Organizacja konferencji Digital Skills Summit

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji „Digital Skills Summit” zwanej dalej „Wydarzeniem” lub “Konferencją” która odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r. w budynku Senatu RP przy ul. Wiejskiej 4/6/8, 00-902 Warszawa dla maksymalnie 150 a minimalnie 100 osób.

1.

1. W ramach realizowanych usług w zakresie zamówienia podstawowego Wykonawca zapewni:

1) wyposażenie, o którym mowa w Rozdziale IV Załącznika nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanego dalej „SOPZ”;

2) obsługę techniczną Konferencji, w tym zapewnienie możliwości przeprowadzenia streamingu z Wydarzenia w dniu 15 czerwca 2026 r., o których mowa w Rozdziale V SOPZ;

3) dokumentację fotograficzną i filmową z Konferencji z odpowiednią obróbką i montażem, o której mowa w Rozdziale VI SOPZ;

4) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej, o której mowa w Rozdziale VII SOPZ.

5) artykuły konferencyjne wraz z ich transportem (dostawą), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ;

6) zestawy promocyjne, wraz z konfekcjonowaniem oraz dystrybucją podczas Wydarzenia, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ;

7) obsługę recepcji i personelu obsługującego Wydarzenie, o których mowa w Rozdziale X SOPZ;

8) transport, montaż i demontaż, o których mowa w Rozdziale XI SOPZ;

9) usługę cateringową w trakcie trwania Konferencji, o której mowa w Rozdziale XII SOPZ;

10) lokal, catering oraz obsługę na potrzeby organizacji koktajlu wieczornego oraz zapewnienie oprawy muzycznej, o których mowa w Rozdziale XIII SOPZ;

11) zapewnienie tłumacza migowego w dniu 15.

06.2026 r. podczas Konferencji w wersji online i stacjonarnej w godzinach 9:00 – 16:00 oraz dostosowanie przestrzeni na potrzeby realizacji tej usługi.

 1.

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie zamówienia podstawowego ulec może liczba:

1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 100 osób;

2) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 40 osób;

3) artykułów konferencyjnych (tj.: identyfikatory, smycze), o których mowa w Rozdziale VIII SOPZ, stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 100;

4) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 100 w dniu Konferencji;

5) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 40;

6) zestawów promocyjnych, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100.

1.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu w zakresie prawa opcji ulec może liczba:

1) pokoi hotelowych i dób hotelowych, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 1) SOPZ z zastrzeżeniem, że minimalna liczba pokoi to 5 a minimalna liczba dób to 1;

2) stoisk wystawienniczych dla partnerów, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 2), z zastrzeżeniem, że minimalna liczba stoisk wynosi 5;

3) zestawów słuchawkowych o których mowa w Rozdziale XIV pkt 1 ppkt 3) lit. c) SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba zestawów to 100.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ” wraz z Załącznikiem nr 1 do SOPZ.

3. Termin realizacji zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 15 (słownie: piętnastu) dni roboczych, liczonych od dnia 16 czerwca 2026 r., przy czym realizacja: Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 15 czerwca 2026 r.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

5. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w zakresie zamówienia podstawowego i prawa opcji wynosi: 201 447,00 zł brutto, w tym:

1) za zamówienie podstawowe: 146 327,00 złotych brutto,

2) za zamówienie w ramach prawa opcji: 55 120,00 złotych brutto.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.

7. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

8. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy Pzp.

9. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.