Usługa utrzymania i rozwoju systemu CRM w Sieci Badawczej Łukasiewicz

1. Zamawiający, zgodnie z

Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowoaplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej, tj.:

1. stały dostęp do sieci Internet o przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,

2. komputer klasy PC lub MAC:

o pamięć min. 2 GB RAM, o procesor min. 2 GHz, o system operacyjny: Windows, Mac OS, Linux (aktualne wersje),

3. przeglądarka internetowa (np. Chrome, Edge, Firefox) w aktualnej wersji, o z włączoną obsługą JavaScript, o akceptująca pliki cookies lub korzystająca z pamięci lokalnej,

4. zainstalowany program do obsługi plików PDF,

5. komunikacja z platformą jest szyfrowana protokołem TLS 1.3,

6. czas odbioru danych jest synchronizowany z czasem urzędowym w Polsce (serwery GUM – NTP),

7. limity techniczne:

o maksymalnie 10 plików, o maksymalny rozmiar pliku/oferty: 150 MB, o maksymalny rozmiar pliku w komunikacji: 500 MB.

2. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin;

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

3. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformy zakupowej dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści ogłoszenia, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformy zakupowej znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

1. Klauzula informacyjna zawarta jest w załączniku nr 7 do SWZ. Szczególne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego zostały określone w art. 19 i 74 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno – prawnych związanych z udziałem w postępowaniu, w tym obowiązków wynikających z RODO.

3. W związku z powyższym, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, stanowiącego część Formularza ofertowego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

4. Podwykonawca /podmiot trzeci jest zobowiązany podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania i rozwoju systemu CRM w Sieci Badawczej Łukasiewicz.

2. Szczegółowy zakres usług oraz obowiązki Wykonawcy zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ oraz Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 7 do SWZ.

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72212481-4 - Usługi opracowywania oprogramowania dla sprzedaży lub marketingu

72416000-9 - Dostawcy usług aplikacyjnych

72243000-0 - Usługi programowania

72200000-7 - Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

- warunek dotyczy doświadczenia Wykonawcy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w okresie trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej nw. usługi (rozumiane jako odrębne usługi na rzecz odrębnych podmiotów w ramach odrębnych umów):

1) co najmniej jedna usługa o wartości minimum 200 000,00 zł brutto, polegająca na rozwoju i utrzymaniu Systemu Suite CRM dla podmiotu zatrudniającego min. 1000 pracowników;

2) co najmniej dwie usługi o wartości minimum 200 000,00 zł brutto każda, z których każda polegała na rozwoju i utrzymaniu Systemu klasy CRM dla podmiotu zatrudniającego min. 1000 pracowników. W przypadku usługi nadal wykonywanej, Zamawiający wymaga, aby dana usługa, na dzień składania oferty, była wykonana na minimum 200 000 zł brutto. - warunek dotyczący osób skierowanych do realizacji zamówienia Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, legitymującymi się niezbędnymi kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem, tj.:

1) Kierownik Projektu – minimum 1 osoba posiadająca:

• wykształcenie wyższe;

• doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję kierownika projektu lub inną równoważną funkcję polegającą na zarządzaniu realizacją projektu, w co najmniej 2 zakończonych projektach wdrożeniowych Systemu Suite CRM, o wartości każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000 zł brutto;

• doświadczenie w zarządzaniu realizacją usług utrzymania oraz rozwoju systemu klasy CRM, obejmujące co najmniej planowanie, koordynację i nadzór nad realizacją takich usług, w tym zarządzanie harmonogramem, zakresem prac, ryzykami oraz komunikacją pomiędzy zamawiającym a wykonawcą;

• doświadczenie w monitorowaniu jakości realizowanych prac, koordynacji zespołu projektowego, nadzorze nad wdrażaniem zmian oraz zapewnianiu terminowej realizacji zgłoszeń i prac rozwojowych w systemie klasy CRM.

2) Analityk biznesowy – minimum 1 osoba posiadająca:

• doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję analityka biznesowego lub funkcję równoważną w co najmniej 2 zakończonych projektach wdrożeniowych Systemu Suite CRM, o wartości każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000 zł brutto;

• doświadczenie w analizie potrzeb biznesowych zamawiającego oraz przekładaniu ich na wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne dla systemu klasy CRM, w tym doświadczenie w opracowywaniu specyfikacji zmian i rozwoju systemu klasy CRM;

• doświadczenie w modelowaniu procesów biznesowych, przygotowywaniu i aktualizacji dokumentacji analitycznej, wspieraniu procesu testów oraz współpracy z użytkownikami biznesowymi i zespołem deweloperskim w zakresie realizacji zgłoszeń utrzymaniowych i rozwojowych dotyczących systemu klasy CRM.

3) Programista – minimum 2 osoby, z których każda posiada:

• doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję programisty lub funkcję równoważną polegającą na tworzeniu lub rozwoju Systemu Suite CRM, w ramach co najmniej jednego wdrożenia Systemu Suite CRM przeznaczonego dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników;

• doświadczenie w realizacji prac utrzymaniowych i rozwojowych systemu klasy CRM, obejmujące implementację nowych funkcjonalności, modyfikację istniejących mechanizmów oraz usuwanie błędów zgłaszanych przez zamawiającego lub użytkowników systemu;

• doświadczenie w przygotowywaniu i rozwijaniu integracji systemowych, wykonywaniu testów technicznych wdrażanych zmian, optymalizacji działania systemu oraz zapewnianiu zgodności tworzonych rozwiązań z wymaganiami funkcjonalnymi, technicznymi i bezpieczeństwa.

