Usługi kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji oraz kadry projektowej, w dniach 11-15.05.2026 r. do Portugalii

1. Przedmiotem zamówienia jest Usługi kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji oraz kadry projektowej, w dniach 11-15.05.2026 r. do Portugalii”

2. W spotkaniach sieciujących weźmie udział maksymalnie 15 osób. Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników do liczby 10 osób.

3. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.:

1) zabezpieczenie logistyczne spotkań sieciujących (bilety lotnicze, transport lądowy, ubezpieczenie),

2) obsługa wyjazdowych spotkań sieciujących w zakresie zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia,

3) obsługa wyjazdowych spotkań sieciujących w zakresie zapewnienia tłumaczenia konsekutywnego oraz opiekuna merytorycznego,

4) obsługa wyjazdowego spotkania sieciującego w zakresie organizacji i obsługi spotkań w instytucjach w Porto.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.

5. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić wymogi dotyczące informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Wszelkie materiały związane z realizacją spotkań, w tym materiały informacyjne, promocyjne, listy obecności, powinny być oznakowane zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej projektów finansowanych z Programu Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021 – 2027. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego (Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, Województwo Świętokrzyskie, flaga Unii Europejskiej, flaga Polski) oraz stosowania szczegółowych wytycznych dotyczących promocji projektu zawartych na stronie: https://funduszeueswietokrzyskie.pl/poradniki/fundusze-europejskie-dla-swietokrzyskiego-2021-2027/zasady-komunikacji-funduszy-europejskich-dla-swietokrzyskiego-2021-2027.

1. Przedmiotem zamówienia jest Usługi kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji oraz kadry projektowej, w dniach 11-15.05.2026 r. do Portugalii”

2. W spotkaniach sieciujących weźmie udział maksymalnie 15 osób. Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników do liczby 10 osób.

3. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.:

1) zabezpieczenie logistyczne spotkań sieciujących (bilety lotnicze, transport lądowy, ubezpieczenie),

2) obsługa wyjazdowych spotkań sieciujących w zakresie zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia,

3) obsługa wyjazdowych spotkań sieciujących w zakresie zapewnienia tłumaczenia konsekutywnego oraz opiekuna merytorycznego,

4) obsługa wyjazdowego spotkania sieciującego w zakresie organizacji i obsługi spotkań w instytucjach w Porto.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.

5. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić wymogi dotyczące informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Wszelkie materiały związane z realizacją spotkań, w tym materiały informacyjne, promocyjne, listy obecności, powinny być oznakowane zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej projektów finansowanych z Programu Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021 – 2027. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego (Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, Województwo Świętokrzyskie, flaga Unii Europejskiej, flaga Polski) oraz stosowania szczegółowych wytycznych dotyczących promocji projektu zawartych na stronie: https://funduszeueswietokrzyskie.pl/poradniki/fundusze-europejskie-dla-swietokrzyskiego-2021-2027/zasady-komunikacji-funduszy-europejskich-dla-swietokrzyskiego-2021-2027.

6. Zamawiający:

- nie podzielił niniejszego zamówienia na części i nie dopuszcza składania ofert częściowych, gdyż stanowi ono część całorocznego zamówienia, a ponadto zakres i charakter przedmiotu zamówienia wykluczają jego podział z przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych oraz z uwagi na jego celowość,

- nie dopuszcza składania ofert wariantowych,

- nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp,

- nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp,

- nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp,

- nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp,

- nie przewiduje przeprowadzenia wizji lokalnej i sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego,

- nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, o których mowa w art. 60 i 121 ustawy Pzp;

- nie wymaga złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp,

- nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 261 ustawy Pzp,

- nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający wymaga, aby cała korespondencja dotycząca przedmiotowego postępowania prowadzona była w języku polskim.

3. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.

4. Do oferty należy dołączyć:

a) Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ),

b) Oświadczenia dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie (Wykonawca/Wykonawcy występujący wspólnie) - Dodatek nr 2 A do SWZ,

c) Oświadczenie dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie - Dodatek nr 2 B do SWZ (Podmiot udostępniający zasoby) – o ile dotyczy,

d) NA PODSTAWIE ART. 126 UST. 2 USTAWY PZP ZAMAWIAJĄCY WZYWA DO ZŁOŻENIA WRAZ Z OFERTĄ Wypełnionego i podpisanego Wykaz osób – wg wzoru określonego w Dodatku nr 7 A do SWZ – w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowania oraz wg wzoru określonego w Dodatku nr 7 B do SWZ w celu uzyskania punktów w kryterium „Dodatkowe doświadczenie trenera”.

e) Zobowiązanie podmiotu trzeciego – w sytuacji, gdy wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego,

f) Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa (o ile dotyczy),

g) Oświadczenie z art. 117 ustawy Pzp – wg wzoru określonego w Dodatku nr 5 do SWZ – w sytuacji, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia,

h) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca/podmiot udostępniający zasoby wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych,

i) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

j) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

5. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikowała się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zostały zawarte w rozdz. IX. SWZ 6. Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 8 SWZ.

7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:

1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.

2) Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania i łącznie muszą spełniać warunki udziału w postępowaniu. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniana będzie ich łączna zdolność techniczna lub zawodowa.

4) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust 2 pkt 2 ustawy, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

5) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy występujący wspólnie załączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (Dodatek nr 5 do SWZ).

6) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

8. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować całość przedmiotu zamówienia w terminie do 15 maja 2026 r., w tym spotkania sieciujące odbędą się w dniach 11-15.05.2026 r.

9. Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

9.1 na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:

1) oświadczenia wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023r. poz. 1689), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ;

2) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

3) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

4) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia z postępowania określonych w art. 108 ust. 1 pkt 3 – 6 ustawy Pzp, oraz w art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. – wg wzoru określonego w Dodatku nr 4 do SWZ;

9.2 na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

1) zaświadczenie o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych lub wydruk z Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, z zastrzeżeniem pkt. 9.6.

2) Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane - wg wzoru określonego w Dodatku nr 6 do SWZ oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; ww. okres liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert; UWAGA: Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

9.3 Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

9.4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 9.1 powyżej, składa każdy z Wykonawców.

9.5. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia w odniesieniu do tych podmiotów, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 9.1) powyżej.

9.6. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów z pkt 9.1 ppkt 2) i 3) składa dokumenty określone w rozdz. VIII lit. B 5 i 6 SWZ.

10. Wszelkie informacje związane z postępowaniem, w tym wykaz podmiotowych środków dowodowych, zostały zawarte w SWZ.

1. Odwołanie wnosi się w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.