Organizacja konferencji Digital Skills Summit

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji „Digital Skills Summit” zwanej dalej „Wydarzeniem” lub “Konferencją” która odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r. w budynku Senatu RP przy ul. Wiejskiej 4/6/8, 00-902 Warszawa dla maksymalnie 150 a minimalnie 100 osób. 1.1. W ramach realizowanych usług w zakresie zamówienia podstawowego Wykonawca zapewni:

1) wyposażenie, o którym mowa w Rozdziale IV Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanego dalej „SOPZ”;

2) obsługę techniczną Konferencji, w tym zapewnienie możliwości przeprowadzenia streamingu z Wydarzenia w dniu 15 czerwca 2026 r., o których mowa w Rozdziale V SOPZ;

3) dokumentację fotograficzną i filmową z Konferencji z odpowiednią obróbką i montażem, o której mowa w Rozdziale VI SOPZ;

4) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej, o której mowa w Rozdziale VII SOPZ.

5) artykuły konferencyjne wraz z ich transportem (dostawą), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ;

6) zestawy promocyjne, wraz z konfekcjonowaniem oraz dystrybucją podczas Wydarzenia, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ;

7) obsługę recepcji i personelu obsługującego Wydarzenie, o których mowa w Rozdziale X SOPZ;

8) transport, montaż i demontaż, o których mowa w Rozdziale XI SOPZ;

9) usługę cateringową w trakcie trwania Konferencji, o której mowa w Rozdziale XII SOPZ;

10) lokal, catering oraz obsługę na potrzeby organizacji koktajlu wieczornego oraz zapewnienie oprawy muzycznej, o których mowa w Rozdziale XIII SOPZ;

11) zapewnienie tłumacza migowego w dniu 15.06.2026 r. podczas Konferencji w wersji online i stacjonarnej w godzinach 9:00 – 16:00 oraz dostosowanie przestrzeni na potrzeby realizacji tej usługi.  1.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie zamówienia podstawowego ulec może liczba:

1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 100 osób;

2) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 40 osób;

3) artykułów konferencyjnych (tj.: identyfikatory, smycze), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ, stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 100;

4) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 100 w dniu Konferencji;

5) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 40;

6) zestawów promocyjnych, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. 1.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie prawa opcji ulec może liczba:

1) pokoi hotelowych i dób hotelowych, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 1) SOPZ z zastrzeżeniem, że minimalna liczba pokoi to 5 a minimalna liczba dób to 1;

2) stoisk wystawienniczych dla partnerów, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 2), z zastrzeżeniem, że minimalna liczba stoisk wynosi 5;

3) zestawów słuchawkowych o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 3) lit. c) SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba zestawów to 100.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ” wraz z Załącznikiem nr 1 do SOPZ.

3. Termin realizacji zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 15 (słownie: piętnastu) dni roboczych, liczonych od dnia 16 czerwca 2026 r., przy czym realizacja: Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

5. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w zakresie zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi: 201 447,00 zł brutto, w tym:

1) za zamówienie podstawowe: 146 327,00 złotych brutto,

2) za zamówienie w ramach prawa opcji: 55 120,00 złotych brutto.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.

7. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

8. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy Pzp.

9. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.

1. Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów art. 132 ustawy Pzp.

2. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

3. Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp.

4. Po złożeniu ofert Zamawiający dokona badania i oceny ofert, w tym poprawy omyłek, zgodnie z art. 223 ustawy Pzp.

5. Po dokonaniu badania i oceny ofert, Zamawiający na podstawie art. 126 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do złożenia podmiotowych środków dowodowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji „Digital Skills Summit” zwanej dalej „Wydarzeniem” lub “Konferencją” która odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r. w budynku Senatu RP przy ul. Wiejskiej 4/6/8, 00-902 Warszawa dla maksymalnie 150 a minimalnie 100 osób. 1.1. W ramach realizowanych usług w zakresie zamówienia podstawowego Wykonawca zapewni:

1) wyposażenie, o którym mowa w Rozdziale IV Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanego dalej „SOPZ”;

2) obsługę techniczną Konferencji, w tym zapewnienie możliwości przeprowadzenia streamingu z Wydarzenia w dniu 15 czerwca 2026 r., o których mowa w Rozdziale V SOPZ;

3) dokumentację fotograficzną i filmową z Konferencji z odpowiednią obróbką i montażem, o której mowa w Rozdziale VI SOPZ;

4) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej, o której mowa w Rozdziale VII SOPZ.

5) artykuły konferencyjne wraz z ich transportem (dostawą), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ;

6) zestawy promocyjne, wraz z konfekcjonowaniem oraz dystrybucją podczas Wydarzenia, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ;

7) obsługę recepcji i personelu obsługującego Wydarzenie, o których mowa w Rozdziale X SOPZ;

8) transport, montaż i demontaż, o których mowa w Rozdziale XI SOPZ;

9) usługę cateringową w trakcie trwania Konferencji, o której mowa w Rozdziale XII SOPZ;

10) lokal, catering oraz obsługę na potrzeby organizacji koktajlu wieczornego oraz zapewnienie oprawy muzycznej, o których mowa w Rozdziale XIII SOPZ;

11) zapewnienie tłumacza migowego w dniu 15.06.2026 r. podczas Konferencji w wersji online i stacjonarnej w godzinach 9:00 – 16:00 oraz dostosowanie przestrzeni na potrzeby realizacji tej usługi.  1.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie zamówienia podstawowego ulec może liczba:

1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 100 osób;

2) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 40 osób;

3) artykułów konferencyjnych (tj.: identyfikatory, smycze), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ, stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 100;

4) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 100 w dniu Konferencji;

5) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 40;

6) zestawów promocyjnych, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. 1.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie prawa opcji ulec może liczba:

1) pokoi hotelowych i dób hotelowych, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 1) SOPZ z zastrzeżeniem, że minimalna liczba pokoi to 5 a minimalna liczba dób to 1;

2) stoisk wystawienniczych dla partnerów, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 2), z zastrzeżeniem, że minimalna liczba stoisk wynosi 5;

3) zestawów słuchawkowych o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 3) lit. c) SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba zestawów to 100.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ” wraz z Załącznikiem nr 1 do SOPZ.

