Świadczenie usług hotelowych podczas ćwiczenia Joint Resolve - 26

1. W celu bezproblemowej pracy z Platformą, Wykonawca powinien posiadać co najmniej:

 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

 komputer klasy PC lub MAC, spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

 włączoną obsługę Java Script;

 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;

 zainstalowaną dowolną przeglądarkę internetową w wersji wspieranej przez producenta, obsługującą TLS 1.2.

2. W przypadku problemów technicznych dotyczących pracy Platformy można się kontaktować z serwisem dostępnym codziennie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 9:00 do 17:00 pod:

 numerem telefonu: +48 (22) 257-22-23, − adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3. Dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

 dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAd ES,  jeżeli w wyniku podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym pliku w formacie innym niż „pdf" zostanie utworzony dodatkowy plik z podpisem, Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu oba pliki (plik podpisywany i plik z podpisem),  Zamawiający zaleca, aby kwalifikowany podpis elektroniczny, którym posługuje się Wykonawca był podpisem wydanym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej.

4. Dopuszczalny format podpisu osobistego:

 dokumenty w formacie „pdf” lub „xml” zaleca się podpisywać podpisem wewnętrznym (otoczonym),  dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.

5. Dopuszczalny format podpisu zaufanego:

 wielkość dokumentów nie może przekraczać 10 MB, dostępny format podpisu „xml”.

6. Obsługiwane przez Platformę formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 2 GB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

7. Informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:

 Oferta Wykonawcy (każdy plik załączony i zapisany przez Wykonawcę na Platformie w ramach oferty), widoczna jest w Systemie jako zaszyfrowana. Możliwość otworzenia plików dostępna jest dopiero po automatycznym odszyfrowaniu oferty przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

 Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

 Format kodowania treści w obrębie platformy - UTF8.

 Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem Systemu a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS (szyfrowanie TLS).

 Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę Zamawiającego. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem wymaganego terminu.

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Akademia Sztuki Wojennej z siedzibą przy Al. gen. Antoniego Chruściela „Montera” 103, 00-910 Warszawa.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@akademia.mil.pl

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu i udzielenie zamówienia.

4. Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny, wynikający z przepisów, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

5. Dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

6. Ograniczenie dostępu do danych osobowych może wystąpić tylko w przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

7. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.

8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:

- dostępu do danych osobowych, przy czym w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby dużego wysiłku zamawiający może żądać od osoby której dane dotyczą dodatkowych informacji,

- żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych,

- ograniczenia przetwarzania w przypadkach wymienionych w RODO, przy czym żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, ich usunięcia ani prawo wniesienia sprzeciwu, ponieważ przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO.

10. W trakcie przetwarzania danych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani do profilowania.

11. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych (adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2).

12. Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale niezbędne do wzięcia w nim udziału. Zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

1. Miejsce wykonania zamówienia: m. Helsinki, Finlandia.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje:

a) zakwaterowania w dniach: od 04.05.2026 r. do 22.05.2026 r. 59 osób uczestników ćwiczenia Joint Resolve26 w Helsinkach, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia albo zmniejszenia liczby zakwaterowanych maksymalnie o 6 osób,  przyjazd 04.05.2026 r. (godzina do ustalenia)  wyjazd 22.05.2026 r. (godzina do ustalenia)

b) zakwaterowania osób, w 21 pokojach dwuosobowych (z oddzielnymi łóżkami, bez łóżek piętrowych) i 17 pokojach jednoosobowych ze śniadaniem, (w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia liczby zakwaterowanych liczba pokoi zostanie proporcjonalnie zwiększona albo zmniejszona);

c) zapewnienia codziennego transportu zakwaterowanych uczestników ćwiczenia Joint Resolve26 w Helsinkach z hotelu do Narodowego Uniwersytetu Obrony Finlandii oraz z powrotem.

3. Świadczenie usług noclegowych w hotelu, który dysponuje pokojami wyposażonymi w sprzęt i udogodnienia opisane w punkcie 4, w terminie 04-22 maja 2026 r. (18 dób), na potrzeby delegowanej grupy przedstawicieli Akademii Sztuki Wojennej, biorącej udział w ćwiczeniu Joint Resolve 2026.

4. Każdy pokój musi być wyposażony co najmniej w ręczniki, czajnik elektryczny, szafę, wieszaki, lustro, szafkę nocną, telewizor, biurko i krzesło, a w łazience musi być co najmniej wanna albo kabina prysznicowa, umywalka i WC;

5. Śniadania w ramach usługi hotelowej;

6. Zapewnienia codziennego transportu zakwaterowanych uczestników ćwiczenia Joint Resolve26 w Helsinkach z hotelu do Narodowego Uniwersytetu Obrony Finlandii oraz z powrotem, w godzinach ustalonych przez jedną z osób odpowiedzialnych za realizację umowy ze strony Zamawiającego oraz posiadanie zgody na każdorazowy wjazd na teren jednostki wojskowej, na której będą odbywać się ćwiczenia Joint Resolve -26.

Na ofertę składają się:

1) Formularz ofertowy sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ. Do ofert Wykonawca dołącza:

1) oświadczenia Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania i oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z wykonawców;

2) pełnomocnictwa złożonego w formie opisanej w pkt. 8 (jeżeli dotyczy);

3) pełnomocnictwa dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku składania oferty przez spółkę cywilną zamiast pełnomocnictwa Wykonawca może złożyć umowę spółki cywilnej z której w sposób jednoznaczny wynikać będzie sposób reprezentacji spółki cywilnej;

4) w przypadku, gdy oferta zawiera tajemnice przedsiębiorstwa – dowodów – zgodnie z zapisami ust. 6;

Uwaga, numeracja przeniesiona z SWZ. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach:

1) konieczności dostosowania postanowień umownych do zmian wynikających z nowelizacji powszechnie obowiązujących przepisów prawa z uwagi na brak możliwości realizacji umowy zgodnie z jej pierwotną treścią lub z uwagi na rażącą stratę grożącą jednej ze Stron;

2) zmian redakcyjnych umowy lub zmian będących następstwem zmian danych stron ujawnionych w rejestrach publicznych;

3) zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy z przyczyn niezależnych od Stron umowy, zmiana terminu dokonywania płatności na rzecz wykonawcy, konieczności zmiany numerów rachunków bankowych 4) wystąpienia siły wyższej (rozumianej, jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, którego skutkom nie można było zapobiec) uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy; za siłę wyższą warunkującą zmianę umowy uważać się będzie w szczególności powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, nagłe załamania warunków atmosferycznych, nagłe przerwy w dostawie energii elektrycznej, które mają istotny wpływ na dostaw, promieniowanie lub skażenia;

5) zmiany Wykonawcy, jeżeli nowy Wykonawca ma zastąpić dotychczasowego Wykonawcę: a) w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, lub b) w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców;

6) zmiany w zakresie podwykonawców, wskazanych w ofercie do realizacji części zamówienia, na wniosek złożony przez Wykonawcę;

7) gdy zaistnieje inna okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna skutkująca niemożliwością wykonania lub należytego wykonania umowy.