej

Informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK)

Informacja z KRS/CEIDG – art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp

Załącznik nr 4 do SWZ – Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału (część dotycząca doświadczenia, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych).

Załącznik nr 5 do SWZ (jeżeli dotyczy) – Oświadczenie, które określa, które części zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy konsorcjów).

Załącznik nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy) – Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający dysponowanie zasobami.

Wykaz usług wykonanych w ostatnich 3 latach wraz z referencjami lub oświadczeniem o należytym wykonaniu (dotyczy doświadczenia / zdolności technicznej i zawodowej).

W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy (lider konsorcjum).

1) Pełnomocnikiem konsorcjum jest Wykonawca, który zaloguje się na swoim profilu Wykonawcy i składając ofertę w zakładce „Wykonawcy” doda pozostałych Wykonawców wpisując ich dane.

2) Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną.

3) Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4) Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5) Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

6) Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

7) Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy (lider konsorcjum).

1) Pełnomocnikiem konsorcjum jest Wykonawca, który zaloguje się na swoim profilu Wykonawcy i składając ofertę w zakładce „Wykonawcy” doda pozostałych Wykonawców wpisując ich dane.

2) Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną.

3) Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4) Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5) Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

6) Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

7) Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.