Organizacja wydarzenia w Akademii Sztuk Pięknych im. Władysława Strzemińskiego w Łodzi pod nazwą „Podsumowanie Roku w Biznesie”

(Numeracja zgodna z SWZ)

15.1 Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej.

15.1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy, która jest dostępna pod adresem https://uml.ezamawiajacy.pl

15.1.2 Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

(Numeracja zgodna z SWZ)

15.1.4 Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

15.1.11 Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

15.1.11.1 Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

15.1.11.2 Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

15.1.11.3 Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

15.1.11.4 Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

15.1.12 Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik):

txt,rtf,pdf,xps,odt,ods,odp,doc,xls,ppt,docx,xlsx,pptx,csv,jpg,jpeg,tif,tiff,geotiff,png,svg,wav,mp3,avi,mpg,mpeg,mp4,m4a,mpeg4,ogg,ogv,zip,tar,gz,gzip,7z,html,xhtml,css,xml,xsd,gml,rng,xsl,xslt,tsl,xmlsig,xades,pades,cades,asic,asics,sig,xmlenc,dxf,ath,prd

(Numeracja zgodna z SWZ)

34.1 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) Zamawiający informuje, że:

34.1.1 Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, tel.: +48 (42) 638-44-44, fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl

34.1.2 Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych osobowych, z którymi może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

34.1.3 Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Łodzi.

34.1.4 Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 10 ogólnego rozporządzenia.

34.1.5 Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach:

34.1.5.1 ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

34.1.5.2 ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;

34.1.5.3 ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

34.1.5.4 ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

34.1.6 Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

34.1.6.1 przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy;

34.1.6.2 zawarcia umowy;

34.1.6.3 rozliczenia finansowo- księgowego.

34.1.7 Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności oraz internetowej platformy zakupowej – eKatalogi, będącej w gestii Urzędu Zamówień Publicznych. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych.

34.1.8 Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów tym zakresie do 25 lat.

Ciąg dalszy w pkt 34.1.9 - 34.2 SWZ

(Numeracja zgodna z SWZ) 9 INFORMACJA O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 9.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 9.1.4 zdolności technicznej lub zawodowej: 9.1.4.1 Warunek zdolności technicznej zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: co najmniej dwie usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzenia lub spotkania lub konferencji o charakterze biznesowym o wartości nie mniejszej niż 130 000,00 PLN brutto każda. Uwaga:

1) W przypadku, gdy Wykonawca wykonywał w ramach jednego kontraktu/umowy większy zakres usług, dla potrzeb zamówienia powinien wyodrębnić zakres i wartość usług, o których mowa powyżej.

2) Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz winien zawierać usługi, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył.

3) Jeżeli Wykonawca wykazuje doświadczenie nabyte w ramach kontraktu (zamówienia/umowy) realizowanego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca polegał na doświadczeniu grupy Wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał wykazywanego zakresu prac. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o wyjaśnienia w zakresie faktycznie konkretnie wykonywanego zakresu prac oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.

4) Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartość lub wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs danej waluty publikowany przez Narodowy Bank Polski w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, w którym zostanie on opublikowany.

5) Zamawiający zastrzega weryfikację potwierdzenia należytego wykonania prac bezpośrednio u podmiotu, na rzecz, którego były wykonane

(Numeracja zgodna z SWZ)

10.5.1 Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:

10.5.1.1 art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczących wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

10.5.1.2 art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

10.5.1.3 art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

10.5.1.4 art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp dotyczących zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania Wykonawcy lub podmiotu, który należy z Wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej, w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia

10.5.1.5 art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

– zgodnie z Załącznikiem nr 5a do SWZ.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki cywilnej).

(Numeracja zgodna z SWZ)

10.5.2 Wykaz usług (wg wzoru - Załącznik nr 6 do SWZ wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie przy czym dowodami, o których mowa, są:

10.5.2.1 referencje

10.5.2.2 bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane

10.5.2.3 a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy

(Numeracja zgodna z SWZ)

12.1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

12.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz.54) natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt. 9.1 SWZ.

12.3 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 10.3. SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

12.4 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty/usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ).

