Dostawy ON w roku 2026 do zbiornika o poj. 5000 l, należącego do Zamawiającego wraz z bezgotówkowym rozliczaniem transakcji oraz elektronicznym systemem ewidencji tankowania i analizy rozliczeniowej

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym, a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123 i 730). Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt1.

Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.

Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa

Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913 oraz z 2021 r. poz. 1655) (...)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Powiatowy Zarząd Dróg w Raciborzu, ul. 1 Maja 3, 47-400 Racibórz;

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr NT. DR. 271.17.2025 pn. „Dostawa oleju napędowego w roku 2026 do zbiornika o pojemności 5000 l, należącego do Zamawiającego wraz z bezgotówkowym rozliczaniem transakcji oraz elektronicznym systemem ewidencji tankowania i analizy rozliczeniowej", prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 2 ustawy oraz zawarcia umowy;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

- posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

-na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników ** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. Wykonawca będzie dostarczał własnym transportem, na swój koszt i ryzyko olej napędowy sukcesywnie do potrzeb Zamawiającego z częstotliwością zapewniającą ciągłość tankowań pracownikom Zamawiającego. Szacunkowa łączna ilość oleju napędowego wynosi 25.000 l. Dostawy oleju napędowego do zbiornika zlokalizowanego w Raciborzu przy ul. 1 Maja 3, będą odbywać się w dni robocze w godzinach 7.00 – 14.00. Wykonawca zobowiązany jest uprzedzić Zamawiającego o planowanej dostawie, co najmniej z 24-godzinnym wyprzedzeniem (informowanie w dni robocze). Każde tankowanie z cysterny Wykonawcy do zbiornika i pojemnika próbki rozjemczej będzie odbywało się w obecności pracownika Zamawiającego.

2. Na swój koszt Wykonawca podłączy w obecności pracownika Zamawiającego do zbiornika zlokalizowanego na terenie siedziby Zamawiającego, w Raciborzu przy ul. 1 Maja 3, układ dystrybucyjny do bezgotówkowego tankowania z elektronicznym systemem ewidencji tankowania (wraz z kalibracją urządzenia) oraz układ grzewczy paliwa zapewniający właściwą temperaturę paliwa. Układ dystrybucyjny oraz układ grzewczy będzie własnością Wykonawcy.

3. Olej napędowy jest własnością Wykonawcy do chwili zatankowania go do baków pojazdów i maszyn przez pracowników Zamawiającego (Zamawiający nie prowadzi magazynu paliw).

4. Wykonawca oświadcza, że dostarczany olej napędowy odpowiada swoją klasyfikacją, składem i jakością wymogom przewidzianym w obowiązujących przepisach prawnych, standardach jakościowych oraz normach. Zamawiający wymaga, aby dostarczany olej napędowy spełniał wymogi przewidziane dla tego rodzaju paliw, określone przez Polskie Normy i posiadał parametry nie gorsze niż określone w normie PN EN 590:2013, oraz wymagania jakościowe zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. 2015 poz. 1680).

5. Wykonawca wraz z dostawą oleju napędowego do zbiornika Zamawiającego zobowiązany jest pozostawić Zamawiającemu próbkę rozjemczą oleju napędowego w 1 litrowym, zabezpieczonym/zaplombowanym pojemniku. Próbkę zlewa się w obecności pracownika Zamawiającego. W razie stwierdzenia przez Zamawiającego, że olej napędowy nie spełnia warunków jakościowych, Wykonawca ma obowiązek w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia poddać próbkę rozjemczą badaniu w autoryzowanym laboratorium. Próbki będą przechowywane przez Zamawiającego przez okres do dwóch następnych tankowań.

6. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do jakości dostarczonego paliwa Zamawiający, informując o tym fakcie Wykonawcę, może dokonać badania próbek paliwa w laboratorium mającym uprawnienia do wykonywania takich badań. W przypadku stwierdzenia, że paliwo jest niezgodne z Polskimi Normami, obciążyć Wykonawcę wszelkimi kosztami dokonanego badania oraz żądać wymiany paliwa oraz pokrycia związanych z tym kosztów. W przypadku, gdy Wykonawca nie wymieni paliwa nieodpowiedniej jakości, bądź takie paliwo ponownie dostarczy, Zamawiający ma prawo odstąpić od niniejszej umowy z przyczyn zawinionych przez Wykonawcę, a także obciążyć go obowiązkiem zapłaty odszkodowania za nienależyte wykonanie umowy.

7. Wykonawca zobowiązuje się do każdej dostawy oleju napędowego do zbiornika Zamawiającego, przekazać Zamawiającemu świadectwo jakości oraz list przewozowy wydany przez magazyn Wykonawcy zawierający datę i godzinę załadunku, numer rejestracyjny cysterny dostarczającej paliwo.

