Wyrok KIO 3655/26 z 28 sierpnia 2026 r.

Uzasadnienie

W postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Wojskowy Instytut Medyczny, Państwowy Instytut Badawczy w Warszawie, w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu symulacyjnego do prowadzenia szkoleń i ćwiczeń z medycyny taktycznej (nr postępowania: PN/107/WZP/26), ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 18.05.2026 r., OJ S 94/2026 338388, wobec czynności dotyczących pakietu nr 2 i 4, polegających na odrzuceniu oferty i unieważnieniu postępowania, wniesione zostało 27.07.2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wykonawcy Reago Training Sp. z o.o. z/s w Warszawie (sygn. akt KIO 3655/26).

Zamawiający poinformował o odrzuceniu oferty odwołującego i unieważnieniu postępowania 15.07.2026 r. Odwołujący zarzucił naruszenie:

1) art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP poprzez jego błędne zastosowanie i nieuzasadnione odrzucenie oferty Odwołującego w zakresie Pakietu nr 2 oraz Pakietu nr 4 z powodu braku Formularza Ofertowego, jako osobnego dokumentu, w sytuacji gdy:

a) przepis art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp odnosi się wyłącznie do niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia o charakterze merytorycznym (dotyczącym przedmiotu świadczenia, ilości, jakości, zakresu czy warunków realizacji), a nie do ewentualnych uchybień o charakterze czysto formalnym czy braku określonego formularza, b) Zamawiający nie wskazał w uzasadnieniu decyzji, w jaki sposób i w jakim zakresie merytoryczna treść oświadczenia woli Odwołującego jest niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w SWZ;

2) art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP w zw. z art. 66 § 1 KC i art. 8 ust. 1 PZP – poprzez ich błędne zastosowanie i nieuzasadnione odrzucenie oferty Odwołującego w zakresie Pakietów nr 2 i 4, jako rzekomo niezgodnej z warunkami zamówienia, w sytuacji gdy Odwołujący przed upływem terminu składania ofert wraz z ofertą złożył kompletne, wiążące oświadczenie woli zawarcia umowy, zawierające wszystkie jej elementy przedmiotowo istotne ( essentialia negotii – cena, dokładny przedmiot zamówienia wraz z podaniem producenta i modelu) oraz elementy podmiotowo istotne ( accidentalia negotii ), w postaci opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokumentów (m.in. Arkusze obliczenia ceny – załącznik nr 4, formularz JEDZ, oświadczenie sankcyjne, przedmiotowe środki dowodowe), co oznacza, że merytoryczna treść oferty jest w pełni znana, weryfikowalna i zgodna z SWZ, a brak samego druku Formularza Oferty (załącznik nr 1 do SWZ) stanowi wyłącznie niemające istotnego wpływu uchybienie o charakterze czysto formalnym,

3) art. 253 ust. 1 pkt 2 PZP poprzez sporządzenie uzasadnienia faktycznego i prawnego odrzucenia oferty Odwołującego w sposób powierzchowny, pozorny i wadliwy, ograniczający się jedynie do wskazania braków formalnych dokumentacji (braku załącznika nr 1), bez przeprowadzenia analizy merytorycznej treści złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów pod kątem ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego tj. bez analizy zawartości merytorycznej pozostałych złożonych dokumentów i bez wykazania, na czym konkretnie ma polegać merytoryczna niezgodność zaoferowanego świadczenia z wymaganiami specyfikacji,

4) art. 16 pkt 1, 2 i 3 PZP, art. 17 ust. 1 PZP oraz art. 239 ust. 1 PZP – poprzez przeprowadzenie procedury badania i oceny ofert z rażącym naruszeniem zasad proporcjonalności, przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, przejawiające się w zastosowaniu skrajnego, unieważniającego cel postępowania formalizmu, skutkującego wyeliminowaniem oferty najkorzystniejszej, w pełni porównywalnej i weryfikowalnej w jedynym przewidzianym kryterium oceny ofert (Cena – 100%), z powodu braku technicznego druku Formularza Oferty (załącznik nr 1 do SWZ), w sytuacji gdy:

a) brak tego formularza nie stanowi o wadliwości oferty, skoro wszystkie jej elementy merytoryczne i istotne postanowienia mogą być w sposób bezsporny ustalone na podstawie pozostałych złożonych dokumentów (m.in. Arkuszy obliczenia ceny, oświadczenia JEDZ, oświadczenia sankcyjnego oraz przedmiotowych środków dowodowych), które to w istocie stanowią merytoryczną treść oferty, b) w samym druku Formularza Oferty nie przewidziano żadnego unikalnego oświadczenia, które w sposób istotny i odrębny kształtowałoby treść składanego zobowiązania (a jedynie standardowe, blankietowe deklaracje akceptacji SWZ), c) Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego wyłącznie za sam brak fizycznego pliku formularza, a nie za brak złożenia konkretnych oświadczeń w nim zawartych, co jednoznacznie dowodzi, że brak treści tych oświadczeń nie stanowił dla Zamawiającego jakiegokolwiek problemu merytorycznego, ani nie uniemożliwił oceny oferty;

5) art. 255 pkt 2 w zw. z art. 260 PZP – przez unieważnienie postępowania w zakresie pakietów nr 2 i nr 4, mimo że w Postępowaniu w tych pakietach złożono ofertę niepodlegającą odrzuceniu (ofertę Odwołującego), a unieważnienie jest wyłącznie następstwem wadliwej czynności odrzucenia oferty Odwołującego. ewentualnie (z daleko posuniętej ostrożności na wypadek nieuwzględnienia przez Izbę zarzutów z punktów 1-5) powyżej lub na wypadek uznania, że Zamawiający mógł powziąć wątpliwości w zakresie złożonej przez Odwołującego oferty)

6) art. 223 ust. 1 PZP (ewentualnie w zw. z art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP) – poprzez zaniechanie wezwania Odwołującego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty/ usunięcia wątpliwości formalnych (lub zaniechanie poprawienia innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty), mimo że okoliczności sprawy wskazują jednoznacznie, że wszelkie kluczowe dane (przedmiot świadczenia i cena ryczałtowa) zostały zdefiniowane i ujęte w dokumentach składających się na treść oferty, w tym w Arkuszach obliczenia ceny, co nastąpiło przed upływem terminu składania ofert i w wyniku wezwania do złożenia wyjaśnień nie uległyby jakiejkolwiek zmianie, a zatem ewentualne wątpliwości Zamawiającego (jeśli w ogóle takowe wystąpiły) co do zakresu oświadczenia woli Odwołującego mogły zostać usunięte w drodze wyjaśnień nieprowadzących do zmiany treści oferty; oraz ewentualnie (z daleko posuniętej ostrożności na wypadek wniesienia odwołania przez wykonawcę Simedu Sp. z o.o. od czynności odrzucenia jego oferty z przyczyn merytorycznych i ewentualnego uwzględnienia tego odwołania przez Izbę)

7) art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 224 ust. 1, 2 i 6 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy PZP – poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy Simedu Sp. z o.o. w Pakiecie nr 4, jako zawierającej rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, na skutek dokonania bezkrytycznej, pobieżnej i wadliwej oceny wyjaśnień tego wykonawcy z dnia 29 czerwca 2026 r., polegającej na ich bezpodstawnym zaakceptowaniu, w sytuacji gdy złożone wyjaśnienia stanowią jedynie ogólnikowe deklaracje, które nie spełniają wymogów określonych w ustawie Pzp oraz w wezwaniu Zamawiającego, tj.:

a) nie zawierają jakiejkolwiek kalkulacji cenowej (wykonawca wymienił wprawdzie w piśmie pewne czynniki kosztotwórcze tj. koszty opakowania i transportu, koszty obsługi gwarancyjnej, koszty pracy, lecz nie przypisał im żadnych wartości kwotowych, procentowych ani matematycznych wyliczeń, co uniemożliwia jakąkolwiek weryfikację ich realności), b) nie stanowią wykonania wezwania Zamawiającego (mimo, że Zamawiający w pismach z dnia 25 czerwca 2026 r. wprost zobowiązał wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących m.in. „zysku Wykonawcy” , Simedu Sp. z o.o. ograniczyło się do ogólnikowego oświadczenia o „satysfakcjonującym zysku”, nie podając żadnej kwoty, ani wskaźnika procentowego zakładanego zysku, co w świetle utrwalonego orzecznictwa KIO stanowi brak złożenia wyjaśnień w wyznaczonym zakresie), c) opierają się na nieweryfikowalnej/ niepodpisanej ofercie handlowej (wykonawca Simedu, jako jedyny dowód załączył ofertę handlową dostawcy BIF Biomechanical Innovations Forge Sp. z o.o. na kwotę 612 540,00 zł brutto, która nie została opatrzona jakimkolwiek podpisem (ani kwalifikowanym, ani zaufanym, ani własnoręcznym) ze strony wystawcy, co odbiera jej walor wiarygodnego dowodu i wiążącego oświadczenia woli/zobowiązania umownego na gruncie Kodeksu cywilnego),

