Kompleksowa organizacja zagranicznej wizyty studyjnej do Finlandii: Region Tampere w ramach projektu „Skuteczny Proces Przedsiębiorczego Odkrywania w centrum polityki innowacyjnej województwa łódzkiego”

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja zagranicznej wizyty studyjnej do Finlandii: Region Tampere” (obszar metropolitalny) - (4 dni - 3 noclegi) dla interesariuszy Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania (PPO) w tym pracowników realizujących projekt (20 osób) obejmująca między innymi:

• przygotowanie programu wizyty studyjnej;

• organizację i koordynację spotkań wskazanych w programie wizyty studyjnej;

• zapewnienie transportu;

• zapewnienie koordynatora wizyty studyjnej;

• zapewnienie obsługi tłumaczeniowej;

• zakwaterowanie i wyżywienie;

• ubezpieczenie Uczestników wyjazdu;

• inne czynności niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kompleksowej organizacji wizyty studyjnej. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie Załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 4 do SWZ). Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik Nr 4 A do SWZ.

2. Projekt, którego dotyczy umowa, jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027.

UWAGA: Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 Pzp, zastrzega sobie możliwość, że najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych: A. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu 1. W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej Zamawiający żąda:

- aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych, a w przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, którzy nie podlegają obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych – żąda odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub dokumentu potwierdzającego status członka danej organizacji, jeżeli członkostwo w tej organizacji jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. UWAGA: W przypadku Wykonawców wpisanych do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych, działając zgodnie z art. 127 ust.1 pkt 1 Ustawy, Zamawiający samodzielnie uzyska dokument potwierdzający spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tego środka. Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełnieniu warunku określonego w rozdz. IX pkt 2 SWZ.

2. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda:

- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełnieniu warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.1 SWZ. *okres wyrażony w latach jest liczony wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się w wykazie na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami wykaz usług (powyżej) dotyczy usług, w których wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył. - wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.2 SWZ. B. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia 1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,

− wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,

2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w przedmiotowym postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty złożonej w przedmiotowym postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej 3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

c) art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

d) art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp.

e) art. 109 ust. 1 pkt 5 Pzp;

f) art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp;

g) art. 109 ust 1 pkt 8 Pzp

3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców: a. wymienionych w art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514), b. wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem (UE) 2025/2033 z dnia 23 października 2025 r. (Dz. U. UE. L.2025.2033).

4. Kryteria oceny ofert:

- Cena 40%;

- Dodatkowe doświadczenie koordynatora 30%; Uwzględnienie w programie wizyty studyjnej dodatkowej lokalizacji 30%.

5. Zamawiający żąda wniesienia wadium w wysokości 5000 zł.

5. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych. W celu oceny ofert w kryterium pn. „DODATKOWE DOŚWIADCZENIE KOORDYNATORA”, „UWZGLĘDNIENIE W PROGRAMIE WIZYTY STUDYJNEJ DODATKOWEJ LOKALIZACJI” Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w punkcie 2 Formularza ofertowego (Załącznik nr 2 do SWZ) wymaganych w tych punktach informacji. Oferta w zakresie informacji żądanych w pkt 2 Formularza ofertowego nie będzie podlegała uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.2 i XX.2.3 SWZ.

6. Dokumenty składane wraz z ofertą: Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ. Ponadto do oferty należy załączyć:

a) oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego w SWZ. Oświadczenie to składa się na formularzu JEDZ (tj. jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia), sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16). Wzór JEDZ stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy);

c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (jeśli dotyczy);

d) pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia– Załącznik nr 5 do SWZ;

e) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

f) oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 7 do SWZ;

g) dowód wniesienia wadium UWAGA: Wszelkie informacje nieujęte w niniejszym ogłoszeniu znajdują się w dokumentacji postępowania na stronie prowadzonego postępowania: https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/284749/notice/public/details

Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja zagranicznej wizyty studyjnej do Finlandii: Region Tampere” (obszar metropolitalny) - (4 dni - 3 noclegi) dla interesariuszy Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania (PPO) w tym pracowników realizujących projekt (20 osób) obejmująca między innymi:

• przygotowanie programu wizyty studyjnej;

• organizację i koordynację spotkań wskazanych w programie wizyty studyjnej;

• zapewnienie transportu;

• zapewnienie koordynatora wizyty studyjnej;

• zapewnienie obsługi tłumaczeniowej;

• zakwaterowanie i wyżywienie;

• ubezpieczenie Uczestników wyjazdu;

• inne czynności niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kompleksowej organizacji wizyty studyjnej. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie Załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 4 do SWZ). Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik Nr 4 A do SWZ.

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Termin wykonania zamówienia. Przedmiot zamówienia winien zostać zrealizowany w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy przy czym wizyta studyjna będzie trwała 4 dni, a preferowany termin wyjazdu to III kw. 2026 r. W przypadku niemożności zorganizowania wyjazdu w powyższym terminie strony ustalają inny termin. Szczegóły dotyczące poszczególnych terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w projekcie umowy oraz w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

2. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

1. Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.

2. W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający określa następujący warunek udziału w postępowaniu: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jeżeli wykaże, że jest wpisany do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych zgodnie z właściwymi postanowieniami ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych lub w przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, którzy nie podlegają obowiązkowi wpisu do ww. rejestru – posiadają odpowiednie zezwolenie, licencję, koncesję lub są wpisani do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub posiadają status członka organizacji, jeżeli członkostwo w tej organizacji jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: - warunek, określony w pkt 2 będzie spełniony, jeśli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada odpowiednie uprawnienia i zrealizuje usługi, do realizacji których te uprawnia są wymagane;

1. W zakresie zdolności zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:

1.1 Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie w sposób należyty wykonał co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na organizacji zagranicznego wyjazdu studyjnego* lub zagranicznej wizyty studyjnej*, obejmującego/ej co najmniej: zapewnienie transportu, wyżywienia, noclegów, tłumacza oraz przygotowania programu wizyty/wyjazdu, z czego każda/każdy była o wartości co najmniej 80 000,00 PLN brutto i w każdej wizycie/ wyjeździe wzięło udział minimum 15 osób. *Przez „wyjazd studyjny/wizytę studyjną” rozumie się wyjazd specjalistyczny o charakterze szkoleniowym/poznawczym, w celu realizacji tematu branżowego/naukowego, realizowanego poprzez wizyty w obiektach lub instytucjach lub zakładach. UWAGA: Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w ust. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

1.2 Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować niżej wymienioną osobą zdolną do wykonania zamówienia a) Koordynator zagranicznej wizyty studyjnej, który będzie uczestniczyć w wizycie studyjnej, będzie odpowiedzialny za sprawy organizacyjne oraz za bieżące kontakty z Zamawiającym. Koordynator musi posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w pełnieniu funkcji koordynatora/opiekuna/pilota 3 zagranicznych wyjazdów studyjnych*/ wizyt studyjnych* dla minimum 15 osób każda wizyta. *Przez „wyjazd studyjny/wizytę studyjną” rozumie się wyjazd specjalistyczny o charakterze szkoleniowym/poznawczym, w celu realizacji tematu branżowego/naukowego, realizowanego poprzez wizyty w obiektach lub instytucjach lub zakładach. Zamawiający zastrzega, że w trakcie wykonywania zamówienia, w przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających dalsze wykonywanie obowiązków przez wskazaną przez Wykonawcę osobę, Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia, z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji Wykonawca obowiązany będzie przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu osobę, która będzie posiadała co najmniej takie doświadczenie jak Koordynator zagranicznej wizyty studyjnej wskazany w wykazie osób, a także, jeśli przyznane zostały punkty w kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora wizyty studyjnej”, nowo wskazana osoba powinna posiadać doświadczenie co najmniej w zakresie takim jakie posiadała osoba zastępowana. Zmiana osoby koordynatora wizyty studyjnej wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

- warunek, określony w pkt 1.1, musi spełnić samodzielnie jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego celem wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 1.1 to podmiot trzeci ma spełnić ten warunek samodzielnie;

- warunki, w pozostałym zakresie, o których w pkt 1 powyżej mogą spełniać łącznie;

- w odniesieniu do warunków dotyczących zdolności zawodowych wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

10. Jeżeli zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;

b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.