Sukcesywna dostawa oleju napędowego na potrzeby Zarządu Dróg Powiatowych i jednostek organizacyjnych Powiatu Lidzbarskiego

1. Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Ustawie, prowadzi się pisemnie.

2. Komunikacja, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Komunikacja ustna dopuszczalna jest w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub SWZ, a także ofert.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z ich pełnomocnikiem.

5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/lidzbarski

1. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformy zakupowej dotyczące w szczególności logowania, składania pytań o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformy zakupowej znajdują się w zakładce

„Dokumentacja” zamieszczonych na platformie zakupowej dostępnej pod adresem https://zamowieniapubliczne.powiatlidzbarski.pl

2. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania, komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, prowadzona jest w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej i zakładki „Pytania i odpowiedzi”.

3. Za datę przekazania (wpływu) pytań przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformy zakupowej.

4. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest dany Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej, do danego Wykonawcy i zakładki „Korespondencja”

5. Rekomendacje Zamawiającego

5.1. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, xlsx ze szczególnym wskazaniem na .pdf

5.2. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip.

5.3. Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w Rozporządzeniu z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram

Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2017 poz. 2247) występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5.4. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB.

5.5. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę (dotyczy plików w formacie .doc, .docx) na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

5.6. Pliki w innych formatach niż PDF należy opatrzyć wewnętrznym podpisem XAd ES. tzn. plik podpisu będzie również zawierał treść dokumentu podpisywanego.

W przypadku podpisania dokumentu podpisem zewnętrznym XAd ES tzn. plik podpisu nie zawiera treści dokumentu podpisywanego.

Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym (plikiem, który został podpisany).

5.7. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju.

Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

5.8. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

5.9. Zaleca się, aby komunikacja z Wykonawcami odbywała się tylko na Platformie zakupowej a nie za pośrednictwem adresu email.

5.10. Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

5.11. Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków.

5.12. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP wymaga się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

5.13. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

5.14. Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

 Administrator danych: Administratorem danych osobowych jest Zarząd Dróg Powiatowych w Lidzbarku Warmińskim z siedzibą przy ul. Leśnej 17, 11-100 Lidzbark Warmiński, nr tel. 89 767 0010 lub 605 662 696, e-mail: sekretariat@zdplw,pl  Inspektor ochrony danych: Dane kontaktowe inspektora ochrony danych ul. Leśna 17 , 11-100 Lidzbark Warmiński, e-mail: iod@zdplw.pl

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr ZDP. 262.06.2025. JM, w związku z wymogami, jakie na zamawiającego nakładają przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024r. poz. 1320.), zwanej dalej Ustawą. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z obowiązkiem zapewnienia jawności postępowania, w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Ustawy  Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy;

 posiada Pani/Pan:

− prawo dostępu do danych osobowych, które Pani/Pana dotyczą, przy czym informujemy, że gdyby spełnienie tego żądania wymagało niewspółmiernie dużo wysiłku, Administrator ma prawo do zażądania od Pani/Pana dodatkowych informacji dotyczących zgłaszanego żądania takich jak szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu stosownie do treści przepisu art. 8a ust. 2 Ustawy,

− prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

− prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz prawo do żądania usunięcia danych osobowych w przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju napędowego spełniającego normę PN-EN 590 w gatunkach B, D, F (oleje dla okresu letniego, przejściowego i zimowego) do zbiorników magazynujących o pojemności 5000 litrów oraz o pojemności 950 litrów, na potrzeby pojazdów i maszyn stanowiących własność Zarządu Dróg Powiatowych i jednostek organizacyjnych Powiatu Lidzbarskiego, w szacunkowej ilości 78 000 litrów.

2. W przypadku niewykorzystania w okresie obowiązywania umowy wskazanych w pkt 3.1 ilości paliwa, Zamawiający ma prawo do rezygnacji z dalszych zakupów paliwa bez jakichkolwiek konsekwencji finansowych i odszkodowań na rzecz Wykonawcy.

3. Jakość dostarczanego oleju napędowego musi odpowiadać wymaganiom zawartym w regulacjach prawnych obowiązujących w dniu dostawy, w tym w szczególności w Rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1018).

4. Olej napędowy będzie dostarczany przez Wykonawcę do zbiornika magazynującego cysternami, które muszą posiadać aktualne dopuszczenie do przewozu paliw ciekłych zgodne z obowiązującymi przepisami w dniu dostawy. Cysterny powinny posiadać urządzenie pomiarowe do pomiaru ilości zrzucanego oleju napędowego do zbiornika magazynującego na paliwo, który posiada Zamawiający.

5. Ilość wydanego produktu od Wykonawcy jest wykazywana na legalizowanych urządzeniach pomiarowych i jest obligatoryjna dla Stron.

6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty transportu oleju napędowego do miejsca realizacji zamówienia, tj. ul. Leśna 17, 11-100 Lidzbark Warmiński oraz ul. Mazurska 8, 11-130 Orneta, ubezpieczenia przedmiotu dostawy oraz kosztów przemieszczenia oleju ze środka transportu do zbiorników magazynujących Zamawiającego.

7. Dostawy oleju będą odbywać się na każdorazowe zgłoszenie zapotrzebowania przez Zamawiającego. Zgłoszenia będą przekazywane Wykonawcy od poniedziałku do piątku do godz. 15:00 telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować dostawę objętą zgłoszeniem Zamawiającego w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia (od poniedziałku do piątku), w godzinach od 8:00 do 14:

00. Odbiór ilościowy będzie przeprowadzany w obecności upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

8. Wykonawca przy każdorazowej dostawie paliwa wystawi dokument WZ, potwierdzający ilość oraz wartość dostarczonego paliwa (wartość netto oraz wartość podatku VAT). Dokument WZ dla swej ważności wymaga podpisania przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

9. Wykonawca do każdej zrealizowanej dostawy przedstawi świadectwa jakości (atesty), określające właściwości dostarczonego paliwa i zawartość zanieczyszczeń, potwierdzone certyfikatem jakości wystawionym przez producenta. Brak dokumentów, o których mowa w zdaniu poprzednim będzie skutkował niemożnością podpisania dokumentu WZ przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

10. Osobą upoważnioną do kontroli prawidłowości wykonania przedmiotu umowy ze strony Zamawiającego jest Marcin Montewka. 3.11. Zamawiający z każdej partii dostarczonego paliwa ma prawo pobrać próbkę, która w razie reklamacji będzie stanowić dowód rzeczowy poddany analizie laboratoryjnej.

12. W przypadku udowodnionej złej jakości paliwa, Wykonawca będzie zobowiązany pokryć wszelkie koszty poniesione przez Zamawiającego (w szczególności koszty analizy laboratoryjnej i ewentualnego zakupu paliwa u innego dostawcy), a także na własny koszt i we własnym zakresie odebrać od Zamawiającego zakwestionowaną partię paliwa i dostarczyć paliwo w ilości i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

13. Parametry dostarczanego paliwa będą dostosowane do okresu dostawy, tj. pory roku i temperatury otoczenia.

1. Na podstawie art. 112 Ustawy, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w rozdz. 8 SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.

2. Za Wykonawcę posiadającego uprawnienia do wykonywania określonej działalności Zamawiający uzna takiego, który posiada aktualną koncesję na obrót paliwami wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 266, 834, 859).

1. Zmiana Umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obydwu Stron wyrażoną na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności, jeżeli służyć będzie należytemu wykonaniu Umowy.

2. Zmiana postanowień zawartej umowy pod rygorem nieważności może nastąpić za zgodą obu stron, wyrażoną na piśmie w przypadkach określonych w art. 455 Pzp.

3. Zmiany Umowy mogą dotyczyć:

1) wystąpienia zmiany przepisów prawnych istotnych dla realizacji przedmiotu Umowy i mająca wpływ na zakres lub termin wykonania przedmiotu zamówienia,

2) rezygnacji przez Zamawiającego z realizacji części przedmiotu Umowy. W takim przypadku wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie pomniejszone, przy czym Zamawiający zapłaci za wszystkie spełnione świadczenia oraz udokumentowane koszty, które wykonawca poniósł w związku z wynikającymi z Umowy planowanymi świadczeniami, 4. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w stosunku do treści oferty w przypadku zmiany obowiązującej stawki podatku VAT tj. w takim przypadku dopuszczalna jest zmiana wysokości należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w stosunku do treści oferty w przypadku niezależnego od stron umowy istotnego wzrostu cen paliw w roku obowiązywania umowy, związanego z konfliktem zbrojnym lub innym czynnikiem gospodarczym, będącego zewnętrznym zjawiskiem, którego nie można było przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności - zwiększenie wynagrodzenia maksymalnego nie więcej niż na czas niezbędnego zakupu paliwa do końca 2026 r.