8) art. 224 ust. 1, 2 i 6 ustawy PZP – poprzez dokonanie wadliwej, pobieżnej i bezkrytycznej oceny wyjaśnień zaoferowanej ceny złożonych przez Simedu Sp. z o.o., polegającej na zaakceptowaniu samej oferty handlowej dostawcy BIF Sp. z o.o. (niepodpisanej notabene , a więc z uwagi na brak identyfikacji dostawcy nie posiadającej waloru „dokumentu”), z całkowitym pominięciem braku kalkulacji i braku jakichkolwiek dowodów na realność pozostałych istotnych elementów kosztotwórczych wykonania zamówienia (takich jak koszty transportu międzynarodowego/krajowego, pełnej 24-miesięcznej obsługi gwarancyjnej, wymiany części, czy realnych kosztów pracy i narzutów), jak również poprzez zaakceptowanie przez Zamawiającego „domniemań” zamiast dowodów (Zamawiający wyliczył matematyczną różnicę pomiędzy ceną oferty a kwotą z niepodpisanej oferty handlowej (248 460,00 zł brutto) i samodzielnie „przypisał” ją na pokrycie transportu, gwarancji i zysku, zastępując wymagane ustawowo dowody i kalkulacje wykonawcy własnymi domysłami, co jest sprzeczne z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp).

Zarzuty i żądania odwołania

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie unieważnienia czynności unieważnienia postępowania w zakresie pakietów nr 2 i 4, unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego w pakietach nr 2 i 4, oraz powtórzenia czynności badania i oceny ofert, ewentualnie wezwania odwołującego do wyjaśnienia treści oferty na podstawie art. 223 ust. 1 Pzp i dokonania wyboru oferty odwołującego jako najkorzystniejszej w pakietach nr 2 i 4.

Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie z wnioskiem o jego oddalenie (pismo z 10.08.2026 r.) Odwołujący 24.08.2025 r. w części wycofał zarzuty dotyczące oceny oferty Simedu Sp. z o.o. (nr 7 i 8) i podtrzymał odwołanie w pozostałym zakresie.

Ocena Izby

Stanowisko Izby Do rozpoznania odwołania zastosowanie znajdowały przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązujące w dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. , poz. 793 ), dalej jako Ustawa.

Izba miała na uwadze stan faktyczny ustalony w oparciu o dokumentację postępowania złożoną do akt sprawy, a także stanowiska prezentowane ustnie na rozprawie i w pismach procesowych.

W poczet materiału dowodowego włączona została dokumentacja postępowania przekazana przez zamawiającego.

Ustalenia i ocena Izby

Izba ustaliła i zważyła.

Zamówienie podzielone zostało na 8 pakietów. W pakiecie nr 2 dostawa dotyczy trenażera do nauki okluzji balonowej, a w pakiecie nr 4 – symulatora do nauki procedur chirurgicznych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 (3.1-3.8) do swz.

Zgodnie z rozdziałem 3 pkt 5 swz – Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia na zasadach i warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do swz (dotyczy wszystkich części).

Zamawiający w rozdziale 8 swz zamieścił informacje o przedmiotowych środkach dowodowych żądanych w celu wykazania, że oferowane dostawy spełniają określone wymagania, składanych wraz z ofertą, tj. Materiały informacyjne producenta dotyczące przedmiotu oferty (katalogi, prospekty, instrukcje lub wyciągi z instrukcji, dokumentacja techniczna, świadectwa, rejestry itp.), w których zaleca się zaznaczenie wymaganych parametrów – dotyczy wymagań określonych w Załączniku nr 3 do swz w zakresie: (…)

2) pakietu nr 2 – L.p. 16-18, 21;

(…)

4) pakietu nr 4 – L.p. 2-4, 7-8, 12;

(…) Dopuszcza się złożenie uzupełniającego oświadczenia producenta lub autoryzowanego przedstawiciela producenta lub autoryzowanego dystrybutor producenta potwierdzającego spełnienie parametrów technicznych i wymagań funkcjonalnych nie wyszczególnionych w katalogach firmowych (w przypadku złożenia oświadczenia przez autoryzowanego przedstawiciela producenta lub autoryzowanego dystrybutora producenta wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą dokumenty potwierdzające autoryzację producenta wystawioną na rzecz tego podmiotu).

Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, zamawiający wezwie wykonawcę do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

Cenę oferty obliczoną zgodnie ze sposobem wskazanym w rozdziale 10 swz (wartość oferty) należało wpisać do „Formularza oferty” – załącznik nr 1 do swz. W łącznej cenie oferty należy uwzględnić wszystkie wymagania określone w swz, wymagania wynikające z umowy oraz wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego wykonania zamówienia oraz ewentualne upusty i rabaty (rozdział 10 pkt 3 swz).

W rozdziale 15 swz zamawiający wskazał, że oferta pod rygorem nieważności opatrzona na być kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający wymagał, aby oferta zawierała co najmniej następujące dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

1) Formularz oferty;

2) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia;

3) Oświadczenie wykonawcy/wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

4) Arkusz obliczenia ceny;

5) Dokumenty przedmiotowe – przedmiotowe środki dowodowe;

6) Dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania – o ile dotyczy.

Zgodnie z rozdziałem 16 pkt 4 swz Wykonawca składa ofertę dodając (w zakładce „Złóż ofertę”) dokumenty (w formie załączników) określone w swz poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany.

8. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać złożoną ofertę. W tym celu, w zakładce „Złóż ofertę”, należy skorzystać z polecenia „Usuń” zaznaczając uprzednio wybrany przez siebie plik z ofertą. Wykonawca nie może po upływie terminu składania ofert skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty.

9. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadki, gdy Zamawiając zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (złożenie oferty w zakładce Pytania/Informacje) lub wypełnienie jedynie formularza elektronicznego w zakładce „Złóż ofertę” i nie złożenie podpisanych dokumentów składających się na ofertę, określonych w Rozdziale 15 ust. 3. W przypadku niewypełnienia przez Wykonawcę formularza elektronicznego lub występowania rozbieżności pomiędzy informacjami, w tym kalkulacją, znajdującymi się w formularzu elektronicznym a ofertą złożoną w formie załączników decydujące znaczenie będzie miała treści oferty złożonej w formie załączników, podpisanych przez Wykonawcę.

Formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do swz zawiera oznaczenie wykonawcy (dane podmiotu ze wskazaniem osoby upoważnionej do kontaktu z zamawiającym), zakres oferowanego przedmiotu zamówienia z podziałem na pakiety i wskazaniem wartości brutto ujęty w oświadczeniu: oferujemy realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami i postanowieniami zawartymi w specyfikacji warunków zamówienia, projekcie umowy oraz ofercie, a całkowitą cenę: (…).

Ponadto formularz ten obejmuje oświadczenia:

1) wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO 2 wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu. 3

2) w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego;

3) zapoznaliśmy się z postanowieniami wzoru umowy i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na określonych tam warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego;

4) zapoznaliśmy się ze specyfikacją warunków zamówienia, nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w niej zawarte;

5) potwierdzamy spełnienie wymagań, parametrów określonych w załączniku nr 3 (Opis przedmiotu zamówienia) do specyfikacji warunków zamówienia.

Załączniki nr 3 do swz zawierają opis przedmiotu zamówienia w ujęciu tabelarycznym ze wskazaniem parametrów, cech i funkcjonalności minimalnych. W pakiecie nr 2 (załącznik 3.2) wskazane zostało przeznaczenie trenażera medycznego, który ma umożliwiać prowadzenie ćwiczeń i scenariuszy dydaktycznych z zakresu procedur naczyniowych i urazowych i zapewnieniu interfejsu użytkownika pozwalającego na wybór języka (co najmniej język polski i angielski). Dalej opis ujęty został w 27 pozycjach wymagań i funkcjonalności. Przedmiot obejmuje również szkolenie z obsługi i użytkowania trenażera dla 10 pracowników w siedzibie WIM-PIB z zakresu obsługi urządzenia/systemu. W poz. 33-33 tabeli wskazane zostały wymagania co do gwarancji jakości oraz funkcjonalności.

Załącznik nr 3.4 opisuje wymagania dla symulatora do nauki procedur chirurgicznych (pakiet nr 4), ze wskazaniem jego przeznaczenia i wymaganymi parametrami, cechami, funkcjonalnościami minimalnymi (33 pozycje tabeli).

W arkuszach obliczenia ceny (załączniki nr 4 dla poszczególnych pakietów) należało podać typ i model oferowanego urządzenia, producenta, nr katalogowy producenta oraz cenę jednostkową oraz wartość dla pakietu.

W załączniku nr 5 (wzór umowy) w § 4 w opisie warunków gwarancji, w ust. 1 zawarte jest oświadczenie o treści: Wykonawca udziela gwarancji jakości oraz funkcjonalności na dostarczony towar na okres …. 4 miesięcy, licząc od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego. W przypadku gdy producent przewiduje okres gwarancji dłuższy niż określony w zdaniu pierwszym, obowiązuje okres gwarancji w wymiarze równym okresowi gwarancji producenta.

Przypis nr 4 zawiera odniesienie do terminu wskazanego w załączniku nr 1 do umowy, uzupełniony w zależności od oferowanego pakietu.

Załącznikiem nr 1 do umowy jest opis przedmiotu zamówienia.

W § 1 wzoru umowy w opisie przedmiotu wskazane zostały dane ujęte w arkuszach obliczenia ceny, identyfikujące przedmiot dostawy. Ponadto uwzględnia oświadczenia wykonawcy, w których potwierdza m.in. dostawę towaru fabrycznie nowego.

W informacji z otwarcia ofert z 22.06.2026 r. zamawiający wskazał na złożone oferty, w tym w pakiecie nr 2 – ofertę Reago Training sp. z o.o. (cena 276.750,00 zł), a w pakiecie nr 4 dwie oferty: Reago Training sp. z o.o. (cena 1.349.440,00 zł) oraz Simedu sp. z o.o. (861.000,00 zł).

Odwołujący skierował do zamawiającego pismo z 29.06.2026 r. dotyczące pełnej ważności i merytorycznej kompletności oferty (…) W związku z technicznym przeoczeniem polegającym na niezałączeniu do pakietu dokumentów pliku stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ („Formularz oferty”).

Odwołujący w załącznikach dla pakietu nr 2 i 4 (arkusz obliczenia ceny) podał dane indywidualizujące przedmiot oferty:

• dla Pakietu nr 2: trenażer typu/modelu ARTI-PRO, wyprodukowany przez PRYTIME MEDICAL , USA, o numerze katalogowym SIM601;

• dla Pakietu nr 4: symulator typu/modelu Cut Suit Surgical TCCC/EMS, wyprodukowany przez STOPS-MED, 3B Scientific Company, USA, o numerze katalogowym 1025958.

Dane te zostały dodatkowo potwierdzone poprzez załączenie przedmiotowych środków dowodowych w postaci kart katalogowych producentów ( Karta katalogowa Cut Suit 2026 REAGO.pdf , KARTA KATALOGOWA ARTI PRO 2026 REAGO.pdf oraz KARTA KATALOGOWA ARTI PRO 2026.pdf ), a także oficjalnego listu autoryzacyjnego ( Authorization_letter_20260608_cutsuit.pdf ).

13.07.2026 r. zamawiający w zawiadomieniu o wyniku postępowania wskazał na podstawę odrzucenia oferty odwołującego w pakietach nr 2 i 4, co prowadziło do unieważnienia postępowania w tych częściach.

W uzasadnieniu odrzucenia zamawiający wskazał na przepis art. 226 ust. 1 pkt 5 Ustawy, a w uzasadnieniu faktycznym niezgodności oferty z warunkami zamówienia wskazał na brak formularza oferty, który był wymaganym dokumentem, który należało opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnie z rozdziałem 15 pkt 3 swz). Zamawiający uznał, że Formularz ofertowy stanowi podstawowy dokument zawierający treść oferty i oświadczenie woli wykonawcy dotyczące realizacji zamówienia. Jego brak nie podlega uzupełnieniu i oznacza brak złożenia oferty w wymaganym zakresie, co skutkuje obowiązkiem odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp.

Zamawiający odrzucił również drugą ofertę złożoną w pakiecie nr 4 – Simedu Sp. z o.o. na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Ustawy.

W związku z cofnięciem części zarzutów odwołanie podlegało rozpoznaniu w zakresie ograniczonym do oceny oferty odwołującego i uznania przez zamawiającego, że podlega ona odrzuceniu w pakiecie nr 2 i 4 jako niezgodna z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Ustawy, co prowadziło do unieważnienia postępowania w obu pakietach.

