Wykonywanie dla MRiRW w latach 2025-2026 tłumaczeń ustnych

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie tłumaczeń ustnych w zakresie spraw wynikających z członkostwa Polski w Unii Europejskiej, z dziedziny prawa międzynarodowego, stosunków międzynarodowych w zakresie kompetencji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących m.in. rolnictwa, rozwoju wsi, rynków rolnych, rybołówstwa, kwestii fitosanitarnych i weterynaryjnych, hodowli i ochrony roślin, a także bilateralnej i wielostronnej współpracy i wymiany międzynarodowej.

2. Zamawiający przewiduje tłumaczenia ustne z języka polskiego na język obcy, z języka obcego na język polski oraz z języka obcego na inny język obcy w zakresie następujących grup językowych:

1) I grupa językowa: angielski, francuski, niemiecki, rosyjski;

2) II grupa językowa: pozostałe języki europejskie, w szczególności: hiszpański, portugalski, włoski, węgierski, bułgarski, rumuński, chorwacki, słowacki, słoweński, czeski, litewski, łotewski, estoński, ukraiński, białoruski, niderlandzki;

3) III grupa językowa: języki pozaeuropejskie, w szczególności arabski, hebrajski, chiński, wietnamski.

3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia konieczne może być zapewnienie, w zależności od potrzeb zamawiającego:  tłumaczeń w zakresie języków wyżej niewymienionych;  tłumaczenia z języka obcego na inny język obcy także poza zestawami języków wymienionymi w ust. 2.

4. W całym okresie realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje się szacunkowo około 1200 godzin tłumaczenia, w tym:

1) w I grupie językowej – około 878 godzin,

2) w II grupie językowej – około 247 godzin,

3) w III grupie językowej – około 75 godzin. Podane wielkości odnoszą się do całego okresu trwania umowy. Powyższy wykaz jest szacunkowy, dane mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb zamawiającego.

5. Zamawiający przewiduje, że:

1) około 50% zleceń będą stanowiły tłumaczenia konsekutywne podczas spotkań, wizyt, konferencji, szkoleń oraz seminariów organizowanych na terenie kraju i poza jego granicami oraz online (około 800 godzin, w tym około 400 godzin w kraju i 400 godzin za granicą),

2) około 50% zleceń będą stanowiły tłumaczenia symultaniczne, w tym kabinowe i szeptane, podczas spotkań, wizyt, konferencji, szkoleń oraz seminariów organizowanych na terenie kraju, poza jego granicami oraz online (około 400 godzin).

6. Zamawiający dopuszcza następujące opcje tłumaczenia symultanicznego:

1) z wykorzystaniem sprzętu w miejscu spotkania w kraju i za granicą (około 300 godzin);

2) przy użyciu sprzętu technicznego biura (na terenie kraju), w zależności od potrzeb, tj.: kabin tłumaczy wraz z osprzętem, jednostki centralnej i odbiorników podczerwieni z wymaganą liczbą kanałów, pulpitów delegatów, pulpitów tłumaczy, kompletu urządzeń wzmacniająco-nadawczych, nagłośnienia sali dla wszystkich uczestników, zestawów przenośnych do tłumaczeń symultanicznych przy zapewnieniu przez Wykonawcę odpowiedniej jego obsługi, montażu i demontażu (około 100 godzin). Podane liczby godzin są szacunkowe i odnoszą się do całego okresu trwania umowy, usługi będą świadczone w ilościach odpowiadających rzeczywistym potrzebom zamawiającego.

7. Dopuszcza się wykonywanie tłumaczeń ustnych na języki obce z wyłączeniem języka polskiego.

8. W przypadku wykonywania usługi za granicą zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia przez tłumacza lokalnego.

9. Zamawiający nie wyklucza tłumaczeń zlecanych i wykonywanych w dni powszednie również po godz. 16.00, w godzinach nocnych, w niedziele, w dni świąteczne.

