Usługa zaprojektowania, wykonania, demontażu oraz obsługa kompleksowej zabudowy wystawienniczej w formie sali/klubu biznesowego podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania, wykonania, montażu, demontażu oraz obsługa kompleksowej zabudowy wystawienniczej w formie sali/klubu biznesowego podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu realizowanej w ramach Projektu „Świętokrzyskie dla biznesu”.

2. Zamawiający planuje organizację stoiska wystawienniczego promującego świętokrzyskie przedsiębiorstwa z branż wpisujących się Inteligentne Specjalizacje podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu, które odbędzie się w dniach 8-10 września 2026 roku: (adres: Hotel Gołębiewski ul. Karkonoska 14, 58-540 Karpacz).

3. Zamawiający zarezerwował powierzchnię wystawienniczą o pow. 153 m2 (rzut stoiska stanowi Załącznik nr 1a do SWZ, lokalizacja stoiska: poziom 4, sala 4.10.), która będzie użytkowana przez przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego oraz zostanie udostępniona sześciu świętokrzyskim przedsiębiorcom (podwystawcom). W/w powierzchnię wystawienniczą stoiska zarezerwował i zakupił z wyprzedzeniem Zamawiający Wykonawca nie będzie uwzględniał przedmiotowego kosztu w swojej ofercie.

4. Usługa obejmować będzie m.in: 1) Zaprojektowanie, wykonanie aranżacji sali wraz z obsługą i demontażem 2) Usługę baristy 3) Usługę cateringową 4) Usługa noclegowa dla wystawców 5) Obsługa medialna 6) Usługa tłumaczenia konsekutywnego 7) Usługa promocji stoiska

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załącznik nr 1a do SWZ - rzut stoiska.

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający wymaga, aby cała korespondencja dotycząca przedmiotowego postępowania prowadzona była w języku polskim.

3. Zamawiający:

1) nie podzielił niniejszego zamówienia na części i nie dopuszcza składania ofert częściowych, gdyż stanowi ono część całorocznego zamówienia, a ponadto zakres i charakter przedmiotu zamówienia wykluczają jego podział z przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych oraz z uwagi na jego celowość.

2) nie dopuszcza składania ofert wariantowych,

3) nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp,

4) nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp,

5) nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp,

6) nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp,

7) nie przewiduje przeprowadzenia wizji lokalnej i sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego,

8) nie przewiduje zawarcia umowy ramowej,

9) nie przewiduje aukcji elektronicznej,

10) nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań, o których mowa w art. 60 i 121 ustawy Pzp,

11) nie wymaga złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp,

12) nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 261 ustawy Pzp,

13) nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia

4. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikowała się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zostały zawarte w Rozdz. IX SWZ.

5. Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdz. II ust. 8 SWZ.

6. UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU PODMIOTÓW WYSTĘPUJĄCYCH WSPÓLNIE 1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.

2) Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

3) Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące Wykonawców, tj. każdy z Wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania i łącznie muszą spełniać warunki udziału w postępowaniu. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniana będzie ich łączna zdolność techniczna lub zawodowa.

4) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy występujący wspólnie załączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (Dodatek nr 5 do SWZ).

5) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

7. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie w terminie: do 14 września 2026 roku w tym XXXV Forum Ekonomiczne w Karpaczu odbędzie się w dniach roboczych 8-10 września 2026 roku. Data początkowa wskazana w ogłoszeniu jest terminem rozpoczęcia XXXV Forum Ekonomicznego.

8. Wszystkie informacje związane z postępowaniem, w tym podmiotowych środków dowodowych, zostały określone w SWZ i jej załącznikami.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania, wykonania, montażu, demontażu oraz obsługa kompleksowej zabudowy wystawienniczej w formie sali/klubu biznesowego podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu realizowanej w ramach Projektu „Świętokrzyskie dla biznesu”.

2. Zamawiający planuje organizację stoiska wystawienniczego promującego świętokrzyskie przedsiębiorstwa z branż wpisujących się Inteligentne Specjalizacje podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu, które odbędzie się w dniach 8-10 września 2026 roku: (adres: Hotel Gołębiewski ul. Karkonoska 14, 58-540 Karpacz).

3. Zamawiający zarezerwował powierzchnię wystawienniczą o pow. 153 m2 (rzut stoiska stanowi Załącznik nr 1a do SWZ, lokalizacja stoiska: poziom 4, sala 4.10.), która będzie użytkowana przez przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego oraz zostanie udostępniona sześciu świętokrzyskim przedsiębiorcom (podwystawcom). W/w powierzchnię wystawienniczą stoiska zarezerwował i zakupił z wyprzedzeniem Zamawiający Wykonawca nie będzie uwzględniał przedmiotowego kosztu w swojej ofercie.

4. Usługa obejmować będzie m.in: 1) Zaprojektowanie, wykonanie aranżacji sali wraz z obsługą i demontażem 2) Usługę baristy 3) Usługę cateringową 4) Usługa noclegowa dla wystawców 5) Obsługa medialna 6) Usługa tłumaczenia konsekutywnego 7) Usługa promocji stoiska

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załącznik nr 1a do SWZ - rzut stoiska.

1. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ. Do oferty należy dołączyć:

a) Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ),

b) Wypełniony i podpisany Wykaz osób – wg wzoru określonego w Dodatku nr 6 do SWZ – w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowania oraz Wykaz osób – na kryterium – wg wzoru określonego w Dodatku nr 6 A do SWZ w celu uzyskania punktów w kryterium „Doświadczenie kierownika wykonawczego projektu” oraz „Doświadczenie projektanta” (składany wraz z ofertą). UWAGA 1. Wypełnienie dokumentu Dodatek nr 6 A do SWZ, dotyczący dodatkowego doświadczenia osób dotyczy tych Wykonawców, którzy w kryterium oceny ofert „Doświadczenie kierownika wykonawczego projektu” oraz „Doświadczenie projektanta” chcą uzyskać dodatkowe punkty. 2. Wykaz osób (Dodatek nr 6 A do SWZ), nie podlega uzupełnieniu na podstawie art. 128 ust. 1. w zakresie podlegającym ocenie w kryterium poza cenowym.

c) Oświadczenia dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie (Wykonawca/Wykonawcy występujący wspólnie) - Dodatek nr 2 A do SWZ,

d) Oświadczenie dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie - Dodatek nr 2 B do SWZ (Podmiot udostępniający zasoby) – o ile dotyczy,

e) Zobowiązanie podmiotu trzeciego – w sytuacji, gdy wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego,

f) Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa (o ile dotyczy),

g) Oświadczenie z art. 117 ustawy Pzp – wg wzoru określonego w Dodatku nr 5 do SWZ – w sytuacji, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia,

h) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że Wykonawca/Podmiot udostępniający zasoby wskaże dane, umożliwiające Zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych,

i) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia Wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

j) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

2. Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:

1) oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023r. poz. 1689), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ;

2) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

3) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

4) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia z postępowania określonych w art. 108 ust. 1 pkt 3 – 6 ustawy Pzp, oraz w art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. – wg wzoru określonego w Dodatku nr 4 do SWZ;

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej składa dokumenty określone w Rozdz. VIII lit. B pkt 1 ppkt 2 i 3 SWZ.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 2 powyżej, składa każdy z Wykonawców.

5. Na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy ZAMAWIAJĄCY WZYWA DO ZŁOŻENIA WRAZ Z OFERTĄ na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdz. VII pkt 1 ppkt 1 lit. a i b w zakresie dysponowania osobami tj. Wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat jej doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – Dodatek nr 6 do SWZ.

6. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

7. Oprócz podstaw wykluczenia o których mowa w pkt 2.1.6. ogłoszenia, z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców w stosunku do którego zachodzą okoliczności o których mowa w art. 5 rozporządzenia Rady UE nr 833/2024 z dnia 31.07.2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniem Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie: dysponowania osobami zdolnymi do realizacji zamówienia umożliwiającymi realizację przedmiotu zamówienia na odpowiednim poziomie jakości: Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami na czas realizacji zamówienia i na potrzeby realizacji zamówienia posiadającymi odpowiednie doświadczenie niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia tj.:

1) Kierownikiem wykonawczym projektu – jedną osobą, posiadająca doświadczenie polegające na nadzorowaniu/kierowaniu pracami wykonania min. 4 (czterech) stoisk targowych/promocyjnych/wystawienniczych o powierzchni min. 60 m2 każde, na imprezach targowych w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.

2) Projektantem – jedną osobą, posiadająca doświadczenie polegające na zaprojektowaniu min. 4 (cztery) stoisk targowych/promocyjne/wystawiennicze o powierzchni min. 60 m2 każde, na imprezach targowych w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upłynął termin składania ofert. UWAGA 1) Pod pojęciem „impreza targowa” Zamawiający rozumie zorganizowane wydarzenia wystawiennicze i handlowe podczas których firmy z konkretnej branży prezentują swoje produkty i usługi szerokiej publiczności, nawiązują relacje biznesowe, pozyskują klientów oraz wymieniają się doświadczeniami.

2) Zamawiający nie dopuszcza możliwości połączenia funkcji Kierownika wykonawczego projektu z Projektantem dla jednej osoby.

3) Przydzielenie do realizacji przedmiotu zamówienia Kierownika wykonawczego projektu oraz Projektanta, którzy posiadają dodatkowe doświadczenie, ponad wymagane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, będzie dodatkowo punktowane zgodnie z Rozdz. XVII pkt. 2 Ad. 2 i Ad. 3 SWZ 4) Wykazane osoby muszą brać czynny udział w realizacji zamówienia

2. UDOSTĘPNIANIE ZASOBÓW PODMIOTU TRZECIEGO 1) Wykonawca, może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

2) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3) Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, odpowiada solidarnie z Wykonawcą, który polega na jego sytuacji finansowej lub ekonomicznej, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów podmiot ten nie ponosi winy.

4) W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca może polegać na potencjale podmiotu trzeciego na zasadach opisanych w art. 118–123 ustawy Pzp. Podmiot trzeci, na potencjał, którego Wykonawca powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie może podlegać wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt. 4, 5 i 7 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r.

5) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Uwaga: W celu oceny czy Wykonawca polegając na zdolnościach na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia oraz oceny czy stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów, Zamawiający żąda dokumentu, który określa w szczególności:

a) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

b) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

c) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

3. Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

4. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu wg zasady spełnia/nie spełnia, na podstawie treści oświadczeń i dokumentów wskazanych w Rozdz. VIII SWZ.

Informacje o terminach odwołania: Informacje o terminach odwołania:

1. Odwołanie wnosi się w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.