Świadczenie kompleksowej usługi cateringowej w procesie aktualizacji Strategii Rozwoju województwa świętokrzyskiego 2030+

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy opisane zostały w instrukcji użytkowników pn. „Wymagania techniczne”, „Rejestracja wykonawcy na platformie” oraz „Udział w trybie podstawowym bez negocjacji” na stronie: https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html.

2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.

3. Złożenie oferty przez wykonawcę następuje poprzez prawidłowe jej złożenie na Platformie dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

- w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Złożenie oferty na nośniku danych lub w innej formie niż przewidziana powyżej (np. e-mail) jest niedopuszczalne.

4. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), tj. formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatu .zip, .7 Z.

6. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.

7. Wsparcie techniczne dla wykonawców zapewnia dział Helpdesk Logintrade: tel.: 71 7873534; e-mail: helpdesk@logintrade.net.

8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej „rozporządzenie”) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

9. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, pełnomocnictwo - sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt. 4 i 5, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

10. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 9, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt. 4 i 5 lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu Platformy.

11 Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, składa się w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

12. Pełna informacja dotycząca wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawarta została w rozdz. VI SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi cateringowej w procesie aktualizacji Strategii Rozwoju Województwa Świętokrzyskiego 2030+.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.

3. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi cateringowej we wskazanym przez Zamawiającego miejscu, we wskazanym czasie, przygotowania/rozłożenia/serwisu/podania cateringu oraz uporządkowania miejsca serwowania cateringu po jego zakończeniu.

4. Planowana ilość wydarzeń została określona w pkt. I SOPZ - Załącznika nr 1 do SWZ z zastrzeżeniem, że minimalna liczba wydarzeń, na których będzie świadczona usługa cateringowa (w tym jedna konferencja) wynosi 15, maksymalna wynosi 18. Wykonawca w składanej ofercie winien przyjąć maksymalną liczbę wydarzeń tj. 18.

5. Miejsce wykonania usługi: na terenie województwa świętokrzyskiego w obiektach użyteczności publicznej, umożliwiających świadczenie usługi cateringowej, zgodnie z wymogami Zamawiającego wskazanymi w SOPZ. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 10 dni przed planowanym wydarzeniem o miejscu dostarczenia cateringu.

6. Ilość osób dla każdego wydarzenia, dla którego będzie przygotowywany catering została określona w pkt. I SOPZ.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów oceny ofert:

1) Cena oferty (brutto) (C) - 60%

2) WODA gazowana/niegazowana z regionalnej rozlewni (W) - 10%

3) Dodatkowa obsługa kelnerska (O) - 20%

4) Aspekty Społeczne - Fairtrade (F) - 10%

1) Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę Formularz oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.

2) Dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4) Pełnomocnictwo określające jego zakres – w przypadku gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.

3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

4) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Zamawiający przewiduje, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy, możliwość dokonywania zmian postanowień niniejszej umowy, w przypadku:

1) zmiany stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadkach strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami;

2) działania siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawierania, i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie umowy zgodnie z jej treścią, Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę o jej zaistnieniu oraz o ile będzie to możliwe, przedstawi niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające jej wystąpienie. Obie Strony niezwłocznie od dnia otrzymania powyższej informacji uzgodnią tryb dalszego postępowania. Zmianie umowy ulec może termin wykonania umowy o czas niezbędny na uwzględnienie powyższych zmian.

2. Stosownie do treści art. 439 ust. 1 ustawy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 umowy.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 2 zmianie ulega cena jednostkowa spotkania/konferencji brutto wskazana w ofercie.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy związanej ze zmianami ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, tj. wzrostu lub obniżenia względem ceny lub kosztu dla wynagrodzenia ofertowego, w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych określony przez GUS, dotyczący cen wpływających na realizację przedmiotu usługi.

5. Kwota wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy może być zmieniana o wartość zmian, o których mowa w ust. 4 z zastrzeżeniem, że pierwsza waloryzacja może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy. Strona wnioskująca o zmianę wynagrodzenia dokona wyliczenia zmian cen jednostkowych i różnic po waloryzacji. Strony dopuszczają waloryzację, jeżeli zmiana wskaźnika cen przekroczy 5 % w stosunku do wielkości wskaźnika liczonego od dnia upływu terminu składania ofert. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione na podstawie postanowień zawartych w niniejszym punkcie, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki: przedmiotem umowy są usługi i okres obowiązywania umowy przekracza 6 miesięcy. Zamawiający dopuszcza zwiększenie wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy maksymalnie o 10%. Waloryzowane wynagrodzenie umowne będzie obowiązywać od daty podpisania aneksu do Umowy. Powyższa zmiana może dotyczyć tylko wynagrodzenia niewypłaconego Wykonawcy.

6. W przypadku gdy wynagrodzenie Wykonawcy uległo zmianie na podstawie ust. 4 Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.

7. Zmiany umowy, o których mowa w ust. 1 i 2 mogą nastąpić za zgodą stron w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

8. W celu zawarcia aneksu, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości Wynagrodzenia, należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie o jaką wartość, Wynagrodzenie powinno ulec zmianie oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy, uzasadniająca zmianę wysokości Wynagrodzenia należnego Wykonawcy. c.d. zamieszczono w SEKCJI IX - POZOSTAŁE INFORMACJE

I. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).

II. Dalsza część rozdz. 7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

9. Zamawiający lub Wykonawca po zapoznaniu się z uzasadnieniem i przy uwzględnieniu okoliczności sprawy dokona oceny zasadności zmiany umowy.

10. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego na przeniesienie praw i obowiązków z niniejszej umowy w przypadku zmiany formy prawnej Wykonawcy.

III. Termin realizacji usługi: 8 miesięcy od dnia podpisania umowy nie później jednak niż do 15 grudnia 2026 roku.