W sprawie nie było spornym, że odwołujący nie załączył do oferty wymaganego w swz dokumentu, składającego się na treść oferty, tj. załącznika nr 1 do swz – formularza oferty. Złożona oferta opatrzona była kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zawierała pozostałe dokumenty (pliki), w tym arkusze obliczenia ceny dla pakietu nr 2 i 4, w których określony został oferowany przedmiot (ze wskazaniem modelu, typu, producenta oraz nr karty katalogowej oraz ceny) oraz karty katalogowe produktów. Odwołujący formułując zarzuty wobec czynności odrzucenia oferty podkreślał, że w uzasadnieniu zamawiający nie stwierdził żadnej niezgodności merytorycznej z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami realizacji umowy, wymaganym asortymentem czy sposobem obliczenia ceny. Zamawiający nie podjął też polemiki ze stanowiskiem odwołującego zawartym w piśmie z 29.06.2026 r., mimo że zawierało ono szereg argumentów przemawiających za koniecznością uznania oferty odwołującego za złożona w sposób ważny i skuteczny.

Izba oddala odwołanie.

Izba uznała, że odwołujący złożył niekompletną ofertę, a brak załącznika nr 1 do swz (formularza oferty), w związku z zakresem oświadczeń wykonawcy jakie zawierał, oznaczał brak prowadzący do uznania, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia. Niezgodność ta nie sprowadza się przy tym do samej formy oferty, sposobu zestawienia dokumentów (braku załącznika), ale merytorycznej zawartości oferty, rozumianej jako zobowiązanie wykonawcy do realizacji świadczenia w sposób odpowiadający opisanym w swz warunkom. Nie budzi wątpliwości, że zapisy swz w sposób jasny precyzowały zawartość oferty (rozdział 15 swz), a zamawiający wyraźnie opisał sposób złożenia dokumentów, który pozwalał na ocenę oferty.

Izba nie podziela tezy na jakiej odwołujący opierał zarzuty - o blankietowym charakterze oświadczeń załącznika nr 1 do swz, które miały wyłącznie stanowić powtórzenie zapisów swz, kształtujących treść zobowiązania wykonawcy. Przeczy temu treść formularza, w tym przywołane oświadczenia dotyczące przedmiotu dostawy i jego zgodności z wymaganiami zamówienia. Chociaż oświadczenie z pkt 5 formularza miało charakter ogólny, to nie umniejsza to jego znaczenia jako potwierdzenia zgodności przedmiotu oferty z wymaganiami opisanymi w swz co do przedmiotu i zakresu świadczenia objętego dostawą. Stwierdzony brak załącznika nr 1 do swz nie stanowił wyłącznie naruszenia swz co do formy dokumentów (sposobu prezentacji wymaganych oświadczeń wykonawcy i danych o przedmiocie oferty), ale odnosił się przede wszystkim do braku merytorycznego oferty (zobowiązania wykonawcy).

Złożone karty katalogowe wprawdzie identyfikowały przedmiot oferty, a arkusze kalkulacji ceny pozwalały na ustalenie wartości oferty brutto, stanowiącej jedyne kryterium oceny oferty, nie mogły one jednak zastępować oświadczenia wykonawcy, w którym deklarował zgodność przedmiotu oferty z warunkami zamówienia w pełnym ich zakresie. Karty katalogowe potwierdzały wyłącznie część wymagań, co do których zamawiający sprecyzował obowiązek ich wykazania przedmiotowym środkiem dowodowym. W pozostałym zakresie, to oświadczenie wykonawcy zawarte w pkt 5 formularz oferty pozwalało na ocenę zgodności przedmiotu oferty z warunkami zamówienia. W sytuacji braku tego oświadczenia zamawiający nie miał możliwości potwierdzenia, że przedmiot oferty jest w pełni zgodny z wymaganiami określonymi w załącznikach nr 3 (opis przedmiotu zamówienia). Wymagania te wykraczały również poza specyfikacje techniczne towaru i identyfikowały również inne wymagania, np. co do gwarancji czy też szkoleń. Zamawiający na rozprawie wskazał, że również sama analiza kart katalogowych nie pozwala na potwierdzenie wszystkich parametrów wymaganych, np. w pakiecie nr 4 – pkt 32 (możliwość stosowania wymiennych wkładów chirurgicznych z opisanymi procedurami medycznymi – karata nie odnosi się do zabiegu z lit. V – zewnętrzne nakłucie pęcherza – nakłucie łonowe, czy też pkt. 34 – sprzęt fabrycznie nowy, podobnie wymóg dołączenia instrukcji w języku polskim – pkt 35; a w pakiecie nr 2 – bezterminowa licencja na oprogramowanie). Odwołujący nie odniósł się do tych argumentów wskazując jedynie, że wykraczały one poza podstawę faktyczną uzasadnienia czynności podjętej w postępowaniu.

