Wyrok KIO 2719/26

Treść orzeczenia

Sygn. akt: KIO 2719/26

WYROK

Warszawa, dnia 6 lipca 2026 r. Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Beata Konik

Protokolant: Krzysztof Chmielewski

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 5 czerwca 2026 r. przez wykonawcę Ingrifo IT spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej z siedzibą w Krakowie reprezentująca Sąd Apelacyjny w Krakowie, uczestnik postępowania po stornie zamawiającego - SoftwareONE Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,

orzeka:

1. Oddala odwołanie.

2. Kosztami postępowania obciąża Odwołującego i:

2.1. Zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania, kwotę po 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Odwołującego i Zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 1690 zł 00 gr poniesioną przez Zamawiającego tytułem dojazdu na posiedzenie i rozprawę.

2.2. Zasądza od Odwołującego na rzecz Zamawiającego kwotę 5290 zł 00 gr (słownie: pięć tysięcy dwieście dziewięćdziesiąt złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez: Zamawiającego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: …………………….

Sygn. akt: KIO 2719/26

Uzasadnienie

Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej z siedzibą w Krakowie reprezentująca Sąd Apelacyjny w Krakowie (dalej: „Zamawiający” ) prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy pn.: „Dostawa oprogramowania SNOW Software lub równoważnego na rzecz sądów powszechnych oraz Ministerstwa Sprawiedliwości wraz z usługami towarzyszącymi” , nr ref. WZP-421-15/2025.

Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793).

Szacunkowa wartość zamówienia jest wyższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy Pzp.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z 21 października 2025 r. numer wydania Dz.U. S: 202/2025, data publikacji: 21/10/2025.

W postępowaniu tym Ingrifo IT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący” ) 5 czerwca 2026 r. złożył odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec:

1) prowadzenia z SoftwareOne Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej „SoftwareOne” lub „Wybrany Wykonawca”) negocjacji dotyczących istotnych elementów treści jego oferty po terminie składania ofert w celu ustalenia jej treści i uzupełnienia jej istotnych braków powodujących jej niezgodność z warunkami zamówienia oraz zaniechaniu odrzucenia oferty z uwagi na jej niezgodność z warunkami zamówienia polegającą na nieokreśleniu rodzaju licencji oferowanego oprogramowania;

2) zaniechania wykluczenia SoftwareOne z uwagi na internacjonalne wprowadzenie Zamawiającego w błąd przez Wybranego Wykonawcę przy przedstawianiu informacji na potwierdzenie spełnia warunków udziału w Postępowaniu, co miało istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zmawiającego w Postępowaniu i doprowadziło do rozstrzygnięcia Postępowania przez wybór oferty, która powinna zostać odrzucona; ewentualnie

3) zaniechaniu wezwania Wybranego Wykonawcy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, tj. wykazu dostaw oraz referencji na potwierdzenie spełniania warunku udziału w zakresie doświadczenia, mimo że wskazane wykonanie referencyjne na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o. nie potwierdza spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego wymaganego doświadczenia w zakresie dostawy i wdrożenia oferowanego systemu SAM SNOW

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1) art. 223 ust. 1 Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 5) Pzp przez przeprowadzenie między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą negocjacji dotyczących treści złożonej oferty i zaniechanie odrzucenia oferty SoftwareOne z uwagi na jej niezgodność z warunkami zamówienia polegającą na braku określenia modelu licencjonowania pod względem czasu trwania umowy licencyjnej na oferowane oprogramowanie, w szczególności w zakresie modułów Data Intelligenece Service w ramach zamówienia podstawowego i Snow Risk Monitor w zakresie rozszerzenia systemu SAM;

2) art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. a) Pzp w zw. art. 109 ust. 1 pkt 8) Pzp przez zaniechanie wykluczenia Wybranego Wykonawcy, który w wyniku zamierzonego działania wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji na wykazanie spełniania warunku udziału w postępowaniu, co miało oczywisty wpływ na decyzje Zamawiającego i w konsekwencji zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy podlegającego wykluczeniu z Postępowania; ewentualnie

3) z art. 224 ust. 1) Pzp przez zaniechanie wezwania Odwołującego do wyjaśnień uzupełniających ceny jego oferty w sytuacji, kiedy Zamawiający podjął wątpliwości co do realności niektórych elementów składowych ceny tej oferty, które zostały wykazane dowodami.

W związku z powyższym, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w Postępowaniu z 26.05.2026 r., odrzucenie oferty Wybranego Wykonawcy z uwagi na jej niezgodność z warunkami zamówienia, odrzucenie oferty Wybranego Wykonawcy z uwagi na to, że podlega on wykluczeniu z Postępowania; ewentualnie wezwanie Wybranego Wykonawcy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych celem wykazania spełniania warunku udziału w Postępowaniu w zakresie wymaganego doświadczania.

W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał, co następuje.

W pierwszej kolejności Odwołujący wskazał, że ma interes we wniesieniu odwołania i może ponieść szkodę. Następnie Odwołujący podał uzasadnienie zarzutów odwołania. Ponadto Odwołujący wskazał, że przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania do zarządzania licencjami SNOW Software lub równoważnego, wraz z udzieleniem licencji na to oprogramowanie, wraz ze wsparciem technicznym oraz świadczenie usług wsparcia konsultacyjnego w zakresie dostarczonego oprogramowania. Co do przedmiotu zamówienia w ust. 2.6 rozdziału 2 pn. Przedmiot zamówienia i postępowania zamawiający precyzuje: Na przedmiot zamówienia realizowany w ramach umów wykonawczych zawartych na podstawie Umowy ramowej składa się w szczególności dostawa na rzecz Jednostek Systemu SNOW Software lub oprogramowania równoważnego, oraz udzielenie licencji na korzystanie z oprogramowania w ilości niezbędnej do uruchomienia Systemu SNOW Software lub oprogramowania równoważnego, wraz Dodatkowymi Modułami, wraz ze wsparciem technicznym dla dostarczonego oprogramowania, świadczonym na zasadach określonych we Wzorze umowy ramowej (Załącznik nr 5 do SWZ) oraz OPZ (Załącznik nr 2 do SWZ), a także świadczenie usług wsparcia konsultacyjnego Wykonawcy, w zakresie określonym w pkt 6.1. OPZ.

Odwołujący wyjaśnił, że intencją Zamawiającego jest zawarcie umowy ramowej z jednym wybranym wykonawcą, który z kolei będzie realizował dostawy na rzecz podległych mu Jednostek na podstawie umów wykonawczych z tymi jednostkami. Odwołujący podał, że zasadniczo przedmiotem zamówienia jest dostawa oprogramowania marki SNOW Software w zakresie podstawowym: modułów bazowych systemu do zarządzania licencjami na oprogramowanie – Software Asset Management (dalej „SAM”) w ilości 98 162 licencji wraz z 36 miesięcznym okresem wsparcia oraz modułu do zarządzania subskrypcjami SaaS w ilości 86566 licencji wraz z 36 miesięcznym okresem wsparcia.

Odwołujący wyjaśnił, że wyżej wskazany zakres podstawowy zamówienia dotyczy modułów oprogramowania, na które Zamawiający posiada już licencje wieczyste. Biorąc pod uwagę tą okoliczność Zamawiający dopuścił, aby wykonawca składający ofertę na oprogramowanie marki SNOW Software zaoferował: odpowiednią ilość nowych licencji wieczystych na pakietu bazowego SAM i moduł SaaS wraz z 36 miesięcznym wsparciem lub odpowiednią ilość nowych 36 miesięcznych licencji na pakiet bazowy SAM i moduł SaaS wraz z 36 miesięcznym wsparciem lub tylko 36 miesięczne wsparcie dla posiadanych już przez Zamawiającego licencji wieczystych na pakietu bazowy SAM i moduł SaaS.

Odwołujący wyjaśnił, że wykonawca oferujący oprogramowanie równoważne, na które Zamawiający nie posiada licencji, musiał zaoferować dostawę oprogramowania w formie odpowiedniej ilości licencji wieczystych lub licencji czasowych 36 miesięcznych na pakiet bazowy SAM i moduł SaaS wraz 36 miesięcznym wsparciem.

Odwołujący podał, że z oczywistych względów dostawca równoważnego oprogramowania nie mógł zaoferować jedynie 36-miesięcznego wsparcia, bowiem Zamawiający nie dysponuje prawami do innego, równoważnego oprogramowania. Odwołujący wyjaśnił, że ponadto Zamawiający zamierza pozyskać w ramach tego zamówienia nowe licencje na rozszerzenie systemu SAM o dodatkowe licencje pakietu bazowego SAM, dodatkowe licencje modułu SaaS oraz licencje na nowe moduły, którymi dotychczas nie dysponuje, tj. moduł od optymalizacji licencjonowania SAP wraz z 36-miesięcznym wsparciem oraz moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami wraz z 36-miesięcznym wsparciem. Dostawa na rozszerzenie systemu SAM dla poszczególnych modułów zamawianych w ramach rozszerzenia powinna być zrealizowana przez udzielenie licencji wieczystej albo 36-miesięcznej licencji okresowej.

Odwołujący wskazał, że Zamawiający nie determinował jakiejś jednolitości w oferowaniu modelu czasowego licencji. Wykonawca w odniesieniu zarówno do każdego z modułów zamówienia podstawowego SAM jak i każdego z modułów dodatkowych SAM mógł zaoferować odrębnie: 36-miesięczną licencję okresową lub licencję wieczystą. Co więcej, w zakresie zamówienia podstawowego oraz w zakresie licencji na rozszerzenie systemu SAM, na te same elementy: moduły pakiety bazowy SAM lub na moduł SaaS wykonawca mógł zaoferował różne modele czasowe licencjonowania.

W złożonej pismem z 26 czerwca 2026 r. odpowiedzi na odwołanie, Zamawiający wniósł o oddalenie odwołania i przedstawił argumentację.

W złożonym pismem z 25 czerwca 2026 r. stanowisku pisemnym wykonawca SoftwareONE Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie zgłaszający przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wniósł w pierwszej kolejności o odrzucenie odwołania w części, tj. w zakresie zarzutu 1, a w razie nie uwzględnienia przez Izbę tego wniosku – o oddalenie odwołania. Wykonawca przedstawił argumentację.

Krajowa Izba Odwoławcza (dalej: „Izba” lub „KIO” ) , rozpoznając na rozprawie złożone odwołanie i uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stanowiska stron złożone na piśmie i podane do protokołu rozprawy ustaliła, co następuje.

Odwołującemu zgodnie z treścią w art. 505 ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej, ponieważ jest wykonawcą biorącym udział w postępowaniu o to zamówienie publiczne.

Do przedmiotowego postępowania odwoławczego przystąpienie w charakterze uczestnika postępowania, po stronie Zamawiającego, w ustawowym terminie, skutecznie zgłosił wykonawca SoftwareONE Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: „Przystępujący” ).

Izba nie uwzględniła wniosku Przystępującego o odrzucenie odwołania w zakresie zarzutu nr 1. Izba wskazuje, że w okolicznościach tej sprawy dopiero na tym etapie, tj. po wyborze oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej, zaktualizowały się wobec Odwołującego przesłanki z art. 505 ust. 1 ustawy Pzp. Tym samym Izba nie podzieliła argumentacji Przystępującego, a powołane przez Przystępującego orzeczenia Izby zapadły w odmiennym stanie faktycznym, na co zasadnie zwrócił uwagę Odwołujący.

Podczas posiedzenia z udziałem stron Odwołujący sprostował treść zarzutów odwołania wskazując, że w pkt 2.3 doszło do omyłki polegającej na wskazaniu zarzutu naruszenia art. 224 ust. 1 ustawy Pzp zamiast art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Odwołujący wycofał zarzut naruszenia art. 224 ust. 1 ustawy Pzp. Po analizie treści odwołania Izba doszła do przekonania, że zarzut naruszenia art. 224 ust. 1 ustawy Pzp nie został sformułowany, lecz jego powołanie stanowi omyłkę, stąd też mimo oświadczenia o wycofaniu, Izba uznała że nie zachodzą przesłanki do umorzenia tej części odwołania. Izba doszła do przekoania że doszło do omyłki pisarskiej i przyjęła wyjaśnienia Odwołującego w tym zakresie, które znajdują potwierdzenie w treści odwołania w szczególności w treści pkt 1.3 odnoszącego się do wskazania zaniechania wezwania Wybranego Wykonawcy do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, tj. wykazu dostaw oraz referencji na potwierdzenie spełniania warunku udziału w zakresie doświadczenia, mimo że wskazane wykonanie referencyjne na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o. nie potwierdza spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego wymaganego doświadczenia w zakresie dostawy i wdrożenia oferowanego systemu SAM SNOW oraz pkt 81 uzasadnienia odwołania.

Odwołanie zostało rozpoznane w granicach zawartych w nim zarzutów (art. 555 ustawy Pzp), podtrzymanych na rozprawie z uwzględnieniem zasady kontradyktoryjności postępowania (art. 534 ust. 1 ustawy Pzp). Rozpoznając przedmiotowe odwołanie Izba miała na uwadze treść akt postępowania (§8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2453). Izba przy rozpoznaniu sprawy miała na uwadze ponadto stanowiska Stron i Przystępującego zaprezentowane zarówno w pismach procesowych, w tym w odpowiedzi na odwołania jak i podczas rozprawy oraz złożone dowody.

Izba ustaliła następujące okoliczności faktyczne jako istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Stan sprawy nie jest sporny i został przez Strony i Przystępującego tożsamo przedstawiony w pismach procesowym, stąd też Izba doszła do wniosku, że nie ma potrzeby jego powielania.

Izba zważyła co następuje.

W pierwszej kolejności Izba wskazuje na treść przepisów ustawy Pzp, będących podstawą zarzutów odwołania w przedmiotowej sprawie. art. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp Z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający może wykluczyć wykonawcę:

8) który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych;

art. 128 ust. 1 ustawy Pzp Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

art. 223 ust. 1 ustawy Pzp

1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

art. 226 ust. 1 pkt 2 lit a oraz pkt 5 ustawy Pzp Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

2) została złożona przez wykonawcę:

a) podlegającego wykluczeniu z postępowania lub (…)

5) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

Izba stwierdziła, że odwołanie podlegało oddaleniu z następujących powodów.

Ad zarzutu naruszenia art. 223 ust. 1 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp Odwołujący w treści zarzutu wskazał, że w przypadku oferty Wybranego Wykonawcy w zakresie zamówienia podstawowego (na pakiet bazowy SAM i na moduł SaaS) Wybrany Wykonawca zaoferować miał jedynie 36-miesięczne wsparcie (dla licencji wieczystych będących w posiadaniu Zamawiającego). Natomiast w odniesieniu do pakietu bazowego SAM i modułu SaaS zamawianych na rozszerzenie systemu SAM Wybrany Wykonawca miał zaoferować okresowe 36-miesięczne licencje. Odwołujący podkreślił, że powyższe jest jedynie wykładnią oferty Wybranego Wykonawcy dokonaną (dowolnie) przez Zamawiającego, z czym Odwołujący się nie zgadza.

Odwołujący podniósł, że Zamawiający wymagał podania złożenia oferty na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ. W podustępie 20.1.1. rozdziału X SWZ pn. Opis sposobu przygotowania oferty i forma składanych dokumentów Zamawiający wskazał: formularz ofertowy, wypełniony przez Wykonawcę – zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ – brak złożenia ww. Formularza nie podlega uzupełnieniu i stanowi podstawę do odrzucenia oferty. Ponadto w ust. 2 tego rozdziału SWZ Zamawiający wskazał, że Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia .

Odwołujący wskazał, że zgodnie z wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, zgodnie z którym Zamawiający wymagał bezwzględnie przygotowania oferty (pod rygorem odrzucenia oferty), Zamawiający wymagał zaoferowania w odniesieniu do każdego modułu oprogramowania zamawianego systemu SAM, (tj. modułów pakietu bazowego SAM, dodatkowego modułu SaaS oraz modułu SAP i modułu zarządzania podatnościami i poprawkami) następujących elementów: ceny jednostkowej licencji, maksymalnej ilości licencji, wartości licencji stanowiącej iloczyn ceny jednostkowej i ilości maksymalnej, modelu czasowego licencji na moduł, tj. określenia, czy przedmiotem oferty jest w odniesieniu do danego modułu licencja wieczysta czy 36-miesieczna licencja okresowa oraz wskazanie nazwy (handlowej) oferowanego oprogramowania i jej producenta.

Zamawiający wymagał zaoferowania modelu czasowego licencjonowania dla zakresu podstawowego w kolumnie „g” Tabeli 1 formularza oferty pn. Czasokres korzystania z produktu wskazując przy tym: licencja wieczysta wraz ze Wsparciem Technicznym / Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy dla każdego zamawianego produktu.

Podobnie dla zakresu zamówienia na nowe licencje w zakresie rozszerzenia systemu SAM: w kolumnie „f” Tabeli 2 formularza oferty pn. Czasokres korzystania z produktu wskazując przy tym: licencja wieczysta wraz ze Wsparciem Technicznym / Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy dla każdego zamawianego produktu: Licencja wieczysta/licencja miesięczna wraz z 36 miesięczny okresem Wsparcia Technicznego.

Odwołujący wskazał, że Wybrany Wykonawca w ogóle nie wypełnił kolumny g” Tabeli 1 formularza oferty pn. Czasokres korzystania z produktu, zatem nie zaoferował, wbrew brzmieniu dokumentów zamówienia, modelu czasowego dla żadnego z oferowanych modułów w zakresie zamówienia podstawowego.

Ponadto Odwołujący wskazał, że Wybrany Wykonawca w ogóle nie wypełnił kolumny „f” Tabeli 2 formularza oferty pn. Czasokres korzystania z produktu, zatem nie zaoferował, wbrew brzmieniu dokumentów zamówienia, modelu czasowego dla żadnego z oferowanych produktów w zakresie licencji na rozszerzenie systemu SAM.

W toku badania i oceny ofert w związku ww. brakami treści oferty Wybranego Wykonawcy z pismem z dnia 9.12.2025 r. Zamawiający wystąpił do tegoż Wykonawcy w trybie art. 223 ust. 1 Pzp z wezwaniem do złożenia wyjaśnień treści jego oferty, na które Wybrany Wykonawca udzielił odpowiedzi w ramach wyjaśnień treści swojej oferty z 12.12.2025 r. Zdaniem Odwołującego Zamawiający na wstępnym etapie badania i oceny ofert Zamawiający zidentyfikował zasadnicze braki w ofercie Wybranego Wykonawcy polegające na tym, że Wybrany Wykonawca nie wskazał, wbrew jasnym wymogom dokumentów zamówienia, oferowanych modeli czasowego licencjonowania oferowanych modułów oprogramowania. Odwołujący podał, że w odniesieniu do oferty SoftwareOne w zakresie podstawowym Zamówienia, tj. w odniesieniu do oprogramowania w pakiecie bazowym SAM oraz modułu SaaS zamówienia podstawowego Zamawiający uznał, na podstawie sformułowania Maintenance Renewal zawartego w kolumnie „h” Tabeli 1 formularza oferty SoftwareOne określającego nazwy oferowanego oprogramowania, że SoftwareOne w zakresie podstawowym Zamówienia oferuje jedynie Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy, a nie Licencję wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym.