3. Termin realizacji zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 15 (słownie: piętnastu) dni roboczych, liczonych od dnia 16 czerwca 2026 r., przy czym realizacja: Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

5. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w zakresie zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi: 201 447,00 zł brutto, w tym:

1) za zamówienie podstawowe: 146 327,00 złotych brutto,

2) za zamówienie w ramach prawa opcji: 55 120,00 złotych brutto.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.

7. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

8. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy Pzp.

9. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.

1. Na podstawie art. 441 ustawy Pzp, Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji ponad zakres podstawowy przedmiotu zamówienia, określony w SOPZ. Zamawiający może skorzystać z trzech poniższych opcji:

1) W zakresie realizacji Prawa Opcji nr 1 Zamawiający może zlecić Wykonawcy następujące usługi tj.: usługę wynajmu maksymalnie 20 (słownie: dwudziestu) pokoi hotelowych w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, w terminie 14–16 czerwca 2026 r. (2 doby hotelowe). Minimalna liczba pokoi to 5 a minimalna liczba dób hotelowych to 1 doba. Hotel musi być zlokalizowany w centrum Warszawy, w odległości nie większej niż 1,5 km od Dworca Centralnego, mierzonej jako najkrótsza trasa piesza według Google Maps (tryb: pieszo). Cena jednostkowa za pokój w ramach prawa opcji musi być zgodna z ofertą Wykonawcy i obejmować nocleg ze śniadaniem oraz wszystkie opłaty obowiązkowe (w tym parking).

2) W zakresie realizacji Prawa Opcji nr 2 Zamawiający może zlecić Wykonawcy następujące usługi tj.: zapewnienie maksymalnie 10 a minimalnie 5 stoisk wystawienniczych dla partnerów składających się każde z: lady z logotypem, 2 krzeseł typu hoker oraz telewizora 55 cali, z jednoczesnym dostępem do źródeł prądu oraz internetu (przedłużacze, najazdy kablowe itp. według potrzeb wynikających z wizji lokalnej w lokalizacji). O ostatecznej liczbie stoisk Zamawiający poinformuje do 5 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji.

3) W zakresie realizacji Prawa Opcji nr 3 Zamawiający może zlecić Wykonawcy następujące usługi tj.: zapewnić:

a) obsługę 2 (słownie: dwóch) tłumaczy symultanicznych (język polski – angielski; angielski – polski) w dniu 15.06.2026 r. podczas Konferencji (w wersji online oraz stacjonarnej). .

b) 2 (słownie: dwie) kabiny dla tłumaczy, gdzie każda z nich musi być w pełni wyposażona i posiadać 1 (słownie: jedną) konsolę, 1 (słownie: jeden) mikrofon, 1 (słownie: jeden) zestaw słuchawek – bardzo dobrej jakości dźwięku, kompatybilność z pozostałym sprzętem technicznym;

c) 150 (słownie: sto pięćdziesiąt) zestawów słuchawek wraz z naładowanymi odbiornikami dla uczestników Konferencji z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. O ostatecznej liczbie słuchawek wraz z odbiornikami Zamawiający poinformuje do 5 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji.

d) transport, montaż i demontaż kabiny dla tłumaczy.

2. Zamawiający może skorzystać:

1) tylko z Opcji nr 1,

2) tylko z Opcji nr 2,

3) tylko z Opcji nr 3,

4) z Opcji nr 1 i Opcji nr 2 i Opcji nr 3 jednocześnie,

5) z Opcji nr 1 i Opcji nr 2 jednocześnie albo z Opcji nr 1 i Opcji nr 3 jednocześnie albo z Opcji nr 2 i Opcji nr 3 jednocześnie.

3. Zamawiający korzystając z prawa opcji będzie w zakresie swoich potrzeb składać Wykonawcy „Oświadczenie o skorzystaniu z Prawa Opcji 1 lub 2 lub 3”. Po złożeniu ww. oświadczenia przez Zamawiającego Wykonawca nie może odmówić wykonania Umowy w zakresie objętym prawem opcji.

4. Zamawiający jest uprawniony do korzystania z prawa opcji sukcesywnie, w miarę swoich potrzeb, w ramach limitu określonego w ust. 1 powyżej. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w całości lub w części, przekazując Wykonawcy informację drogą mailową najpóźniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia usługi.

5. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji lub skorzystanie z niego w niepełnym zakresie nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego.

6. Świadczenie usług w ramach prawa opcji będzie się odbywało na zasadach wskazanych w Umowie dla zamówienia podstawowego. Postanowienia Umowy dotyczące zamówienia podstawowego odnoszą się odpowiednio do realizacji usług w ramach prawa opcji, chyba że w Załączniku nr 5 do SWZ- wzorze umowy wyraźnie wskazano inaczej.

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505.

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509.

1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego.

2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515.

1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki. Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej ­