Świadczenie usług tłumaczeń ustnych i pisemnych związanych z obsługą międzynarodowej współpracy Sejmu RP i Kancelarii Sejmu

I. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta powinna być sporządzona i wypełniona wg wzoru przygotowanego przez zamawiającego, zamieszczonego w Rozdziale III SWZ. W przypadku, gdy wykonawca nie korzysta z przygotowanego przez zamawiającego wzoru Formularza oferty, oferta powinna zawierać wszystkie informacje wymagane we wzorze. Formularz oferty stanowi treść oferty i nie podlega uzupełnieniu.

2. Zamawiający nie posługuje się interaktywnym Formularzem oferty przewidzianym przez Platformę e-Zamówienia.

3. Do oferty należy załączyć następujące oświadczenia i dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

1) oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, tj. JEDZ,

2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego i o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE 2025/2033 z 23 października 2025 r.),

3) wadium w formie gwarancji/poręczenia w postaci elektronicznej (oryginał), jeżeli wykonawca wnosi wadium w innej formie niż pieniężna,

4) pełnomocnictwa lub dokumenty, z których wynika, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania (odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, innego właściwego rejestru lub innego dokumentu). Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać w szczególności za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów,

5) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

a) pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców w postępowaniu, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym; pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy (zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp),

b) oświadczenie, z którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp),

6) dokumenty rejestrowe lub wskazanie skąd zamawiający ma pobrać je samodzielnie,

7) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o których mowa w pkt IV.3 SWZ – jeżeli dotyczy.

4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Do przygotowania oferty zaleca się skorzystanie z Formularza oferty.

5. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16), zwanego dalej formularzem JEDZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. Formularz JEDZ w formie elektronicznej dostępny jest na stronie internetowej http://espd.uzp.gov.pl/. Instrukcja wypełnienia formularza JEDZ dostępna jest na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/prawo-zamowien-publicznych-regulacje/prawo-krajowe/jednolity-europejski-dokument-zamowienia wykonawca/podmiot udostępniający zasoby składa JEDZ, jeżeli taka sytuacja zachodzi. II. Zamawiający przed wyborem oferty najkorzystniejszej wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających:

1) spełnianie warunków udziału w postępowaniu a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie lub są wykonywane należycie - na potwierdzenie warunku:

- dla Części 1, o którym mowa w pkt III. 2.4.1.1). Rozdziału I SWZ — wzór wykazu stanowi Załącznik nr 4/1 do Rozdziału III SWZ;

- dla Części 2, o którym mowa w pkt III. 2.4.2.1) Rozdziału I SWZ — wzór wykazu stanowi Załącznik nr 4/2 do Rozdziału III SWZ. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

b) wykaz osób („Lista tłumaczy” oraz „Lista tłumaczy i weryfikatorów”), skierowanych przez wykonawcę do realizacji przedmiotowego zamówienia wraz z informacjami na temat ich uprawnień i doświadczenia, niezbędnych do wykonania zamówienia oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - na potwierdzenie warunku:

- dla Części 1, o którym mowa w pkt III. 2.4.2.1) Rozdziału I SWZ — wzór wykazu stanowi Załącznik nr 5/1 wraz z Załącznikiem nr 6/1 Rozdziału III SWZ (dokumenty te są jednocześnie podstawą dla dokonania oceny w kryteriach dodatkowe tłumaczenia zgodnie z pkt XVIII;

- dla Części 2, o którym mowa w pkt III. 2.4.2.2) Rozdziału I SIWZ — wzór wykazu stanowi Załącznik nr 5/2 wraz z Załącznikiem nr 6/2 Rozdziału III SWZ (dokumenty te są jednocześnie podstawą dla dokonania oceny w kryteriach dodatkowe tłumaczenia zgodnie z pkt XVIII;

2) brak podstaw wykluczenia a) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego;

b) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp – sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

c) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

d) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

e) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

f) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia podmiotowe środki dowodowe, na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, składa każdy z wykonawców występujących wspólnie.