12.5 Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

12.6 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, są oni zobowiązani, na wezwanie Zamawiającego, złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 10.5 SWZ.  podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 10.5.2 SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/wykazują spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 9.1 SWZ.  podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 10.5.1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienia

(Numeracja zgodna z SWZ) 35 INFORMACJE DODATKOWE:

35.1 Zamawiający nie przewiduje:

35.1.1 zawarcia umowy ramowej

35.1.2 złożenia oferty warunkowanego odbyciem przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniem przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego

35.1.3 składania ofert wariantowych i częściowych,

35.1.4 rozliczania w walutach obcych,

35.1.5 zwrotu kosztów udziału w postępowaniu,

35.1.6 wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej,

35.1.7 wymogu lub możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty,

Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 10.12.2025 r.

Termin Wydarzenia „Podsumowanie Roku w Biznesie” jest zaplanowany na dzień 3.12.2025 r. Przedmiot zamówienia musi być zatem wykonany w tym konkretnym terminie.

Dokument Koncepcja wydarzenia „Podsumowanie roku w biznesie” musi zawierać następujące części:

- Część nr 1: Projekt aranżacji wynajmowanej przestrzeni przesłany w formie pliku PDF/JPEG, zawierający wizualizację aranżacji przestrzeni wskazanych w OPZ. Projekt winien również zawierać opis techniczny wykorzystywanych rozwiązań.

- Część nr 2: Propozycja prezenterów – lista prezenterów w formie pliku PDF wraz z linkami do nagrań prezentujących umiejętności tych osób w formie pliku video.

Dokument musi zawierać listę (imiona i nazwiska) proponowanych prezenterów (minimum jednego, maksimum czterech), do których zostaną przypisane linki do nagrań prezentujących umiejętności tych osób wskazanych na liście.

Lista prezenterów i linki do nagrań muszą być przypisane do siebie w sposób czytelny, aby nie budziło wątpliwości, które nagranie dotyczy której osoby. W przypadku braku możliwości określenia które nagranie dotyczy którego prezentera z wymienionych na liście lub w przypadku nie podania linków do nagrań prezentujących umiejętności prezentera/prezenterów podanych na liście, Zamawiający uzna, iż Wykonawca nie przedstawił, że dany prezenter potrafi profesjonalnie i ciekawie prezentować oraz zostanie oceniony zgodnie z zasadami określonymi niżej (w części dotyczącej oceny propozycji prezenterów).

Jeśli Wykonawca przedstawi propozycję prezenterów zawierającą więcej niż cztery pozycje, Zamawiający w celu oceny kryterium oceny ofert weźmie pod uwagę tylko pierwsze cztery osoby widniejące w dokumencie (na liście).

Jeśli załączona Propozycja prezenterów nie będzie zawierała żadnego prezentera (nie będzie podane imię i nazwisko żadnego prezentera) Zamawiający uzna, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia i zostanie odrzucona, również w przypadku, gdy Propozycja prezenterów zawierałaby tylko linki do nagrań prezentujących umiejętności osób (bez podania listy osób).

Uwaga:

Koncepcja wydarzenia ,,Podsumowanie roku w biznesie” będzie podlegała ocenie zgodnie z kryterium oceny ofert. Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną Koncepcję zawierającą dwie części (projekt aranżacji wynajmowanej powierzchni i propozycję prezenterów).

W przypadku złożenia dwóch Koncepcji wydarzenia „Podsumowanie roku w biznesie” (tj. np. dwóch lub więcej różnych projektów aranżacji wynajmowanej przestrzeni i/lub dwóch lub więcej zestawów/list propozycji prezenterów) Zamawiający uzna, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia i zostanie odrzucona.

Zamawiający uzna również, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia i zostanie odrzucona w każdym z niżej wymienionych przypadków:

a) w przypadku nie załączenia do oferty Koncepcji wydarzenia „Podsumowanie roku w biznesie”, lub

b) w przypadku gdy załączona do oferty Koncepcja nie będzie zawierać wszystkich wymaganych elementów, tj. nie będzie zawierała:

- projektu aranżacji wynajmowanej przestrzeni i/lub

- propozycji prezenterów (listy), również w przypadku, gdy zostaną podane same linki do nagrań prezentujących umiejętności osób bez podania propozycji prezenterów (listy).