Kompleksowa usługa przygotowania i realizacji w siedzibie MNK w Sukiennicach Międzynarodowej Konferencji Naukowej

1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz wszelkich oświadczeń, odbywa się przy użyciu Platformy elektronicznej.

2. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty oraz wszelkich oświadczeń przez Wykonawcę, jest Platforma zakupowa on-line

Marketplanet dostępna pod adresem https://mnk.ezamawiajacy.pl - dalej zwana „Platformą

1. Korzystanie z Platformy przez

Wykonawcę jest bezpłatne.

2. Wymagania dotyczące zasad rejestracji oraz minimalnych parametrów technicznych wymaganych od wykonawcy przy wykorzystywaniu systemu do elektronicznej komunikacji z wykonawcami: Oferta wraz z załącznikami musi zostać złożona w postaci elektronicznej. Złożenie oferty wymaga do Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://mnk.ezamawiajacy.pl, zgodnie z poniższą kolejnością. Rejestracja wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. Mając to na uwadze, zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca biorący udział w postępowaniu prowadzonym drogą elektroniczną w systemie zakłada konto, wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Po założeniu konta wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

3. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące systemu dostępnego pod adresem https://mnk.ezamawiajacy.pl:

1) komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta

2) Wybrana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge

3) Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe)

4. Zapytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link:

https://mnk.ezamawiajacy.pl. Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem. W przypadku trudności technicznych związanych z korzystaniem z Platformy, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania informacji drogą elektroniczną: zam_publ@mnk.pl

5. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w postaci elektronicznej w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://mnk.ezamawiajacy.pl.

6. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową zamawiającego opisane zostały w Instrukcji dla wykonawców która jest udostępniana na platformie zakupowej zamawiającego.

7. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Marketplanet tel. (22) 576-87-90, e-mail:

oneplace@marketplanet.pl

8. Zgodnie z art. 67 Pzp określa się informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj: Plik załączony przez Wykonawcę na

Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

9. Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy dotycząca rejestracji, logowania, procedury przesyłania i wycofania dokumentów znajduje się na stronie internetowej https://mnk.ezamawiajacy.pl

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Narodowe w Krakowie z siedzibą w Krakowie (kontakt: Al. 3 Maja 1, 30-062 Kraków, tel.0-12 43 35 620, adres e-mail: dyrekcja@mnk.pl).

• Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Muzeum Narodowym w Krakowie - adres e-mail: iod@mnk.pl .

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy: EP. ZP. 271.45.2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 oraz art. 291 ust. 1 zdanie drugie ustawy z dnia 11września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1710) dalej „ustawa Pzp”;

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

• a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa przygotowania i realizacji w siedzibie Muzeum Narodowego w Krakowie w Sukiennicach Międzynarodowej Konferencji Naukowej „Książę Adam Jerzy Czartoryski – mąż stanu, emigrant, mecenas” w dniach 28–30 maja 2026 r., obejmująca wszystkie wymagane usługi logistyczne, merytoryczne i techniczne wskazane w załączniku Nr 2 do OPIW.

2. Celem zamówienia jest zorganizowanie konferencji naukowej w Muzeum Narodowym w Krakowie w ramach projektu „Biblioteka Książąt Czartoryskich – rozbudowa i przebudowa oddziału Muzeum Narodowego w Krakowie” . Projekt finansowany ze środków Programu Funduszy Europejskich na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027.

3. Opis potrzeb Zamawiającego, cechy charakterystyczne usługi, a także minimalne wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia niepodlegające negocjacjom, które muszą spełnić wszystkie oferty - zostały opisane w załączniku nr 2 do OPIW.

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej.

2. W celu spełniania warunku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca musi wykazać, że: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował (wykonał i zakończył) co najmniej jedno zamówienie, polegające na kompleksowej organizacji konferencji dla min. 50 osób, która obejmowała co najmniej:

a) transport lotniczy dla uczestników;

b) zakwaterowania dla uczestników;

c) transmisję lub streaming konferencji d) usługi cateringowej w trakcie konferencji; e) przygotowanie materiałów konferencyjnych.

3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 2, polegać na zdolności technicznej, zawodowej podmiotów udostępniających, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nim stosunków prawnych, zgodnie z rozdziałem X OPIW.