Warunki udziału w postępowaniu:

1) w zakresie doświadczenia: Wykonawca powinien wykazać się doświadczeniem, nabytym w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie polegającym na wykonaniu lub wykonywaniu należycie:

a) co najmniej 2 umów w zakresie tłumaczeń ustnych (warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże się wykonaniem lub wykonywaniem umów w zakresie zarówno wyłącznie tłumaczeń ustnych, jak również w zakresie tłumaczeń ustnych oraz pisemnych w ramach jednej umowy), spełniających łącznie następujące warunki:

- umowy były wykonywane przez okres co najmniej 6 miesięcy każda;

- umowy były lub są wykonywane na rzecz urzędów administracji centralnej RP albo równoważnych urzędów administracji centralnej w państwach członkowskich Unii Europejskiej, dla instytucji Unii Europejskiej, innych urzędów i instytucji państwowych oraz samorządowych;

b) co najmniej 4 usług w zakresie obsługi konferencji międzynarodowych obejmujących tłumaczenia symultaniczne na co najmniej 3 języki obce jednocześnie (3 kabiny);

c) co najmniej 2 usług w zakresie obsługi konferencji międzynarodowych obejmujących tłumaczenia ustne symultaniczne na co najmniej 6 języków obejmujących łącznie 6 kabin. W celu wykazania spełnienia warunków doświadczenia, o których mowa w pkt III. 2.4.1.1) lit. „b” i „c”, wykonawca może wykazać spełnienie tych warunków także w przypadku, jeżeli usługi, o których w nich mowa, były wykonywane w ramach jednej lub kilku umów, w tym także w ramach umów wykazanych w celu spełnienia warunku, o którym mowa w pkt III. 2.4.1.1) lit. „a”.

2) w zakresie osób skierowanych do realizacji zamówienia, tj. tłumaczy ustnych: 2.1) Realizacja przedmiotowego zamówienia wymaga, aby wykonawca dysponował określoną liczbą tłumaczy w poszczególnych grupach językowych (wykaz języków obcych, w których zamawiający przewiduje tłumaczenia w okresie realizacji zamówienia wraz z podziałem na podgrupy, zawiera Załącznik nr 2 do Rozdziału II „Opis przedmiotu zamówienia” dla części 1):

a) w I grupie językowej:

- co najmniej 8 tłumaczy z języka angielskiego oraz co najmniej po 4 tłumaczy z pozostałych języków, w tym co najmniej 2 tłumaczy z języka angielskiego, którzy posiadają ważne poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” oraz ważne zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1209),

- w przypadku tłumaczenia z języka obcego na język obcy co najmniej po 2 tłumaczy w każdym zestawie językowym,

b) w II grupie językowej:

- podgrupa A: co najmniej po 3 tłumaczy z każdego języka, a w przypadku języka ukraińskiego 4 tłumaczy,

- podgrupa B: co najmniej po 2 tłumaczy z każdego języka,

c) w III grupie językowej: co najmniej po 2 tłumaczy z każdego języka. 2.2) Tłumacze skierowani do realizacji zamówienia powinni odznaczać się praktycznymi umiejętnościami i doświadczeniem (współpraca z poniżej wymienionymi instytucjami). Zamawiający będzie brał pod uwagę tłumaczenia ustne wykonywane w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert. Tłumacze skierowani do realizacji zamówienia w poszczególnych grupach językowych powinni spełniać wymagania polegające na posiadaniu doświadczenia w zakresie zrealizowania:

a) I grupa językowa - co najmniej 5 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wymienionych instytucji: Kancelarii Prezydenta RP, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, równoważnych urzędów innych państw, instytucji Unii Europejskiej, organizacji międzynarodowych;

b) w przypadku tłumaczeń ustnych bezpośrednio z języka obcego na inny język obcy (zestawy językowe: angielski/niemiecki, angielski/francuski) co najmniej 2 tłumaczeń (w danym zestawie językowym) dla co najmniej 1 z wymienionych instytucji: Kancelarii Prezydenta RP, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, instytucji Unii Europejskiej, równoważnych urzędów innych państw, ambasad, a także dla innych urzędów i instytucji państwowych (krajowych i zagranicznych), organizacji międzynarodowych;

c) II grupa językowa: podgrupa A: co najmniej 3 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wymienionych instytucji: Kancelarii Prezydenta RP, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, równoważnych urzędów innych państw, ambasad, instytucji Unii Europejskiej, organizacji międzynarodowych, a także dla innych urzędów i instytucji państwowych (krajowych i zagranicznych); podgrupa B: co najmniej 2 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wyżej wymienionych instytucji dla podgrupy A;

d) III grupa językowa: co najmniej 2 tłumaczeń dla urzędów i instytucji państwowych (krajowych i zagranicznych), ambasad, organizacji międzynarodowych.