Odwołujący w pierwszej kolejności wskazał, że w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w dokumentach zamówienia Zamawiający wskazał, że język polski jest językiem postępowania i nie uczynił wyjątków w tej kwestii na rzecz języka angielskiego. W rozdziale XI ust. 1 SWZ Zamawiający wskazał ogólnie w odniesieniu do Postępowania, że Postępowanie prowadzone jest w języku polskim . Natomiast w rozdziale X ust. 2 SWZ Zamawiający określił jasny wymóg w odniesieniu do ofert: Ofertę należy złożyć w języku polskim (…).

Czyniąc zatem domniemanie w piśmie z 9.12.2025 r., że angielskojęzyczna fraza użyta w nazwach oferowanych elementów zamówienia podstawowego – modułów oprogramowania Maintenance Renewal oznacza ofertę na Wsparcie techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy bez przekazywania w ramach dostawy nowych licencji czasowych czy wieczystych, została dokonana, zdaniem Odwołującego, z pogwałceniem zasady prowadzenia postępowania w języku polskim i bezwzględnego wymogu przekazania oferty w języku polskim.

Co więcej, jeśli uznać dokonaną wykładnię treści oferty SoftwareOne w zakresie zamówienia podstawowego przez uznanie, że Maintenace renewal oznacza zaoferowanie Wsparcia technicznego dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy dla całego zakresu podstawowego Zamówienia, jak domniemał Zamawiający w piśmie z 9.12.2025 r. i z czym się zgodził w odpowiedzi z 12.12.2025 r. Wybrany Wykonawca, to taka wykładnia stanowi, zdaniem Odwołującego, istotną zmianę treści oferty SoftwareOne w odniesieniu do modułu Data Intelligence Service w zakresie podstawowym Zamówienia.

Odwołujący podał, że w odniesieniu do modułów bazowych systemu SAM SNOW Wybrany wykonawca w kolumnie „h” Tabeli 1 zawierającej nazwę i producenta oferowanego systemu SAM Wybrany wykonawca wskazał:

Data Intelligence Service: Subscription Renewal Snow Spend Optimizer - SAM: Maintenance Renewal Producent: Flexera (dawniej Snow)

Odwołujący wskazał, że SoftwareOne w ramach pakietu bazowego systemu SAM zaoferował dwa moduły: moduł Data Intelligence Service w modelu czasowym licencji określonym jako Subscriotion Renewal oraz moduł Snow Spend Optimizer-SAM zaoferowany jako Maintenance Renewal.

Odwołujący podał, że Zamawiający uznał (w piśmie z 9.12.2025 r), że wyrażenie Maintenace Renewal w nazwie oferowanych modułów sytemu SAM w zakresie zamówienia podstawowego oznacza Wsparcie techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy. Ponadto Zamawiający uznał, że SoftwareOne oferuje Wsparcie techniczne dla wszystkich licencji wieczystych systemu SAM SNOW, które Zamawiający posiada, w tym dla modułu Data Intelligence Service. Jednak z treści wybranej oferty wynika, że moduł Data Intelligence Service został zaoferowany przez SoftwareOne w modelu czasowym określonym jako Subscription Renewal.

Odwołujący wskazał, że wyrażenie Subscription w użyte w odniesieniu do modułów zamawianych jako rozszerzenie systemu SAM opisanych w Tabeli 2 oferty Wybranego Wykonawcy Zamawiający uznał za 36-miesięczną licencję czasową. Znamiennym jest, że również w odniesieniu do modułu Data Intelligence Service oferowanego w ramach rozszerzenia systemu SAM o nowe licencje w Tabeli 2 Wybrany Wykonawca tożsamo wskazał dla modelu licencjonowania Subscription, co Zamawiający uznał już za 36-miesięczną licencję czasową.

Biorąc pod uwagę powyższe, w odniesieniu modułu bazowego Data Intelligence Service w zakresie modelu czasowego licencji Wybrany Wykonawca nie zaoferował – jak to dowolnie zinterpretował Zamawiający – wsparcia technicznego dla tej wieczystej licencji (Maintenace), ale model licencji czasowej: Subscription. Zatem w odniesieniu do modułu Software Intelligence Service w wezwaniu do wyjaśnień treści oferty Wybranego Wykonawcy z 9.12.2025 r. Zamawiający zasugerował zmianę treści oferty w zakresie czasowego modelu licencjonowania ze wskazanej w ofercie licencji czasowej (model Subscription) na wsparcie czasowe dla licencji wieczystej. W wyjaśnieniach treści oferty z 12.12.2015 r. Wybrany Wykonawca zgodził się z tą zmienioną przez Zamawiającego treścią swojej oferty w odniesieniu do modułu Data Intelligence Service wskazując tamże.: Potwierdzamy, że Wykonawca oferuje Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy (…) .

W ten sposób, w ocenie Odwołującego, w drodze wezwania do wyjaśnień treści oferty z 9.12.2025 r. i odpowiedzi na to wezwanie z 12.12.2025 r. między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą doszło do ustalenia nowej treści oferty Wybranego Wykonawcy w zakresie modelu czasowego licencjonowania modułu Data Intelligence Service w zakresie zamówienia podestowego przez przypisanie do tego modułu 36-miesięcznego wsparcia (Maintenace) w miejsce zaoferowanej w ofercie licencji czasowej (Subscription). Taki sposób ustalania treści oferty stanowi wprost rażące naruszenie zakazu wynikającego art. 223 ust. 1 zdanie drugie Pzp, wg którego Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty (…).

Z powyższego zdaniem Odwołującego wynika również, że Wybrany Wykonawca nie zaoferował, bo nic o tym nie wspomniał w treści oferty, wymaganego 36- miesięcznego wsparcia dla modułu Software Intelligence Service, które było bezwzględnie wymagane niezależnie od oferowanego modelu licencjonowania czasowego, co stanowi wprost o niezgodności treści wybranej oferty z warunkami zamówienia w zakresie modułu Software Intelligence Service.

W ocenie Odwołującego w odniesieniu do modułów SNOW zaoferowanych na rozszerzenie systemu SAM oferowanych w Tabeli 2 oferty Wybrany Wykonawca nie zaoferował modeli czasowych licencji w odniesieniu do żadnego z 5 modułów, tj. nie wypełnił w żaden sposób kolumny „f” Tabeli 2 w złożonej ofercie.

W odniesieniu do 4 modułów oprogramowania, tj. 2 modułów bazowych systemu SAM SNOW (Snow Spend Optimizer SAM oraz Data Intelligence Service), modułu SaaS i modułu SAP Wybrany Wykonawca wskazał w nazwach tych modułów w kolumnie „h” Tabeli 2 określenie Subscription.

W odniesieniu do nowego 5 modułu zamawianego w ramach rozszerzenia – modułu do zarządzania podatnościami i poprawkami Wybrany Wykonawca nie zaoferował żadnego modelu czasowego licencjonowania wymaganego w kolumnie „h” Tabeli 2, co więcej w nazwie produktu tego modułu wskazał jedyne: Snow Risk Monitor, Producent: Flexera (dawniej Snow). Zatem nazwa tego modułu nie zawiera żadnego elementu, który jakkolwiek sugerowałby intencję Wybranego Wykonawcy w zakresie czasowego modelu licencjonowania tego modułu.

Biorąc pod uwagę powyższe SoftwareOne nie określił w kolumnie „f” Tabeli 2 w odniesieniu do oferowanego modułu Snow Risk Monitor wymaganego modelu licencjonowania czasowego, nadto nazwa tego produktu nie zawiera żadnego określenia odnoszącego się do modelu czasowego licencjonowania tego modułu.

W odniesieniu do Zamówienia w zakresie rozszerzenia systemu SAM, tj. w odniesieniu do oprogramowania w modułów pakiecie bazowym SAM, modułu SaaS oraz modułu SAP w kolumnie „h” Tabeli 2 formularza oferty SoftwareOne zawierającego nazwy oferowanych modułów oprogramowania w 4 z 5 pozycji zawiera wyraz Subscription. Na tej podstawie Zamawiający uznał, że w zakresie rozszerzenia systemu SAM Wybrany Wykonawca oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięczny okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych tj. moduł do zarządzania subskrypcjami Saas, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencję wieczystą.

Odwołujący ponownie wskazał, że w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w dokumentach zamówienia Zamawiający wskazał, że język polski jest językiem postępowania i nie uczynił wyjątków w tej kwestii na rzecz języka angielskiego. W rozdziale XI ust. 1 SWZ Zamawiający wskazał ogólnie z odniesieniu do Postępowania, że Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Natomiast w rozdz. X ust. 2 SWZ Zamawiający jasno wskazał, że Ofertę należy złożyć w języku polskim (…). Czyniąc zatem domniemanie w piśmie z 9.12.2025 r., że angielskojęzyczna fraza Subscription użyta w nazwach oferowanych modułów w zakresie rozszerzenia systemu SAM oznacza ofertę na licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięczny okresem Wsparcia Technicznego została dokonana z pogwałceniem zasady prowadzenia postępowania w języku polskim i bezwzględnego wymogu oferty w języku polskim.

Co więcej zupełnie dowolna i niewynikająca w żaden sposób z treści tej oferty jest sugestia zawarta w wezwaniu do wyjaśnień z 9.12.2025 r., że SoftwareOne w zakresie rozszerzenia systemu SAM na moduł Snow Risk Monitor oferuje 36-miesięczną licencję okresową. Oferta Wybranego Wykonawcy w odniesieniu do produktu Snow Risk Monitor, a więc modułu zupełnie nowego, nie zawiera żadnego wskazania, z którego można by jakkolwiek domniemać, w jakim modelu czasowym licencjonowania został Zamawiającemu zaoferowany ten moduł w ofercie Wybranego Wykonawcy.

Odwołujący podał, że w odpowiedzi z 12.12.2025 r. Wybrany Wykonawca przystał na ww. sugestie Zamawiającego w sprawie treści swojej oferty: Potwierdzamy, że Wykonawca oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych tj. moduł do zarządzania subskrypcjami Saas, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencję wieczystą.

W sytuacji, w której Zamawiający określił za Wybranego Wykonawcę treść oferty co do modelu licencjonowania produktu Snow Risk Monitor, zdaniem Odwołującego dokonał próby uzupełnienia istotnego braku treści oferty Wybranego Wykonawcy po terminie składania ofert w sposób zupełnie dowolny, bo oferta nie zawierała żadnego wskazania w tym zakresie. Biorąc pod uwagę powyższe w żaden sposób takiego działania nie można uznać za rekonstrukcję oświadczenia woli Wybranego Wykonawcy, bowiem nic w kwestii licencji dla modułu Snow Risk Monitor nie wynika z treści oferty. Zatem nie ma przesłanek do podejmowania wykładni co do treści oświadczenia woli Wybranego Wykonawcy w zakresie tego braku wybranej oferty. Stąd należy podkreślić oczywiste, że przedstawiając w wezwaniu do wyjaśnień treści oferty sugestię o 36-miesięcznej licencji czasowej na moduł Snow Risk Monitor Zamawiający dopuścił się wytworzenia nowej treści oferty SoftwareOne po terminie składania ofert, której to treści oferta Wybranego Wykonawcy nie zawiera.

W wyniku akceptacji sugestii Zamawiającego co do treści oferty w zakresie modelu czasowego licencji na moduł Snow Risk Monitor doszło, w ocenie Odwołującego, do niedopuszczalnych negocjacji treści oferty Wybranego Wykonawcy.

W ten sposób, w wyniku sugestii Zamawiającego zawartej w wezwaniu do wyjaśnień treści oferty z 9.12.2025 r. i akceptacji tej sugestii prze Wybranego Wykonawcę w odpowiedzi na to wezwanie z 12.12.2025 r. doszło między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą do ustalenia nowej treści oferty Wybranego Wykonawcy w zakresie modelu czasowego licencjonowania modułu Snow Risk Monitor przez określenie nieistniejącej w tej ofercie treści w zakresie modeli czasowego licencjonowania jako 36- miesięcznej licencji okresowej. Taki sposób ustalania treści oferty stanowi wprost naruszenie zakazu wynikającego art. 223 ust. 1 zdanie drugie, wg którego Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty (…).

Odwołujący podkreślił, że Zamawiający w Postępowaniu zaniechał formalnej konsumpcji wyników niedopuszczalnych negocjacji, w wyniku których doszło do uzgodnienia między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą treści oferty co do modeli czasowego licencjonowania dostawy modułu Data Intelligence Serwice w zakresie zamówienia podstawowego oraz modułu Snow Risk Monitor w zakresie rozszerzenia systemu SAM, ponieważ Zamawiający nie dokonał poprawy treści oferty wybranego wykonawcy w tym zakresie. Ustalenia te zapadły wyłącznie między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą. Zatem do chwili obecnej oferta Wybranego Wykonawcy pozostaje niezgodna z warunkami zamówienia w ten sposób, że nie zawiera w swojej treści istotnych elementów: oferty w zakresie modelu czasowego licencji w odniesieniu do wszystkich modułów oprogramowania, zarówno w zakresie podstawowym jak i w zakresie rozszerzenia systemu SAM.

Jeśli natomiast uznać za wystarczające ustalenia dokonane co do tych brakujących elementów treści oferty SoftwareOne w wyniku wezwania Wybranego Wykonawcy do wyjaśnień treści oferty z 9.12.2025 r. i jego stanowiska z 12.12.2025 r., to zdaniem Odwołującego oczywistym jest, że doszło między Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą do niedopuszczalnych negocjacji co do treści tej oferty i niedopuszczalnego ustalenia nowych treści tej oferty po terminie składnia ofert. Konsekwentnie, jeśli uznać, że w wyniku samych tylko negocjacji między Zamawiającym a SoftwareOne doszło do zmiany treści oferty SoftwareOne, to zmiana ta została dokonana w drodze niedopuszczalnych negocjacji oraz bez określenia podstawy prawnej zmiany oferty i przez to ze złamaniem zasady niezmienności oferty po terminie składania ofert. Uznanie takiej nieformalnej zmiany treści oferty SoftwareOne urąga podstawowej zasadzie pisemności postępowania o zamówienie publiczne w związku z zasadą przejrzystości postępowania.

Biorąc pod uwagę powyższe nasuwa się oczywisty wniosek, że w toku badania i oceny ofert Zamawiający zidentyfikował wady treści oferty SoftwareOne polegające na niezgodności treści tej oferty z warunkami zamówienia. Wady tej oferty są istotne i w żaden sposób nie mogą podlegać konwalidacji w drodze wykładni treści oferty czy zakwalifikowane jako inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, bowiem są to zasadnicze braki oferty. W tej sytuacji Zamawiający dopuścił się niedopuszczalnych negocjacji treści oferty w Postępowaniu oraz nie dokonał poprawy treści oferty w celu doprowadzenia jej do zgodności z warunkami zamówienia. W końcu Zamawiający dokonał wyboru oferty istotnie wadliwej, bowiem nie zawierającej wymaganych i istotnych oświadczeń co do przedmiotu zamówienia naruszając w ten sposób zakaz negocjacji treści oferty wynikający z art. 223 ust. 1 zdanie drugie Pzp oraz zaniechał odrzucenia oferty niezgodnej z warunkami zamówienia, tj. uchybił obowiązkowi wynikającemu z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit b) Pzp.

W odpowiedzi na odwołanie Zamawiający wskazał, że W dniu 09.12.2025 r. Zmawiający na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp wezwał Wykonawcę SoftwareOne Polska Sp. z o.o. do udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złozonej oferty w zakresie:

1. Formularz oferty, Tabela 1 – dotycząca wyceny dostawy Systemu SAM wraz ze Wsparciem Technicznym w postaci licencji wieczystych albo dostawy Wsparcia Technicznego dla posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania Snow Software, kolumna „g” Czasookres korzystania z produktu.

W związku z tym, że Wykonawca w ofercie w wyżej wskazanym miejscu nie zaznaczył żadnej opcji, a jednocześnie w kolumnie h „nazwa i producenta oferowanego Sytemu SAM” wskazał: Maintanance Renewal, Zamawiający prosił o potwierdzenie, że Wykonawca oferuje Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy, a nie Licencję wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym.

2. Formularz oferty, Tabela 2 – dotycząca wyceny rozszerzenia Systemu SAM o dodatkowe licencje wraz ze Wsparciem Technicznym oraz dodatkowych modułów, kolumna „f” Czasookres korzystania z produktu (1- Dla licencji wieczystych, 36 dla licencji miesięcznych).

W związku z tym, że Wykonawca w ofercie w wyżej wskazanym miejscu nie zaznaczył żadnej opcji, a jednocześnie w kolumnie h „nazwa i producent oferowanego Systemu SAM” Wykonawca w zakresie 3 pierwszych wierszy wskazał: Subscription, Zamawiający prosi o potwierdzenie, że Wykonawca oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych tj. moduł do zarządzania subskrypcjami Saas, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencję wieczystą.

Zamawiający podał, że W odpowiedzi z dnia 12.12.2025 r. SoftwareOne potwierdził, iż w zakresie Tabeli nr 1 Formularza Oferty oferuje Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy, a nie Licencję wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym, natomiast w zakresie Tabeli nr 2 Formularza Oferty oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych tj. moduł do zarządzania subskrypcjami Saas, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencję wieczystą.

W ocenie Zamawiającego Odwołującego opiera się bowiem na błędnym założeniu, jakoby każde wezwanie do wyjaśnienia treści oferty oraz każda próba wykładni zawartych w ofercie oświadczeń wykonawcy, prowadziło automatycznie do zmiany treści oferty lub stanowiło niedopuszczalne negocjacje w rozumieniu art. 223 ust. 1 zd. 2 Pzp. Taka interpretacja nie znajduje oparcia ani w treści wskazanego przepisu, ani w utrwalonym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, które konsekwentnie dopuszcza możliwość wyjaśniania treści oferty w celu ustalenia rzeczywistej treści oświadczenia woli wykonawcy, o ile nie prowadzi to do zmiany przedmiotu świadczenia lub modyfikacji zobowiązania wynikającego ze złożonej oferty.