10. Rozliczeniu podlegają wyłącznie pełne godziny zegarowe wykonywania tłumaczenia, przy czym:  czas tłumaczenia do 30 minuty ponad pełną godzinę zegarową zaokrągla się na korzyść zamawiającego i nie zwiększa on wynagrodzenia wykonawcy,  czas tłumaczenia od 31 minuty ponad pełną godzinę zegarową zaokrągla się na korzyść wykonawcy, do pełnej kolejnej godziny zegarowej. Jeżeli czas tłumaczenia trwa do 30 minut, rozliczeniu podlega pełna godzina zegarowa.

11. Zamawiający informuje także, że:

1) cena 1 godziny pracy tłumacza powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności:  koszty podróży tłumacza do i z siedziby zamawiającego,  koszty przejazdów, noclegów i wyżywienia, diet tłumacza, jeżeli tłumaczenie jest wykonywane na terenie kraju lub zagranicą (poza siedzibą zamawiającego),  koszty ubezpieczenia NNW, badań i szczepień obowiązujących przy wjeździe do danego kraju,  koszty udostępnienia sprzętu i/lub koszty najmu sprzętu od innego wykonawcy (w przypadku wydarzeń organizowanych przez zamawiającego za pośrednictwem innego podmiotu);

2) wynagrodzenie za wykonanie usługi tłumaczenia ustnego liczone będzie w oparciu o faktyczny czas pracy tłumacza uzgodniony z zamawiającym. Przez faktyczny czas pracy rozumie się czas, w którym tłumacz wykonuje tłumaczenie;

3) zamawiający poinformuje tłumacza o zakończeniu lub przerwie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia.

12. Zamawiający wymaga również, aby tłumacze ustni posiadali:

1) znajomość protokołu dyplomatycznego,

2) odporność na stres,

3) umiejętność długotrwałej koncentracji,

4) dobrą i wyraźną dykcję, umiejętność tłumaczenia odpowiednio głośno do sytuacji (np. bez mikrofonu),

5) dobrą prezentację i kulturę osobistą.

13. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia znajdują się w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2. Nie dokonano podziału zamówienia na części.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości przeprowadzenia przez wykonawców wizji lokalnej w budynku MRi RW, lub sprawdzenia przez wykonawców dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy Pzp.

7. Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN.

8. Zamawiający nie przewiduje rozliczania w walutach obcych.

9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

10. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty.

11. Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, a wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom).

12. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (o ile są mu znane na tym etapie) nazwy (firmy) tych podwykonawców.

13. Zamawiający nie przewiduje wymogu ani możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp.

14. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy na warunkach określonych w projekcie umowy.

15. Zamawiający nie zastrzega wymogów ani wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa odpowiednio w art. 94 i 96 ustawy Pzp.

16. Zamawiający na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp wyznacza termin składania ofert na 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w związku z opublikowaniem w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 16.02.2024 r. wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 89 ustawy Pzp. Numer wstępnego ogłoszenia informacyjnego Dz. U. S: 34/2024 100391-2024.

17. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 257 ustawy Pzp jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie tłumaczeń ustnych w zakresie spraw wynikających z członkostwa Polski w Unii Europejskiej, z dziedziny prawa międzynarodowego, stosunków międzynarodowych w zakresie kompetencji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących m.in. rolnictwa, rozwoju wsi, rynków rolnych, rybołówstwa, kwestii fitosanitarnych i weterynaryjnych, hodowli i ochrony roślin, a także bilateralnej i wielostronnej współpracy i wymiany międzynarodowej.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia znajdują się w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

K2 - Specjalistyczne kwalifikacje tłumaczy ustnych w I grupy językowej - 15% Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 15 punktów na podstawie informacji zawartych w załączonym przez wykonawcę do formularza „OFERTY” wykazie osób skierowanych do realizacji zamówienia, sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ. Punktacja w tym kryterium będzie przyznawana w następujący sposób:

1) za tłumacza wskazanego do realizacji tłumaczeń w I grupie językowej, posiadającego dyplom studiów filologicznych, co najmniej I stopnia lub podyplomowych, realizowanych w języku wskazanym dla danego tłumacza – 1 pkt;

2) za tłumacza wskazanego do realizacji tłumaczeń w I grupie językowej, posiadającego dyplom potwierdzający wykształcenie I stopnia lub II stopnia w zakresie: stosunków międzynarodowych lub prawa międzynarodowego lub politologii lub europeistyki lub administracji lub ekonomii lub nauk rolniczych – 1 pkt. Wykonawca może wskazać do realizacji zamówienia tego samego tłumacza posiadającego specjalistyczne kwalifikacje z punktu 1) i punktu 2). UWAGA: Wykonawca za wykazanie specjalistycznych kwalifikacji tłumaczy ustnych wskazanych do realizacji zamówienia może uzyskać maksymalnie 15 punktów. Jeżeli wykonawca w wykazie osób nie wykaże tłumaczy ustnych posiadających specjalistyczne kwalifikacje otrzyma 0 punktów. W przypadku, gdy suma punktów w tym kryterium przekroczy 15 punktów, zamawiający przyjmie, że kryterium zostało spełnione w 100% i przyzna wykonawcy maksymalną liczbę 15 punktów.

K3 - Dodatkowe doświadczenie tłumaczy ustnych konsekutywnych - 20% Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 20 punktów na podstawie informacji zawartych w załączonym przez wykonawcę do formularza „OFERTY” wykazie osób skierowanych do realizacji zamówienia, sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ. W ramach tego kryterium ocenie będą podlegać tłumacze ustni konsekutywni posiadający dodatkowe doświadczenie w realizacji priorytetowych dla zamawiającego tłumaczeń ustnych konsekutywnych podczas wizyt i wyjazdów oficjalnych najwyższego szczebla. Punktacja w tym kryterium będzie przyznawana w następujący sposób:

1) za tłumacza wskazanego do realizacji zamówienia, który towarzyszył delegacji i wykonywał tłumaczenie konsekutywne podczas trwania całej wizyty oficjalnej w Polsce na najwyższym szczeblu, tzn. głów państw, szefów rządów, przewodniczących parlamentów (izb) lub ministrów konstytucyjnych – 1 pkt;

2) za tłumacza, który wykonywał tłumaczenie konsekutywne podczas całej wizyty oficjalnej przedstawiciela najwyższych władz Rzeczypospolitej Polskiej (prezydenta, premiera, marszałka Sejmu lub Senatu lub ministrów konstytucyjnych) za granicą – 1 pkt. Wykonawca może wskazać do realizacji zamówienia tego samego tłumacza posiadającego doświadczenie opisane w punkcie 1) i punkcie 2). UWAGA: Wykonawca za wykazanie dodatkowego doświadczenia tłumaczy ustnych wskazanych do realizacji zamówienia może uzyskać maksymalnie 20 pkt. Jeżeli wykonawca w wykazie osób nie wykaże tłumaczy ustnych posiadających dodatkowe doświadczenie otrzyma 0 punktów. W przypadku, gdy suma punktów w tym kryterium przekroczy 20 punktów, zamawiający przyjmie, że kryterium zostało spełnione w 100% i przyzna wykonawcy maksymalną liczbę 20 punktów. Ten sam tłumacz ustny może posiadać specjalistyczne kwalifikacje i dodatkowe doświadczenie. W przypadku wykazania przez wykonawcę tłumaczy ustnych posiadających specjalistyczne kwalifikacje i dodatkowe doświadczenie, wykonawca w czasie realizacji zamówienia jest zobowiązany dysponować wykazanymi tłumaczami lub innymi tłumaczami spełniającymi warunki określone w kryteriach.

1. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

2. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.