Kompleksowa usługa organizacji dwudniowego spotkania w Krakowie na potrzeby CUPT

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Unijnych Projektów Transportowych (dalej: CUPT), z siedzibą Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa, dane kontaktowe to: cupt@cupt.gov.pl

Z Inspektorem Ochrony Danych, można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych poprzez adres email: IOD@cupt.gov.pl lub adres wskazany powyżej.

Dane osobowe przetwarzane są w celu zebrania Ofert od Wykonawców.

Ma Pan/Pani prawo do:

‒ prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii ‒ prawo do sprostowania swoich danych ‒ prawo do usunięcia swoich danych ‒ prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania ‒ prawo do przenoszenia danych

Pozostałe szczegółowe informacje kierowane do Pani/Pana w ramach realizacji obowiązku informacyjnego związanego z udziałem w prowadzonym postępowaniu zamieszczone są na stronie internetowej CUPT, pod adresem: https://www.cupt.gov.pl/polityka-rodo/#klauzule-pzp

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy na dzień składania ofert:

1) nie podlegają wykluczeniu;

2) spełniają następujące warunki dotyczące: 2.1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 2.2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 2.3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 2.4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 2 (dwie) usługi, z których każda obejmowała kompleksową organizację spotkań dla minimum 40 osób , zawierającą swoim zakresem co najmniej nocleg, catering, transport – o wartości co najmniej 80 000,00 złotych brutto każda. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza sumowania usług z różnych kontraktów/umów, w celu uzyskania potwierdzenia spełniania powyższego warunku.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:

1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp – jeśli Wykonawca nie wskaże w Ofercie danych, za pomocą których Zamawiający może samodzielnie znaleźć przedmiotowy dokument dotyczący Wykonawcy,

2) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową (o ile dotyczy) albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej (o ile dotyczy) niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej,

3) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia, w zakresie w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby.

UWAGA: Zamawiający nie wymaga przedłożenia wraz z Ofertą podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 1)-3). Wzór dokumentu, o którym mowa w pkt 2), Zamawiający przekaże Wykonawcy, którego Oferta została najwyżej oceniona.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:

1) wykazu usług wykonanych, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu - uwzględniającego wymagania określone w Rozdziale V ust. 1 pkt 2) ppkt 2.4) SWZ, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie wraz z załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są:

a) Referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane,

b) Oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w pkt 3) lit a) powyżej. Jeśli Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania dokumentów, o którym mowa powyżej (przedstawić pisemne uzasadnienie).

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz usług, dotyczy zamówień, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy. Dodatkowo Wykonawca w takim przypadku zobowiązany jest do wskazania jaką cześć zamówienia wykonał bezpośrednio.

Oferta Wykonawcy musi zawierać:

1) Formularz ofertowy – podpisany zgodnie z zasadami, o których mowa w Rozdziale XI ust. 5 i wypełniony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ; Zamawiający zaleca dołączenie do oferty również dokumentów, o których mowa w Rozdziale VII ust. 3 SWZ – o ile dotyczy.

2) Oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 1) SWZ, podpisane zgodnie z zasadami, o których mowa w Rozdziale XI ust. 5 i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ;

3) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców występujących wspólnie) - o ile ofertę składa pełnomocnik, w formie zgodnej z zasadami, o których mowa w Rozdziale XI ust. 5-8,

4) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 2) SWZ - jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby, podpisane zgodnie z zasadami, o których mowa w Rozdziale XI ust. 5-8,

5) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 3) SWZ - wypełnione zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ, podpisane zgodnie z zasadami, o których mowa w Rozdziale XI ust. 5-8 – o ile dotyczy;

6) Uzasadnienie do zastrzeżenia informacji znajdujących się w Ofercie stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdziale V ust. 1 SWZ, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do przedmiotowego zamówienia lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych, jeśli podmioty te wykonają zamówienie/jego część, do realizacji których te zdolności są wymagane. UWAGA: Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

2. Udostępnienie zasobów następuje zgodnie z zasadami określonymi w art. 118 – 123 ustawy Pzp.

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, zgodnie z przepisami art. 58 ustawy Pzp. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w Rozdziale V ust. 1 pkt 2) SWZ musi spełniać, co najmniej jeden Wykonawca samodzielnie lub wszyscy Wykonawcy łącznie, natomiast warunek określony w Rozdziale V ust. 1 pkt 1) SWZ musi spełniać każdy z Wykonawców. W takiej sytuacji Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do Oferty Oświadczenie, z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 3) SWZ.

