Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia „Zlot OSEhero” oraz zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski

1. Przedmiotem zamówienia jest:

-wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Zlot OS Ehero” na terenie Warszawy w terminie 2-3 lipca 2026 r. W wydarzeniu weźmie udział maksymalnie 170 osób – z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba zostanie podana Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 14 dni przed wydarzeniem. - zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń pod nazwą „OS Ehero Tour” we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski. Wykonawca odwiedzi wszystkie szkoły oraz wykona w nich opisane w SOPZ świadczenia – najpóźniej do 15 czerwca 2026 r. Zamawiający żąda złożenia jako elementu oferty prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:

- propozycji trzech zadań teambuildingowych - w celu oceny w ramach kryterium oceny ofert pn. „Teambuilding”, -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” Zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składane prezentacje na potrzeby oceny w kryteriach „Teambuilding” oraz „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlegają uzupełnieniu.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

3. Kod CPV: 79952000-2 – usługi w zakresie organizacji imprez 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe 60170000-0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze 92000000-1 – usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 92100000-2 – usługi kinematograficzne oraz wideo 92111220-0 – produkcja reklamowych taśm wideo 22462000-6 – materiały reklamowe 39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne 39153000-9 - meble konferencyjne 92312200-3 - Usługi świadczone przez autorów, kompozytorów, rzeźbiarzy, animatorów kultury oraz pozostałych artystów

4. Termin realizacji zamówienia: Wydarzenie (Zlot OS Ehero) odbędzie się w dwóch osobnych dniach (dzień po dniu), tj. w dniach 2 i 3 lipca 2026 r. Termin usługi - dokumentacji filmowej i fotograficznej Wydarzenia został szczegółowo określony w załączniku 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 5 do SWZ- wzorze umowy. Za dzień zakończenia realizacji całości Przedmiotu Umowy uznaje się dzień zrealizowania ostatniego ze zobowiązań Wykonawcy – tj. odebranie bez zastrzeżeń przez Zamawiającego świadczeń określonych w § 3 ust. 1 pkt 3-6 (wszystkie te świadczenia będą odbierane jednym, ostatnim protokołem odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 3 Umowy).

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryteriów oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:

a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;

b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b), w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

8. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 430 000,00 zł brutto.

9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.

10. Zamówienie zostanie współfinansowane ze środków umowy dotacji OSE2026, udzielonej przez Ministra Cyfryzacji.

11. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

12. Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514 ze zm.), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.

13. Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów art. 359 pkt 1) w zw. z art. 132 (przetarg nieograniczony) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp.

2. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

3. Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp.

4. Po złożeniu ofert Zamawiający dokona badania i oceny ofert, w tym poprawy omyłek, zgodnie z art. 223 ustawy Pzp.

5. Po dokonaniu badania i oceny ofert, Zamawiający na podstawie art. 126 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do złożenia podmiotowych środków dowodowych oraz na podstawie art. 139 ust. 2 wezwanie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 tj. JEDZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

-wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Zlot OS Ehero” na terenie Warszawy w terminie 2-3 lipca 2026 r. W wydarzeniu weźmie udział maksymalnie 170 osób – z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba zostanie podana Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 14 dni przed wydarzeniem. - zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń pod nazwą „OS Ehero Tour” we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski. Wykonawca odwiedzi wszystkie szkoły oraz wykona w nich opisane w SOPZ świadczenia – najpóźniej do 15 czerwca 2026 r. Zamawiający żąda złożenia jako elementu oferty prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:

- propozycji trzech zadań teambuildingowych - w celu oceny w ramach kryterium oceny ofert pn. „Teambuilding”, -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” Zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składane prezentacje na potrzeby oceny w kryteriach „Teambuilding” oraz „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlegają uzupełnieniu.

2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

3. Kod CPV: 79952000-2 – usługi w zakresie organizacji imprez 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe 60170000-0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze 92000000-1 – usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 92100000-2 – usługi kinematograficzne oraz wideo 92111220-0 – produkcja reklamowych taśm wideo 22462000-6 – materiały reklamowe 39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne 39153000-9 - meble konferencyjne 92312200-3 - Usługi świadczone przez autorów, kompozytorów, rzeźbiarzy, animatorów kultury oraz pozostałych artystów

4. Termin realizacji zamówienia: Wydarzenie (Zlot OS Ehero) odbędzie się w dwóch osobnych dniach (dzień po dniu), tj. w dniach 2 i 3 lipca 2026 r. Termin usługi - dokumentacji filmowej i fotograficznej Wydarzenia został szczegółowo określony w załączniku 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 5 do SWZ- wzorze umowy. Za dzień zakończenia realizacji całości Przedmiotu Umowy uznaje się dzień zrealizowania ostatniego ze zobowiązań Wykonawcy – tj. odebranie bez zastrzeżeń przez Zamawiającego świadczeń określonych w § 3 ust. 1 pkt 3-6 (wszystkie te świadczenia będą odbierane jednym, ostatnim protokołem odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 3 Umowy).

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryteriów oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:

a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;

b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b), w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

8. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 430 000,00 zł brutto.

9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.

10. Zamówienie zostanie współfinansowane ze środków umowy dotacji OSE2026, udzielonej przez Ministra Cyfryzacji.

11. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.

12. Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514 ze zm.), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.

13. Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.

5. Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.

6. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie:

-Zapewnienia Gościa specjalnego podczas kolacji zorganizowanej 2 lipca 2026 r. w hotelu dla uczestników „Zlotu OS Ehero”, -Zapewnienia animatora/animatorki prowadzącego/prowadzącej „Zlot OS Ehero” w dniu 2 lipca 2026 r.

7. Skorzystanie przez Zamawiającego z całości lub części praw opcji, o których mowa w ust. 6, zależne będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, w tym od zagwarantowania odpowiedniego dofinansowania, dot. pokrycia wynagrodzenia Wykonawcy w ramach Usługi z prawa opcji. Realizowanie prawa opcji będzie wykonywane na podstawie oświadczenia woli Zamawiającego, a Wykonawca będzie zobligowany podjąć się jego realizacji w przypadku złożenia zamówienia przez Zamawiającego. Realizowanie opcji będzie odbywało się w oparciu o ceny jednostkowe zaproponowane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Zamówienie w ramach opcji będzie realizowane na tych samych warunkach co zamówienie podstawowe, chyba że coś innego wyraźnie wynika z Umowy.

8. Skorzystanie z prawa opcji nastąpi poprzez złożenie Wykonawcy oświadczenia woli o skorzystaniu z prawa opcji w postaci zamówienia podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Zamawiającego. Zamówienie zostanie wysłane na adres/adresy e-mail Wykonawcy wskazane w § 14 ust. 2 (wystarczające jest wysłanie zamówienia na jeden adres e-mail Wykonawcy) wzoru Umowy lub też na inny adres e-mail Wykonawcy, wprowadzony do Umowy, zgodnie z § 14 ust. 3 wzoru Umowy.

9. Zamawiający może skorzystać z ww. prawa opcji (tj. złożyć ww. zamówienie) w następujących terminach:

-Zapewnienie Gościa specjalnego podczas kolacji zorganizowanej 2 lipca 2026 r. w hotelu dla uczestników „Zlotu OS Ehero” – najpóźniej 14 dni roboczych po dniu zawarcia Umowy, -Zapewnienie konferansjera/konferansjerki prowadzącego/prowadzącej „Zlot OS Ehero” 2 lipca 2026 r. – najpóźniej 14 dni roboczych po dniu zawarcia Umowy.

10. Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako prawo opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak realizacji zamówienia w tym zakresie w całości lub w części nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawca jest jednak zobowiązany do realizacji świadczeń objętych prawem opcji. Prawa opcji objęte Umową są od siebie niezależne – Zamawiający może skorzystać z całości, części albo też w ogóle nie korzystać z praw opcji.

11. Jeśli Zamawiający skorzysta z prawa opcji, odbiór świadczeń w ramach tego prawa nie wymaga zawierania osobnego protokołu odbioru. Świadczenie z prawa opcji zostanie w takim przypadku odebrane protokołem odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 2 wzoru Umowy.

1. W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w przepisach Działu IX ustawy Prawo zamówień publicznych – odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej i skarga do sądu okręgowego wnoszone w sposób i w terminach określonych w ustawie Pzp.

2. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego, podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp.

3. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy Pzp, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa)

5. Szczegółowe uregulowanie środków ochrony prawnej zawarte jest w Dziale IX Ustawy Pzp.

6. Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań: Urząd Zamówień Publicznych Departament Odwołań ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa e-mail: odwolania@uzp.gov.pl, tel. +48 22 458 78 01, Internet: www.uzp.gov.pl, faks +48 22 458 78 00