Izba uznała, że przedmiotowego braku w oświadczeniu własnym wykonawcy nie można uzupełnić przez zastosowanie ogólnych normy postępowania i interpretacje złożonych dokumentów, w tym kart katalogowych producenta sprzętu. To oświadczenie wykonawcy stanowi treść oferty, a karty katalogowe jako przedmiotowe środki dowodowe wyłącznie służyły potwierdzeniu spełnienia części wymagań z opisu przedmiotu zamówienia. Samo złożenie oferty w sytuacji, gdy podlega ona weryfikacji w ramach czynności badania i oceny ofert nie jest wystarczającą podstawą do wywodzenia jej treści ponad to co zostało wyraźnie wskazane w złożonych dokumentach. Załączone dokumenty pozwalały na ustalenie części danych, jakie miał zawierać formularz oferty, ale nie były to wszystkie informacje niezbędne dla pozytywnej oceny oferty. Chociaż zamawiający nie zidentyfikował wprost w jakim zakresie przedmiot oferty nie odpowiada wymaganiom zamówienia, to w sprawie istotnym pozostało to, że nie miał podstawy do stwierdzenia, że zaoferowany został przedmiot w pełni zgodny z warunkami zamówienia. Nie ma przy tym znaczenia, że podana cena pozwalała na ocenę w kryterium oceny ofert, gdyż zasadniczym było stwierdzenie, że ocenie podlegać będzie oferta w pełni zgodna z warunkami zamówienia, co miał potwierdzić wykonawca złożonych w formularzu oferty oświadczeniem (pkt 5). To stanowiło podstawę odrzucenia oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia, co w ocenie Izby było działaniem prawidłowym. Zamawiającego zobowiązany jest do zachowania przejrzystości czynności oceny ofert, których treść determinowana jest oświadczeniami wykonawcy. Te w niniejszej sprawie nie były kompletne i nie podlegały poprawieniu na podstawie art. 223 Ustawy. Arkusz obliczenia ceny nie zawierał oświadczenia pozwalającego uzupełnić treść oferty, identyfikował wyłącznie przedmiot dostawy, bez odniesienia się do warunków realizacji opisanych w załączniku 3.2 i 3.4 do swz.

Izba uznała również, że samo uzasadnienie odrzucenia oferty, chociaż ograniczone do dwóch zdań, to identyfikowało podstawę faktyczną jaką jest brak „Formularza oferty” oraz wskazywało ogólnie na brak oświadczeń woli wykonawcy dotyczących realizacji zamówienia, których zamawiający nie mógł ocenić. Rozwinięcie tego uzasadnienia zawarte w odpowiedzi na odwołanie nie prowadziło do uznania, że zamawiający wykracza poza podstawę faktyczną uzasadnienia odrzucenia oferty, a jedynie odpowiada na zarzuty kierowane wobec czynności podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W ocenie składu orzekającego nie było również wątpliwości co do ustalenia, że to brak załącznika nr 1 do swz w ofercie prowadził do uznania jej za niezgodną z warunkami zamówienia. Tak sporządzone uzasadnienie nie kwalifikuje się do uznania, że miało ono charakter pozorny.

Konsekwencją uznania czynności odrzucenia oferty odwołującego za niezgodną z warunkami zamówienia było unieważnienie postępowania na pakiety nr 2 i 4, w których nie było ofert niepodlegających odrzuceniu, co prowadziło do oddalenia zarzutu naruszenia art. 255 pkt 2 Ustawy.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 Ustawy Prawa zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy § 5 ust. 2 w zw. z § 8 ust 2 poz. 2437). Izba zaliczyła do kosztów postępowania wpis oraz uzasadnione koszty zamawiającego wykazane rachunkiem złożonymi przed zamknięciem rozprawy, obejmujące wynagrodzenie pełnomocnika w wysokości 3.600 zł oraz i obciążyła nimi odwołującego.