Celem instytucji uregulowanej w art. 223 ust. 1 Pzp jest bowiem umożliwienie Zamawiającemu prawidłowego ustalenia treści złożonej oferty oraz usunięcie powstałych na etapie jej badania wątpliwości interpretacyjnych. Przepis ten służy zapewnieniu, aby ocena ofert następowała z uwzględnieniem rzeczywistej treści oświadczenia woli Wykonawcy, a nie wyłącznie w oparciu o formalistyczne odczytanie poszczególnych zapisów formularza ofertowego w oderwaniu od całokształtu treści oferty. Jednocześnie, granicę zastosowania art. 223 ust. 1 Pzp wyznacza zakaz prowadzenia negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywania zmian w jej treści. Oznacza to, że dopuszczalne jest wyjaśnianie i doprecyzowywanie znaczenia informacji już zawartych w ofercie, natomiast niedopuszczalne pozostaje kreowanie po upływie terminu składania ofert nowych elementów zobowiązania Wykonawcy.

Zamawiający, powołując się na orzecznictwo Izby (wyrok z 23.04.2014 r., KIO 667/14) zaprzeczył aby w toku badania i oceny ofert doszło do jakichkolwiek negocjacji z Wybranym Wykonawcą, ustalenia nowej treści oferty bądź uzupełnienia jej o elementy, które nie wynikały z jej pierwotnej treści. Przeciwnie, działania Zamawiającego ograniczały się wyłącznie do wykładni treści formularza ofertowego złożonego przez SoftwareOne oraz potwierdzenia modelu licencjonowania w jakim zaoferowane rozwiązanie miałoby zostać dostarczone, co pozostaje w pełni zgodne z dyspozycją art. 223 ust. 1 Pzp.

Zamawiający podkreślił, że złożony przez Wybranego Wykonawcę formularz ofertowy określał wszelkie istotne elementy oferty wymagane przez Zamawiającego w SWZ, w tym w szczególności oferowane rozwiązanie, producenta oprogramowania, zakres oferowanych produktów, liczbę licencji oraz ceny za poszczególne moduły składając się na oprogramowanie SNOW Software. Nie sposób zatem podzielić stanowiska Odwołującego, jakoby oferta Wybranego Wykonawcy była dotknięta istotnymi brakami powodującymi jej niezgodność z warunkami zamówienia. Twierdzenie takie stanowi daleko idące uproszczenie, pomijające rzeczywistą treść złożonej oferty oraz wynikających z niej informacji.

W tym kontekście, zdaniem Zamawiającego, za całkowicie chybione należy uznać odwołanie się przez Odwołującego w pkt 23. Odwołania do postanowienia SWZ (podustęp 20.1.1. rozdziału X SWZ), zgodnie z którym brak złożenia formularza ofertowego nie podlega uzupełnieniu i stanowi podstawę odrzucenia oferty. Okoliczność ta pozostaje irrelewantna, bowiem w niniejszym postępowaniu nie budzi żadnych wątpliwości, że formularz ofertowy został przez SoftwareOne złożony prawidłowo i w terminie, a oferta zawierała wszystkie wymagane oświadczenia dotyczące przedmiotu zamówienia. Nie można zatem mówić o braku złożenia formularza ofertowego, ani próbie jego późniejszego uzupełnienia. Należy bowiem odróżnić sytuację, w której wykonawca nie składa wymaganego dokumentu lub nie przedstawia oferty w ogóle, od sytuacji, w której Zamawiający dokonuje analizy treści prawidłowo złożonej oferty i korzysta z ustawowego uprawnienia do wyjaśnienia jej treści. W realiach niniejszej sprawy bezsporne jest, że oferta została skutecznie złożona, a istota zarzutów Odwołującego sprowadza się wyłącznie do sposobu interpretacji informacji zawartych w formularzu ofertowym złożonym przez Wybranego Wykonawcę. Już z tego względu argumentacja Odwołującego odnosząca się do postanowień SWZ dotyczących niezłożenia formularza ofertowego nie może odnieść zamierzonego skutku.

Wskazując natomiast na przyczyny skierowania do SoftwareOne wezwania do udzielenia wyjaśnień w trybie art. 223 ust. 1 Pzp, Zamawiający zwrócił uwagę, że celem wezwania było potwierdzenie znaczenia informacji zawartych w ofercie, a tym samym potwierdzenie prawidłowości jej odczytania przez Zamawiającego.

Zamawiający zwrócił uwagę na specyfikę przedmiotowego postępowania. Zamawiający wskazał, że odpowiada nie tylko za prawidłowe przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, lecz również za nadzór nad realizacją zawartej umowy, zapewnienie dostarczenia oprogramowania na potrzeby sądów powszechnych oraz Ministerstwa Sprawiedliwości, a finalnie także za prawidłowe rozliczenie zamówienia. Z tego względu Zamawiający zobowiązany był do jednoznacznego ustalenia wszystkich okoliczności mających znaczenie dla sposobu realizacji zamówienia, w tym również dotyczących modelu czasowego licencjonowania oferowanych produktów. W odniesieniu do modelu czasowego licencjonowania modułów bazowych systemu SAM, objętych zakresem podstawowym zamówienia, Zamawiający wyjaśnił, że dopuścił dwa sposoby realizacji zamówienia. Jak wynikało z treści formularza ofertowego, wykonawcy mogli zaoferować zarówno licencję wieczystą wraz ze wsparciem technicznym na okres 36 miesięcy, jak również samo wsparcie techniczne dla posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych na okres 36 miesięcy.

Powyższe znalazło odzwierciedlenie w treści kolumny „g” Tabeli nr 1 formularza ofertowego, zatytułowanej „Czasookres korzystania z produktu”, w której Zamawiający wskazał alternatywnie: „licencja wieczysta wraz ze Wsparciem Technicznym / Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy”. Jednocześnie Zamawiający nie określił w dokumentach zamówienia, ani w instrukcji wypełnienia formularza ofertowego szczególnego sposobu wyboru lub oznaczenia jednej z dopuszczonych opcji. W szczególności Zamawiający nie determinował obowiązku wykreślenia jednej z nich, pozostawienia wyłącznie właściwego wariantu czy zastosowania jakiejkolwiek innej formy jednoznacznego oznaczenia wyboru.

Zamawiający podkreślił, że z perspektywy użytkowników końcowych, tj. sądów powszechnych oraz Ministerstwa Sprawiedliwości kluczowe znaczenie miało zapewnienie dostępu do wymaganych produktów oraz funkcjonalności przez okres przewidziany dokumentami zamówienia. Natomiast kwestia tego, czy cel ten zostanie osiągnięty poprzez dostarczenie nowych licencji wraz ze wsparciem technicznym, czy też poprzez zapewnienie wsparcia technicznego dla licencji już posiadanych przez Zamawiającego, pozostawała dla tych podmiotów bez istotnego znaczenia. W obu przypadkach użytkownicy końcowi otrzymywali bowiem możliwość korzystania z tego samego rozwiązania i tych samych funkcjonalności przez wymagany okres. W konsekwencji określenie konkretnego modelu czasowego licencjonowania pozostawało bez wpływu na zakres przedmiotu zamówienia oferowanego przez wykonawcę. Niezależnie bowiem od tego, czy realizacja zamówienia następowała poprzez zapewnienie nowych licencji wraz ze wsparciem technicznym, czy też poprzez zapewnienie wsparcia dla licencji już posiadanych przez Zamawiającego, wykonawca zobowiązany był do zapewnienia tych samych produktów i funkcjonalności przez 36-miesięczny okres wymagany dokumentami zamówienia.

Zamawiający wyjaśnił, że doprecyzowanie modelu czasowego licencjonowania miało znaczenie z perspektywy Zamawiającego jako podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania, nadzorującego realizację zamówienia oraz dokonującego późniejszego rozliczenia umowy. Z tego względu Zamawiający uznał za zasadne zwrócenie się do Wybranego Wykonawcy o potwierdzenie sposobu rozumienia treści oferty w zakresie modelu czasowego licencjonowania zaoferowanych modułów bazowych Systemu SAM.

Potrzeba uzyskania takiego potwierdzenia wynikała z faktu, że w kolumnie „g” Tabeli nr 1 formularza ofertowego, dotyczącej czasookresu korzystania z produktu, Wybrany Wykonawca rzeczywiście nie dokonał odrębnego oznaczenia jednego z wariantów wskazanych przez Zamawiającego. Okoliczność ta nie mogła być jednak utożsamiana z brakiem określenia modelu czasowego licencjonowania oferowanych produktów, ponieważ jak już wskazano powyżej, dokumenty zamówienia nie przewidywały szczególnego sposobu wyboru lub oznaczenia właściwej opcji. W szczególności Zamawiający nie wymagał wykreślenia niewłaściwego wariantu, pozostawienia wyłącznie jednej z opcji czy zastosowania innej formy jednoznacznego oznaczenia wyboru.

Jednocześnie Zamawiający wskazał, że nie podziela stanowiska Odwołującego, jakoby okoliczność ta oznaczała brak informacji dotyczących modelu czasowego licencjonowania. W ocenie Zamawiającego informacje te wynikały również z pozostałej treści oferty, w szczególności z kolumny „h” formularza ofertowego, zatytułowanej „Nazwa i producent oferowanego Systemu SAM, w tym oferowanych modułów”. W kolumnie tej Wybrany Wykonawca wskazał oferowane moduły jako: „Data Intelligence Service: Subscription Renewal” oraz „Snow Spend Optimizer – SAM: Maintenance Renewal”, jednocześnie identyfikując producenta oferowanego rozwiązania jako Flexera (dawniej Snow Software).

To właśnie wskazane przez Wybranego Wykonawcę oznaczenia produktów, stanowiące nazwy handlowe oferowanych modułów Systemu SAM, pozwalały Zamawiającemu na ustalenie, jaki model czasowy licencjonowania został przyjęty przez Wykonawcę w odniesieniu do poszczególnych modułów bazowych oferowanego rozwiązania.

Przy czym, odnosząc się w tym kontekście do argumentacji Odwołującego dotyczącej rzekomego naruszenia zasady prowadzenia postępowania w języku polskim, Zamawiający wskazał, że użyte przez Wybranego Wykonawcę określenia „Data Intelligence Service: Subscription Renewal” oraz „Snow Spend Optimizer – SAM: Maintenance Renewal” stanowią nazwy własne (nazwy handlowe) produktów przyjęte przez producenta oprogramowania dla oferowanych modułów. W konsekwencji w pełni dopuszczalne było posłużenie się nimi w ich oryginalnym brzmieniu, tj. w języku angielskim. Wskazane określenia identyfikowały konkretne produkty oferowane w ramach zamówienia – brak było zatem podstaw do oczekiwania, aby nazwy te zostały przetłumaczone na język polski, zwłaszcza że mogłoby to prowadzić do utraty ich jednoznaczności oraz utrudniać identyfikację oferowanych produktów. Przechodząc natomiast do zasadniczej części argumentacji Odwołującego dotyczącej Zarzutu nr 1, zgodnie z którą w treści wezwania do wyjaśnień z dnia 9 grudnia 2025 r. Zamawiający miał rzekomo zasugerować zmianę treści oferty w zakresie modelu czasowego licencjonowania modułu „Data Intelligence Service”, Zamawiający stanowczo zaprzeczył tym twierdzeniom. Jak wskazano powyżej, wezwanie do wyjaśnień nie zmierzało do uzyskania od Wybranego Wykonawcy nowego oświadczenia woli ani do zmiany treści złożonej oferty, lecz wyłącznie do potwierdzenia sposobu jej rozumienia przyjętego przez Zamawiającego na podstawie całokształtu zawartych w niej informacji.

Odwołujący formułując przedmiotowy zarzut, dokonuje przy tym zdaniem Zamawiającego wybiórczej analizy poszczególnych elementów oferty Wybranego Wykonawcy, traktując moduł „Data Intelligence Service: Subscription Renewal” w całkowitym oderwaniu od pozostałych elementów oferowanego rozwiązania. Takie podejście jest nieuprawnione.

Zamawiający wyjaśnił, że w ramach części podstawowej zamówienia, dotyczącej systemu SAM, Wybrany Wykonawca zaoferował bowiem łącznie dwa moduły, tj. „Data Intelligence Service: Subscription Renewal” oraz „Snow Spend Optimizer – SAM: Maintenance Renewal”. Moduły te nie stanowiły odrębnych, niezależnych od siebie produktów ocenianych samodzielnie pod kątem modelu licencjonowania, lecz elementy jednego rozwiązania oferowanego na potrzeby utrzymania i dalszego funkcjonowania posiadanych już przez Zamawiającego licencji wieczystych na oprogramowanie Snow Software/Flexera.

Zamawiający wyjaśnił, że z jego poerspektywy istotne znaczenie miało również to, że oznaczenia wskazane przez Wybranego Wykonawcę w ofercie odpowiadały nazewnictwu stosowanemu przez producenta oprogramowania. W konsekwencji samo użycie w odniesieniu do modułu „Data Intelligence Service” określenia „Subscription Renewal” nie mogło automatycznie prowadzić do wniosku, że wykonawca oferuje odrębny, czasowy model licencjonowania pozostający w oderwaniu od pozostałych elementów rozwiązania. Przeciwnie, analizując ofertę jako całość, a także uwzględniając sposób licencjonowania produktów producenta, Zamawiający przyjął, że oba wskazane moduły składają się na rozwiązanie służące zapewnieniu dalszego korzystania z posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych oraz utrzymaniu wymaganych funkcjonalności systemu SAM w zakresie modułów bazowych przez okres objęty zamówieniem.

W tym kontekście Zamawiający podkreślił, że użyte przez Wybranego Wykonawcę określenia „Subscription” oraz „Maintenance Renewal” nie stanowią przypadkowych sformułowań, lecz powszechnie stosowane na rynku IT nazwy modeli produktowych i usługowych funkcjonujących w obrocie profesjonalnym. Dla podmiotów działających w branży informatycznej, a także dla Zamawiającego realizującego od wielu lat zamówienia dotyczące oprogramowania i zarządzania licencjami, pojęcia te posiadają określone znaczenie techniczne. Tym samym ich interpretacja nie może następować w oderwaniu od realiów rynku IT oraz zasad licencjonowania stosowanych przez producentów oprogramowania.

W szczególności określenie „Maintenance Renewal” użyte w odniesieniu do modułu „Snow Spend Optimizer” wskazywało na odnowienie wsparcia dla funkcjonującego już środowiska Zamawiającego. Jednocześnie moduł „Data Intelligence Service” stanowił element tego samego rozwiązania i był oferowany zgodnie z modelem przyjętym przez producenta. Sama okoliczność, że jeden z komponentów oferowanego rozwiązania, tj. moduł „Data Intelligence Service”, jest przez producenta licencjonowany w modelu „Subscription Renewal”, nie wyklucza jeszcze przyjęcia, że w ramach podstawowego zakresu zamówienia dotyczącego systemu SAM Wybrany Wykonawca zaoferował zapewnienie wsparcia technicznego dla posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych przez okres 36 miesięcy. Zamawiający wskazał, że nie można analizować tego modułu w oderwaniu od pozostałych elementów rozwiązania, ani przypisywać decydującego znaczenia wyłącznie nazwie handlowej jednego z jego komponentów. Moduł „Data Intelligence Service” stanowił element szerszego rozwiązania służącego utrzymaniu i dalszemu funkcjonowaniu posiadanego już przez Zamawiającego środowiska SAM, natomiast jego oferowanie przez producenta w modelu „Subscription Renewal” nie zmienia faktu, że w ramach całego oferowanego rozwiązania moduł ten pełni funkcję wspierającą utrzymanie i zapewnienie wsparcia technicznego dla posiadanych już przez Zamawiającego licencji wieczystych (o czym szerzej poniżej), wobec czego oceniany powinien być łącznie z pozostałymi elementami systemu SAM, a nie w sposób całkowicie od nich oderwany. Zestawienie obu modułów tj. „Data Intelligence Service” i „Snow Spend Optimizer” oraz analiza ich funkcji prowadziły zatem Zamawiającego do wniosku, że oferta Wybranego Wykonawcy obejmuje zapewnienie wsparcia technicznego i utrzymania posiadanego już przez Zamawiającego rozwiązania przez wymagany okres 36 miesięcy.

Innymi słowy, użycie przez producenta określenia „Subscription Renewal” w nazwie modułu „Data Intelligence Service” nie oznaczało automatycznie, że przedmiotem oferty było nabycie nowej, niezależnej subskrypcji czasowej wyłącznie na ten moduł. Określenie to stanowiło element nazwy handlowej produktu funkcjonującej w modelu licencjonowania przyjętym przez producenta. Jednocześnie moduł ten był oferowany jako element rozwiązania służącego utrzymaniu i dalszemu korzystaniu z systemu SAM, którego licencjami wieczystymi Zamawiający już dysponował. Z tego względu Zamawiający odczytał ofertę w ten sposób, że moduł „Data Intelligence Service” pozostaje elementem wsparcia i utrzymania posiadanego środowiska, a nie odrębnym produktem oferowanym w innym modelu licencjonowania niż pozostałe elementy rozwiązania.

W tym kontekście Zamawiający odniósł się do funkcjonalności modułu Data Intelligence Service oraz tego, jaką rolę pełni on w ramach oprogramowania SAM. Okoliczności te mają, zdaniem Zamawiającego, istotne znaczenie dla prawidłowej interpretacji treści oferty Wybranego Wykonawcy, a w szczególności dla oceny, czy użyte przez producenta oznaczenie „Subscription Renewal” może być rozpatrywane w oderwaniu od pozostałych elementów oferowanego rozwiązania. W ocenie Zamawiającego takie podejście byłoby nieuprawnione, gdyż moduł Data Intelligence Service stanowi integralny element systemu SAM i realizuje szereg funkcji niezbędnych dla prawidłowego działania całego środowiska zarządzania licencjami na oprogramowanie.

Zamawiający wyjaśnił, że zgodnie z wymaganiami OPZ, moduł Data Intelligence Service stanowiący „Bazę wzorców” odpowiada nie tylko za identyfikację oprogramowania, lecz również za interpretację danych licencyjnych oraz automatyzację procesów związanych z zarządzaniem licencjami. Potwierdzają to wymagania określone w pkt 5.29–5.31 OPZ, zgodnie z którymi system musi umożliwiać samodzielne wykonywanie analiz i bilansu licencyjnego, rozróżnianie różnych modeli licencjonowania tego samego produktu oraz obsługę wielu metryk licencyjnych, w tym licencjonowania na użytkownika, urządzenie, procesor, rdzeń, subskrypcji, wirtualizacji, upgrade i downgrade.

Realizacja powyższych funkcjonalności możliwa jest wyłącznie przy wykorzystaniu aktualnej Bazy wzorców zawierającej informacje o produktach, producentach, metrykach licencyjnych, zasadach licencjonowania oraz relacjach pomiędzy poszczególnymi produktami.

To właśnie Baza wzorców umożliwia identyfikację oprogramowania, przypisanie wykrytych instalacji do konkretnych produktów oraz prawidłową interpretację zasad licencjonowania.

Zamawiający podał, że dodatkowo OPZ wymaga, aby system posiadał Bazę wzorców obejmującą co najmniej 500 000 wzorców oprogramowania (pkt 5.36), identyfikował systemy operacyjne i oprogramowanie wielu producentów (pkt 5.32), rozpoznawał niezidentyfikowane aplikacje (pkt 5.33) oraz analizował cykl życia produktów na podstawie danych producentów oprogramowania (pkt 5.41).

Szczególne znaczenie mają przy tym wymagania określone w pkt 5.37 i 5.38 OPZ. Zamawiający wymaga bowiem, aby zasilanie i aktualizacja Bazy wzorców odbywały się z wykorzystaniem plików lub paczek dostarczanych przez producenta Systemu SAM w okresie aktywnego wsparcia technicznego. Jednocześnie producent zobowiązany był do dostarczania aktualizacji definicji Bazy wzorców, danych licencyjnych, metryk licencyjnych, informacji o obowiązywaniu wsparcia technicznego oraz pozostałych danych wykorzystywanych przez system.

Analogicznie wymagania określone w pkt 5.34, 5.35 oraz 5.41 OPZ przewidują dostarczanie informacji o wygasającym wsparciu producentów, produktach niewspieranych oraz cyklu życia oprogramowania. Dane te nie są tworzone przez Zamawiającego, ani użytkowników systemu, lecz są stale pozyskiwane, opracowywane, utrzymywane i aktualizowane przez producenta rozwiązania.

Powyższe prowadzi do wniosku, że „Data Intelligence Service” nie stanowi statycznej bazy danych ani klasycznej licencji wieczystej, której wartość sprowadzałaby się do jednorazowego dostarczenia określonego zasobu informacji. Istotą tego komponentu jest bowiem zapewnienie ciągłego dostępu do stale aktualizowanej wiedzy producenta obejmującej informacje o produktach, producentach oprogramowania, metrykach licencyjnych, zasadach licencjonowania oraz cyklu życia oprogramowania.

Zamawiający wskazał też, że Baza wzorców stanowi rezultat wieloletnich prac producenta polegających na gromadzeniu, klasyfikowaniu i aktualizowaniu informacji o produktach, producentach oprogramowania, metrykach licencyjnych, zasadach licencjonowania oraz relacjach pomiędzy poszczególnymi komponentami oprogramowania. Użytkownik końcowy nie tworzy samodzielnie tej wiedzy, ani nie utrzymuje jej we własnym zakresie, lecz korzysta z danych stale opracowywanych i aktualizowanych przez producenta.

Bez aktualnej Bazy wzorców system SAM traci zdolność do prawidłowego rozpoznawania aplikacji, interpretacji danych licencyjnych, określania metryk licencyjnych, monitorowania cyklu życia produktów oraz realizacji części funkcji związanych z zarządzaniem zgodnością licencyjną dla aktualnie wykorzystywanego oprogramowania. Z technicznego punktu widzenia podstawową wartością modułu Data Intelligence Service jest zatem nie samo istnienie bazy danych, lecz ciągłe dostarczanie i aktualizowanie informacji niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania całego rozwiązania SAM.

Z tego względu okoliczność, że producent oferuje ten komponent pod nazwą „Data Intelligence Service: Subscription Renewal”, nie może w ocenie Zamawiającego być analizowana w oderwaniu od funkcji, jaką pełni on w całym rozwiązaniu. Przeciwnie, sposób licencjonowania tego pojedynczego komponentu wynika z modelu przyjętego przez producenta dla dostarczania i aktualizowania Bazy wzorców. Nie zmienia to jednak faktu, że komponent ten pozostaje elementem szerszego rozwiązania służącego zapewnieniu wsparcia technicznego, utrzymania oraz dalszego prawidłowego funkcjonowania posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych systemu SAM. Tym samym sam fakt, że jeden z komponentów rozwiązania jest przez producenta udostępniany w modelu subskrypcyjnym, nie prowadzi automatycznie do wniosku, że cały podstawowy zakres zamówienia został zaoferowany jako odrębna licencja subskrypcyjna. Przeciwnie, moduł ten stanowi element pakietu zapewniającego utrzymanie, aktualność i funkcjonalność posiadanego przez Zamawiającego środowiska SAM.

Powyższe okoliczności prowadziły Zamawiającego do określonego sposobu interpretacji treści oferty Wybranego Wykonawcy. Jednocześnie jednak, kierując się obowiązkiem należytego zbadania i oceny ofert, Zamawiający uznał za zasadne uzyskanie od SoftwareOne potwierdzenia, że przyjęty przez Zamawiającego sposób odczytania informacji już zawartych w ofercie jest prawidłowy i odpowiada rzeczywistej treści złożonego oświadczenia woli. Z tego względu pismem z dnia 9 grudnia 2025 r. zwrócił się do SoftwareOne o złożenie wyjaśnień w trybie art. 223 ust. 1 Pzp.

Zamawiający wskazał, że co istotne, już sama treść wezwania jednoznacznie wskazuje, że Zamawiający nie oczekiwał od Wykonawcy SoftwareOne przedstawienia nowej treści oferty, ani dokonania jakiejkolwiek modyfikacji złożonego oświadczenia woli. Przeciwnie, Zamawiający zwrócił się wyłącznie o potwierdzenie prawidłowości przyjętego przez siebie sposobu rozumienia informacji wynikających z formularza ofertowego.

W odpowiedzi z dnia 12 grudnia 2025 r. SoftwareOne potwierdził prawidłowość interpretacji przyjętej przez Zamawiającego oraz wynikającej z treści złożonej oferty. Wyjaśnienia te nie doprowadziły przy tym do zmiany jakiegokolwiek elementu oferty. Wykonawca nie zmienił oferowanych produktów, ich zakresu, liczby, funkcjonalności, ceny ani żadnego innego elementu mającego wpływ na zakres jego zobowiązania. Złożone wyjaśnienia potwierdziły jedynie model czasowego licencjonowania, który Zamawiający wywodził już z pierwotnej treści oferty na podstawie informacji zawartych w formularzu ofertowym.

Powyższe przesądza zdaniem Zamawiającego o bezzasadności twierdzeń Odwołującego, jakoby w wyniku wezwania z dnia 9 grudnia 2025 r. doszło do zmiany treści oferty lub jej uzupełnienia o elementy, które nie zostały pierwotnie zaoferowane. Zamawiający nie sugerował bowiem Wybranemu Wykonawcy żadnego nowego sposobu realizacji zamówienia, ani nie nakłaniał go do zmiany złożonej oferty. Przedmiotem wezwania było wyłącznie potwierdzenie określonego sposobu rozumienia treści oferty, który już wcześniej wynikał z informacji zawartych w formularzu ofertowym i który został następnie potwierdzony przez wykonawcę w udzielonych wyjaśnieniach.

W ocenie Zamawiającego w okolicznościach sprawy nie sposób przyjąć, jak czyni to Odwołujący, że oferta Wybranego Wykonawcy była niezgodna z warunkami zamówienia w sposób zasadniczy i nieusuwalny. Oferta ta zawierała wszystkie istotne elementy niezbędne do identyfikacji przedmiotu zamówienia, w tym oferowane produkty, ich zakres oraz cenę. Kwestia wymagająca wyjaśnienia dotyczyła natomiast wyłącznie potwierdzenia przyjętego przez Zamawiającego sposobu rozumienia modelu czasowego licencjonowania oferowanych produktów, a więc okoliczności mającej znaczenie przede wszystkim dla sposobu realizacji zamówienia, wykonywania umowy oraz jej późniejszego rozliczenia. Nie dotyczyła ona natomiast zakresu oferowanego świadczenia ani jakiegokolwiek istotnego elementu zobowiązania Wykonawcy wynikającego ze złożonej oferty.

Nie doszło również zdaniem Zamawiającego do niedopuszczalnej zmiany treści oferty w wyniku skierowania do SoftwareOne wezwania w trybie art. 223 ust. 1 Pzp. Jak wykazano powyżej, Zamawiający nie dopuścił do uzupełnienia oferty o nowe elementy, nieprzewidziane pierwotnie świadczenia ani nie przyjął od Wybranego Wykonawcy nowej treści oferty. Przedmiotem wyjaśnień było wyłącznie potwierdzenie sposobu rozumienia informacji już zawartych w ofercie, co pozostaje w pełni zgodne z celem instytucji wyjaśnienia treści oferty przewidzianej w art. 223 ust. 1 Pzp.

Jednocześnie Zamawiający podkreśla, że w świetle przywołanego powyżej orzecznictwa KIO całkowicie nieuprawnione pozostają również twierdzenia Odwołującego, w niniejszym postępowaniu doszło do przeprowadzenia pomiędzy Zamawiającym a Wybranym Wykonawcą niedopuszczalnych negocjacji, o których mowa w art. 223 ust. 1 zd. 2 Pzp. Taka sytuacja nie miała bowiem miejsca.

Zamawiający nie prowadził z Wybranym Wykonawcą jakichkolwiek rozmów, uzgodnień czy wymiany stanowisk zmierzających do ustalenia treści oferty lub modyfikacji jej istotnych elementów. Nie doszło również do jakiegokolwiek procesu uzgadniania warunków realizacji zamówienia, zakresu świadczenia, ceny czy innych elementów zobowiązania Wykonawcy. Zamawiający skierował do SoftwareOne jedno wezwanie do złożenia wyjaśnień, w którym przedstawił sposób rozumienia treści oferty wynikający z dokonanej przez siebie analizy formularza ofertowego, a następnie uzyskał od Wybranego Wykonawcy potwierdzenie prawidłowości tego odczytania.

Trudno zatem mówić o jakiejkolwiek formie negocjowania treści oferty w sytuacji, gdy przedmiotem korespondencji było wyłącznie potwierdzenie okoliczności wynikających już z pierwotnie złożonej oferty. Sam fakt skorzystania przez Zamawiającego z uprawnienia przewidzianego w art. 223 ust. 1 Pzp nie może być utożsamiany z prowadzeniem negocjacji. Taka interpretacja prowadziłaby bowiem do pozbawienia praktycznego znaczenia instytucji wyjaśnienia treści oferty, której celem jest właśnie usunięcie wątpliwości interpretacyjnych i ustalenie rzeczywistej treści złożonego przez Wykonawcę oświadczenia woli.

W konsekwencji całkowicie chybione pozostają twierdzenia Odwołującego, jakoby w następstwie wezwania do wyjaśnień doszło do przeprowadzenia negocjacji dotyczących treści oferty, zmiany modelu licencjonowania oferowanych produktów czy też przyjęcia przez Zamawiającego nowej oferty w miejsce oferty pierwotnie złożonej przez SoftwareOne. Zgromadzony w sprawie materiał jednoznacznie wskazuje, że wyjaśnienia złożone przez Wybranego Wykonawcę miały wyłącznie charakter interpretacyjny i potwierdzający, nie zaś kreujący nowe zobowiązanie Wybranego Wykonawcy.

Przechodząc do drugiej części zarzutu Odwołującego, odnoszącej się do zakresu zamówienia obejmującego dostawę nowych licencji w ramach rozszerzenia systemu SAM – w tym zakresie Zamawiający również stanowczo zakwestionował stanowisko forsowane przez Odwołującego.

W pierwszej kolejności Zamawiający zwrócił uwagę, że analogicznie jak w przypadku Tabeli nr 1, również w odniesieniu do Tabeli nr 2 formularza ofertowego Zamawiający nie określił szczególnego sposobu wyboru lub oznaczenia jednej z opcji wskazanych w kolumnie „f”. Sam fakt niedokonania odrębnego oznaczenia właściwego wariantu nie może zatem automatycznie prowadzić do wniosku, że Wybrany Wykonawca nie określił modelu czasowego licencjonowania oferowanych produktów lub że oferta pozostaje w tym zakresie niezgodna z warunkami zamówienia.

Analogicznie jak w przypadku zakresu podstawowego zamówienia, również w odniesieniu do produktów objętych Tabelą nr 2, kwestia konkretnego modelu czasowego licencjonowania nie miała istotnego znaczenia z perspektywy użytkowników końcowych, tj. sądów powszechnych oraz Ministerstwa Sprawiedliwości. Dla tych podmiotów kluczowe znaczenie miało bowiem zapewnienie dostępu do wymaganych modułów oraz ich funkcjonalności przez okres przewidziany dokumentami zamówienia, niezależnie od tego, czy zostanie to osiągnięte poprzez udzielenie licencji wieczystych, czy też licencji czasowych.

Znajduje to również odzwierciedlenie w samych dokumentach zamówienia. Zamawiający dopuścił bowiem dwa modele licencjonowania oferowanych produktów, co zostało wyraźnie wskazane pod Tabelą nr 2 formularza ofertowego, gdzie zastrzeżono, że: „Zamawiający dopuszcza zaoferowanie licencji w postaci licencji wieczystych lub subskrypcji wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego”.

Powyższe potwierdza, że z perspektywy przedmiotu zamówienia oraz potrzeb użytkowników końcowych zasadnicze znaczenie miało zapewnienie możliwości korzystania z wymaganych produktów i funkcjonalności przez okres objęty zamówieniem. Natomiast konkretny model czasowy licencjonowania miał znaczenie przede wszystkim dla sposobu realizacji zamówienia, wykonywania umowy oraz jej późniejszego rozliczenia przez Zamawiającego. Sama okoliczność, że Wybrany Wykonawca nie dokonał w kolumnie „f” Tabeli nr 2 odrębnego oznaczenia jednego z wariantów modelu czasowego licencjonowania, nie implikuje jednak i nie uprawnia do twierdzenia, że nie określił on w ogóle modelu licencjonowania dla oferowanych produktów. Analogicznie jak w przypadku Tabeli nr 1, również w odniesieniu do produktów objętych zakresem rozszerzenia systemu SAM informacje pozwalające na ustalenie czasookresu licencjonowania wynikały z pozostałej treści formularza ofertowego, w szczególności z kolumny „h”, w którejWybrany Wykonawca wskazał nazwy oferowanych produktów zgodnie z nazewnictwem stosowanym przez producenta oprogramowania.

I tak, w odniesieniu do modułu do zarządzania licencjami na oprogramowanie SAM – Wybrany Wykonawca wskazał produkty „Snow Spend Optimizer – SAM: Subscription” oraz „Data Intelligence Service: Subscription”. W odniesieniu do modułu do zarządzania subskrypcjami SaaS wskazano produkt „Snow Spend Optimizer – SaaS: Subscription”. Z kolei w odniesieniu do modułu do optymalizacji licencjonowania SAP wskazano produkty „Snow Optimizer for SAP - Subscription” oraz „Snow License Intelligence”. Wszystkie wskazane produkty zostały przy tym zaoferowane jako rozwiązania producenta Flexera (dawniej Snow Software). Już zatem sama treść nazw handlowych produktów wskazanych przez Wybranego Wykonawcę pozwalała na ustalenie przyjętego modelu czasowego licencjonowania. W odniesieniu do wszystkich wskazanych powyżej produktów Wybrany Wykonawca posłużył się bowiem oznaczeniem „Subscription”, z którego wynikało, że oferowane produkty dostarczane będą w modelu licencji czasowych wraz z wymaganym 36-miesięcznym okresem wsparcia technicznego, co jednocześnie wykluczało przyjęcie, że Wybrany Wykonawca oferuje w tym zakresie licencje wieczyste.

Powyższa okoliczność była dla Zamawiającego oczywista już na etapie badania oferty. Zamawiający posiadał bowiem wiedzę dotyczącą sposobu licencjonowania produktów producenta Flexera (dawniej Snow Software), wynikającą zarówno z dokumentacji producenta, jak i z faktu, że od lat korzysta z rozwiązań tego producenta, w tym z posiadanych już licencji wieczystych systemu SNOW Software. W konsekwencji użyte przez Wybranego Wykonawcę w Tabeli nr 2, kolumna „h” nazewnictwo pozwalało Zamawiającemu na ustalenie, w jakim modelu licencjonowania oferowane są poszczególne produkty.

Zdaniem Zamawiającego nie sposób podzielić stanowiska Odwołującego, jakoby oferta Wybranego Wykonawcy nie określała modelu czasowego licencjonowania produktów objętych Tabelą nr 2 formularza ofertowego. Model ten wynikał bowiem bezpośrednio z nazw handlowych produktów wskazanych przez Wybranego Wykonawcę zgodnie z nazewnictwem stosowanym przez producenta. Tym samym brak odrębnego oznaczenia wariantu w kolumnie „f” nie oznaczał braku informacji w tym zakresie ani nie prowadził do niezgodności oferty z warunkami zamówienia.

Odnosząc się natomiast do argumentacji Odwołującego dotyczącej modułu „Snow Risk Monitor”, Zamawiający wskazał, że również w tym zakresie zarzut nie zasługuje na uwzględnienie. Odwołujący podnosi bowiem, że w odniesieniu do wskazanego produktu nie sposób ustalić modelu czasowego licencjonowania nawet na podstawie informacji zawartych w kolumnie „h” formularza ofertowego, a w konsekwencji wezwanie do wyjaśnień z dnia 9 grudnia 2025 r. miało rzekomo prowadzić douzupełnienia oferty o nową treść oraz określenia modelu licencjonowania, który nie wynikał z pierwotnie złożonej oferty.

Zdaniem Zamawiającego z takim stanowiskiem nie sposób się zgodzić. Zamawiający wskazuje w tymi miejscu, że oferta Wybranego Wykonawcy powinna być interpretowana jako całość. Należy zatem zauważyć, że produkt „Snow Risk Monitor” został zaoferowany w tej samej części formularza ofertowego co pozostałe nowe moduły i rozszerzenia systemu SAM, które zgodnie z treścią oferty oferowane były w modelu subskrypcyjnym wraz z wymaganym okresem wsparcia technicznego. Z perspektywy Zamawiającego zasadne było zatem odczytywanie tej pozycji w kontekście całej oferty oraz pozostałych produktów tworzących jedno rozwiązanie.

Dodatkowo Zamawiający posiadał wiedzę dotyczącą zasad licencjonowania produktów producenta Flexera (dawniej Snow Software). Po przejęciu Snow Software przez Flexera, producent wprowadził jednolite zasady kontraktowe dla nowych produktów Snow nabywanych po dniu 3 maja 2024 r. Z ogólnodostępnej dokumentacji producenta wynika, że do takich produktów zastosowanie znajduje Flexera Subscription Agreement, przewidująca subskrypcyjny model udostępniania oprogramowania. Tym samym nowe produkty Snow nabywane po tej dacie oferowane są co do zasady w modelu subskrypcyjnym przewidzianym przez producenta.

