Dostawa oleju opałowego dla Domu Pomocy Społecznej w Wieleniu na rok 2026

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej przy użyciu platformy zakupowej, która jest dostępna pod adresem:

http://platformazakupowa.pl/transakcja/1219334

2. W celu skrócenia czasu udzielania odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje) odbywała się w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

3. Zalecenia:

1) formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzenia i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452 z poźn. zm.), a w zakresie formatów danych oraz wymiany informacji elektronicznej – także z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773 z późn. zm.),

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf,

3) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z,

4) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie,

5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB,

6) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES,

7) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym,

8) Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpis tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików,

9) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty,

10) zaleca się, aby komunikacja z Wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu e-mail,

11) osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji,

12) ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i z zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków.

13) podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1,

14) jeżeli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików,

15) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu,

16) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików, co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

4. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej określone został w pkt 11 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 216/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Wieleniu, ulica Fryderyka Chopina 9, 64 – 730 Wieleń,

2) Inspektorem ochrony danych osobowych jest Pan Norbert Rataj, z którym można skontaktować się poprzez adres email: iod@norsytem.pl,

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o numerze sprawy DPS. 2.262.1.2025 prowadzonym w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp, tj. w celu prowadzenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy,

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej ustawa Pzp oraz inne podmioty, które na podstawie stosowanych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe,

5) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz nie krócej niż przez okres przewidziany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; w przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia; konsekwencji niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

7) Pani/Pana dane osobowe nie są i nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakichkolwiek decyzji i nie będą profilowane,

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo do dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych – prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o których nowa w art. 20 RODO,

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa oleju opałowego dla Domu Pomocy Społecznej w Wieleniu na rok 2026. Dostarczany rodzaj lekkiego oleju opałowego powinien spełniać wymagania aktualnie obowiązującej polskiej normy PN-C-96024:2020-12 oraz Rozporządzenia Ministra Energii z dnia 01 grudnia 2016 r. w sprawie wymagań jakościowych dotyczących zawartości siarki dla olejów oraz rodzajów instalacji i warunków, w których będą stosowane ciężkie oleje opałowe. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne do powyższych norm. Zamawiający wymaga, by olej posiadał co najmniej niżej wymienione parametry:

– gęstość w temperaturze 15°C max. 0,860 kg/m3, Skład frakcyjny:

– do temperatury 250°C destyluje max. 65,0% (V/V) – do temperatury 350°C destyluje min. 85,0% (V/V) – temperatura zapłonu min. 56°C – lepkość kinematyczna w temperaturze 20°C max. 6,00mm2/s – temperatura płynięcia max. minus 20°C – pozostałość po koksowaniu (z10% pozostałości destylacji) max. 0,3% (m/m) – zawartość siarki < 0,1% (m/m) – zawartość wody max. 200 mg/kg – zawartość zanieczyszczeń stałych max. 24 mg/kg – pozostałość po spopieleniu max. 0,01% (m/m) – wartość opałowa min. 42,6 MJ/kg – zawartość znacznika SY 124 min. 6,0 max. 9,0 m/l – zawartość barwnika S Red 19 min. 6,3 mg/l Na spełnienie powyższych wymagań oferty Wykonawca dołączy świadectwo jakości oferowanego oleju. Zamawiający przewiduje, że w okresie trwania umowy zakupi do 60 m3 oleju opałowego. Dostawy będą realizowane sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego, nie mniej niż 3 m3 jednorazowo. Paliwo rozliczane będzie w temperaturze referencyjnej +15°C. Zapotrzebowanie na olej opałowy w ilości 60 m3 określone w Załączniku nr 1 do SWZ na podstawie, którego została określona cena oferty jest orientacyjne. Zamawiający nie jest zobowiązany do realizacji zakupu w pełnym zakresie i zapłaci wyłącznie za olej opałowy faktycznie pobrany. Zapotrzebowanie to służy jedynie do obliczenia ceny oferty, porównania złożonych ofert i wyboru Wykonawcy. Odbiór ilościowy dostawy oleju będzie następował na podstawie legalizowanych liczników przepływowych, w które muszą być wyposażone samochody Wykonawcy. Zamawiający dokona odbioru jakościowego i ilościowego oleju opałowego w miejscu dostawy. Dostawy oleju opałowego do Zamawiającego realizowane będą na koszt Wykonawcy. Zamówienia składane będą telefonicznie, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksem przez Zamawiającego. Realizacja każdej zamówionej partii oleju odbędzie się w ciągu 24 godzin od dnia złożenia zamówienia. Miejsce dostawy oleju opałowego – do siedziby Zamawiającego: Dom Pomocy Społecznej w Wieleniu, ul. Fryderyka Chopina 9.

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w pkt. 7 SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) zdolności do wystąpienia w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie;

b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada ważną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki;

c) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie;

d) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał dwie dostawy oleju opałowego o łącznej wartości minimum 300.000,00 PLN.

Ważna koncesja na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

Wykaz dostaw zawierający informację, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie należycie wykonał dwie dostawy oleju opałowego o łącznej wartości minimum 300 000,00 PLN.

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy, także w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wybory Wykonawcy w następujących okolicznościach:

1) zmiany nazw, siedziby stron umowy, numerów kont bankowych,

2) zmiany przedstawicieli Zamawiającego,

3) w razie konieczności podjęcia działań zmierzających do ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, których nie można było przewidzieć,

4) działania siły wyższej,

5) zmiany wynagrodzenia umownego w przypadku zmiany przez władzę ustawodawczą stawki podatku od towarów i usług VAT w trakcie realizacji niniejszej umowy. Podatek VAT będzie naliczony w wartościach wynikających z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy Pzp. Warunkiem wprowadzenia zmiany umowy jest złożenie przez Wykonawcę pisemnego wniosku o dokonanie takiej zmiany zawierającego szczegółowe uzasadnienie. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia limitu określonego w § 9 pkt 1 o 20% - zwiększenia wynagrodzenia umownego brutto. W związku z planowanym zawarciem umowy na okres dłuższy niż 6 miesięcy zgodnie z art. 439 ustawy Pzp, Zamawiający wskazuje, że zmiana cen paliw u producenta każdorazowo ma wpływ na cenę konkretnej realizowanej dostawy. W związku ze specyfikacją zmian cen na rynku paliw waloryzacja umowy następuje przy każdej realizowanej jednostkowej dostawie. W związku z powyższym do umowy nie mają zastosowania inne mechanizmy waloryzacyjne.