Postanowienie KIO 4346/25 z 13 listopada 2025 r.

Uzasadnienie

Polska Agencja Żeglugi Powietrznej z siedzibą w Warszawie (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm. dalej: „ustawa Pzp”) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „Obsługa techniczno-serwisowa systemów i urządzeń OKRL Kraków oraz w zakresie ślusarki i stolarki drzwiowej i okiennej oraz bram przesuwnych Ośrodka Radiolokacyjnego Zabierzów” (znak postępowania: 090/MZP/2025/P/KBI). Wartość szacunkowa zamówienia jest powyżej progów unijnych. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 1 lipca 2025 r. pod numerem 425503-2025 .

W dniu 10 października 2025 r. odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w przedmiotowym postępowaniu złożył wykonawca FBSerwis S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie złożono wobec zaniechania odrzucenia oferty złożonej przez wykonawcę PZN sp. z o.o. w Warszawie (dalej: „PZN”).

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie

1. art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) oraz pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 63 ustawy Pzp oraz w zw. z art. 104 i art. 99 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, ze zm.; dalej: „k.c.”) w zw. z art. 18 ust. 1 ustawy Pzp – poprzez zaniechanie odrzucenia oferty PZN pomimo, iż wykonawca ten nie złożył w wymaganym terminie pełnomocnictwa do złożenia oferty ważnego w chwili jej złożenia, zaś oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów w sytuacji, gdy PZN wraz z ofertą (podpisaną samodzielnie przez prokurenta łącznego, uprawnionego do reprezentowania tego podmiotu tylko wspólnie z członkiem zarządu lub innym prokurentem) złożył pełnomocnictwo dla tegoż prokurenta w formie cyfrowego odwzorowania (skanu) dokumentu sporządzonego na piśmie, a następnie, w wyniku wezwania wystosowanego przez Zamawiającego, przedstawił uzupełnione pełnomocnictwo w formie elektronicznej, udzielone jednak dopiero w dniu 19 sierpnia 2025 r., a więc kilkanaście dni po złożeniu oferty, podczas gdy z uwagi na zastrzeżoną w ustawie Pzp (art. 63) dla oferty formę pisemną pod rygorem nieważności, pełnomocnictwo do złożenia oferty również powinno taką formę zachować (art. 99 k.c.) i obowiązywać powinno w dacie złożenia oferty, co oznacza, ze osoba podpisująca ofertę w chwili jej złożenia nie była prawidłowo umocowana do złożenia oferty i tym samym oferta ta była na mocy art. 104 k.c. nieważna,

2. art. 239 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a) i b) ustawy Pzp w zw. z art. 118 ust. 1 – 3 oraz art. 226 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 123 ustawy Pzp, 118 ust. 3 ustawy Pzp oraz w zw. z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415; dalej: „Rozporządzenie”) poprzez dokonanie wyboru oferty wykonawcy PZN i tym samym uznanie, że nie podlega ona odrzuceniu w sytuacji, gdy wykonawca ten w celu wykazania spełnienia warunku udziału w Postępowaniu dotyczącego doświadczenia powołał się na: a. doświadczenie własne, wynikające z wykonywania pięciu usług wskazanych w poz. 1 – 5 wykazu usług, które to usługi są według oświadczenia wykonawcy nadal realizowane, w odniesieniu do których nie wykazał, czy w ich zakres wchodziły obsługa i przeglądy: kotłowni gazowej, central wentylacyjnych, klimatyzacyjnych oraz instalacji rurowej ciepła technologicznego i centralnego ogrzewania – które to elementy były przez Zamawiającego wymagane dla potwierdzenia spełnienia warunku udziału w Postępowaniu, zaś na potwierdzenie ich wykonania przedstawił referencje wystawione w latach 2021 – 2023 z których wprost wynika, że usługi w nich opisane były nadal realizowane, co nie spełnia wymogów określonego w § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia oraz Rozdziału VII pkt 3.3. lit. a) specyfikacji warunków zamówienia (dalej: „SWZ”) dotyczących ich wystawienia w okresie ostatnich trzech miesięcy, względnie przedstawienia takich dokumentów, które potwierdzają należyte wykonanie (zakończenie) usług, a w konsekwencji świadczy o niewykazaniu spełnienia warunku udziału w Postępowaniu w oparciu o potencjał własny, b. doświadczenie podmiotu trzeciego, tj. YATRE sp. z o.o. w Poznaniu, po terminie składania ofert, a dopiero na etapie przekazywania podmiotowych środków dowodowych, podczas gdy zgodnie z postanowieniami art. 118 ust. 3 ustawy Pzp oraz wyraźnymi zapisami SWZ, tj. rozdziału VI pkt 5, rozdziału VII pkt 1.2. oraz rozdziału XIII pkt 8 ppkt 2 SWZ, zobowiązanie takie należało złożyć wraz z ofertą, zaś stosownie do postanowienia art. 123 ustawy Pzp w sytuacji, w której wykonawca na etapie składania ofert nie polegał w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, po upływie terminu składania ofert nie może już na takie zasoby skutecznie się powoływać co oznacza, że powołanie się przez PZN na zasoby podmiotu trzeciego nie było skuteczne, a tym samym wykonawca PZN nie wykazał spełnienia warunku udziału w Postępowaniu oraz nie przedstawił w wymaganym terminie (tj. w terminie składania ofert) wymaganego przy powoływaniu się na potencjał podmiotu trzeciego dokumentu w postaci zobowiązania tego podmiotu lub innego podmiotowego środka potwierdzającego dysponowanie zasobami,