Zamawiający wskazał, że zweryfikował wówczas sposób oferowania produktów Snow w oparciu o publicznie dostępne materiały producenta. Z informacji opublikowanych przez producenta wynika, że moduł „Snow Risk Monitor” stanowi „cloud-based subscription offering”, tj. rozwiązanie oferowane w modelu subskrypcyjnym. Zamawiający wskazuje ponadto, że producent udostępnia dla produktów Snow odrębne warunki subskrypcyjne obowiązujące po przejęciu Snow Software przez Flexera. Z dokumentów producenta wynika, że nowe produkty Snow objęte są warunkami Flexera Subscription Agreement. Powyższe znajduje również potwierdzenie w charakterze części produktów Snow, w szczególności już wyżej omówionym module „Data Intelligence Services”, których podstawową funkcjonalnością jest dostarczanie aktualizowanych przez producenta informacji o produktach, producentach oprogramowania, metrykach licencyjnych, zasadach licencjonowania oraz cyklu życia produktów. Produkty tego rodzaju opierają się na ciągłym dostarczaniu aktualizowanej wiedzy producenta i są związane z aktywnym świadczeniem usług producenta przez cały okres ich obowiązywania.

W konsekwencji Zamawiający uznał, że model świadczenia dotyczący „Snow Risk Monitor” był możliwy do ustalenia na podstawie treści całej oferty, przy uwzględnieniu nazewnictwa handlowego producenta, struktury formularza ofertowego oraz publicznie dostępnych informacji producenta dotyczących sposobu oferowania produktów Snow.

Tym samym, powyższe okoliczności prowadziły Zamawiającego do wniosku, że również moduł „Snow Risk Monitor” został zaoferowany w modelu subskrypcyjnym wraz z wymaganym 36-miesięcznym okresem wsparcia technicznego. Wezwanie skierowane do Wybranego Wykonawcy nie miało zatem na celu ustalenia nowego elementu oferty ani uzupełnienia jej o informacje wcześniej nieistniejące, lecz wyłącznie potwierdzenie prawidłowości interpretacji przyjętej przez Zamawiającego na podstawie treści formularza ofertowego, charakteru oferowanych produktów oraz zasad licencjonowania stosowanych przez producenta.

Brak jest zatem jakichkolwiek podstaw do twierdzenia, że w odniesieniu do modułu „Snow Risk Monitor” doszło do jakiejkolwiek negocjacji treści oferty, jej uzupełnienia lub ustalenia nowego elementu zobowiązania Wybranego Wykonawcy. Jak wskazano powyżej, już z samej treści oferty wynikało, że produkt ten został zaoferowany jako element rozszerzenia systemu SAM, w ramach tej samej części formularza ofertowego, w której ujęto pozostałe produkty oferowane w modelu subskrypcyjnym. Dodatkowo, biorąc pod uwagę charakter produktu oraz zasady licencjonowania stosowane przez producenta Flexera (dawniej Snow Software) dla nowych produktów oferowanych po 3 maja 2024 r., Zamawiający przyjął, że również moduł „Snow Risk Monitor” został zaoferowany w modelu subskrypcyjnym wraz z wymaganym okresem wsparcia technicznego.

Z tych względów Zamawiający podał, że dążąc do jednoznacznego potwierdzenia prawidłowości przyjętej interpretacji oferty, zwrócił się do SoftwareOne o złożenie wyjaśnień. Co istotne, treść wezwania z dnia 9 grudnia 2025 r. nie zawierała żądania uzupełnienia oferty, wskazania nowych parametrów oferowanego rozwiązania czy określenia elementów, które nie wynikałyby wcześniej z treści złożonej oferty. Zamawiający zwrócił się wyłącznie o potwierdzenie, że wykonawca oferuje licencje na okres 36 miesięcy wraz z 36-miesięcznym okresem wsparcia technicznego zarówno dla modułów bazowych systemu SAM, jak i dla modułów dodatkowych, tj. modułu do zarządzania subskrypcjami SaaS, modułu do optymalizacji licencjonowania SAP oraz modułu do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencje wieczyste.

W odpowiedzi SoftwareOne potwierdził prawidłowość takiego odczytania treści oferty. Wyjaśnienia te nie doprowadziły jednak do zmiany oferowanego produktu, zmiany modelu realizacji zamówienia ani rozszerzenia zakresu zobowiązania wykonawcy. Nie doszło również do dodania do oferty jakichkolwiek nowych informacji, które nie znajdowałyby oparcia w jej pierwotnej treści. Wyjaśnienia miały wyłącznie charakter potwierdzający i służyły usunięciu ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych po stronie Zamawiającego.

W konsekwencji również w odniesieniu do rozszerzonego zakresu zamówienia, w tym w szczególności do modułu „Snow Risk Monitor” nie sposób przyjąć, że doszło do niedopuszczalnych negocjacji treści oferty lub do przyjęcia przez Zamawiającego nowej treści oferty po upływie terminu składania ofert. Czynności podjęte przez Zamawiającego mieściły się w granicach uprawnienia wynikającego z art. 223 ust. 1 Pzp i służyły wyłącznie potwierdzeniu sposobu rozumienia informacji zawartych już w ofercie Wybranego Wykonawcy.

Zamawiający zwrócił ponadto uwagę na wewnętrzną sprzeczność argumentacji prezentowanej przez Odwołującego.

Z jednej strony Odwołujący w punktach 27 i 28 Odwołania wywodzi, że oferta Wybranego Wykonawcy była niezgodna z warunkami zamówienia z uwagi na brak określenia modelu czasowego licencjonowania, a więc że informacje te w ogóle nie zostały w ofercie zawarte. Z drugiej strony Odwołujący twierdzi, że w wyniku skierowanych przez Zamawiającego wezwań do wyjaśnień doszło do niedopuszczalnej zmiany treści oferty poprzez zmianę modelu licencjonowania modułu „Data Intelligence Service” oraz uzupełnienie oferty o informacje dotyczące modelu licencjonowania modułu „Snow Risk Monitor”.

Powyższe twierdzenia są jednak ze sobą trudne do pogodzenia. Skoro bowiem, zgodnie ze stanowiskiem Odwołującego, oferta w ogóle nie zawierała informacji dotyczących modelu czasowego licencjonowania, to niezrozumiałe jest jednoczesne twierdzenie, że w wyniku wyjaśnień doszło do zmiany tego modelu. Trudno bowiem mówić o zmianie określonego elementu oferty, jeżeli element ten miałby pierwotnie w ogóle nie zostać w niej wskazany.

Innymi słowy, argumentacja Odwołującego opiera się na dwóch wzajemnie wykluczających się założeniach. Albo bowiem model czasowego licencjonowania nie został w ofercie określony, albo został określony, lecz – zdaniem Odwołującego – miał następnie ulec zmianie. Nie sposób jednocześnie twierdzić, że określona informacja nie została w ofercie zawarta, a następnie zarzucać jej niedopuszczalną zmianę w toku wyjaśnień.

Powyższa niekonsekwencja dodatkowo potwierdza, że rzeczywista istota sporu nie dotyczy braku określenia modelu licencjonowania w ofercie SoftwareOne, lecz odmiennej oceny i interpretacji informacji zawartych w formularzu ofertowym. Jak wykazano natomiast powyżej, okoliczność ta mogła zostać wyjaśniona przez Zamawiającego w trybie art. 223 ust. 1 Pzp, bez naruszenia zakazu prowadzenia negocjacji oraz bez ingerencji w treść złożonej oferty.

Odnosząc się natomiast do końcowej części argumentacji Odwołującego, zgodnie z którą pomimo rzekomego przeprowadzenia niedopuszczalnych negocjacji oraz ustalenia nowej treści oferty, ich wynik nie znalazł odzwierciedlenia w formularzu ofertowym, a tym samym oferta Wybranego Wykonawcy nadal pozostaje niezgodna z warunkami zamówienia, Zamawiający wskazał, że stanowisko to również nie zasługuje na uwzględnienie.

W pierwszej kolejności Zamawiający podkreślił, że – jak wielokrotnie wskazano już powyżej – skierowane do SoftwareOne wezwania do złożenia wyjaśnień nie zmierzały do zmiany treści oferty ani do uzupełnienia jej o nowe elementy. Celem tych wyjaśnień było wyłącznie potwierdzenie sposobu rozumienia informacji już zawartych w ofercie oraz prawidłowości ich interpretacji przyjętej przez Zamawiającego.

Skoro zatem wyjaśnienia nie prowadziły do zmiany treści oferty, lecz jedynie potwierdzały znaczenie informacji wynikających już z formularza ofertowego, to nie zachodziła również jakakolwiek potrzeba dokonywania zmian w dokumentacji ofertowej, w tym w szczególności w treści formularza ofertowego. Brak dokonania takich zmian nie może być zatem poczytywany jako okoliczność świadcząca o niezgodności oferty z warunkami zamówienia, lecz stanowi naturalną konsekwencję faktu, że treść oferty nie uległa żadnej modyfikacji.

Niezależnie od powyższego Zamawiający zwrócił uwagę, że również argumentacja Odwołującego dotycząca konieczności odzwierciedlenia wyników wyjaśnień bezpośrednio w treści formularza ofertowego pozostaje niekonsekwentna. W toku niniejszego postępowania Zamawiający dokonał bowiem w ofercie Odwołującego poprawienia innej omyłki na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp. Korekta ta dotyczyła wartości odnoszących się do liczby licencji oraz wynikających z nich wartości cenowych. Pomimo dokonania odpowiednich zmian w treści tabeli formularza ofertowego, nie została wówczas odpowiednio zmodyfikowana informacja zawarta w polu odnoszącym się do sposobu kalkulacji licencji (wycena w oparciu o liczbę urządzeń).

Zamawiający podał, że okoliczność ta była przedmiotem zarzutów podniesionych przez SoftwareOne przy okazji pierwszego odwołania w przedmiotowym postępowaniu. Odwołujący nie podzielał jednak wówczas stanowiska, jakoby dla skuteczności dokonanej korekty konieczne było techniczne dostosowanie wszystkich pozostałych elementów formularza ofertowego. Przeciwnie, prezentował stanowisko, zgodnie z którym dla oceny oferty decydujące znaczenie ma treść dokonanej przez Zamawiającego korekty oraz sposób odczytania oferty po jej uwzględnieniu, a nie każdorazowe wprowadzenie odpowiednich zmian we wszystkich miejscach formularza.

Powyższe zdaniem Zamawiającego pokazuje, że sam Odwołujący dostrzegał dotychczas, iż ocena treści oferty nie może sprowadzać się wyłącznie do formalnego badania poszczególnych pól formularza w oderwaniu od całokształtu dokumentacji postępowania oraz czynności dokonanych przez Zamawiającego. Tym bardziej niezrozumiałe jest obecne stanowisko Odwołującego, zgodnie z którym samo niewprowadzenie zmian w treści formularza ofertowego miałoby przesądzać o niezgodności oferty z warunkami zamówienia.

W ocenie Zamawiającego w realiach niniejszej sprawy argument ten pozostaje przy tym całkowicie irrelewantny, ponieważ – jak wskazano powyżej – wyjaśnienia złożone przez SoftwareOne nie doprowadziły do zmiany treści oferty, wobec czego nie zachodziła jakakolwiek potrzeba dokonywania zmian w formularzu ofertowym. Brak takich zmian stanowił naturalną konsekwencję faktu, że oferta Wybranego Wykonawcy nie została zmodyfikowana, a złożone wyjaśnienia miały wyłącznie charakter potwierdzający.

Reasumując, Zamawiający wskazał, że Odwołujący nie wykazał ani tego, że oferta Wybranego Wykonawcy była niezgodna z warunkami zamówienia, ani tego, że w toku badania i oceny ofert doszło do przeprowadzenia niedopuszczalnych negocjacji lub zmiany treści oferty. Przeciwnie, zgromadzony w sprawie materiał jednoznacznie wskazuje, że oferta SoftwareOne od momentu jej złożenia określała wszystkie istotne elementy przedmiotu zamówienia, w tym oferowane produkty, ich zakres, funkcjonalności oraz cenę.

Ewentualne wątpliwości dotyczyły wyłącznie sposobu rozumienia informacji odnoszących się do modelu czasowego licencjonowania oferowanych produktów, a więc kwestii mającej znaczenie przede wszystkim dla sposobu realizacji i późniejszego rozliczenia umowy. Okoliczność ta nie dotyczyła natomiast zakresu oferowanego świadczenia ani jakiegokolwiek istotnego elementu zobowiązania wykonawcy.

Jednocześnie Zamawiający nie prowadził z Wybranym Wykonawcą żadnych negocjacji, zarówno w odniesieniu do zakresu podstawowego zamówienia, jak i w zakresie modułów objętych rozszerzeniem systemu SAM. Zamawiający nie uzgadniał z Wybranym Wykonawcą treści oferty, nie ustalał nowych parametrów oferowanego rozwiązania, nie zmieniał zakresu świadczenia ani nie przyjmował nowej treści oferty po upływie terminu składania ofert. Czynności podjęte przez Zamawiającego ograniczały się wyłącznie do zwrócenia się o wyjaśnienia w trybie art. 223 ust. 1 Pzp w celu potwierdzenia prawidłowości przyjętego sposobu interpretacji treści oferty oraz usunięcia ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych.

Działania te pozostawały w pełni zgodne z celem instytucji wyjaśnienia treści oferty przewidzianej w art. 223 ust. 1 Pzp oraz znajdują pełne oparcie w przywołanym powyżej orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. W konsekwencji brak jest jakichkolwiek podstaw do przyjęcia, że Zamawiający naruszył art. 223 ust. 1 Pzp lub że oferta SoftwareOne podlegała odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp.

Przystępujący w swoim stanowisku pisemnym wskazał, że jak wynika ze wzoru formularza kolumna ‘g’ w Tabeli 1 i odpowiadająca jej kolumna ‘f’ w Tabeli 2 zostały wypełnione przez Zamawiającego we wzorze formularza, podobnie jak kolumna ‘a’.

Ponadto, SWZ (w tym formularz ofertowy) nie zawierał żadnej instrukcji, wskazującej na wymóg skreślenia jednej z pozycji w kolumnie „Czasookres korzystania z produktu”.

Co więcej, z samej nazwy kolumny - „Czasookres korzystania z produktu” – wynika, że jest to informacja wskazana przez Zamawiającego, w zakresie czasu przez jaki Zamawiający zamierza korzystać z produktu zaoferowanego przez wykonawcę. Zamawiający dopuszczał dwie możliwości w Tabeli 1, tj. zaoferowanie licencji wieczystej ze wsparciem technicznym lub zaoferowanie samego wsparcia technicznego dla posiadanych już licencji na okres 36 miesięcy - obie te opcje opisał w kolumnie ‘g’. Natomiast w Tabeli 2, Zamawiający dopuszczał zaoferowanie licencji wieczystej lub licencji miesięcznej wraz z 36 miesięcznym okresem wsparcia technicznego.

Jeżeli Zamawiający oczekiwał wypełnienia kolumny ‘g’/’f’ przez wykonawcę, powinien to wyrazić wprost, chociażby poprzez obowiązek skreślenia jednej z opcji. Warto bowiem podkreślić, że kolumna ‘h’ nie pozostawiała wątpliwości co do konieczności jej wypełnienia przez wykonawcę – we wzorze formularza ta kolumna była pusta i nazywała się „nazwa i producent oferowanego Systemu”.

Kolumna ‘g’/’f’ została natomiast sporządzona przez Zamawiającego analogicznie jak kolumna ‘a’, którą Zamawiający nazwał „Przedmiot zamówienia” i opisał w niej swoje wymogi co do przedmiotu Zamówienia.

Konstrukcja formularza była zatem następująca – w kolumnie ‘a’ Zamawiający wskazał co jest przedmiotem zamówienia, natomiast w kolumnie ‘g’/’f’ wskazał jaki jest okres korzystania z przedmiotu zamówienia. Wykonawca miał natomiast wskazać cenę jednostkową netto i brutto, liczbę oferowanych licencji, wartość pozycji brutto oraz nazwę i producenta oferowanego Systemu SAM (w tym oferowanych modułów) – Przystępujący wypełnił wszystkie wymagane dane zgodnie z instrukcją formularza.

Tym samym, całkowicie błędne jest założenie bazowe, na którym Odwołujący oparł zarzut nr 1. Twierdząc, że „Wybrany Wykonawca w ogóle nie wypełnił kolumny g” Odwołujący usiłuje wywołać wrażenie, że jest to błąd lub brak w ofercie Przystępującego. Jednocześnie, nie wskazuje żadnego postanowienia SWZ, z którego wynikałby obowiązek wypełnienia kolumny ‘g’. W szczególności, nie wskazuje wymogu skreślenia jednej z opcji, tj. licencja wieczysta wraz ze Wsparciem Technicznym lub Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy (dla Tabeli 1) oraz Licencja wieczysta lub licencja miesięczna wraz z 36 miesięczny okresem Wsparcia Technicznego (dla Tabeli 2).

Wobec tak skonstruowanego formularza, Przystępujący nie miał podstaw by uznać, że należy cokolwiek wykreślić. Co więcej, wykreślenie treści ze wzoru formularza ofertowego, bez wyraźnej instrukcji Zamawiającego, mogłoby zostać uznane za błąd formalny.

Powyższego nie zmienia fakt wezwania Przystępującego do wyjaśnień przez Zamawiającego. Pismem z dnia 9 grudnia 2025 r. Zamawiający wezwał bowiem Przystępującego do wyjaśnienia na podstawie art. 223 ust. 1 PZP w celu potwierdzenia, że:  w zakresie Tabeli 1 Przystępujący oferuje Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy, a nie Licencję Wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym  w zakresie Tabeli 2 Przystępujący oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych, tj. moduł do zarządzania subskrypcjami SaaS, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami, a nie licencją wieczystą.

W odpowiedzi z dnia 12 grudnia 2025 r. Przystępujący oświadczył, że:  w zakresie Tabeli 1 potwierdza, że oferuje Wsparcie Techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy, a nie Licencję Wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym.  zakresie Tabeli 2 potwierdza, że oferuje licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego, na dostęp do Systemu SAM w ramach modułów bazowych, jak i wszystkich modułów dodatkowych, tj. moduł do zarządzania subskrypcjami SaaS, moduł do optymalizacji licencjonowania SAP, moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami a nie Licencję Wieczystą wraz ze Wsparciem Technicznym.

Wezwanie nie było w ocenie Przystępującego uzasadnione z wymienionych wyżej przyczyn, jednak skoro Zamawiający skorzystał z uprawnienia przyznanego mu w art. 223 ust. 1 PZP, to Przystępujący na nie odpowiedział.

Powyższa argumentacja powinna w ocenie Przystępującego skutkować oddaleniem zarzutu z uwagi na jego bezzasadność. Odwołujący kwestionuje bowiem wypełnienie przez Przystępującego obowiązków, które nie wynikają z dokumentów zamówienia.

Przystępujący wskazał ponadto, że z treści formularza ofertowego Przystępującego, wynikało w sposób niebudzący wątpliwości, że Przystępujący zaoferował w Tabeli 1 wyłącznie Wsparcie Techniczne dla posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych na okres 36 miesięcy oraz licencję na okres 36 miesięcy wraz z 36 miesięcznym okresem Wsparcia Technicznego w Tabeli 2.

