Świadczenie usług sprzedaży i dostarczania krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego w Warszawie

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,

2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)

3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera

4) włączona obsługa JavaScript,

5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).

6) Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 250 MB a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10 MB.

Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn.

zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt., xades.

Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:

1) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;

2) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;

3) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy;

4) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

5) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

Ze względu na ograniczoną liczbę znaków, pełne informacje zawarto w Rozdziale XXIII Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej jako „RODO”, wszystkie osoby składające ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, jest Instytut

Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. Sylwestra Kaliskiego (IFPiLM) z siedzibą w Warszawie (ul. Hery 23, 01-497 Warszawa, tel. +48 22 6381460, e-mail: sekretariat@ifpilm.pl).

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@ifpilm.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w ust. 1.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania i udzieleniu zamówienia, prowadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej, archiwizacji danych, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

1) ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;

2) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

4) art. 6 pkt.1 lit. c RODO

– przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

5. Odbiorca lub kategorie odbiorców: podmioty upoważnione na podstawie zawartych umów powierzenia oraz uprawnione na mocy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 oraz art. 74-76 ustawy Pzp. Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (szczególna kategoria danych).

6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania oraz przez okres wynikający z przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w szczególności zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata – przez cały okres obowiązywania umowy.

7. Posiada Pani/Pan prawo:

a) żądania dostępu do danych; w przypadku gdy wykonanie tego obowiązku, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może, zgodnie z art. 75 ustawy Pzp, żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;

b) żądania sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych; zgodnie z art. 76 ustawy Pzp wykonanie tego obowiązku nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

c) usunięcia danych w przypadku, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub w inny sposób przetwarzane;

d) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy Pzp wykonanie tego obowiązku nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia.

8. Przysługuje Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.

(...)

1. Przedmiot zamówienia: Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych w Instytucie Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego.

2. W ramach świadczenia usług rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany jest do:

1) Wyszukiwania na danej trasie i w danym terminie optymalnych połączeń pod względem najniższej ceny, czasu oczekiwania na przesiadkę, czasu trwania całej podróży oraz dogodności połączeń (terminów wylotów, wielkości bagażu) przy zachowaniu najwyższego komfortu podróży, a następnie przedstawienie Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów (o ile istnieją) przelotu/rezerwacji biletów na zamawianej trasie ze szczegółowo opisanym planem podróży oraz wszystkimi warunkami przelotu - celem umożliwienia Zamawiającemu i osobie zainteresowanej wyboru najkorzystniejszego wariantu połączenia.

2) Uwzględnienia w przygotowaniu wariantów połączeń propozycji połączenia przekazanego przez Zamawiającego, jeżeli taką przekaże.

3) Przedstawienia drogą mailową lub telefonicznie Zamawiającemu wariantowych przelotów/rezerwacji biletów, w terminie do 1 godziny od otrzymania zamówienia.

4) Przekazania Zamawiającemu drogą mailową w terminie (max) 3 godzin od przesłania przez Zamawiającego informacji o wyborze wariantu lotu potwierdzenia rezerwacji zawierającej ostateczną datę wykupu biletu oraz cenę biletu oraz możliwości wykupienia biletu w niższej cenie np. w opcji natychmiastowego wykupu (bez rezerwacji). W sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w dzień ustawowo wolny od pracy lub w dzień następujący bezpośrednio po tym dniu, Wykonawca przekaże ww. informacje Zamawiającemu w ostatnim dniu roboczym, poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży, najpóźniej do godz. 14.00 – (Zgodnie z ofertą).

5) Wystawienia i przekazania/przesłania na wskazane przez Zamawiającego adresy mailowe biletu lotniczego w terminie do (max) 2 godziny od złożenia dyspozycji przez Zamawiającego. Wystawiony bilet lotniczy będzie zawierał wszelkie informacje o warunkach podróży oraz cenę i będzie tożsamy z przekazaną rezerwacją, za wyjątkiem sytuacji, gdy cena za bilet w trakcie oczekiwania na wystawienie ulegnie zmianie na niższą tj. korzystniejszą dla Zamawiającego – (Zgodnie z ofertą).

6) Wskazania Zamawiającemu minimum dwóch osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia po stronie Wykonawcy.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych kryteriach - uzyska najwyższą liczbę punktów tj.:

LP = C + O + T gdzie:

LP – łączna liczba otrzymanych punktów,

C - Cena przykładowych połączeń lotniczych

O - Wysokość opłaty transakcyjnej

T - Czas przykładowych podróży

Zamawiający będzie przyznawał wagi w poszczególnych kryteriach. Liczby wag poszczególnych kryteriów, po zsumowaniu będą stanowić końcową ocenę oferty.

Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta:

1) została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny;

2) odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w SWZ.

Liczba punktów obliczona wg powyższego wzoru zostanie przyznana poszczególnym ofertom.

Przyznana punktacja zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XII pkt 1 ppkt 1 SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

3. Zgodnie z art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do udowodnienia Zamawiającemu, iż realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, składając wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu powinno być złożone razem z dokumentem potwierdzającym umocowanie osoby/ osób podpisującej/ych przedmiotowe zobowiązanie.

4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby ma potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określać w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby,

2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia,

3) w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

5. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.

6. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 uPzp, składa oświadczenie tego podmiotu, o którym mowa w Rozdz. XII pkt 1 ppkt 1). Ww. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby składane na podstawie art. 125 uPzp zostało zawarte we wzorze zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.

1. Działając na podstawie przepisu art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. r. Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy:

1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy, w szczególności zmiany przepisów krajowych lub unijnych dotyczących prawa przewozowego;

2) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można będzie usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień;

3) wystąpienia siły wyższej;

4) zastosowania przez Wykonawcę programów rabatowych (upustowych), oferowanych przez Wykonawcę w trakcie trwania Umowy, pod warunkiem, że programy rabatowe będą korzystne dla Zamawiającego;

5) wydłużenia terminu wykonania Umowy nie dłużej niż o 6 miesięcy w przypadku niewykorzystania maksymalnej wartości wynagrodzenia określonego w § 2 ust. 1; zakres zmiany: w przypadkach opisanych w pkt 1 – 5 zmianie może ulec termin realizacji Umowy jednak nie dłużej niż o 3 miesiące (z zastrzeżeniem pkt 5, w którym termin może zostać wydłużony o 6 miesięcy), wynagrodzenie poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie przy czym zwiększenie nie więcej niż o 15%, zasady realizacji przedmiotu Umowy w sposób niezmieniający ogólnego charakteru umowy.

2. Zmiana Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem zdania następnego.

3. Warunkiem wprowadzenia zmian jest zaistnienie okoliczności opisanych w ust. 1 oraz wystąpienie strony powołującej się na warunek z pisemnym wnioskiem o dokonanie zmiany.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu w oparciu o przesłanki z:

1) art. 108 ust. 1 uPzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 4), 5), 7), 8), 9) i 10)

2) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 129 ze zm. - dalej jako „Ustawa sankcyjna”)