Świadczenie wybranych usług związanych z obsługą konferencji NUTECH 2026 odbywającej się w dniach 21 – 23 września 2026 roku w Warszawie

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: j.herc@ichtj.waw.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu)

55312000-0 - Ogólne restauracyjne usługi kelnerskie

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55510000-8 - Usługi bufetowe

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami, tj.:

1) Cena (C) – 60 pkt

2) Kryterium dotyczące organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia Opiekuna (koordynatora, Project Managera) konferencji (O) – 10 pkt

3) Kryterium dotyczące Koncepcji organizacji konferencji – 30 pkt

Punkty przyznawane za kryteria będą liczone następująco z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku:

1) W ramach kryterium Cena:

C oferty badanej= ( C cena najniższa brutto / C cena badanej oferty brutto) * 60 pkt gdzie

C cena najniższa brutto – oznacza najniższą cenę brutto zaoferowaną w postępowaniu

C cena badanej oferty brutto – cena brutto badanej oferty

2) W ramach kryterium dotyczącym organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia Opiekuna (koordynatora, Project Managera) konferencji (O) ocena oferty będzie polegała na wyliczeniu następującego wzoru:

O = (O ilość obsług logistycznych badanej oferty / O najwyższa ilość obsług logistycznych) * 10 pkt. gdzie

O najwyższa ilość obsług logistycznych – oznacza najwyższą liczbę obsługiwanych logistycznie i organizacyjnie wskazanego do realizacji zamówienia Opiekuna konferencji w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Przez konferencję rozumie się spotkanie grupowe, każde dla co najmniej 50 uczestników, i każde obejmujące wyżywienie.

O ilość obsług logistycznych badanej oferty – oznacza zaoferowaną w Formularzu ofertowym liczbę obsługiwanych logistycznie i organizacyjnie wskazanego do realizacji zamówienia Opiekuna konferencji w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Przez konferencję rozumie się spotkanie grupowe, każde dla co najmniej 50 uczestników, i każde obejmujące wyżywienie.

3) W ramach kryterium dotyczącym Koncepcji logistycznej przygotowania i realizacji zamówienia (L) ocena oferty będzie polegała na wyliczeniu następującego wzoru:

L = (L punktacja za koncepcję logistyczną przyznana badanej ofercie / L najwyższa punktacja za koncepcję logistyczną) * 30 pkt. gdzie

L punktacja za koncepcję logistyczną przyznana badanej ofercie – oznacza liczbę punktów przyznanych na podstawie oceny indywidualnej członków komisji przetargowej wyliczonej według wzoru

L punktacja za koncepcję logistyczną przyznana badanej ofercie = (Ock n1 badanej oferty + Ock n2 badanej oferty + … + Ock nz badanej oferty) gdzie n – numer badanej oferty (n ≥ 1) z – nr kolejny przypisany do członka Komisji przetargowej (1 ≤ z ≥ 6

L najwyższa punktacja za koncepcję logistyczną – oznacza największą liczbę punktów przyznanych ofercie na podstawie oceny indywidualnej członków komisji przetargowej wyliczonej według ww. wzoru.

Każda zaoferowana propozycja w Koncepcji logistycznej przygotowania i realizacji zamówienia będzie oceniana indywidualnie przez członka Komisji według następującej skali punktowej:

• Zaakceptowana otrzyma 1 pkt.

• Niezaakceptowana (Koncepcja w ocenie członka komisji np. błędna, nielogiczna, niespójna, nieefektywna lub nieuwzględniająca wymaganych elementów otrzyma 0 pkt. Liczba punktów jaką uzyska oferta z uwzględnieniem wszystkich kryteriów zostanie wyliczona jako:

K Liczba punktów oferty (łącznie) = C + O + L

W oparciu o powyższe kryterium oceny ofert opisanej ww. wzorem zostanie sporządzone zbiorcze zestawienie oceny wszystkich badanych ofert. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku z zaokrągleniem jak dla oferty cenowej. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

Realizacja zamówienia podlega prawu polskiemu, w tym w szczególności ustawie Kodeks cywilny i ustawie Prawo zamówień publicznych . Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wymagania zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia zostały określone w Załączniku Nr 4 do SWZ - projektowane postanowienia umowy. Powyższe wymagania określają w szczególności:

1) rodzaj czynności związanych z realizacją zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia;

2) sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób;

3) uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. „procedury odwróconej”, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Wykonawców. Stosownie do treści art. 257 ustawy Pzp, Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 i 8 ustawy Pzp. Zamawiający nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp. Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 96 ustawy Pzp. Zamawiający nie przewiduje wymagań w zakresie zastrzeżenia możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę pełnego zakresu zadań. Ofertę stanowi wypełniony Załącznik Nr 2 do SWZ – Formularz ofertowy