Organizacja konferencji Digital Skills Summit

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie podczas wydarzenia „Konferencja Digital Skills Summit”, odbywającego się w dniach 26 – 27 listopada 2025 r. w Gdańsku, w Budynku Neofilologii Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Gdańskiego (zwanego dalej: „Wydarzeniem”), usługi polegającej na kompleksowej obsłudze technicznej każdego z elementów Wydarzenia, przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia, zapewnieniu usługi cateringowej, zapewnieniu obsługi recepcji, zapewnieniu usług tłumaczenia, a także zapewnieniu wyposażenia, transportu i montażu oraz dokumentacji fotograficznej i filmowej Wydarzenia i artykułów konferencyjnych i realizacji innych usług związanych z Wydarzeniem. Usługi wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia będą zwane dalej łącznie również „Usługami”.

2. Do zadań Wykonawcy w ramach usługi, o której mowa w ust. 1, należeć będzie w szczególności:

1) przygotowani koncepcji kreatywnej, zwanej dalej „Koncepcją” Wydarzenia i jej realizacja (Rozdział 1 SOPZ);

2) zapewnienie wyposażenia oraz kompleksowej obsługi technicznej i sprzętowej Wydarzenia, w tym zapewnienie oprawy wizualnej i dźwiękowej oraz transportu, montażu i demontażu (Rozdział 2, Rozdział 3 SOPZ, Rozdział 4 SOPZ, Rozdział 7 SOPZ i Rozdział 8 SOPZ);

3) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej (Rozdział 5 SOPZ):

4) wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej oraz wykonanie notatek wizualnych Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);

5) zapewnienie transmisji audiowizualnej Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);

6) zapewnienie personelu obsługującego Wydarzenie (Rozdział 7 SOPZ);

7) przygotowanie artykułów konferencyjnych wraz z ich transportem (dostawą) (Rozdział 6 SOPZ);

8) zapewnienie usługi cateringowej (Rozdział 9 SOPZ);

9) zapewnienie usług tłumaczenia wraz z odpowiednim asortymentem (Rozdział 10 SOPZ);

10) zapewnienie lokalu,obsługi na potrzeby spotkania wieczornego oraz oprawy muzycznej (Rozdział 11 SOPZ);

11) zapewnienie strefy VR (Rozdział 11 SOPZ);

konferencji „Digital Skills Summit” („Kompetencje Cyfrowe 2025”)”, organizowanej w ramach zadania pn. „Rozwój i utrzymanie przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej NASK-PIB) portalu kompetencje cyfrowe.gov.pl.

3. Formuła przedmiotu zamówienia:

1) Konferencja: Wydarzenie stacjonarne oraz transmisja Konferencji na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.

2) Warsztaty: stacjonarnie oraz transmisja Warsztatów na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.

3) Koktajl: stacjonarnie. Dokładne miejsce, w którym odbędzie się koktajl Wykonawca wskaże w pkt 3 oferty. Miejsce to ma spełniać parametry, o których mowa w Rozdziale 11 SOPZ.

4. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Uniwersytet Gdański, Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego, ul Wita Stwosza 51, Gdańsk. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. sale wykładowe i warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja zapewnia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. Lokalizacja koktajlu odbędzie się w miejscu zaoferowanym przez Wykonawcę w pkt 3 oferty.

5. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 27 listopada 2025 r., przy czym realizacja:

1) Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 26 listopada 2025 r.

2) Warsztatów odbędzie się w dniu 27 listopada 2025 r.

6. Liczba uczestników Wydarzenia:

1) Konferencja: Maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 200. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.

11.2025 r.

2) Warsztaty: Maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.

11.2025 r.

3) Koktajl: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.

11.2025 r.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:

1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 200 osób;

2) uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;

3) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;

4) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 200;

5) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 130;

6) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 200 w dniu Konferencji i 130 w dniu Warsztatów;

7) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 130;

8) stoisk składających się każde z: lady z logotypem, 2 krzeseł typu hoker oraz telewizora 55 cali, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 5;

9) słuchawek dla uczestników, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 180;

8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikiem nr 1 znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ”.