Kompleksowa obsługa zarządzania projektem w ramach realizacji projektu „Rewitalizacja Twierdzy Boyen w Giżycku

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowego zarządzania finansowego, sprawozdawczego i rozliczeniowego (budżetowo-wskaźnikowego) projektem nr FENX. 07.01-IP.04-0055/25 pn. „Rewitalizacja Twierdzy Boyen w Giżycku”, w ramach Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027 (FEn IKS), Działanie FENX.

07.01 „Infrastruktura kultury i turystyki kulturowej” – w dalszej części SWZ zwanego „Projektem”. Celem zamówienia jest zapewnienie prawidłowego, kompletnego i zgodnego z wymaganiami instytucji finansującej rozliczenia projektu, zarówno w zakresie poniesionych wydatków, jak i osiągniętych wskaźników rzeczowych i finansowych. Przedmiot usługi obejmuje w szczególności:1) obsługę finansową, sprawozdawczą, doradczą, koordynacyjną oraz wsparcie Zamawiającego w kontaktach z instytucjami finansującymi,2) monitoring wskaźników projektu,3) nadzór budżetowo-wskaźnikowy,4) rozliczenie Projektu. Przedmiot zamówienia nie obejmuje operacyjnego zarządzania realizacją projektu, wykonaniem prac i zadań zarządczych w ramach projektu, kierowania zespołem projektowym ani nadzoru technicznego. Uwagi ogólne

1. Celem zamówienia jest zapewnienie prawidłowego, rzetelnego i terminowego rozliczenia finansowo-wskaźnikowego realizowanego projektu, zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie, obowiązującymi wytycznymi oraz wymaganiami instytucji finansującej.

2. Przedmiotem zamówienia jest w szczególności zapewnienie prawidłowego rozliczenia poniesionych wydatków oraz wykazania stopnia realizacji założonych celów i wskaźników projektu, w sposób umożliwiający Zamawiającemu prawidłowe rozliczenie otrzymanego dofinansowania i ograniczenie ryzyka wystąpienia nieprawidłowości skutkujących w szczególności uznaniem wydatków za niekwalifikowalne, nałożeniem korekt finansowych lub obowiązkiem zwrotu części dofinansowania.

3. Celem usługi jest również zapewnienie zgodności dokumentacji finansowej i wskaźnikowej projektu z wymaganiami właściwych instytucji, prawidłowe przygotowanie i weryfikacja danych oraz dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu, a także identyfikowanie i eliminowanie potencjalnych nieprawidłowości mogących mieć wpływ na wysokość należnego dofinansowania.

4. Realizacja zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu bezpieczeństwo procesu rozliczenia projektu poprzez profesjonalną weryfikację prawidłowości poniesionych wydatków, ich kwalifikowalności oraz sposobu wykazywania osiągnięcia zakładanych wskaźników, a w konsekwencji prawidłowe i pełne rozliczenie projektu przed właściwą instytucją.

5. Planowany okres realizacji zamówienia: 31.

12.2028 r., z zastrzeżeniem że faktyczny termin realizacji będzie wynikał z postanowień umowy oraz harmonogramu realizacji Projektu. W załączeniu aktualny harmonogram realizacji Projektu, stanowiący Załącznik do SWZ. Zamawiający zastrzega, że harmonogram może zostać zmodyfikowany w ramach wskazanego okresu realizacji projektu, bez wpływu na wysokość wynagrodzenia.

6. Zamawiający, zgodnie z przepisem art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych, przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji (dalej jako „Opcja”). Opcja przewidziana przez Zamawiającego polega na przedłużeniu terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Opcja rozliczana będzie w oparciu o cenę za miesiąc świadczonej obsługi, podaną w formularzu oferty. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania opcji maksymalnie do 5 miesięcy. Zamawiający uprawniony będzie do złożenia oświadczenia o skorzystaniu z Opcji lub jej części w trakcie trwania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Zamawiający może nie skorzystać z Opcji lub skorzystać z Opcji w niepełnym zakresie, a Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. Zamawiający może złożyć oświadczenie o skorzystaniu z Opcji wielokrotnie, aż do wyczerpania maksymalnego terminu.

7. Realizacja zamówienia objętego prawem opcji stanowi uprawnienie Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać.

8. Zamawiający nie żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych w niniejszym postępowaniu.

9. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ.

11. Usługi objęte zamówieniem będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności:- ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,- ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, oraz- postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu, zasadami kwalifikowalności wydatków oraz wytycznymi, regulaminami i dokumentami programowymi właściwymi dla projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach FEn IKS.

12. Zamawiający nie określa w opisie przedmiotu zamówienia wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy PZP, ponieważ wykonanie czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia nie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

Termin realizacji: do 2028-12-31