Świadczenie usług zarządu Cmentarzami Komunalnymi na terenie Gminy i Miasta Lwówek Śląski

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl zwaną dalej: „Platforma”, pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/lwowekslaski.

2. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w SWZ.

3. Funkcjonalność Platformy gwarantuje złożenie przez Wykonawcę w postępowaniu zaszyfrowanej oferty wraz z załącznikami, w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert.

4. W toku prowadzonego postępowania komunikacja między Wykonawcami a Zamawiającym prowadzona będzie za pośrednictwem Platformy. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane będą za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po którym pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

5. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy do konkretnego Wykonawcy.

6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości przesłanych przez Zamawiającego bezpośrednio na Platformie, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

7. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020.2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

7.1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

7.2. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,

7.3. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.,

7.4. włączona obsługa Java Script,

7.5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

7.6. platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

7.7. oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

8. Do przygotowania oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.

9. Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez Wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać wymogi określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (e IDAS) (UE) nr 910/2014.

1. TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA: Administratorem Państwa danych osobowych jest: Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski, z siedzibą w Lwówku Śląskim (59-600) przy Al. Wojska Polskiego 25 A;

2. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA: Z administratorem – Burmistrzem Gminy i Miasta Lwówek Śląski można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora oraz poprzez adres e-mail sekretariat@lwowekslaski.pl, tel. 75 6477913.

3. DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH: Administrator: Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail iod@lwowekslaski.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4. CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA: Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu:

- przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie ustawy Pzp;

- w przypadku wyłonienia wykonawcy - w celu realizacji przedmiotu zamówienia. Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie przepisów:

- Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;

- Zarządzenie Nr IN. 0050.15.2024 z późniejszymi zmianami Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski z dnia 01 lutego 2024 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 170 000 zł.

5. ODBIORCY DANYCH: Pani/Pana dane osobowe przekazywane będą:

- podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa;

- osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 19 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;

- usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczonych usług serwisu i utrzymania systemów i programów informatycznych, z którymi administrator ma podpisane stosowne umowy powierzenia danych.

6. PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ: Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Z uwagi na charakter świadczonych usług przez podmiot przetwarzający, dane osobowe będą przechowywane w chmurze obliczeniowej, a wszystkie serwery zlokalizowane będą na terenie Unii Europejskiej.

7. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH: Pani/Pana dane osobowe ujęte w protokole postępowania wraz z załącznikami będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres nie krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Państwa dane zarejestrowane na platformie zakupowej będą przechowywane a następnie zarchiwizowane przez okres max 10 lat od dniaupływu terminu składania ofert.

CIĄG DALSZY W "Informacje dodatkowe".

1. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

Przedmiot niniejszego zamówienia obejmuje zarządzanie i utrzymanie:

- Cmentarza Komunalnego położonego przy Alei Wojska Polskiego 19 w Lwówku Śląskim – teren cmentarza: dz. nr 447 obręb Lwówek Śląski 2, o pow. 4,9639 ha;

- Cmentarza Komunalnego położonego w Sobocie – teren cmentarza: dz. nr 52 obręb Sobota, o pow. 0,63 ha;

- Cmentarza Wojennego położonego przy Alei Wojska Polskiego, przy Szkole Podstawowej nr 2 w Lwówku Śląskim, na dz. nr 119 obręb Lwówek Śląski 1, o pow. 0,1049 ha. Ponadto zamówienie obejmuje raz do roku wykaszanie i usuwanie samosiewów z terenu działki nr 910/3 obręb Lwówek Śląski 2, o pow. 1,1ha, przeznaczonej pod rozbudowę Cmentarza Komunalnego w Lwówku Śląskim.

