Usługa influence i ambient marketingu oraz produkcji materiałów udiowizualnych dla Kampanii „Czytaj chwilę!” w ramach programu „Mała książka – wielki człowiek” realizowanej w 2026 roku

1. W postępowaniu Zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Open Nexus znajdującej się pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki w zakładce „Korespondencja”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy, w tym wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy jej użyciu dostępna jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki.

2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:

2.1. zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Instytutu Książki; pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki

2.2. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.

3. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania: OPZ.261.15.2026/PZP.

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 oraz art.14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Książki z siedzibą w Krakowie przy ul. Zygmunta Wróblewskiego 6, 31- 148 Kraków, biuro@instytutksiazki.pl Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawie ochrony danych elektronicznie poprzez adres email iod@instytutksiazki.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej.

Pełna treść klauzul informacyjnych znajduje się w SWZ.

Przedmiot zamówienia jest usługa influence i ambient marketingu oraz produkcji materiałów audiowizualnych dla Kampanii „Czytaj chwilę!” w ramach programu „Mała książka – wielki człowiek” realizowanej w 2026 roku. Zamówienie obejmuje w szczególności:

1) stworzenie koncepcji serii materiałów do internetu oraz ich produkcja,

2) opracowanie strategii oraz działań z zakresu influence marketingu,

3) zaangażowanie influencerów,

4) przygotowanie materiałów publicystycznych,

5) przeprowadzenie sesji zdjęciowej,

6) ambient marketing.

O udzielenie zamówienia w postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 2.1. zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie. 2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie. 2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie. 2.4. zdolności technicznej lub zawodowej - o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że 2.4.1 posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie 2 usługi, w tym:

a) 1 usługę, której przedmiotem była realizacja kampanii reklamowej, obejmującej co najmniej stworzenie koncepcji serii materiałów do internetu oraz ich produkcję, zaangażowanie influencerów, przygotowanie materiałów publicystycznych oraz działania ambientowe o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 (słownie trzysta tysięcy) zł brutto.

b) 1 usługę, której przedmiotem była realizacja społecznej kampanii reklamowej na rzecz organizacji non-profit (przez co będą rozumiane organizacje pozarządowe, instytucje samorządowe lub rządowe) lub dla spółek Skarbu Państwa lub spółek komunalnych -obejmującej co najmniej stworzenie koncepcji serii materiałów do internetu oraz jej produkcję, zaangażowanie influencerów, przygotowanie materiałów publicystycznych oraz działania ambientowe o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 (słownie trzysta tysięcy) zł brutto. 2.4.2 skierują do realizacji zamówienia osoby zdolne do realizacji zamówienia, tj. skierują zespół składający się z co najmniej:

a) Account Manager (1 osoba) - posiadający minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w zakresie pełnienia funkcji kierowniczych przy produkcji materiałów audiowizualnych i koordynacji działań związanych z influence marketingiem.,

b) Copywriter (min. 1 osoba) – posiadający minimum 3 lata doświadczenia zawodowego jako autor tekstów publicystycznych oraz reklam w Internecie (serwisy internetowe i media społecznościowe),

c) Influence Marketing Specialist (1 osoba) – posiadający minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w realizacji kampanii Infuence Marketingu; UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza łączenia powyższych funkcji, tj. do pełnienia z każdej funkcji musi być wyznaczona odrębna osoba.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

3. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, o którym mowa w pkt. 2 powyżej zobowiązany jest do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

3.1. Wykonawca, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia składa:

3.1.1. oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór oświadczenia stanowi załącznik 3 do SWZ;

3.1.2. oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu dotyczącym podstaw wykluczenia – wzór oświadczenia stanowi załącznik 4 do SWZ;

3.1.3. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

3.1.4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:

a) zaświadczenia, o którym mowa w pkt. 3.1.3 powyżej tj. zaświadczenia lub odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym

Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

b) dokument, o którym mowa w pkt. 3.1.4 lit. a) powyżej powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

c) jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 3.1.1 – 3.1 3, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 4, Ustawy PZP, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.

4. Wykonawca może, zamiast podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego, posłużyć się certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, potwierdzającym odpowiednio brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

3. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, o którym mowa powyżej zobowiązany jest do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

3.2. Wykonawca, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu składa:

3.2.1 wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu (zakresu), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ),

3.2.2 dowody określające czy usługi zamieszczone w „Wykazie usług” zostały wykonane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane. A jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy

3.2.3 wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).

4. Wykonawca może, zamiast podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego, posłużyć się certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, potwierdzającym odpowiednio brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych: 1.1 scenariusz wydarzenia ambientowego (maks. 8 000 znaków ze spacjami) – na podstawie tego załącznika zostanie dokonana ocena w kryterium „Scenariusz działań ambientowych” 1.2 scenariusz rolek do Internetu (maks. 8 000 znaków ze spacjami) – na podstawie tego załącznika zostanie dokonana ocena w kryterium „Scenariusz rolek”.

2. W przypadku, gdy zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca musi udowodnić w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, że oferowane rozwiązania spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.

3. W odniesieniu do wymaganych przedmiotowych środków dowodowych wskazanych w ust. 1 powyżej i fakultatywnych (o ile dotyczy) wskazanych w ust. 2 powyżej, jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia, co skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP 4. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).

2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku następujących formach wymienionych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp, w zależności od wyboru Wykonawcy.

3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej, tj. sporządzonej i podpisanej przez podmiot wystawiający dokument wadialny. Wadium takie musi obejmować cały okres związania ofertą. Treść gwarancji lub poręczenia nie może zawierać postanowień uzależniających jego dalsze obowiązywanie od zwrotu oryginału dokumentu gwarancyjnego do gwaranta.

4. W przypadku wadium wnoszonego w formie poręczeń lub gwarancji należy wskazać – „Instytut Książki”.

5. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

6. Gwarancja lub poręczenie musi zawierać w swojej treści nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie wystawcy dokumentu do zapłaty na rzecz Zamawiającego kwoty wadium płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego.

7. Wadium wniesione w formie gwarancji (bankowej czy ubezpieczeniowej) musi mieć taką samą płynność jak wadium wniesione w pieniądzu – dochodzenie roszczenia z tytułu wadium wniesionego w tej formie nie może być utrudnione. Dlatego w treści gwarancji powinna znaleźć się klauzula stanowiąca, iż wszystkie spory odnośnie gwarancji będą rozstrzygane zgodnie z prawem polskim i poddane jurysdykcji sądów polskich, chyba, że inna właściwość wynika z przepisów prawa.

8. Wadium wniesione w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy musi wpłynąć na rachunek bankowy Zamawiającego nr 46 1130 1150 0012 1269 2720 0049 (w tytule przelewu należy wpisać numer postępowania, tj. OZP.261.15.2026/PZP), najpóźniej przed upływem terminu składania ofert. Ze względu na ryzyko związane z czasem trwania okresu rozliczeń międzybankowych Zamawiający zaleca dokonanie przelewu ze stosownym wyprzedzeniem.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie przesłanek opisanych w Rozdziale VI SWZ, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z Rozdziałem VII SWZ.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie Wykonawcy są zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale VIII SWZ przy czym:

3.1. podmiotowe środki dowodowe, dotyczące braku podstaw wykluczenia składa każdy z nich;

3.2. podmiotowe środki dowodowe, dotyczące warunków udziału w postępowaniu składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/ą spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w Rozdziale VII pkt. 2 SWZ.

4. Zamawiający nie określił odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 1.2 do SWZ, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.