Zamawiający przed wyborem Wykonawców do negocjacji, wezwie do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, chyba że Zamawiający jest w posiadaniu lub ma dostęp do tych podmiotowych środków dowodowych:

1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do OPIW ;

2) dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

Do Formularza Ofertowego (załącznik Nr 1 OPIW) należy dołączyć (w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym):

1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału i braku podstaw do wykluczenia, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 pkt. 1) OPIW (załącznik nr 3 do OPIW) – w przypadku podmiotów wspólnie składających ofertę oddzielnie dla każdego z nich;

2) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy)

3) W przypadku podmiotów wspólnie składających ofertę, Wykonawca zobligowany jest załączyć oświadczenie, o którym mowa w rozdziale XII ust. 3 OPIW – wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do OPIW)

4) W przypadku polegania na zasobach innego podmiotu Wykonawca zobligowany jest załączyć oświadczenia, o których mowa w rozdziale X ust. 4 lit. a-c) OPIW:

a) zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia niezbędnych zasobów Wykonawcy (wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do OPIW) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów;

b) oświadczenie innego podmiotu (wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do OPIW) potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. UWAGA! Zobowiązanie i oświadczenia podmiotu trzeciego muszą być podpisane, przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu, z zastrzeżeniem rozdziału X ust. 6 OPIW

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być złożone w formie elektronicznej (opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).

1) Pełnomocnikiem może być jeden z wykonawców działających wspólnie lub osoba trzecia (np. pracownik jednego z wykonawców).

2) Jeżeli pełnomocnikiem pozostałych wykonawców jest wykonawca będący osobą prawną to może on działać zgodnie z ujawnionymi w dokumentach rejestrowych zasadami reprezentacji.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp (o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu), składa każdy z Wykonawców tworzących Konsorcjum. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Ponadto Wykonawcy oddzielnie składają oświadczenie dotyczące przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3a do OPIW 3. Zgodnie z art. 117 ust. 4 Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 5 do OPIW, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. 4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 3 podlega uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 128 ust. 1 Pzp.

1) Zapewnienie transportu lotniczego dla 10 prelegentów z obszaru Europy (bilet ekonomiczny) i zapewnienie noclegu w terminie realizacji konferencji (min. hotel 3*, 3 doby).

2) Zapewnienie noclegu dla co najmniej 13 prelegentów z Polski (min. hotel 3*, 3 doby).

3) Personel - zapewnienie doświadczonej obsługi do realizacji zadań związanych z przygotowaniem i realizacją konferencji (w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym)

4) Zapewnienie sprzętu technicznego: nagłośnienie, oświetlenie sali, ekrany/projektory, sprzęt do rejestracji i streamingu oraz obsługa techniczna. streaming i rejestracja: transmisja online z zapisaniem plików (wideo i audio) oraz dostarczeniem plików Zamawiającemu po wydarzeniu; (MNK zapewni dostęp do sieci internetowej i prądu)

5) Przygotowanie i produkcja materiałów konferencyjnych na podstawie przesłanych projektów (materiały konferencyjne w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym m.in. materiały dla uczestników, identyfikator, program, plakat). materiały konferencyjne zgodne ze specyfikacją Zamawiającego (plik źródłowy do akceptacji). Dostarczenie w terminach ustalonych w harmonogramie 6) Zapewnienie tłumaczeń do konferencji: tłumaczenia symultaniczne – co najmniej 3 języki (polski, angielski, litewski). Tłumaczenia symultaniczne: zapewnienie sprzętu i obsługi w języku polskim, angielskim i litewskim, (system konferencyjny z indywidualnymi odbiornikami dla uczestników);

7) Tłumacze: doświadczeni tłumacze konferencyjni -symultaniczni;

8) Catering w trakcie sesji konferencyjnych dla 70 os. (przerwy kawowe, obiady) z uwzględnieniem diety tradycyjnej oraz dostosowana do indywidualnych potrzeb uczestników, dieta specjalna)

9) Organizacja kolacji powitalnej (restauracja w formie zasiadanej) dla 50 osób poza siedzibą Muzeum.

10) Spełnienie wymogów dostępności i równości związanych z realizacją zamówienia