4) Tester – minimum 1 osoba posiadająca:

• doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję testera lub funkcję równoważną w co najmniej 2 zakończonych projektach wdrożeniowych Systemu Suite CRM, o wartości każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000 zł brutto;

• doświadczenie w planowaniu, przygotowywaniu i realizacji testów systemu klasy CRM w zakresie zmian utrzymaniowych i rozwojowych, obejmujące weryfikację zgodności dostarczanych rozwiązań z wymaganiami biznesowymi i technicznymi;

• doświadczenie w opracowywaniu scenariuszy i przypadków testowych, raportowaniu wykrytych błędów, weryfikacji ich usunięcia oraz współpracy z analitykami i programistami w procesie zapewnienia jakości wdrażanych zmian w systemie klasy CRM.

5) Administrator – minimum 2 osoby, z których każda posiada:

• doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję administratora lub funkcję równoważną w co najmniej 2 zakończonych projektach wdrożeniowych Systemu Suite CRM, o wartości każdego z projektów nie mniejszej niż 200 000 zł brutto;

• doświadczenie w bieżącym utrzymaniu środowisk systemu klasy CRM, obejmujące zapewnianie dostępności, wydajności oraz bezpieczeństwa systemu, a także monitorowanie poprawności działania komponentów systemowych i integracji. UWAGA!!! Jedna osoba może łączyć maksymalnie 2 role. Wymienione powyżej w pkt 4 osoby ze strony Wykonawcy należy traktować jako minimalne wymagania Zamawiającego i mogą nie wyczerpywać całości personelu niezbędnego dla rzetelnego wypełnienia obowiązków Wykonawcy, zgodnie z treścią załącznika nr 7 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy. Zamawiający, określając warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, dokonał oceny możliwości zastosowania poziomów zdolności określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Zamawiający nie stosuje poziomu zdolności, ponieważ przedmiotem zamówienia jest usługa dotycząca utrzymania i rozwoju systemu CRM, obejmująca świadczenie usług utrzymania i rozwoju Systemu Suite CRM oraz dostarczenie i utrzymanie subskrypcji/integratorów powiązanych z CRM, a dla warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy oraz doświadczenia i kwalifikacji osób skierowanych do realizacji zamówienia, określonych w niniejszej SWZ, brak jest poziomu zdolności możliwego do zastosowania do niniejszego zamówienia albo jego zastosowanie nie jest możliwe ze względu na charakter zamówienia. W przypadku wejścia w życie i obowiązywania na dzień wszczęcia postępowania przepisów wykonawczych określających poziomy zdolności właściwe dla przedmiotu niniejszego zamówienia, Zamawiający stosuje te poziomy w zakresie, w jakim odpowiadają warunkom udziału w postępowaniu określonym w niniejszej SWZ.

Z zastrzeżeniem postanowień dotyczących certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) aktualnych na dzień złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

2) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w rozdziale IX ust. 1 SWZ – wg treści określonej w załączniku nr 3c do SWZ.

Z zastrzeżeniem postanowień dotyczących certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych, w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

 wykazu wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wraz z dowodami określającymi, czy usługi wykazane w wykazie usług zostały wykonane lub są wykonywane należycie, wg treści określonej w załączniku nr 4 do SWZ, przy czym dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

 wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w rozdziale VIII ust. 1 pkt 4 tiret drugie SWZ, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wg treści określonej w załączniku nr 5 do SWZ (zgodnie z art. 274 ust. 2 ustawy Pzp).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takiej sytuacji ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia.

2. Wykonawcy występujący wspólnie dokumentują spełnienie warunków udziału w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego i potwierdzają brak podstaw do wykluczenia z postępowania na zasadach określonych rozdziałach VII-IX SWZ oraz załączają oświadczenia i dokumenty wskazane w rozdziale X SWZ.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą powołać się na wspólny certyfikat zdolności wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli zakres certyfikacji odpowiada warunkowi udziału w postępowaniu określonemu w SWZ oraz sposobowi spełniania tego warunku przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. W przypadku powołania się na wspólny certyfikat, Zamawiający oceni nie tylko ważność i zakres certyfikacji, ale również zgodność tej certyfikacji z oświadczeniem, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wskazującym, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

5. Wspólny certyfikat zdolności nie zastępuje obowiązku złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp.

1. Termin realizacji zamówienia:

a) Usługa Rozwoju Systemu Suite CRM była realizowana od dnia zawarcia Umowy przez okres 12 (dwunastu) miesięcy;

b) Usługa Utrzymania Systemu Suite CRM była realizowana od dnia zawarcia Umowy przez okres 12 (dwunastu) miesięcy;

c) subskrypcje na integrator Suite CRM z bazą GUS, VIES i do modułu raportów zaawansowanych wraz z usługą ich utrzymania przez okres 12 (dwunastu) miesięcy;

d) subskrypcje na integrator Suite CRM z Mautic wraz z usługą ich utrzymania przez okres 12 (dwunastu) miesięcy, jednak nie wcześniej niż od 18.01.2027 r.;

e) subskrypcje na integrator Suite CRM z MS Exchange wraz z usługą ich utrzymania przez okres 12 (dwunastu) miesięcy, jednak nie wcześniej niż od 18.01.2027 r.