Przystępujący podkreślił, że Zamawiający posiada obecnie licencje producenta Flexera (wcześniejsza nazwa: Snow). Przystępujący wskazał, że jak wskazano w ust. 1 lit. A OPZ „Przedmiotem zamówienia jest dostarczanie w ramach Umów Wykonawczych zawieranych na podstawie Umowy Ramowej oprogramowania SNOW Software lub Rozwiązania równoważnego zwanego dalej „Systemem SAM”, wraz z udzieleniem licencji na dostarczone Oprogramowanie do korzystania dla Jednostek, wraz ze świadczeniem przez Wykonawcę usług Wsparcia Technicznego dla Systemu SAM lub dla posiadanego już przez Jednostkę oprogramowania SNOW Software oraz świadczenie przez Wykonawcę usług Wsparcia Konsultacyjnego Wykonawcy w zakresie zaoferowanego Systemu SAM. […] Obecnie Zamawiający posiada licencje wieczyste na następujące produkty:

Snow Spend Optimizer SAM w ilości 98 162 szt.

Snow Spend Optimizer SaaS w ilości 86 656 szt.

Data Intelligence Services w ilości 98 162 szt Zamawiający dopuszcza w ramach zamówienia wykorzystanie posiadanych licencji oprogramowania Snow Software i dostawę Wsparcia Technicznego na okres 36 miesięcy dla posiadanych licencji wieczystych w ilościach wskazanych powyżej.” Przystępujący wskazał, że wobec powyższego w Tabeli 1 wykonawca mógł zaoferować wsparcie techniczne dla posiadanych już przez Zamawiającego licencji wieczystych Snow (Flexera) lub licencje równoważne wraz ze wsparciem technicznym.

Przystępujący wyjaśnił, że w Tabeli 1, kolumnie ‘h’ Przystępujący podał nazwę oferowanego systemu i producenta (Flexera, dawniej Snow) oraz wskazał „Maintenance Renewal” w przypadku systemu SAM i modułu SaaS oraz „Subscription Renewal” w przypadku Data Intelligence Service.

Z powyższego w sposób jednoznaczny wynikało, że skoro Przystępujący oferuje produkt Flexera (dawniej Snow) to nie oferuje nowych licencji równoważnych, tylko wsparcie dla posiadanych przez Zamawiającego licencji.

Ponadto, słowo „Renewal” nie pozostawia wątpliwości – zgodnie z dosłownym tłumaczeniem i powszechnie przyjętą nomenklaturą branżową „renewal” oznacza odnowienie, czyli zapewnienie ponownego świadczenia dla istniejących licencji.

Całkowicie bezpodstawne jest przy tym stanowisko Odwołującego, że skoro Przystępujący potwierdził, że „maintenance renewal” oznacza zapewnienie wyłącznie wsparcia, to zmienił treść oferty w zakresie Data Intelligent Services. Odwołujący twierdzi bowiem, że „ w odniesieniu modułu bazowego Data Intelligence Service w zakresie modelu czasowego licencji Wybrany Wykonawca nie zaoferował – jak to dowolnie zinterpretował Zamawiający – wsparcia technicznego dla tej wieczystej licencji (Maintenace), ale model licencji czasowej: Subscription.” Przystępujący wskazał, że nie sposób zgodzić się z powyższym. Przystępujący wskazał, że Odwołujący pomija zupełnie fakt, że w Tabeli nr 1 Przystępujący wskazał na „Subscription Renewal” , a nie samo „Subscription ”. Kluczowe w tym kontekście jest słowo „Renewal” , które w sposób niebudzący wątpliwości wskazuje na zaoferowanie odnowienia wsparcia. Tym samym, wbrew twierdzeniom Odwołującego nie doszło do zmiany treści oferty w wyniku udzielonych wyjaśnień, bowiem od początku wynikało z treści formularza ofertowego Przystępującego, że w Tabeli 1 zaoferował wyłącznie wsparcie dla licencji posiadanych przez Zamawiającego. Przystępujący wskazał, że należy pamiętać, że mowa o licencjach wieczystych, które Zamawiający już posiada – jedyne co w takiej sytuacji może zaoferować wykonawca to odnowienie wsparcia.

W kontekście Tabeli 2, podobnie jak w przypadku Tabeli 1, Przystępujący podał wszystkie wymagane przez wzór formularza dane. W szczególności, w kolumnie ‘h’ Przystępujący wskazał „nazwę i producenta oferowanego Systemu SAM w tym oferowanych modułów” . Oczekiwanie dodatkowych danych, o których mowa w Odwołaniu jest bezpodstawne i nie znajduje odzwierciedlenia w dokumentach zamówienia. Należy mieć na uwadze, że Zamawiający przyjął jeden sposób kalkulacji w formularzu, niezależnie od tego, czy wykonawca dostarczy licencję wieczystą, czy 36-miesięczną.

Przystępujący wskazał, że fakt zaoferowania 36 - miesięcznego wsparcia wynika z kolumny ‘a’ formularza, w której wskazano następujące pozycje:

„1.Oprogramowanie do zarządzania licencjami na oprogramowania (SAM) – cena łączna wszystkich modułów bazowych spełniających wymogi OPZ wraz z 36 miesięcznym Wsparciem Technicznym określonym w OPZ

2. Moduł do zarządzania subskrypcjami SaaS dostawców zewnętrznych wraz z 36 miesięcznym Wsparciem Technicznym określonym w OPZ 3.Moduł do optymalizacji licencjonowania SAP wraz z 36 miesięcznym Wsparciem Technicznym określonym w OPZ 4.Moduł do zarządzania podatnościami i poprawkami wraz z 36 miesięcznym Wsparciem Technicznym określonym w OPZ” .

Przystępujący wskazał, że wykonawca miał jedynie wskazać jakim konkretnie produktem, jakiego producenta zamierza wypełnić oczekiwania Zamawiającego. Nie miał obowiązku przeklejania treści kolumny ‘a’ do innej kolumny.

Przystępujący wyjaśnił też, że producent Flexera nie sprzedaje już licencji wieczystych dla modułów, o których mowa w Tabeli 2. Przystępujący nie miał zatem możliwości zaoferowania tej opcji i mógł jedynie zaoferować licencje czasowe na okres 36 miesięcy.

Wezwanie do wyjaśnień z dnia 9 grudnia 2025 r. zmierzało zatem jedynie do potwierdzenia, że Przystępujący zaoferował jedną z dwóch dopuszczalnych przez Zamawiającego opcji. Przystępujący potwierdził tę okoliczność, co w żaden sposób nie skutkowało zmianą treści oferty, ani nie stanowiło negocjacji jej treści. Oferta Przystępującego jest, od chwili jej złożenia, zgodna z warunkami zamówienia.

Natomiast w kontekście rzekomego naruszenia zasady prowadzenia postępowania i złożenia oferty w języku polskim należy w pierwszej kolejności wskazać, że pojęcia „maintenance renewal”, „subscription renewal” i „subscription” są pojęciami powszechnie znanymi i stosowanymi w branży informatycznej. Ponadto, są to określenia stosowane przez producenta Flexera w odniesieniu do poszczególnych produktów. Biorąc pod uwagę, że Zamawiający jest użytkownikiem licencji Flexera, dla uniknięcia ewentualnych wątpliwości, Przystępujący w formularzu oferty posługiwał się nazwami/określeniami produktów przyjętych przez producenta.

Przystępujący wskazał, że okoliczność powszechnego zastosowania angielskich określeń w branży IT, w tym, takich określeń jak ‘maintenance’ potwierdza sam Odwołujący. W zarzucie nr 2, dotyczącym doświadczenia Przystępującego, Odwołujący referuje do umowy zrealizowanej na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o. (dalej jako: „PSG”), w której zakres wchodził m.in. „Maintenance Snow Optimizer for SAP” .

Co więcej, OPZ niniejszego Postępowania również posługuje się angielskimi sformułowaniami i nazwami, chociażby w ust. 1 lit. A OPZ - Snow Spend Optimizer SAM, Snow Spend Optimizer SaaS, Data Intelligence Services. Już we wzorze formularza ofertowego pojawiają się takie sformułowania jak „per User” , czy „desktopy” .

Obowiązek złożenia oferty w języku polskim odnosi się do treści oferty jako całości – jej oświadczeń, warunków, cen, ilości – nie do nazw własnych produktów. Wymaganie przetłumaczenia nazwy handlowej „Snow Spend Optimizer - SAM: Maintenance Renewal" na język polski byłoby niewykonalne bez utraty identyfikującego charakteru tej nazwy.

Przystępujący zwrócił uwagę, że Zamawiający nie miał wątpliwości co do znaczenia tych sformułowań i prawidłowo je odczytał.

Użycie przez Przystępującego ww. sformułowań (powtórzonych za producentem) z całą pewnością nie narusza zasady złożenia oferty i prowadzenia postępowania w języku polskim.

W ocenie Izby Odwołujący nie wykazał zasadności zarzutu, co skutkowało jego oddalenie. Po pierwsze dostrzec należy, że zarzut ma charakter stricte formalny, tj. Odwołujący wywodzi niezgodność treści oferty Przystępującego z warunkami zamówienia z faktu niewskazania w kolumnie g w Tabeli 1 oraz w kolumnie f Tabeli 2 czasookresu korzystania z produktu, tj. Przystępujący zaniechał, zdaniem Odwołującego, zaznaczenia czy oferuje licencję wieczystą wraz ze wsparciem technicznym, czy wsparcie techniczne dla posiadanych licencji wieczystych na okres 36 miesięcy. W ocenie Izby wywodzenie zasadności zarzutu jedynie z tej okoliczności nie może prowadzić do jego uwzględnienia. Zasadnie podnieśli Zamawiający i Przystępujący, że Zamawiający nie zawarł żadnej adnotacji czy instrukcji odnoście kolumny g w Tabeli 1 oraz kolumny f Tabeli 2 w zakresie obowiązku i sposobu ich wypełnienia. Dla przykładu w kolumnie e, w obu tabelach Zamawiający zrobił odnośnik i zawarł pod tabelą instrukcję co do sposobu wypełnienia tej kolumny. Nie sposób też pominąć podniesionej przez Przystępującego okoliczności co do sposobu sfomułowania wzoru formularza ofertowego przez Zamawiającego, który zawierał wypełnione kolumnę a w obu Tabelach oraz kolumnę g w Tabeli 1 i kolumnę f w Tabeli 2. Po drugie, Izba za zasadną i uprawnioną przyjęła argumentację Zamawiającego i Przystępującego wskazaną w pismach procesowych i podtrzymaną na rozprawie. W ocenie Izby Zamawiający przedstawił spójne i wiarygodne wyjaśnienia co do sposobu przeprowadzenia badania i oceny oferty Przystępującego. W szczególności zasługuje na uwzględnienie argumentacja przedstawiona w odpowiedzi na odwołanie odnosząca się do kwestii wywodzenia z nazwy i producenta oferowanego systemu SAM w tym oferowanych modułów podanych w kolumnach h w Tabeli 1 i 2 w ofercie Przystępującego. Izba wzięła również pod uwagę stanowisko Zamawiającego, który argumentował, że jest użytkownikiem oferowanego systemu, przeprowadził konsultacje rynkowe i ma rozeznanie w aktualnym sposobie licencjonowania tego konkretnego oprogramowania.

Po drugie, Odwołujący wywodzi zasadność zarzutów z dokonanego przez siebie sposobu interpretacji treści oferty Przystępującego. Odwołujący na poparcie swojej argumentacji nie przedstawił jednak żadnego dowodu w świetle którego można by uznać, że dokonana przez Zamawiającego ocena oferty Przystępującego była wadliwa a zastosowany przez Zamawiającego sposób oceny na podstawie danych zawartych w kolumnach h obu tabel – nieuprawniony. Innymi słowy Odwołujący nie wykazał w sposób niewątpliwy, że ocena oferty Przystępującego dokonana przez Zamawiającego była wadliwa i tym samym oferta Przystęującego jednoznacznie jest niezgodna z SWZ.

Odnosząc się do argumentu o przeprowadzeniu przez Zamawiającego z Przystępującym niedozwolonych negocjacji co do treści oferty Przystępującego, Izba wskazuje, że również ten zarzut nie został wykazany. To stanowisko Odwołującego również opiera się na założeniu, że należało wypełnić kolumny g i h. Jednak w ocenie Izby Odwołujący nie wskazał aby taki obowiązek jednoznacznie i niewątpliwie wynikał z treści SWZ. W okolicznościach tej sprawy wniosek o przeprowadzeniu negocjacji w celu ustalenia treści oferty nie jest w ocenie Izby zasadny. Izba wzięła pod uwagę stanowisko Zmawiającego, który w odpowiedzi na odwołanie wskazał, że zwrócił się do Przystępującego w trybie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp w celu uzyskania potwierdzenia, że prawidłowo wywiódł z treści oferty, tj. po danych wskazanych w kolumnach h obu tabel, zaoferowany czasookres korzystania z produktu. W tym miejscu Izba zwraca uwagę, że Odwołujący, na którym spoczywa ciężar wykazania zasadności zarzutu nie przedstawił żadnego dowodu, który w sposób niewątpliwy wskazywałby, że Zamawiający błędnie ocenił ofertę posługując się nazwami podanymi przez Przystępującego w kolumnie h w obu Tabelach. W szczególności nie został przedstawiony żaden dowód np. pochodzący od producenta oprogramowania, z którego wynikałoby że dokonanie oceny w spornym zakresie przez pryzmat podanych w kolumnach h obu Tabel nazw prowadzi do odmiennych wniosków, niż wskazane przez Zamawiającego.

Izba nie uznała też za zasadną argumentacji odnoszącej się do złożenia oferty w języku innym niż język polski. Odwołujący również w tym zakresie nie wykazał, aby możliwe i zasadne było inne oznaczenie produktów, niż wskazane przez Przystępującego w kolumnie h obu Tabel. Nie zostało też wykazane aby Przystępujący podał nieadekwatne czy błędne oznaczenie oferowanych produktów. W tych okolicznościach Izba za uprawnioną uznała argumentację Zamawiającego i Przystępującego, którzy wskazywali że podane tam oznaczenia stanowią nazwy nadane przez producenta, a nie sformułowanie oferty w języku innym niż polski.

Mając na uwadze powyższe zarzut podlegał oddaleniu.

Ad zarzutu naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a) w zw. z art. 109 ust. 1 pkt 8) ustawy Pzp Odwołujący w treści zarzutu wskazał, że w ramach warunku doświadczenia określonego w nadanie ust. 1 podust. 1.2. lit.

b) rozdz. VII SWZ Zamawiający wymagał wykazania się doświadczeniem polegającym najmniej na dostawie oferowanego systemu SAM dla minimum 6000 unikalnych użytkowników SAP.

Odwołujący wyjaśnił, że na potwierdzenie spełniania warunku tego udziału SoftwareOne przedstawił wykonanie referencyjne na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o. (dalej „PSG”) zrealizowane w okresie od 20.01.2025 r. do 31.01.2025 r na podstawie umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782, w pozycji 3) Wykazu Dostaw. Odwołujący podał, że w ramach dokumentu na potwierdzenie należytego wykonania tego zamówienia referencyjnego Wybrany Wykonawca przedstawił protokół odbioru przedmiotu umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 wskazujący, że Zmawiający – Polska Spółka Gazownictwa sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie potwierdza dostarczenie i odbiór:

Ponadto Odwołujący wskazał, że Zamawiający potwierdził, że realizację Przedmiot Umowy w zakresie dostarczenia Oprogramowania wraz z Licencjami/ zapewnienia Maintenance w sposób prawidłowy i terminowy.

Odwołujący wyjaśnił następnie, że w toku badania podmiotowych środków dowodowych Zamawiający podjął wątpliwość, czy Wybrany Wykonawca w ramach wskazywanego wykonania referencyjnego na rzecz PSG zrealizował dostawę oferowanego systemu SAM, które obejmowało co najmniej 6000 unikalnych użytkowników. Wątpliwości te potwierdza fakt, że Zamawiający wystąpił do PSG o potwierdzenie, że w ramach realizacji umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 20 stycznia 2025 r. Wykonawca SoftwareOne Sp. z o.o. wykonał zamówienie na dostawę systemu SAM (SNOW Software), który obejmował powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP (pismo z 5.05.2025 r.)’ PSG sp. z o.o. w odpowiedzi wyjaśniła, że Przystępujący zrealizował m.in. usługę Maintenance Snow Optimizer for SAP dla ilości powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

Odwołujący wywiódł, że Wybrany Wykonawca nie zrealizował w ramach wskazywanego zamówienia referencyjnego na rzez PSG dostawy oferowanego systemu SAM, tj. SNOW Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP, ponieważ to wykonanie referencyjne, wbrew oświadczeniu Wybranego Wykonawcy zawartym w Wykazie Dostaw, obejmowało dostawę na rzecz PSG sp. z o.o. jedynie 305 licencji tego systemu dla użytkowników SAP.

Zdaniem Odwołującego oświadczenie zawarte pozycji 3) Wykazu Dostaw SoftwareOne jest nieprawdziwe, a dalsze oświadczenia i rzekome dowody mające świadczyć o tych okolicznościach przekazane w Postępowaniu nie potwierdzają tego, że realizacja referencyjna na rzecz PSG obejmowało dostawę oferowanego Snow Software dla ponad 10 000 unikalnych użytkowników Wybrany Wykonawca na potwierdzenie doświadczenia w dostawie systemu SAM Snow wskazuje na usługę Maintenance Snow Optimizer for SAP. W piśmie z 19.05.2026 r. Wybrany Wykonawca podtrzymuje swoje oświadczenie z Wykazu Dostaw co do dostawy SAM SNOW w ilości ponad 10 000 użytkowników SAP dla PSG SAP.

Odwołujący wskazał, że zarówno z przedstawionego fragmentu umowy referencyjnej jak i oświadczenia producent Flexera wynika, że SoftwareOne w wykonaniu referencyjnym na rzecz PSG sprzedał 2 różne produkty dla SAP: SAP-S-S Snow Optimizer for SAP – Standard Subscription w ilości 305 sztuk licencji oraz SAP-S-M Snow Optimizer for SAP – Maintenance w ilości 11695 sztuk.

Odwołujący wskazał, że biorąc pod uwagę ilości produktu SAM Snow dla SAP Wybrany Wykonawca przez dostawę oferowanego systemu SNOW Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP ma na myśli właśnie produkt SAP-S-M Snow Optimizer for SAP – Maintenance w ilości 11695 sztuk.

Odwołujący wyjaśnił, że usługa SAP-S-M Snow Optimizer for SAP – Maintenance nie jest dostawą oferowanego systemu SAM SNOW, ale wyłącznie usługą, która zapewnia dostęp do aktualizacji Oprogramowania, nowych funkcjonalności, poprawek błędów, patch’y i tak to rozumie zamawiający referencyjny.