8. Dostawa oleju napędowego nie może odbyć się później niż w ciągu 24 godzin od momentu załadunku cysterny na magazynie Wykonawcy.

9. Wykonawca zapewni i wyda 50 szt. kart paliwowych do tankowania, które będą przyporządkowane poszczególnym kierowcom, pojazdom oraz jednostkom sprzętowym (w tym karty rezerwowe).

10. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu analizę i ewidencję tankowań z wykorzystaniem technologii informatycznych z całodobowym dostępem dla osób upoważnionych przez Zamawiającego, do ww. informacji. Wykonawca wydaje karty paliwowych do tankowania, które będą przydzielone kierowcom oraz przydzielone dla każdego sprzętu/pojazdu, celem identyfikacji i analizy tankowań w systemie, o którym mowa powyżej. Karty paliwowe wydane przez Wykonawcę wyposażone w elektroniczny system identyfikacji (chip / pasek magnetyczny itp.), zabezpieczone poufnym kodem, spełniającym bankowe standardy zabezpieczeń są wystawiane osobno dla każdego pojazdu / sprzętu, oraz dla kierowcy.

11. Zamawiający niezwłocznie po podpisaniu przez strony umowy przekaże Wykonawcy wykaz pojazdów i sprzętu, oraz wykaz uprawnionych do tankowania osób. Natomiast Wykonawca w terminie do 7 dni od otrzymania ww. wykazów, lub najpóźniej w dniu pierwszej dostawy paliwa, przekaże Zamawiającemu (bez odrębnego wynagrodzenia) taką ilość kart, ile podano w wykazach.

12. Każda karta posiada indywidualny numer identyfikacyjny jest przyporządkowana pojazdowi, maszynie, osobie i będzie ważna przez cały okres obowiązywania umowy. Wykonawca dopuszcza wystawienie niezwłocznie, nie później niż do pięciu dni, dodatkowych kart na wypadek zniszczenia, zgubienia itp. O zaistniałych zdarzeniach utraty, zniszczenia kart Zamawiający informuje Wykonawcę na piśmie.

13. Kierowcy Zamawiającego wyposażeni w karty paliwowe mogą pobierać ze zbiornika Zamawiającego olej napędowy 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, przez wszystkie dni w roku, w ciągu całego okresu obowiązywania umowy.

14. Wykonawca ma obowiązek udostępnić wszystkie informacje dotyczące pobrań paliwa na portalu internetowym, bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerze Zamawiającego.

15. Wykonawca udostępnia Zamawiającemu możliwość generowania raportów tankowań z uwzględnieniem: dat tankowań, rodzaju pojazdów / sprzętu, kierowców, ilości zatankowanego paliwa.

16. Wykonawca udostępni i umożliwi Zamawiającemu wykonanie wydruków raportów tankowań paliwa wg zestawień kierowców, pojazdów / sprzętu, sumarycznych za wskazany okres, oraz ich generowanie i zapisywanie w formacie plików PDF / Excel (wszystko na komputerze Zamawiającego).

17. Analiza tankowań i możliwość generowania raportów powinna być udostępniona uprawnionym przedstawicielom Zamawiającego nieprzerwanie licząc od pierwszego tankowania.

18. Olej napędowy dostarczany do Zamawiającego nie może pochodzić z rezerw państwowych.

1. Strony przewidują możliwość dokonania zmian postanowień niniejszej umowy w niżej wymienionych przypadkach:

1) Zmiany nie mające wpływu na termin wykonania umowy:

a) zmiana adresu lub siedziby Wykonawcy,

b) zmiana osób występujących po stronie Zamawiającego i Wykonawcy,

2) Zmiany mające wpływ na wysokość wynagrodzenia:

a) Zmiana wartości podatku VAT.

2. Określa się następujący tryb dokonywania zmian postanowień umowy:

1) Sposób inicjowania zmian:

a) Zamawiający:

- wnioskuje do Wykonawcy w sprawie możliwości dokonania wskazanej zmiany,

- wnioskuje, aby Wykonawca przedłożył propozycję zmiany,

b) Wykonawca:

- wnioskuje do Zamawiającego o dokonanie wskazanej zmiany.

2) Przyczyny dokonania zmian postanowień umowy oraz uzasadnienie takich zmian należy opisać w stosownych dokumentach (notatka służbowa, pismo Wykonawcy, itp.).

3) W rezultacie dokonania czynności opisanych w punkcie 1) i w punkcie 2) może dojść do podpisania przez strony aneksu do umowy. Projekt aneksu przygotuje Zamawiający.