Organizacja międzynarodowej konferencja pod nazwą „III Konferencja Uniwersytetów Europejskich”.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji konferencji Organizacja międzynarodowej konferencji pod nazwą „III Konferencja Uniwersytetów Europejskich”

2. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe:

1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

1) oświadczenie, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;

2) formularz cenowy – Załącznik nr 5a do SWZ. Brak złożenia formularza cenowego skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 u Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

3) (wymóg do kryterium oceny ofert) projekt aranżacji sceny do oceny w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Rozdziale XIX SWZ w formie tam opisanej;

4) (wymóg do kryterium oceny ofert) Projekt ścianki fotograficznej „RAMKA” do oceny w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Rozdziale XIX SWZ w formie tam opisanej;

5) (wymóg do kryterium oceny ofert) propozycja rozwiązań proekologicznych możliwych do zastosowania podczas realizacji zamówienia zgodnie z opisem o którym mowa w Rozdziale XIX SWZ;

6) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy);

7) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).

8) Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby, chyba że umocowanie do reprezentacji wynika z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza).

9) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 117 ust. 4 u Pzp, złożone w Formularzu ofertowym. Uwaga: dokumenty i deklaracje składane w poz. 3-6 jako wymogi do kryterium oceny ofert nie będą podlegały uzupełnieniu. Wykonawca może złożyć tylko jeden projekt aranżacji sceny oraz jeden projekt ścianki fotograficznej „RAMKA”.

2. Podmiotowe środki dowodowe żądane będą od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów: i. wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane; ii. dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; iii. wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; iv. oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u Pzp w zakresie podstaw wkluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego. Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem, o którym mowa na wstępie.

3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.

4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 3 pkt 3), potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

8. Zmiany do umowy - patrz SWZ.

9. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 22 czerwca 2026 r.

10. Wadium nie jest wymagane.

11. Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

12. Warunki udziału w postępowaniu - patrz SWZ Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE art. 132 w związku z art. 359 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji konferencji Organizacja międzynarodowej konferencji pod nazwą „III Konferencja Uniwersytetów Europejskich”

2. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że: 1) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał (zakończył), co najmniej 3 usługi polegające na kompleksowej organizacji (zaprojektowanie i zapewnienie oprawy graficznej, streamingu, nagłośnienia, oświetlenia) wydarzenia oraz obsłudze w dniach wydarzania, z których każda:

a) trwała co najmniej dwa dni*,

b) organizowana była dla min. 200 osób**,

c) miała wartość min. 200 000,00 zł brutto (w przypadku, jeżeli wartość zamówienia została wyrażona w walucie obcej – wyrażona w złotych równoważność tej kwoty wg średniego kursu NPB z dnia zawarcia umowy). *zgodnie z programem/ agendą merytoryczną/ opisem wydarzenia, ** chodzi o ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez zamawiającego usługę (zgodnie z programem/ agendą merytoryczną/ opisem przedmiotu zamówienia), a nie o liczbę osób de facto korzystających z poszczególnych składowych usługi, tj. np. noclegów czy cateringu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że:

2) Skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.: Koordynatora projektu – osobę, która odpowiedzialna będzie za kompleksową, terminową i sprawną organizację wydarzenia, w tym za współpracę z Zamawiającym, posługującą się biegle językiem angielskim w mowie i piśmie na poziomie min. B2 oraz w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała co najmniej 3 wydarzenia, z których organizacja każdego obejmowała:

1) nadzór nad kompleksową organizacją wydarzeń dla co najmniej 200 osób,

2) nadzór prac zespołu, nie mniejszego niż 5 osób, odpowiadającego po stronie Wykonawcy za organizację wydarzeń;

3) nadzór prac nad montażem i demontażem infrastruktury niezbędnej do organizacji wydarzeń;

4) miało wartość min. 200 000,00 zł brutto (w przypadku, jeżeli wartość zamówienia została wyrażona w walucie obcej – wyrażona w złotych równoważność tej kwoty wg średniego kursu NPB z dnia zawarcia umowy).