70330000-3 - Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

79993000-1 - Usługi zarządzania obiektami budowlanymi i urządzeniami

98371111-5 - Usługi utrzymania cmentarzy

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: cena oferty (brutto) za zarządzanie - znaczenie 100%

2. Ocena ofert będzie się odbywała wg następujących zasad:

W kryterium „cena” (Kc) Zamawiający dokona oceny punktowej każdej z ofert zgodnie z formułą:

Kc = Cwz + Cp gdzie:

Cwz – cena ryczałtowa wynagrodzenia za świadczenie usług zarządu Cmentarzami Komunalnymi:

Cwz = (cena najniższa)/(cena oferty badanej)×100 pkt×60%;

Cp – wartość prowizji od pobieranych miesięcznie opłat (wartość służy do porównania ofert), wg stawek wynikających z aktualnego zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski w sprawie ustalenia wysokości opłat za usługi świadczone przez Zarządcę „Cmentarza Komunalnego” w Lwówku Śląskim, z tym, że wysokość prowizji nie może być większa niż 45% pobieranych opłat:

Cp = (wartość prowizji najniższa)/(wartość prowizji oferty badanej)×100 pkt ×40%.

Zamawiający wymaga, aby wartość procentowa i kwotowa prowizji na potrzeby złożenia oferty została obliczona w odniesieniu do wartości średniomiesięcznych wpływów z opłat pobieranych przez Zarządcę Cmentarzy Komunalnych, która w okresie od stycznia 2024 r. do grudnia 2025 r., była na poziomie 14 202,92 zł brutto.

Ocena punktowa będzie wyrażona liczbą zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku.

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów w wyniku następującego działania:

K = Kc = Cwz+ Cp

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Ustawie oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.

Jeżeli nie można będzie dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiać będzie taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych.

3. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą w terminie związania ofertą określonym w SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że:

a) jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, co w przypadku wykonawców mających siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (RP) oznacza, że są wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

2. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:

a) jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę min. 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy zł 00/100);

3. Zdolności technicznej lub zawodowej. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:

a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 świadczenie (na podstawie 1 umowy) polegające na zarządzaniu cmentarzem lub terenami zielonymi lub terenami rekreacyjnymi, o powierzchni nie mniejszej niż 3,0 ha oraz o wartości zamówienia nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy zł 00/100);

b) dysponuje co najmniej jedną osobą pełniącą funkcję Zarządcy, posiadającą co najmniej 3-letni staż pracy w zakresie zarządzania cmentarzem;

c) dysponuje co najmniej dwiema osobami - pracownikami gospodarczymi - wykonującymi prace porządkowe na terenie cmentarza, posiadającymi co najmniej 2-letni staż pracy w tym zakresie.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ.

2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. 2025.1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór Załącznik nr 8 do SWZ.

4. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5. Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w Rozdziale XIV, pkt 6, ppkt 6.4. SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego – wzór: Załącznik nr 7 do SWZ.

6. Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem. W przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

1. Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego.

2. Wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały wykonane zgodnie z przepisami prawa budowlanego i prawidłowo ukończone – wzór: Załącznik nr 6 do SWZ.

3. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wzór: Załącznik nr 5 do SW

1. Oferta cenowa zgodna z załączonym drukiem „formularza oferty” – wzór: Załącznik nr 1 do SWZ.

2. Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik.

3. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców ubiegających się wspólnie oudzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wzór: Załącznik nr 2 do SWZ.

5. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (jeżeli dotyczy) – wzór: Załącznik nr 3 do SWZ.

6. Zobowiązanie i oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) – wzór: Załącznik nr 4 do SWZ.

7. Dowód wniesienia wadium.

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 5.000,00 zł (słownie: pięć tysięcy 00/100 zł).

2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

3.1. pieniądzu;

3.2. gwarancjach bankowych;

3.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;

3.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. 2025.98).

4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto w Banku Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski Spółka Akcyjna w Bolesławcu na nr rachunku 84 1020 2137 0000 9902 0134 9554 z dopiskiem „Wadium – świadczenie usług zarządu Cmentarzami Komunalnymi na terenie Gminy i Miasta Lwówek Śląski”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.

5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

5.1. musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w Ustawie;

5.2. z jej treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

5.3. powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;

5.4. termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);

5.5. w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;

5.6. beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest: Gmina i Miasto Lwówek Śląski;

5.7. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 Ustawy), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).

6. Oferta wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 Ustawy zostanie odrzucona .

7. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 Ustawy.

1. Wykonawcy są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy załączyć do oferty.

2. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, będzie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

4. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2 i 3 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynikać będzie, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6. W przypadku wadium wnoszonego w formie poręczeń lub gwarancji w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 Ustawy), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).