Kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej, jednodniowej konferencji organizowanej przez Województwo Mazowieckie we współpracy z regionem Île-de-France oraz krajem związkowym Brandenburgia, planowanej do realizacji na terenie m.st. Warszawy w terminie 16 listopada 2026 r.

1. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywać się będzie elektronicznie za pośrednictwem Platformy e Zamawiający, pod adresem: https://mazovia.ezamawiajacy.pl

2. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania i zalogowania się w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://mazovia.ezamawiajacy.pl, zgodnie z Instrukcją dostępną w zakładce Baza Wiedzy.

3. Realizując obowiązek wynikający z art. 67 p.z.p., Zamawiający przekazuje następujące informacje o niezbędnych wymaganiach sprzętowo – aplikacyjnych, umożliwiających pracę na Platformie e Zamawiający:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

4. Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie e Zamawiający i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

5. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę e Zamawiający stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

6. Zamawiający określa dopuszczalne wielkości przesyłanych danych tj. wielkość plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik).

7. Formaty danych w jakich Wykonawca może przedłożyć dokumenty lub oświadczenia zostały określone w katalogu formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram lnteroperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 773).

8. Wykonawca za pośrednictwem Platformy e Zamawiający składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem nieważności w formie elektronicznej.

9. Zamawiający wymaga dostarczenia przez Wykonawcę przedmiotowego środka dowodowego w postaci informacji o osobie skierowanej do realizacji przedmiotu zamówienia w roli koordynatora wydarzenia, zawierającą: imię i nazwisko osoby, określenie roli w realizacji przedmiotu zamówienia oraz informacje dotyczące wymaganego doświadczenia, w celu oceny zgodnie z kryterium z § 20 ust. 2 SWZ – według załącznika nr 1 do SWZ.

10. Zgodnie z art. 257 p.z.p. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie zostaną mu przyznane.

11. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 p.z.p. oraz w związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 poz. 514 t.j.) Zamawiający z postępowania wykluczy również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy oraz w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, (Dz. U. L.229 z 31.7.2014, s.1 ze zm.).

12. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień podmiotowych środków dowodowych, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia:

a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego,

b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego,

c) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,

d) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.,

e) wykazu osób,

f) wykazu usług

13. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 12 zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie zależnie od statusu podmiotu.

14. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zostały określone w specyfikacji warunków zamówienia, zamieszczonej na Platformie Zakupowej Zamawiającego.

15. Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych zawarte są w SWZ zamieszczonej na stronie prowadzonego postępowania https://mazovia.ezamawiajacy.pl/pn/mazovia/demand/316659/notice/public/details

16. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowią ogólny wzór umowy będący załącznikami nr 3 do SWZ.

17. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy.

18. Znaczenie skrótów: pzp /ustawa użyty w ogłoszeniu oznacza ustawę z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych. SWZ oraz specyfikacja oznacza Specyfikację Warunków Zamówienia zamieszczoną na stronie prowadzonego postępowania. JEDZ oznacza Jednolity Europejski Dokument Zamówienia.

1. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy określone zostały w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” p.z.p.

2. Wnoszenie odwołań i zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego: Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego są wnoszone:

a) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia (rekomendowane); adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE: PL-38390-18806-HVTGC-26; odnośnik https://edoreczenia.gov.pl/;

b) w formie pisemnej na adres korespondencyjny KIO: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa.

3. Pisma inne niż odwołania i zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, w szczególności odpowiedzi na odwołania, uzupełnienia, wyjaśnienia, pisma procesowe, zapytania i wnioski, wnoszone poza zdalną rozprawą lub zdalnym posiedzeniem, mogą być przekazywane do Krajowej Izby Odwoławczej:

1) za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej do korespondencji w sprawach odwoławczych: odwolania@uzp.gov.pl;

2) w formie pisemnej: adres korespondencyjny: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa;

3) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia, adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE: PL-38390-18806-HVTGC-26; https://edoreczenia.gov.pl/.

4. Zamawiający wymaga, aby wszelkie informacje dotyczące środków ochrony prawnej kierowane było do Zamawiającego z wykorzystaniem kanału przewidzianego do korespondencji: Platforma e Zamawiający.