Następnie Odwołujący dokonał analizy dokumentów referencyjnego zamówienia i wskazał, że zamawiający referencyjny jasno rozróżnia i rozdziela w przedmiocie zamówienia/umowy referencyjnej sprzedaż i dostarczenie Oprogramowania (…) od Zapewnienia Maintenance dla oprogramowania systemu SAM SNOW dostarczanego w ramach umowy referencyjnej oraz już wcześniej posiadanego przez PSG w firmie licencji.

Odwołujący zaznaczył, że tożsamo pojęcia Maintenace i Subscription rozróżnia Zamawiający w tym Postępowaniu. Odwołujący podał ponadto, że w Postępowaniu Maintenance nie jest dostawą, Maintenance jest usługą.

Odwołujący zaznaczył, że Usługa Maintenance jest realizowana dla oprogramowania nabytego w drodze zakupu licencji, czyli dostawy oprogramowania w drodze zakupu prawa do używania tego oprogramowania. Zamówienie referencyjne dla PSG obejmowało zakup licencji na używanie oprogramowania w zakresie modułu Snow Optimizer for SAP w ilości 305, natomiast pozostałe 11 000 licencji tego oprogramowania PSG nabyło wcześniej od Deloitte Advisory sp. z o.o. sp. k. w związku z zakupem i wdrożeniem oprogramowania systemu SAM przez PSG na podstawie zamówienia pn. Dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu Software Asset Management w Polskiej Spółce Gazownictwa sp. z o.o.”, znak: 2020/W001/WP- 00275 udzielonego w 2021 roku. W ramach zamówienia referencyjnego SoftwareOne zapewnił tylko świadczenie usługi Maintenance dla licencji na moduł Snow Optimizer for SAP dostarczonych wcześniej przez Deloitte Advisory sp. z o.o. sp. k. oraz dla 305 licencji dostarczonych przez siebie na rzecz PSG. Ale Wybrany Wykonawca w ramach zamówienia referencyjnego, wbrew złożonemu oświadczeniu w Wykazie Dostaw, nie wykonał dostawy ponad 10 000 licencji tego oprogramowania.

W ocenie Odwołującego biorąc pod uwagę powyższe Wybrany Wykonawca oświadczając w Postępowaniu, że w ramach zamówienia referencyjnego na rzecz PSG wykonał zamówienie na dostawę oferowanego systemu SAM, tj. Snow Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP i wskazując na sprzedaż usługi Maintenance dla modułu Snow Optimizer for SAP dla licencji będących już wcześniej w posiadaniu PSG, z całą świadomością i celowo wprowadził Zamawiającego w błąd co do przedmiotu zamówienia referencyjnego zrealizowanego na rzecz PSG w celu wzbudzenia u Zamawiającego przeświadczenia, że tym wykonaniem spełnia warunek udziału w postępowaniu dot. doświadczania opisany w ust. 1 podust. 1.2. lit. b) rozdz. VII SWZ. Tak wywołane przeświadczenie w oczywisty sposób wpłynęło na decyzję Zamawiającego o wyborze oferty SoftwareOne jako najkorzystniejszej w Postępowaniu.

Odwołujący wskazał, że Postanowieniem ust. 2 rozdz. VIII SWZ Zamawiający przewidział zastosowanie w Postępowaniu fakultatywnej przesłanki wykluczenia opisanej w art. 109 ust. 1 pkt 8) Pzp, Wybrany Wykonawca wyczerpał znamiona przesłanki wykluczenia opisanej w art. 109 ust. 1 pkt 8) Pzp i powinien zostać wykluczony z Postępowania na tej podstawie, czego Zamawiający zaniechał.

W odpowiedzi na odwołanie Zamawiający wyjaśnił, że Przystępujący w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dn. 27.04.2026 r. do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wykazał się doświadczeniem wynikającym z realizacji umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 20 stycznia 2025 r., zawartej z Polską Spółką Gazownictwa Sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie (Oddział Wsparcia w Warszawie ul. Krucza 6/14, 00-537 Warszawa) (dalej również jako: „PSG“). W przedłożonym wykazie SoftwareOne wskazał, iż przedmiot zamówienia obejmował wykonanie zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, tj. SNOW Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP. Na potwierdzenie należytego wykonania zamówienia załączono protokół odbioru z dnia 31 stycznia 2025 r., dotyczący „oprogramowania wrazz licencjami/zapewnienia Maintenance” podpisany przez Pana B.L. reprezentującego Zamawiającego, w którym potwierdzono dostarczenie i odbiór Oprogramowania wraz z odpowiednimi Licencjami udzielonymi w formie subskrypcji, uprawniającymi do korzystania z tego Oprogramowaniem wskazanego w Załączniku nr 1 w tabeli nr 1 oraz Maintenance do Oprogramowania wskazanego w Załączniku nr 1 w Tabeli nr 2 Umowy. Wskazany protokół odbioru nie zawierał danych umożliwiających Zamawiającemu jednoznaczne powiązanie jego zakresu z informacjami przedstawionymi w wykazie. W związku z powyższym Zamawiający w dn. 15.05.2026 r. wezwał SoftwareOne do uzupełnienia dowodów określających czy dostawa wskazana przez Wykonawcę w poz. nr 3 złożonego Wykazu dostaw, zrealizowana na rzecz Zamawiającego, którym jest Polska Spółka Gazownictwa Sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie, została wykonana należycie.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie, w dniu 19.05.2026 r. Wykonawca SoftwareOne złożył wyjaśnienia i dokumenty uzupełniające tj.:

1. Fragment z umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 zawartej z PSG, do której odnosi się protokół odbioru do Umowy 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 31.01.2025 r., złożony w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego dozłożenia podmiotowych środków dowodowych;

2. Korespondencję z PSG potwierdzającą dostarczenie kluczy licencyjnych do oferowanego systemu SAM (m.in. Snow Optimizer for SAP);

3. Pismo producenta Flexera, potwierdzające dostarczenie do PSG oferowanego systemu SNOW Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

Jednocześnie Wykonawca wyjaśnił, iż powyższe dowody należy czytać łącznie z załączonym w odpowiedzi na wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych Protokołem odbioru do Umowy 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 spisany w dniu 31.01.2025 r., który – jak zostało już wskazane powyżej – potwierdza należyte wykonanie Przedmiotu Umowy, a ww. dokumenty z pkt 1,2,3 powyżej potwierdzają zakres przedmiotu Umowy, zgodnie z wezwaniem Zamawiającego.

Dodatkowo, mając na względzie rzetelność prowadzonych czynności w postępowaniu, Zamawiający w dniu 05.05.2026 r. zwrócił się bezpośrednio do podmiotu, na rzecz którego realizowana była wskazana w złożonym przez Wykonawcę wykazie dostawa, tj. Polskiej Spółki Gazownictwa Sp. z o.o. o potwierdzenie, że w ramach realizacji umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 20 stycznia 2025 r., Wykonawca SoftwareOne Sp. z o.o. wykonał zamówienie na dostawę systemu SAM (SNOW Software), który obejmował powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

W odpowiedzi na powyższe zapytanie, PSG w wiadomości e-mail z dnia 19.05.2026 r. przesłanej przez Zastępcę Dyrektora Departamentu Zakupów, Pana Wiktora Rak potwierdziła, że w ramach realizacji umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 20 stycznia 2025 r. Wykonawca SoftwareOne Sp. z o.o. wykonał zamówienie na dostawę systemu SAM (SNOW Software). Zakres dostawy obejmował m.in. Maintenance Snow Optimizer for SAP dla ilości powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

W ocenie Zamawiającego zarzut nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ opiera się na błędnym rozumieniu treści warunku udziału w Postępowaniu oraz jego rzeczywistego charakteru, jak również na bezzasadnym założeniu, że w sprawie doszło do wprowadzenia Zamawiającego w błąd. W rzeczywistości wszelkie okoliczności związane ze spełnianiem przedmiotowego warunku były w toku Postępowania przez Zamawiającego weryfikowane i wyjaśniane, a następnie potwierdzone odpowiednimi dokumentami, w tym zarówno dokumentami przedłożonymi przez Wybranego Wykonawcę, jak i informacjami pochodzącymi od podmiotu, na którego rzecz zbył realizowany projekt referencyjny, tj. PSG. W konsekwencji brak było jakichkolwiek podstaw do przyjęcia, że doszło do przedstawienia informacji nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd Zamawiającego, a tym samym że zostały spełnione przesłanki zastosowania art. 109 ust. 1 pkt 8) Pzp, co z kolei miałoby skutkować zastosowaniem art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp i odrzuceniem oferty Wybranego Wykonawcy.

Zamawiający podał, że warunek udziału w Postępowaniu w zakresie doświadczenia został określony w rozdziale VII SWZ w sposób obejmujący trzy odrębne kategorie referencyjne, tj.:

a) wykonanie co najmniej jednego zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, które – w zależności od przyjętego modelu licencjonowania – obejmowało co najmniej 32 000 użytkowników albo co najmniej 65 000 urządzeń,

b) wykonanie co najmniej jednego zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, które obejmowało co najmniej 6 000 unikalnych użytkowników SAP,

c) wykonanie co najmniej jednego zamówienia na świadczenie usług wdrożeniowych dla oferowanego systemu SAM, które – w zależności od modelu licencjonowania – obejmowało co najmniej 32 000 użytkowników albo co najmniej 65 000 urządzeń.

Zamawiający wskazał, że na potrzeby wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w lit. b) powyżej, Wybrany Wykonawca oparł się na realizacji zamówienia referencyjnego wykonanego na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o., w ramach którego dostarczone i eksploatowane było rozwiązanie SNOW Optimizer for SAP funkcjonujące w środowisku obejmującym ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP. Przy czym Zamawiający zaznaczył, że Warunek udziału w Postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej określony w lit. b) został sformułowany przez Zamawiającego w sposób odnoszący się do doświadczenia Wykonawcy w realizacji dostaw systemu SAM w określonej skali środowiska SAP.

Zamawiający podkreślił, że warunek ten nie zawierał jakiegokolwiek odniesienia do obowiązku wykazania określonej liczby nowych licencji, nowych subskrypcji, ani też nie uzależniał jego spełnienia od modelu licencyjnego, w jakim realizowane było dane zamówienie referencyjne. Istotą postawionego wymagania była wyłącznie skala środowiska SAP objętego funkcjonowaniem systemu SAM, rozumiana jako liczba unikalnych użytkowników SAP, dla których system ten był wdrożony i eksploatowany. W konsekwencji ocena spełnienia warunku miała koncentrować się na rzeczywistym zakresie środowiska użytkowników referencyjnej dostawy systemu, a nie na formalnym wyodrębnianiu poszczególnych elementów świadczenia w ramach umowy, takich jak licencje, subskrypcje czy usługi utrzymania.

Zamawiający wyjaśnił, że na tej podstawie Wybrany Wykonawca oparł wykazanie spełnienia warunku na realizacji zamówienia referencyjnego wykonanego na rzecz Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o., w ramach którego dostarczone i eksploatowane było rozwiązanie SNOW Optimizer for SAP funkcjonujące w środowisku obejmującym ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP. Powyższe znajduje potwierdzenie zarówno w przedłożonych przez Wybranego Wykonawcę dokumentach podmiotowych, jak i w informacji pochodzącej od samego Zamawiającego referencyjnego - PSG, który wskazał, iż w ramach realizacji umowy SoftwareOne dostarczył Maintenance Snow Optimizer for SAP dla ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

W konsekwencji w ocenie Zamawiającego wykluczone jest przyjęcie, aby Wybrany Wykonawca w sposób celowy i świadomy wprowadził Zamawiającego w błąd w zakresie oświadczenia złożonego w pozycji nr 3) wykazu dostaw, w którym wskazano realizację zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, tj. Snow Software, obejmującego środowisko przekraczające 10 000 unikalnych użytkowników SAP. Twierdzenie Odwołującego, jakoby powyższe oświadczenie miało charakter nieprawdziwy i wprowadzający w błąd, nie znajduje jakiegokolwiek potwierdzenia w materiale zgromadzonym w sprawie. Przeciwnie, Wybrany Wykonawca przedłożył w toku Postępowania dokumenty potwierdzające realizację przedmiotowego zamówienia, w tym w szczególności protokół odbioru potwierdzający prawidłowe wykonanie umowy, obejmującej dostarczenie i uruchomienie systemu.

Niezależnie od powyższego Zamawiający podkreślił, że Zamawiający w toku badania i oceny ofert podjął aktywne czynności wyjaśniające zmierzające do weryfikacji zakresu referencyjnego zamówienia. W tym celu Zamawiający zwrócił o udzielenie stosownych wyjaśnień się zarówno do Wybranego Wykonawcy, jak również bezpośrednio do Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o. jako podmiotu referencyjnego.

W odpowiedzi z dnia 19 maja 2026 r. Polska Spółka Gazownictwa sp. z o.o. potwierdziła zakres realizacji umowy nr 2025/PSGW001/P/ICTB/4782 z dnia 20 stycznia 2025 r., wskazując, że w ramach jej wykonania Wybrany Wykonawca zrealizował zamówienie na dostawę systemu SAM (Snow Software), obejmujące m.in. usługę maintenance Snow Optimizer for SAP dla środowiska przekraczającego 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

Powyższe zdaniem Zamawiającego jednoznacznie potwierdza, że referencyjne zamówienie było realizowane w wymaganej skali środowiska, istotnie przekraczającej próg 6 000 unikalnych użytkowników SAP, a tym samym nie może być mowy o wprowadzeniu Zamawiającego w błąd co do spełnienia warunku udziału w Postępowaniu.

Zamawiający wskazał, że spełnienie przedmiotowego warunku zostało następnie potwierdzone również w ramach wyjaśnień oraz dodatkowych dokumentów przedłożonych przez Wybranego Wykonawcę w dniu 19 maja 2026 r. W ich treści SoftwareOne odniósł się szczegółowo do zakresu realizacji zamówienia referencyjnego wykonywanego na rzecz PSG, przedstawiając w szczególności fragmenty umowy, z których jednoznacznie wynikało, że przedmiot zamówienia obejmował on m.in. moduł Snow Optimizer for SAP funkcjonujący w środowisku przekraczającym 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

Zamawiający wskazał, że powyższe wprost korespondowało z informacjami otrzymanymi przez Zamawiającego w tym samym dniu od Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o., która potwierdzała zakres realizacji umowy referencyjnej, w szczególności fakt zapewnienia usługi maintenance Snow Optimizer for SAP dla środowiska obejmującego ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

Zamawiający podał, że w ramach uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych Wybrany Wykonawca przedstawił również pismo pochodzące od producenta – Flexera, z którego wynikało, że system został wdrożony i funkcjonował w wymaganej skali środowiskowej, obejmującej ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP.

W ocenie Zamawiającego wszystkie powyższe dokumenty, rozpatrywane łącznie i w sposób wzajemnie się uzupełniający, stanowiły wystarczającą podstawę do jednoznacznego przyjęcia, że Wybrany Wykonawca wykazał spełnienie warunku udziału w postępowaniu w sposób odpowiadający jego treści oraz wymaganej skali środowiska SAP, co dodatkowo wyklucza możliwość przypisania mu działania polegającego na wprowadzeniu Zamawiającego w błąd.

Odnosząc się natomiast do istoty zarzutu Odwołującego, Zamawiający wskazał, że Odwołujący przyjmuje zawężającą i nieznajdującą oparcia w treści SWZ interpretację warunku udziału w postępowaniu, jakoby wyłącznie zakres 305 sztuk licencji Snow Optimizer for SAP w modelu „Standard Subscription” mógł zostać uznany za realizację „dostawy” w rozumieniu lit. b) rozdziału VII SWZ, a w konsekwencji jedynie ten element świadczenia mógłby potencjalnie stanowić podstawę oceny spełnienia warunku dotyczącego dostawy oferowanego systemu SAM obejmującego co najmniej 6 000 unikalnych użytkowników SAP.

Jednocześnie Odwołujący prezentuje stanowisko, zgodnie z którym pozostała część realizacji zamówienia referencyjnego, obejmująca 11 695 sztuk w ramach „Maintenance Snow Optimizer for SAP” , nie powinna być uwzględniana przy ocenie spełnienia warunku udziału w Postępowaniu, albowiem, w ocenie Odwołującego, „maintenance” stanowi wyłącznie usługę utrzymania oprogramowania, obejmującą zapewnienie dostępu do aktualizacji, nowych funkcjonalności, poprawek błędów oraz tzw. patchy, a tym samym nie może być kwalifikowany jako „dostawa” systemu SAM w rozumieniu postanowień SWZ.

W konsekwencji Odwołujący wywodzi, że zakres świadczeń obejmujący „maintenance” nie realizuje warunku udziału w Postępowaniu dotyczącego dostawy oferowanego systemu SAM obejmującego co najmniej 6 000 unikalnych użytkowników SAP, wobec czego nie może być brany pod uwagę przy ocenie spełnienia tego warunku.

Odnosząc się do stanowiska Odwołującego, nie sposób podzielić przedstawionej przez niego interpretacji warunku udziału w postępowaniu. W szczególności należy podkreślić, że warunek określony w lit. b) rozdziału VII SWZ zobowiązywał wykonawcę do wykazania realizacji co najmniej jednego zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, które obejmowało co najmniej 6 000 unikalnych użytkowników SAP, tj. odnosiło się do skali środowiska SAP objętego funkcjonującym systemem SAM.

Jednocześnie Zamawiający wskazał, że nie doprecyzował w treści SWZ, aby „dostawa systemu SAM” musiała przybierać wyłącznie jedną, ściśle określoną formę prawną lub techniczną, w szczególności poprzez dostawę licencji wieczystych, subskrypcji, odrębnych produktów czy też wyłącznie nowych elementów oprogramowania. Warunek nie zawierał również ograniczenia wyłączającego możliwość wykazania spełnienia go poprzez świadczenia obejmujące zapewnienie ciągłości działania systemu, w tym w szczególności poprzez usługi wsparcia technicznego („maintenance”) dla już posiadanych przez Zamawiającego referencyjnego licencji.