Warunki udziału w postępowaniu:

1) w zakresie doświadczenia: Wykonawca powinien wykazać się doświadczeniem nabytym w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, polegającym na wykonaniu lub wykonywaniu należycie co najmniej 3 umów w zakresie tłumaczeń pisemnych (warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże się wykonaniem lub wykonywaniem umów w zakresie zarówno wyłącznie tłumaczeń pisemnych, jak i w zakresie tłumaczeń ustnych oraz pisemnych w ramach jednej umowy):

- umowy były lub są wykonywane przez okres minimum 6 miesięcy każda,

- umowy były lub są wykonywane na rzecz urzędów administracji centralnej RP albo równoważnych urzędów administracji centralnej w państwach członkowskich Unii Europejskiej, dla instytucji UE, innych urzędów i instytucji państwowych oraz samorządowych.

2) W zakresie osób skierowanych do realizacji zamówienia, tj. tłumaczy pisemnych oraz weryfikatorów: 2.1) Tłumacze i weryfikatorzy skierowani do realizacji zamówienia powinni odznaczać się praktycznymi umiejętnościami i doświadczeniem (współpraca z poniżej wymienionymi instytucjami). Zamawiający będzie brał pod uwagę tłumaczenia pisemne oraz weryfikacje wykonywane w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert. Tłumacze i weryfikatorzy skierowani do realizacji zamówienia w poszczególnych grupach językowych powinni spełniać wymagania polegające na posiadaniu doświadczenia w zakresie zrealizowania:

a) I grupa językowa – co najmniej 5 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wymienionych instytucji: Kancelarii Prezydenta RP, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, równoważnych urzędów innych państw, instytucji Unii Europejskiej, organizacji międzynarodowych. W przypadku tłumaczeń pisemnych i weryfikacji należy wykazać tłumaczenia i weryfikacje tekstów zawierających terminologię z zakresu stosunków międzynarodowych, międzynarodowej współpracy ekonomicznej, prawnej, społecznej i kulturalnej;

b) II grupa językowa: podgrupa A: co najmniej 3 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wymienionych instytucji: Kancelarii Prezydenta RP, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, równoważnych urzędów innych państw, ambasad, instytucji Unii Europejskiej, organizacji międzynarodowych, a także dla innych urzędów i instytucji państwowych (krajowych i zagranicznych), podgrupa B: co najmniej 2 tłumaczeń dla co najmniej 1 z wyżej wymienionych instytucji dla podgrupy A,

c) III grupa językowa: co najmniej 2 tłumaczeń dla urzędów i instytucji państwowych (krajowych i zagranicznych), ambasad, organizacji międzynarodowych. 2.2) Realizacja zamówienia wymaga dysponowania niżej określoną liczbą tłumaczy i weryfikatorów w poszczególnych grupach językowych (wykaz języków obcych, w których zamawiający przewiduje tłumaczenia w okresie realizacji zamówienia, wraz z podziałem na podgrupy zawiera Załącznik nr 1 do „Opisu przedmiotu zamówienia” Część 2): 2.2.1) w przypadku tłumaczeń pisemnych: w I grupie językowej:

- co najmniej po 5 tłumaczy z języka angielskiego oraz co najmniej po 3 tłumaczy z pozostałych języków, w II grupie językowej:

- podgrupa A: co najmniej po 3 tłumaczy z każdego języka,

- podgrupa B: co najmniej po 2 tłumaczy z każdego języka, w III grupie językowej: co najmniej po 2 tłumaczy z każdego języka; 2.2.2) w przypadku weryfikacji tłumaczeń pisemnych: w I grupie językowej: co najmniej po 2 osoby weryfikujące z każdego języka, w Il i III grupie językowej: co najmniej po 1 osobie weryfikującej z każdego języka. Tłumacze pisemni mogą być jednocześnie weryfikatorami tłumaczeń, jednakże danego tekstu nie może tłumaczyć i weryfikować ta sama osoba.