Świadczenie usług w zakresie tłumaczeń pisemnych i ustnych na potrzeby Urzędu Miasta Łodzi na rok 2026

[Numeracja zgodna z SWZ] 16.1 Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej.

16.1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy, która jest dostępna pod adresem https://uml.ezamawiajacy.pl

16.1.2 Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

16.1.3 W postępowaniu przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://uml.ezamawiajacy.pl poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji.

[Numeracja zgodna z SWZ] 16.1.4 Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

16.1.11 Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

16.1.11.1 Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

16.1.11.2 Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

16.1.11.3 Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

16.1.11.4 Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

16.1.12 Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik):

txt,rtf,pdf,xps,odt,ods,odp,doc,xls,ppt,docx,xlsx,pptx,csv,jpg,jpeg,tif,tiff,geotiff,png,svg,wav,mp3,avi,mpg,mpeg,mp4,m4a,mpeg4,ogg,ogv,zip,tar,gz,gzip,7z,html,xhtml,css,xml,xsd,gml,rng,xsl,xslt,tsl,xmlsig,xades,pades,cades,asic,asics,sig,xmlenc,dxf,ath,prd

[Numeracja zgodna z SWZ] 36.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) Zamawiający informuje, że:

36.1.1. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, tel.: +48 (42) 638-44-44, fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl

36.1.2. Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych osobowych, z którymi może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

36.1.3. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do realizacji sprawy w Urzędzie Miasta Łodzi.

36.1.4. Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 10 ogólnego rozporządzenia.

36.1.5. Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach:

36.1.5.1. ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

36.1.5.2. ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;

36.1.5.3. ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

36.1.5.4. ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

36.1.6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

36.1.6.1. przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy;

36.1.6.2. zawarcia umowy;

36.1.6.3. rozliczenia finansowo- księgowego.

36.1.7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności oraz internetowej platformy zakupowej – e Katalogi, będącej w gestii Urzędu Zamówień Publicznych. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, na podstawie szczególnych regulacji prawnych, w tym umów międzynarodowych.

36.1.8. Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów tym zakresie do 25 lat.

Ciąg dalszy w pkt 36.1.9 - 36.1.12 i 36.2 SWZ.

1. Zamawiający w okresie obowiązywania umowy, może skorzystać z prawa opcji i powiększenie ilości realizacji usług: do 50% wartości określonej w umowie.

2. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, rozliczenie tej części usług nastąpi przy zastosowaniu cen jednostkowych brutto, podanych w Załączniku nr 1 do umowy.

3. Skorzystanie z prawa opcji może nastąpić w przypadku konieczności zapewnienia ciągłości usług będących przedmiotem umowy, w wyniku zwiększonego zapotrzebowania na usługi w zakresie tłumaczeń.

4. Do praw i obowiązków Wykonawcy oraz Zamawiającego, a także zasad rozliczania usług wynikających z prawa opcji, zastosowania mają w całości postanowienia niniejszej umowy.

5. Zwiększenie zakresu i wielkości umowy nastąpi w formie pisemnego powiadomienia Wykonawcy.

6. Termin realizacji wynikających z prawa opcji nastąpi na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy dotyczącej zamówienia podstawowego.

7. Zamawiający zastrzega, iż w terminie minimum 2 tygodni przed upływem terminu wykonania zamówienia może skorzystać z prawa opcji i złożyć pisemne oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji.

8. Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego nie stanowi podstawy do zmiany terminów realizacji umowy.

9. Zastrzeżone prawo opcji zlecenia wykonania zadania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku zlecenia tłumaczeń natomiast po stronie Wykonawcy nie stanowi podstawy do wystąpienia w stosunku do Zamawiającego z roszczeniami o wykonanie prawa opcji i dokonanie zlecenia ich wykonania.

10. Szczegółowy zakres i warunki skorzystania z prawa opcji zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 7 do SWZ).

[Numeracja zgodna z SWZ]

10.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 10.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej: 10.1.4.1 Warunek zdolności technicznej zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –w tym okresie co najmniej 1 (jedną) usługę tłumaczenia ustnego synchronicznego podczas wydarzenia dla minimum 100 os. z zapewnieniem aparatury technicznej lub online w zakresie co najmniej języków polskiego i angielskiego w ramach jednej umowy. Uwagi:

1) W przypadku, gdy Wykonawca wykonywał w ramach jednego kontraktu/umowy większy zakres usług, dla potrzeb zamówienia powinien wyodrębnić zakres i wartość usług, o których mowa powyżej.

2) W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia lub polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby ww. warunek oceniany będzie łącznie.

3) Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz winien zawierać usługi, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył.

4) Jeżeli Wykonawca wykazuje doświadczenie nabyte w ramach kontraktu (zamówienia/umowy) realizowanego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca polegał na doświadczeniu grupy Wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał wykazywanego zakresu prac. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o wyjaśnienia w zakresie faktycznie konkretnie wykonywanego zakresu prac oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.

5) Zamawiający zastrzega weryfikację potwierdzenia należytego wykonania prac bezpośrednio u podmiotu, na rzecz, którego były wykonane.

10.2. Oceniając zdolność techniczna lub zawodową, Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

[Numeracja zgodna z SWZ] 11.5.1. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:

11.5.1.1. art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, dotyczących wydania prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

11.5.1.2. art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

11.5.1.3. art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

11.5.1.4. art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp dotyczących zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania Wykonawcy lub podmiotu, który należy z Wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej, w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia

11.5.1.5. art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – zgodnie z Załącznikiem nr 5a do SWZ.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki cywilnej).

[Numeracja zgodna z SWZ] 11.5.2. Wykaz usług (wg wzoru - Załącznik nr 6 do SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są:

11.5.2.1 referencje;

11.5.2.2 bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane;

11.5.2.3 a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

Uwaga:

1) Okres wyrażony w latach, o którym mowa w pkt. 11.5.2 liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2) Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w pkt. 11.5.2. SWZ, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

[Numeracja zgodna z SWZ] 7.1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia Zamawiający na podstawie art. 106 ustawy Pzp żąda od Wykonawców złożenia:  certyfikat jakości w zakresie wymagań dotyczących świadczenia usług tłumaczeniowych tj. norma ISO PN-EN ISO 17100:2015 lub certyfikatu równoważnego 7.2. Przedmiotowe środki dowodowe Wykonawca składa wraz z ofertą.

7.3. Jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

7.4. Postanowienia pkt. 7.3 SWZ nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

7.5. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

[Numeracja zgodna z SWZ]

13.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

13.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514) natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt. 10.1 SWZ.

13.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 11.3. SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

13.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (zgodnie z Załącznikiem nr 9 do SWZ)

13.5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

13.6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, są oni zobowiązani, na wezwanie Zamawiającego, złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 11.5 SWZ.  podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 11.5.2 SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/wykazują spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 10.1 SWZ.