W tym kontekście Zamawiający wskazał, że świadczenie w postaci wsparcia technicznego dla istniejących licencji nie ma charakteru wyłącznie usługowego w oderwaniu od dostawy całego systemu, lecz w praktyce stanowi element zapewniający dalsze korzystanie z dostarczonego uprzednio oprogramowania. W ramach takich świadczeń dochodzi bowiem do udostępnienia nowych kluczy licencyjnych, aktualizacji uprawnień oraz odnowienia prawa do korzystania z oprogramowania na kolejny okres, co w konsekwencji skutkuje utrzymaniem lub przedłużeniem możliwości korzystania z systemu w określonej skali użytkowników. Zamawiający wyjaśnił, że w przypadku referencji PSG, Wybrany Wykonawca wykazał dostawę modułu „Snow Optimizer for SAP – Maintenance” dla ponad 11 000 unikalnych użytkowników SAP, co oznacza, że w ramach tego zamówienia zapewniona została możliwość dalszego korzystania z systemu SAM w środowisku przekraczającym wymagany próg 6 000 użytkowników SAP. Tym samym świadczenie to, rozpatrywane w ujęciu funkcjonalnym, stanowiło element realizacji „dostawy oferowanego systemu SAM” w rozumieniu warunku udziału w Postępowaniu. Innymi słowy, za pośrednictwem modułu „Snow Optimizer for SAP – Maintenance” doszło do zapewnienia kontynuacji uprawnień licencyjnych poprzez ich odnowienie i przedłużenie na kolejny okres licencyjny. Skutek praktyczny tego świadczenia polegał na tym, że Zamawiający referencyjny uzyskiwał dalsze prawo do korzystania z oprogramowania w ramach dotychczasowego środowiska, a więc w istocie dochodziło do utrzymania i „odświeżenia” dostępu do licencji w odpowiedniej skali, odpowiadającej liczbie ponad 11 000 użytkowników SAP.

W ocenie Zamawiającego właśnie w taki sposób należało interpretować treść warunku z lit. b) SWZ, tj. jako odnoszącego się do zapewnienia dostawy systemu SAM w określonej skali ilościowej środowiska SAP, która może być realizowana również poprzez świadczenia „maintenance” , o ile skutkują one odnowieniem i utrzymaniem uprawnień licencyjnych do korzystania z już posiadanych licencji.

Zamawiający zwrócił uwagę, że również na gruncie przedmiotowego Postępowania Zamawiający w zakresie zamówienia podstawowego (Formularz ofertowy – Tabela nr 1) przewidział możliwość realizacji świadczenia polegającego albo na dostawie nowych licencji wraz ze wsparciem technicznym, albo wyłącznie na zapewnieniu wsparcia technicznego dla już posiadanych przez Zamawiającego licencji wieczystych. Innymi słowy, SWZ dopuszczała, aby elementem „dostawy” w rozumieniu zamówienia było także świadczenie polegające na wsparciu technicznym dla istniejących licencji, które w praktyce umożliwiało dalsze korzystanie z oprogramowania Snow Software.

W tym kontekście istotne jest również to, że w ramach Zarzutu nr 1 Odwołujący nie kwestionował, że świadczenie polegające wyłącznie wsparciu technicznym „maintenance” dla posiadanych licencji może być traktowane jako element „dostawy” w rozumieniu SWZ. Tym samym Odwołujący w pełni akceptował model, w którym wsparcie techniczne odnosi się do istniejących licencji i umożliwia dalsze korzystanie z oprogramowania. Wyłącznie zatem na potrzeby Zarzutu nr 2, Odwołujący w sposób niekonsekwentny próbuje wyłączyć analogiczne świadczenie z oceny spełnienia warunku udziału w Postępowaniu.

Zdaniem Zamawiającego, dostarczenie przez SoftwareOne w ramach projektu referencyjnego świadczenia w postaci Snow Optimizer for SAP – Maintenance, tj. modelu wsparcia technicznego rozumianego jako mechanizm zapewniający odnowienie i przedłużenie uprawnień do korzystania z już posiadanych licencji, należało więc uznać za mieszczące się w zakresie „dostawy oferowanego systemu SAM” w rozumieniu warunku udziału w Postępowaniu. W ujęciu funkcjonalnym świadczenie to nie ograniczało się do czynności o charakterze czysto serwisowym, lecz skutkowało utrzymaniem ciągłości korzystania z systemu SAP w określonej skali środowiskowej, odpowiadającej liczbie ponad 11 000 unikalnych użytkowników SAP.

W konsekwencji nie sposób przyjąć, aby w sprawie doszło do jakiegokolwiek świadomego bądź celowego wprowadzenia Zamawiającego w błąd w zakresie treści wykazu dostaw. Informacje przedstawione przez Wybranego Wykonawcę były zgodne z rzeczywistym zakresem realizacji zamówienia referencyjnego, co zostało następnie potwierdzone w toku Postępowania w drodze przedłożonych dokumentów oraz wyjaśnień, w tym również pochodzących od podmiotu referencyjnego – PSG.

W tych okolicznościach brak jest podstaw do formułowania zarzutu wprowadzenia w błąd, albowiem ani nie doszło do intencyjnego przedstawienia nieprawdziwych informacji, ani też Zamawiający nie został wprowadzony w błąd w toku badania i oceny ofert, podejmując aktywne czynności wyjaśniające i weryfikacyjne zmierzające do jednoznacznego ustalenia spełnienia warunku udziału w Postępowaniu.

W konsekwencji nie zaistniały jakiekolwiek przesłanki uzasadniające wykluczenie Wybranego Wykonawcy z udziału w Postępowaniu na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 8) Pzp, jak również brak było podstaw do odrzucenia jego oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. a) Pzp.

Reasumując, Zamawiający wskazał, że Wybrany Wykonawca wykazał spełnienie warunku udziału w Postępowaniu w sposób zgodny z jego treścią, odnosząc się do rzeczywistej skali środowiska SAP objętego funkcjonowaniem systemu SAM, co zostało potwierdzone zarówno dokumentami podmiotowymi, jak i informacjami pochodzącymi od PSG - na rzecz, którego zostało zrealizowane zamówienia referencyjnej oraz od samego producenta oprogramowania.

Ponadto Zamawiający wskazał, że realizacja w ramach zamówienia referencyjnego świadczenia w postaci Snow Optimizer for SAP – Maintenance stanowiła element „dostawy” systemu SAM, albowiem skutkowała zapewnieniem dalszego prawa do korzystania z oprogramowania poprzez odnowienie i przedłużenie uprawnień licencyjnych dla istniejącego środowiska SAP. W konsekwencji świadczenie to nie może być traktowane wyłącznie jako odrębna usługa utrzymania, lecz jako element dostawy oprogramowania w rozumieniu warunku udziału, gdyż jego bezpośrednim skutkiem było odnowienie licencji w wymaganej skali użytkowników. Dodatkowo Zamawiający podkreślił, że podjął w toku Postępowania aktywne czynności wyjaśniające, obejmujące zarówno wezwania do wyjaśnień skierowane do Wybranego Wykonawcy, jak i zapytania skierowane do Polskiej Spółki Gazownictwa sp. z o.o., co pozwoliło na jednoznaczne potwierdzenie zakresu realizacji zamówienia referencyjnego oraz spełnienia warunku dotyczącego co najmniej 6 000 unikalnych użytkowników SAP.

W tych okolicznościach, zdaniem Zamawiającego, brak było podstaw do przyjęcia, aby Wybrany Wykonawca wprowadził Zamawiającego w błąd, jak również aby zaistniały przesłanki wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp. Skoro nie zachodziły przesłanki do wykluczenia Wybranego Wykonawcy z postępowania, to tym samym brak było również podstaw do odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp.

Przystępujący w swoim stanowisku pisemnym wskazał, że interpretacja przedstawiona przez Odwołującego jest nieprawidłowa i oznacza nieuprawnioną zmianą warunku po upływie terminu składania ofert.

Przystępujący zwrócił uwagę, że Zamawiający nie zdefiniował pojęcia ‘dostawy’ na potrzeby interpretacji warunku. Cel warunku z ust. 1 pkt 1.2 lit. b) rozdz. VII SWZ należy odczytywać zatem literalnie - Zamawiający wymagał doświadczenia w dostawie systemu SAM dla określonej liczby użytkowników SAP.

Przystępujący wskazał na art. 7 pkt 4 ustawy Pzp, zgodnie z którym przez dostawę należy rozumieć „nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację” . Zgodnie z Komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych: „Samo nabycie należy natomiast rozumieć jako pozyskanie tych produktów lub dostępu do tych produktów przez zamawiającego na podstawie umowy, niekoniecznie przenoszącej własność. Typy umów, które mogą stanowić podstawę nabycia, wymienione są w definicji dostaw przykładowo. Jest wśród nich zarówno umowa dostawy, umowa sprzedaży, ale również umowa najmu, dzierżawy i leasingu, w tym z opcją lub bez opcji zakupu. Są to więc zarówno umowy, które przenoszą własność, jak również umowy, których przedmiotem jest korzystanie z cudzych rzeczy i z cudzych praw. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by stosunek prawny w ramach zamówienia publicznego był odpowiednio dostosowany do potrzeb, a zatem niekoniecznie zbudowany w oparciu o wymienione typy umów.” Z powyższego Przystępujący wywiódł, że przez dostawę można rozumieć zapewnienie dostępu do określonych produktów i możliwości korzystania z nich. W tym przypadku, produktem, do którego dostęp i możliwość korzystania Przystępujący zapewnił PSG był system Snow Optimizer for SAP.

Przystępujący podkreślił, że Zamawiający nie wymagał w warunku wdrożenia systemu, jego konfiguracji ani integracji – posłużył się wyłącznie pojęciem „dostawy", które winno być interpretowane z uwzględnieniem jego rzeczywistego zakresu w obrocie IT. Zamawiający wymagał zatem doświadczenia w zapewnieniu możliwości korzystania z określonego systemu, dla określonej liczby użytkowników. Przystępujący argumentował, że zapewnienie Maintenance dla SNOW Optimizer for SAP, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP wpisuje się w definicję dostawy. Przystępujący wskazał, że zapewnił możliwość korzystania z systemu. Innymi słowy, gdyby nie zapewniony przez Przystępującego Maintenance, PSG straciłby możliwość korzystania z funkcji systemu, który posiadał, wraz z upływem pierwotnego okresu Maintenance, zapewnionego wcześniej przez innego wykonawcę. Świadczenie Przystępującego nie różni się w tym zakresie od świadczenia Deloitte Advisory sp. z o.o. sp.k., które powołuje Odwołujący. Obaj wykonawcy zapewnili PSG możliwość korzystania z systemu SNOW Optimizer for SAP, dla ponad 10 000 unikalnych użytkowników SAP. Nie ma przy tym znaczenia, że świadczenie zostało nazwane w umowie z PSG ‘Maintenance’, ważne jest to, jaki w rzeczywistości był jego skutek dla PSG. Nie ma również znaczenia, czy dostawa została dokonana po raz pierwszy, czy po raz kolejny w stosunku do tego samego oprogramowania (systemu).

Tym samym, w ocenie Przystępującego Projekt referencyjny spełnia warunek udziału w Postępowaniu. Przystępujący z ostrożności wskazał, że nawet gdyby KIO uznała, że Projekt referencyjny nie spełnia wymogów z warunku udziału w Postępowaniu, to nie zachodzą wobec Przystępującego przesłanki wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 8) PZP.

Zdaniem Przystępującego nie sposób mówić o zamierzonym działaniu lub rażącym niedbalstwie Przystępującego. Mając na uwadze treść warunku, w szczególności wymóg wyłącznie ‘dostawy’, a nie dostawy ze świadczeniami towarzyszącymi, jak np. wdrożenie oraz fakt, że Zamawiający nie zdefiniował pojęcia dostawy na potrzeby warunku, Przystępujący miał uzasadnione podstawy, by uznać, że Projekt spełnia warunek. W ocenie Przystępującego, w ramach realizacji Projektu dostarczył system Snow Optimizer for SAP dla ponad 10 000 użytkowników, ponieważ zapewnił korzystanie z tego systemu takiej liczbie użytkowników. W ocenie Przystępującego nie doszło do wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji w wykazie dostaw. Przystępujący przypomniał, że wskazał „Wykonanie zamówienia na dostawę oferowanego systemu SAM, tj. SNOW Software, które obejmowało powyżej 10 000 unikalnych użytkowników SAP”. Na dowód Przystępujący przedstawił protokół odbioru podpisany przez PSG i Przystępującego, w którym stwierdzono, dostarczenie i odbiór: „Oprogramowania wraz z odpowiednimi Licencjami udzielonymi w formie subskrypcji, uprawniającymi do korzystania z tego Oprogramowania, wskazanego w Załączniku Nr 1 w Tabeli nr 1 oraz Maintenance do Oprogramowania wskazanego w Załączniku Nr 1 w Tabeli nr 2 Umowy. Zamawiający i Wykonawca potwierdzają, iż realizacja Przedmiotu Umowy w zakresie dostarczenia Oprogramowania wraz z Licencjami / zapewnienia Maintenance została w sposób prawidłowy i terminowy”.

Przystępujący wskazał, że protokół potwierdził treść zawartą w wykazie. Ponadto, w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 15 maja 2026 r., Przystępujący wskazał też, że dołączył wyciąg z referencyjnej umowy, korespondencję z PSG i pismo producenta Flexera. Zamawiający miał zatem możliwość weryfikacji informacji przedstawionej w wykazie dostaw. Niezależnie od powyższego, Zamawiający samodzielnie zweryfikował informacje przedstawione w wykazie, zwracając się bezpośrednio z PSG. Na podstawie informacji złożonych przez Przystępującego oraz uzyskanych bezpośrednio od PSG, Zamawiający uznał, że Projekt referencyjny spełnia warunek. Nie ma zatem podstaw, aby uznać, że Przystępujący wprowadził Zamawiającego w błąd. Co istotne, Odwołujący nie przedstawił w Odwołaniu żadnego dokumentu, czy informacji, która nie byłaby znana Zamawiającemu w chwili wyboru oferty najkorzystniejszej, a mogłaby skutkować uznaniem informacji przedstawionych przez Przystępującego za wprowadzające w błąd. Odwołujący prezentuje jedynie - korzystną dla siebie - inną niż Przystępujący i Zamawiający interpretację ‘dostawy’.

W ocenie Izby zarzut podlegał oddaleniu. Dla oceny zasadności zarzutu decydujące znaczenie w ocenie Izby ma treść spornego warunku. Zamawiający wymagał bowiem wykazaniem się doświadczeniem polegającym na dostawie oferowanego systemu SAM dla minimum 6000 unikalnych użytkowników SAP. Zamawiający na potrzeby tego warunku nie zdefiniował pojęcia „dostawa” ani nie rozróżnił pojęć „oprogramowanie” , czy „usługa wsparcia” , ani „utrzymanie” . Z tego względu zdaniem Izby z uwagi na brzmienie spornego warunku nie ma podstaw na tym etapie postępowania do jego zawężającej interpretacji. Z uwagi na brak wskazania w treści warunku co należy rozumieć pod pojęciem dostawy oferowanego systemu, warunek należy rozumieć szeroko. Izba dostrzega różnicę, na którą wskazał w treści zarzutu Odwołujący, jednak w okolicznościach tej sprawy nie sposób przyjąć, że na tym etapie postępowania taka zawężająca interpretacja warunku jest uzasadniona. Izba tym samym uznała że stanowisko Zamawiającego i Przystępującego jest zasadne w okolicznościach tej sprawy i tym samym nie ma podstaw aby uznać, że potwierdził się zarzut naruszenia art. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, co powinno w konsekwencji skutkować odrzuceniem oferty Przystępującego.

Izba tym samym podziela argumentację , że w okolicznościach tej sprawy, mając na uwadze brzmienie spornego warunku, za dostawę oferowanego systemu SAM może być uznane świadczenie usługi maintanance, ponieważ finalnie w wyniku wykonania tej usługi doszło do dostarczenia systemu SAM wymaganej w treści warunku liczbie użytkowników SAP.

W konsekwencji nie doszło w tej sprawie do wprowadzenia Zamawiającego w błąd. Izba zwraca uwagę, że już w momencie powołania się przez Przystępującego na sporne doświadczenie Przystępujący wskazał wprost, że spełnienie warunku wywodzi z okoliczności świadczenie usługi maintanance dla ponad 10 000 użytkowników SAP.

Izba wskazuje w tym miejscu, że nie jest uprawnione interpretowanie warunku udziału w postępowaniu przez pryzmat postanowień OPZ. Izba wskazuje, że warunki udziału w postępowaniu określają minimalny próg „wejścia” wykonawcy do postępowania i nie muszą tym samym odpowiadać wprost warunkom zamówienia.

Mając na uwadze powyższe zarzut podlegał oddaleniu.

Ad zarzutu naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp Odwołujący wskazał, że w przypadku, jeśli Izba nie podzieli argumentacji Odwołującego w zakresie zarzutów podstawowych, z uwagi na niespełnianie warunku doświadczenia opisanego w ust. 1 podust. 1.2. lit. b) rozdz. VII SWZ zasadne jest nakazanie Zmawiającemu wezwania Wybranego Wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w celu uzupełnienia tego braku.

Zamawiający argumentował, że Wybrany Wykonawca wykazał spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia zarówno na podstawie złożonego wykazu dostaw, jak i udzielonych wyjaśnień dotyczących poz. 3 tego wykazu. Z wykazu dostaw wynikało jednoznacznie, że wskazane zamówienie obejmowało zakres odpowiadający wymaganiom określonym przez Zamawiającego.

Zamawiający wyjaśnił, że wątpliwość dotyczyła tylko powiązania dokumentu złożonego na potwierdzenie należytego wykonania zamówienia (protokołu odbioru) w zakresie poz. nr 3 wykazu, a mianowicie powiązania tego dokumentu z pozycją nr. 3 wykazu, co zostało podniesione w odpowiedzi Zamawiającego na Zarzut nr 2.

Jednocześnie Zamawiający wskazał, że skorzystał z uprawnienia wynikającego z art. 128 ust. 1 Pzp, wzywając Wybranego Wykonawcę do złożenia dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie zamówienia w zakresie dostawy wskazanej w wykazie dostaw zrealizowanej na rzecz PSG. Po uzyskaniu dodatkowych dokumentów oraz złożonych wyjaśnień w tym zakresie Zamawiający uznał, że przedstawione informacje są kompletne, spójne i w sposób jednoznaczny potwierdzają spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

Zamawiający podkreślił, że KIO wielokrotnie wskazywała, iż instytucja uzupełniania dokumentów nie może prowadzić do wielokrotnego wzywania wykonawcy ani służyć „poszukiwaniu” podstaw do zakwestionowania prawidłowo dokonanej oceny. Przepis ten nie jest również instrumentem do podważania treści dokumentów, które – w świetle ich całościowej oceny – pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Przystępujący wskazał, że zarzut jest bezzasadny ponieważ projekt zrealizowany na rzecz PSG jest prawidłowy i wystarczający.

W ocenie Izby wobec uznania, że nie ma podstaw aby uznać, że sporne doświadczenie nie wpisuje się w warunek, nie było podstaw do uwzględnienia zarzutu ewentualnego.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 575 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) oraz § 8 ust. 2 pkt 1 związku z § 2 ust. 1 pkt 2 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 lit a) i b) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu wysokości wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Mając na uwadze powyższe, orzeczono jak w sentencji.

Przewodnicząca: …………………….