3. art. 226 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 123 oraz w zw. z art. 223 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie odrzucenia oferty PZN w sytuacji, gdy oferta ta jest niezgodna z powołanymi przepisami ustawy, bowiem PZN, składając zobowiązanie podmiotu trzeciego już po upływie terminu związania ofertą dokonał niedopuszczalnej zmiany treści oferty, przypominającej w istocie przedstawienie nowej oferty, a nadto naruszył ustawowy zakaz powoływania się na potencjał innego podmiotu po upływie terminu związania ofertą, względnie, z ostrożności

4. art. 128 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wezwania wykonawcy PZN do uzupełnienia dokumentów potwierdzających samodzielne spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, pomimo że Wykonawca ten nie wykazał skutecznie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania doświadczenia.

Odwołujący wniósł o:

1. uwzględnienie odwołania w całości,

2. nakazanie Zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej w Postępowaniu,

3. nakazanie Zamawiającemu odrzucenie oferty PZN, względnie, na wypadek nieuwzględnienia żądania podniesionego w pkt 3,

4. nakazanie Zamawiającemu wezwanie PZN do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających samodzielne spełnienie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego doświadczenia,

5. zasądzenie na rzecz Odwołującego kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa według spisu (faktury), który przedłożony zostanie na rozprawie.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 1 pkt 1) lit. a) ustawy Pzp. Informację stanowiącą podstawę dla wniesienia odwołania Odwołujący uzyskał w dniu 30 września 2025 r. (zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty). W związku z powyższym odwołanie wniesione w dniu 10 października 2025 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 15 000,00 złotych został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

Ustalenia Izby

Izba ustaliła, że do postępowania odwoławczego w ustawowym terminie przystąpienie po stronie Zamawiającego zgłosił PZN. Pismem z dnia 6 listopada 2025 r. PZN wskazał, że zarzuty przedstawione w odwołaniu nie zasługują na uwzględnienie.

Zamawiający pismem z dnia 7 listopada 2025 r. poinformował, że: „w dniu 28 października 2025 r. unieważniono czynność wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej przez PZN (…). Powyższa informacja została opublikowana na stronie prowadzonego postępowania oraz przekazana wszystkim wykonawcom w dniu 28 października 2025 r.”.

Powyższe znalazło potwierdzenie na stronie internetowej prowadzonego postępowania (https://pansa.ezamawiajacy.pl/pn/PANSA/demand/notice/public/173303/details), na której w dniu 28 października 2025 r. Zamawiający zamieścił „Zawiadomienie o unieważnieniu czynności wyboru najkorzystniejszej oferty” , tj. zawiadomienie o unieważnieniu dokonanej w dniu 30 września 2025 r. czynności wyboru oferty PZN jako najkorzystniejszej w postępowaniu.

Dodatkowo, w piśmie z dnia 13 listopada 2025 r. stanowiącym odpowiedź na odwołanie Zamawiający wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy Pzp z uwagi na to, że dalsze prowadzenie ww. postępowania stało się zbędne, ponieważ Zamawiający unieważnił czynność wyboru oferty najkorzystniejszej złożonej przez PZN, które zostało objęte przedmiotem zaskarżenia przez Odwołującego. Do ww. odpowiedzi Zamawiający załączył „Zawiadomienie o unieważnieniu czynności wyboru najkorzystniejszej oferty” z dnia 28 października 2025 r.

W tych okolicznościach Izba zważyła, co następuje:

Analiza stanu faktycznego sprawy pozwala na wniosek, że na dzień rozpoznania odwołania, w związku z unieważnieniem w dniu 28 października 2025 r. przez Zamawiającego czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 30 września 2025 r. może znaleźć zastosowanie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp, zgodnie z którym Izba umarza postępowanie odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Należy bowiem podkreślić, że przepis art. 552 ust. 1 ustawy Pzp obliguje Izbę do uwzględnienia za podstawę stanu rzeczy ustalonego w toku postępowania odwoławczego. Podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez Izbę, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie konkretnie sytuacje chodzi, wobec czego zawsze należy dokonać indywidualnej oceny stanu faktycznego. Izba uznała, że podstawa umorzenia postępowania, o której mowa w art. 568 pkt 2) ustawy Pzp zachodzi w okolicznościach tej sprawy. Dzieje się tak, bowiem Zamawiający unieważnił czynność wyboru oferty najkorzystniejszej polegającej na unieważnieniu wcześniejszych, będących podstawą wniesienia odwołania czynności, tj. badania i oceny ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej. Wobec powyższego, w ocenie składu orzekającego, postępowanie odwoławcze stało się zbędne – przedmiot zaskarżenia przestał istnieć. Natomiast powtórzona czynność badania i oceny ofert (w tym wybór oferty najkorzystniejszej) będzie stanowić samodzielną podstawę do wniesienia ewentualnego odwołania.

Reasumując, mając na względzie okoliczności przedmiotowej sprawy oraz brzmienie art. 568 pkt 2) ustawy Pzp, orzeczono jak w sentencji umarzając postępowanie odwoławcze.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), nakazując dokonanie na rzecz Odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień Publicznych kwoty uiszczonej tytułem wpisu.