5. Wspólników spółki cywilnej obowiązują zapisy dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej.

ZMIANY UMOWY przedstawione zostały szczegółowo w § 8 PPU:

1. Zmiany w zakresie numerów telefonów, adresów mailowych, adresów, wskazanych w Umowie, następują w drodze pisemnego zawiadomienia drugiej Strony niezwłocznie od zaistnienia zmiany i nie stanowią zmiany Umowy. Za dopuszczalną w ww. przypadkach formę przyjmuje się zawiadomienie przesłane drogą elektroniczną.

2. W trakcie obowiązywania Umowy Strony dopuszczają zmianę Umowy, a w szczególności:

1) zmianę cen, w przypadku zmian przepisów dotyczących stawki podatku VAT, przy czym cena netto nie ulegnie zmianie, a nastąpi jedynie zmiana ceny brutto. Zmiana cen nastąpi od dnia obowiązywania odpowiednich przepisów prawa. Zmiana może dotyczyć wyłącznie wynagrodzenia za usługi świadczone po wejściu w życie ustawy zmieniającej stawkę podatku VAT;

2) zmianę terminu Spotkania, w stosunku do terminu ustalonego zgodnie z § 4 ust. 1 Umowy z uwzględnieniem ust. 2 tego paragrafu inną niż zmiana, o której mowa w ust. 3 tego paragrafu, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Stronę Umowy pisemnej zgody, na uprzedni, pisemny i uzasadniony wniosek drugiej Strony Umowy, akceptującej nowy termin realizacji spotkania, a przyczyny uzasadniające zmianę terminu wynikają z obiektywnych okoliczności (w szczególności: brak zebrania odpowiedniej liczby osób u Zamawiającego celem organizacji wyjazdu w terminie, zmiany organizacyjne w realizowanym przez Zamawiającego projekcie współfinansowanym ze środków EU - Ukraine Solidarity Lanes;

3) zwiększenie lub zmniejszenie liczby uczestników spotkania, w stosunku do minimalnej i maksymalnej liczby uczestników wskazanej w § 2 ust. 1 Umowy, wynikające ze zmiany zapotrzebowania Zamawiającego – jednak nie więcej niż +/- 4 osoby;

4) zmianę terminów dotyczących potwierdzenia ilości osób biorących udział w spotkaniu lub korzystających z transportu, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Wykonawcę pisemnej zgody, na uprzedni, pisemny i uzasadniony wniosek Zamawiającego;

5) w przypadku wystąpienia siły wyższej rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub w części – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego, w szczególności możliwa jest zmiana terminu i miejsca wykonania Umowy, w tym wydłużenie terminu realizacji Przedmiotu Umowy o czas występowania zdarzenia stanowiącego siłę wyższą, z zastrzeżeniem, iż nowe miejsce musi spełniać co najmniej wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ.

3. Zmiany Umowy, o których mowa w ust. 2, z wyjątkiem ust. 2 pkt 1 i 4 wymagają, pod rygorem nieważności, sporządzenia pisemnego aneksu do Umowy. Za równoznaczną w ww. przypadkach z formą pisemną przyjmuje się elektroniczną formę aneksu.

Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji Przedmiotu zamówienia w terminie pomiędzy 19-21 stycznia 2027 r. Ostateczny termin spotkania zostanie przekazany Wykonawcy nie później niż na 14 dni przed planowaną datą jego rozpoczęcia.

W razie konieczności zmiany terminu w okresie między zawarciem umowy a terminem poprzedzającym wydarzenie o 14 dni Zamawiający zapewnia, że spotkanie odbędzie się nie później niż do dnia 26 lutego 2027 r.

Szczegóły dotyczące terminu realizacji Przedmiotu zamówienia zawarte zostały w § 4 PPU, stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ.