Usługi kafeteryjne dla pracowników Centralnego Ośrodka Informatyki poprzez dostęp do cyfrowej platformy świadczeń pozapłacowych

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kafeteryjnych dla Pracowników Zamawiającego poprzez dostęp do cyfrowej platformy świadczeń pozapłacowych. W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający określa zakres podstawowy oraz zakres opcjonalny, którego wykorzystanie nie jest obowiązkiem Zamawiającego i jest zależne od jego aktualnych potrzeb. Zamówienie realizowane w ramach prawa opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, dlatego też nieskorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie stanowi podstawy dla Wykonawcy do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego.

2. Wykonawca będzie świadczył Zamawiającemu w ramach: 2.1 zamówienia podstawowego:

2.1.1. uruchomienie i wdrożenie Platformy kafeteryjnej, celem korzystania z Usług kafeteryjnych;

2.1.2. utrzymanie Platformy kafeteryjnej przez okres 12 miesięcy od dnia 01.01.2026 r. 2.1.3. świadczenie Usług kafeteryjnych dla pracowników Centralnego Ośrodka Informatyki polegających na dostępie do Platformy kafeteryjne przez okres 12 miesięcy od dnia 01.01.2026 r. w zakresie:

a) Karnetów sportowych;

b) Usług „Sport, rekreacja, kultura i rozrywka, podróże i inne”, 2.2. zamówienia opcjonalnego:

2.2.1. utrzymanie Platformy kafeteryjnej przez kolejne 24 miesiące po upływie terminu wskazanego w pkt 2.1.2, przy czym Zamawiający jest uprawniony skorzystać z opcji dwukrotnego przedłużenia każdorazowo o okres nie dłuższy niż 12 miesięcy;

2.2.2. świadczenie Usług kafeteryjnych dla pracowników Centralnego Ośrodka Informatyki polegających na dostępie do Platformy kafeteryjne przez kolejne 24 miesiące po upływie terminu wskazanego w pkt 2.1.3, przy czym Zamawiający jest uprawniony skorzystać z opcji dwukrotnego przedłużenia każdorazowo o okres nie dłuższy niż 12 miesięcy w zakresie:

a) Karnetów sportowych;

b) Usług „Sport, rekreacja, kultura i rozrywka, podróże i inne”. Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w rozdziale II SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1) Wykonawca zobowiązuje się uruchomić i wdrożyć Platformę kafeteryjną pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa, o ile umowa została zawarta do 15 dnia miesiąca. W przypadku, gdy umowa zostanie zawarta później niż 15 dnia miesiąca, Wykonawca zobowiązuje się uruchomić i wdrożyć Platformę kafeteryjną do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu zawarcia umowy.

2) Wykonawca będzie świadczył Usługi kafeteryjne dla Użytkowników przez okres: 2.1. w ramach zamówienia podstawowego w okresie 12 miesięcy liczonych od dnia uruchomienia Platformy kafeteryjnej 2.2. w ramach zamówienia opcjonalnego przez kolejne 24 miesiące po upływie terminu wskazanego w pkt. 2.1.2, przy czym Zamawiający jest uprawniony skorzystać z opcji dwukrotnie, każdorazowo przedłużając Usługi kafeteryjne o okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

3) Zamawiający każdorazowo zgłosi chęć skorzystania z prawa opcji na co najmniej 14 (słownie: czternaście) dni przed pierwszym dniem świadczenia usług kafeteryjnych w ramach zamówienia opcjonalnego, nie później jednak niż w dniu 15 grudnia 2026 r. oraz 15 grudnia 2027 r. Szczegółowe warunki skorzystania z opcji zostały opisane w Rozdziale III SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

4. Zamawiający w myśl art. 139 ustawy Pzp przewiduje odwróconą kolejność oceny ofert, tj. najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

5. Zamawiający jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE dalej „RODO”.

6. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy e Zamówienia Urzędu Zamówień Publicznych https://ezamowienia.gov.pl/pl/.

7. Zamawiający zastrzega, iż zgodnie z art. 257 ustawy Pzp, może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

8. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, według wymagań ściśle określonych w SWZ.

9. Zamawiający nie udzieli zamówienia jeśli zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dot. środków organizacyjnych w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (DZ. Urz. UE nr L 229/1 z 31.7.2014) oraz wykluczy Wykonawcę w przypadku zaistnienia co najmniej jednej z przesłanek wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507) – w celu potwierdzenia braku postaw do wykluczenia należy złożyć wraz z ofertą oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do Formularza oferty.

10. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych – na potwierdzenie zgodności oferowanych usług z wymaganiami określonymi w rozdziale II SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, tj.: Wykaz parametrów oferowanych lub opis sposobu spełniania wymagań zawartych w OPZ – składany wraz z ofertą w celu potwierdzenia parametrów wymaganych w OPZ – stanowiący załącznik nr 7 do Formularza oferty. Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1. Zamawiający wymaga, aby opiekun do spraw obsługi Usług kafeteryjnych przez czas realizacji przedmiotu Umowy, był zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze nie mniejszym niż 1/8 etatu, przez Wykonawcę lub podwykonawcę, jeżeli czynności realizowane w ramach Umowy przez tą osobę, polegają na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U z 2025 r., poz. 277 z późn. zm.), dalej jako „Kodeks pracy”.

2. Do zadań osoby wskazanej w ust. 1 powyżej należeć będzie realizacja obsługi administracyjnej przedmiotu Umowy, w tym przygotowanie Raportów płacowych i innych raportów przewidzianych Umową i OPZ, wystawianie dokumentów księgowych, udzielanie informacji Użytkownikom i Użytkownikom abonamentów, co najmniej w zakresie korzystania z Usług kafeteryjnych i dokonywania opłat z ich tytułu, udzielanie informacji przedstawicielom Zamawiającego, co najmniej w zakresie wymagań związanych z rozliczaniem Usług kafeteryjnych, sprawozdawczości, korzystania z Platformy kafeteryjnej dla celów rozliczania z ZFŚS.

3. Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymagań, o których mowa powyżej oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań określono w Rozdziale III – Projektowane postanowienia umowy.